61
смотрении», «Управление проектами», «На визировании», «На подписи».
Рассмотрим на фактическом примере, как происходит работа в лич-
ном кабинете с различными папками. В нашем примере доступ начальника
отдела компании занимающейся ремонтом.
Начальник отдела открывает папку входящие. В данной папке нахо-
дятся письма их количество не ограничено. К-примеру, пришел документ о
том, что по желанию можно придти на тренинг 5.11.2018 г. Данное письмо
можно просто удалить из личного кабинета. Следующий документ со-
держит приказ какого-то вышестоящего должностного лица, о том, что
нужно провести проводку на третьем этаже корпуса М, или с любым дру-
гим поручением. Нажимаем на кнопку «принять к исполнению».
На самом деле таких документов может придти не 2, а десятки. Не
все из них достойны внимания, некоторые попадают в кабинет по рассыл-
ки «всем пользователям». Поэтому, зачастую, работу по рассмотрению
папки входящие ведет не сам начальник, а его помощник. Помощник до-
водит до руководителя только наиболее важные моменты.
Следующая папка «На исполнение». Открываем папку на исполне-
ние. В самом верху документ о проводки. Срок его исполнения ещё не
подходит. Но для того что бы передать поручение электрикам заходим в
него. Нажимаем «добавить подчиненную резолюцию» и отправляем этот
документ к электрикам.
Если документ горит красным, означает, что по нему надо было от-
править отчет еще вчера, то есть, нарушен срок исполнения документа.
Необходимо зайти в документ и выполнить поручение, то есть написать
отчет.
Допустим, документ был об составление акта. Пишем: «Акт состав-
лен» и прикладываем документ. Если просто написать «поручение выпол-
нено», поручение не считается исполненным. Надо обязательно доказать.
Поручение о замене проводке горит красным. Заходим в него. Внут-
62
ри видим отчет о выполненной работе от электриков. Посылаем помощни-
ка проверить, все ли выполнено верно. Да, действительно, все так. Нажи-
маем отправить отчет, прикрепляем доказательства. Через некоторое время
контролер снимет это поручение. Если не снимает, то звоним ему по теле-
фону, узнаем, все ли так и просим снять.
Следующая папка «На контроле», которая доступна лишь ограни-
ченному числу пользователей. Только тем, кто может давать поручения
начальникам отделов и их контролировать. Пришел отчет от всех исполни-
телей о выполненном поручение, нажал снять с контроля. Не понравился
отчет, контролер может донести это до исполнителя и дать все рекоменда-
ции по выполнению. Таким образом, в рассмотренном примере в системе
осуществляется не просто исполнение поручение, но и контроль, причем
контроль всех уровней исполнителей.
Далее рассмотрим жизненный путь документа в системе «ДЕЛО».
Документ создается в организации (набирается в ворде, печатается на ли-
сте бумаги), подписывается всеми необходимыми по регламенту руково-
дителями и визирующими лицами (все подписи пока ставятся на бумаге).
Затем этот документ попадает в отдел документационного оборота
(канцелярия). В этом отделе у каждого сотрудника сканеры, готовые ска-
нировать лист за листом (потоком), затрата времени на каждую страницу
измеряется в секундах. Документ сканируется.
Документу автоматически присваивается номер, который состоит из
индекса. Данный индекс показывает, к какому типу относится документ, и
порядкового номера с начала года.
Затем регистратор (сотрудник канцелярии) вручную вводит рубрику
и информацию, о чем документ (при помощи программы распознавание
текста, которая значительно ускоряет работу).
На следующем шаге регистратор рассылает документ в личные ка-
бинеты тем, кому это необходимо видеть. Список тех, кому разослать до-
63
кумент создатель документа указывает на оборотной стороне. Для типовых
документов, которые и составляют основную массу, готовые списки рас-
сылки уже созданы в системе «Дело», поэтому рассылка, занимает пару
секунд. С этого момента документ остается в системе. А оригинал на бу-
мажном носителе убирается в архив.
С обычным документом работа завершена. Он попал в кабинеты тех
пользователей, которым нужно. Те, кому он понадобится, могут найти его
по номеру, содержанию, дате, рубрике. Конечно, если у пользователей
хватит прав просмотреть его. На рисунке 16 отразим первые основные эта-
пы работы с документом.
Рисунок 16 – Начальные этапы работы с документом
Далее осуществляются контрольные функции, это следующие этапы
работы, с документом работа не закончена. Регистратор проставляет всех
исполнителей и контролеров. А так же даты, до которых поручения долж-
ны быть выполнены. Теперь этот документ не исчезнет из папки на испол-
нение и на контроле у исполнителя и контролера соответственно.
В системе «ДЕЛО» есть разные грифы доступа к документам. К-
примеру, есть гриф персональные данные. Документы, помеченный этим
1
• Создание документа
2
• Сканирование документа
3
• Автоматическое присвоение индекса
• номера документа.
4
• Вручную вводиться информация о документе
5
• Регистратор рассылает документ в личные кабинеты тем,
кому это необходимо видеть
64
грифом, невозможно найти через поиск в системе. Такой документ можно
открыть, только если он пришел в кабинет. Бывает, что документ был уда-
лен из кабинета, как более не нужный, и вновь понадобился. Пользовате-
лям приходится звонить и просить направить им этот документ заново.
Таким образом, система «ДЕЛО» значительно упрощает админи-
стрирование: не нужно на каждый компьютер пользователя ставить про-
грамму.
Техническая поддержка осуществляется всегда (в рабочее время) на
связи по почте и телефону. В вопросы углубляются, знают свои продукты
хорошо. Отметить документацию по использованию. Это несколько томов
книг, в которых описаны абсолютно все галочки, параметры, кнопочки.
Расписано абсолютно всё в различных вариантах. Данная система помога-
ет в работе с исполнителями, так как никто не скажет: «не видел, не слы-
шал, потерялся документ». Поэтому система «ДЕЛО» выполняет множе-
ство функций, помимо стандартной автоматической регистрации докумен-
тов.
3.2 Применения приложения «Административное делопроизводство»
на базе Docsvision
Решение «Административное делопроизводство», построенное на
базе платформы управления документами и бизнес-процессами Docsvision,
автоматизирует процессы административного управления организацией и
обеспечивает оперативную обработку всех документов, сопровождающих
эту деятельность. Digital Design, обладая многолетним опытом в области
автоматизации административного делопроизводства с 1996 г., помогает
наладить работу с официальными документами в соответствии с требова-
ниями законодательства, используя лучшие практики мировые организа-
ции канцелярского делопроизводства. Задачи системы «Административное
делопроизводство» рассмотрим на рисунке 17.
65
Рисунок 17 – Основные задачи системы «Административное
делопроизводство»
Система «Административное делопроизводство» на базе Docsvision
позволяет выполнять:
1. Регистрировать официальную корреспонденцию, поступаю-
щую в организацию и исходящую из нее.
2. Настраивать маршруты обработки писем в зависимости от
отправителя, адресата, важности и срочности документов.
3. Создавать резолюции по входящим документам.
4. Интегрировать систему административного делопроизводства
с прочими информационными системами организации.
5. Организовывать документооборот распорядительных доку-
ментов – приказов, распоряжений, указаний и ознакомление с
ними сотрудников.
6. Хранить и актуализировать локально-нормативную докумен-
тацию компании.
7. Контролировать сроки и этапы выполнения заданий и пору-
чений на протяжении всего их жизненного цикла.
8. Отслеживать исполнение резолюций в виде «дерева поруче-
ний».
Преимущества «Административное делопроизводство» на базе Docsvision:
1. Автоматизация
регистрации, учета и
обработки всей
внешней
корреспонденции
организации.
2. Поддержка
внутреннего
административного
документооборота.
3. Ускорение процесса
обработки, контроль за
особо важной
корреспонденцией (письма
от государственных органов
и регуляторов), снижение
риска утери документов.
4. Оперативное
отслеживание
исполнения документов
и поручений.
5. Создание
электронного архива
локальных документов
организации.
6. Ведение делопроизводства
организации в соответствии
с требованиями
законодательства.
66
1. Соответствие стандартам ведения административного дело-
производства.
2. Удобные интерфейсы для работы различных пользователей
системы – от профессиональных делопроизводителей до топ-
менеджеров.
3. Работа с мобильных устройств.
4. Использование многолетнего опыта Digital Design по автома-
тизации административного документооборота сотен органи-
заций.
Функциональные возможности «Административное делопроизводство» на
базе Docsvision и архитектура рассмотрены в таблице 2
Таблица 2
Функциональные возможности и архитектура «Админи-
стративное делопроизводство» на базе Docsvision
Функциональные возможности
Настраиваемые журналы регистрации с возможностью
выгрузки в Excel.
Windows-клиент,
Web-клиент и мо-
бильные рабочие
места
Автоматическое выделение номеров документов всех
видов с гибкой настройкой принципов нумерации.
Платформа
Docsvision 5
Поддержка наложения многопунктных резолюций.
Сервер приложений
– MS Windows Server
Многоуровневый контроль за исполнением задач.
СУБД – MS SQL
Server
Согласование документов по заданному заранее или
свободному маршруту.
Интеграция с корпо-
ративной электрон-
ной почтой
Формирование типовых документов (приказы, распо-
ряжения, исходящие письма, служебные и докладные
записки) по шаблонам.
Возможность работы
в географически
распределенных ор-
ганизациях
Настраиваемые печатные формы для документов.
Настраиваемые журналы регистрации с возможностью
выгрузки в Excel.
Автоматическое выделение номеров документов всех
видов с гибкой настройкой принципов нумерации.
Поддержка наложения многопунктных резолюций.
Многоуровневый контроль за исполнением задач.
Согласование документов по заданному заранее или
свободному маршруту.
67
Отметим, что Docsvision предоставляет рабочие места для разных
групп пользователей:
1. Навигатор Docsvision
2. Лёгкий клиент
3. Менеджер для Outlook
4. Топ-менеджер для iPad и iPhone
5. клиент для SharePoint
6. Ассистент для Android .
В настоящее время система «ДЕЛО» работающая на рынке с 1996 г.
и «Административное делопроизводство» на базе Docsvision с 1996 г. яв-
ляются лидерами в данной отрасли. Данные программы во многом имеют
схожие возможности.
3.3 Автоматизация делопроизводства и внедрении СЭД в государ-
ственных учреждениях
Главной целью государственного и муниципального управленческо-
го решения выступает достижение конкретного результата, и без установ-
ления данной цели действия с управленческой документацией, утрачива-
ют свое предназначение, а цель замещается самим процессом (регистра-
ция, доведение до адресата, контроль исполнения). В данном случае,
функция контроля сводятся всего лишь к регистрации факта, который име-
ет всего два решения либо управленческое решение исполнено, либо не
исполнено.
Для достижения цели реализации высокой эффективности принятия
управленческих решений в сфере городского хозяйства на основе система-
тического контроля за ходом выполнения поручений, а также принятые
неотлагательные меры по реализации решений в установленные сроки, в
государственных и муниципальных учреждениях установлен контроль за
своевременным исполнением заданий выданных должностным лицам.
68
Контроль выполнения различных поручений может содержать в се-
бе качественный контроль, который определяется полнотой и точностью.
Контроль за выполнением сроков поручения и исполнением различных
документов и резолюций. Механизм контролирующей функции имеет не-
сколько этапов:
Первый этап это постановка контролируемого документа на кон-
троль;
Второй этап контроля это проверка своевременности доведения акта
до исполнителя;
Третий этап это предварительная проверка и курирование этапа ис-
полнения поручения;
Четвертый этап это составления учета и общих результатов испол-
нения документов;
Пятый завершающий этап доведение до руководителя информации о
произведенных мероприятиях по исполнению документа.
Постановка задачи контроля выполнения поручений должна в
первую очередь направляться на качественное исполнение документов и
своевременное.
Организацию контроля за документами в государственных и муни-
ципальных учреждениях необходимо осуществлять в соответствии с дей-
ствующими законодательными или нормативно-правовыми актами и на
основании управленческого решения органа муниципального управления,
оформленного в виде поручения или резолюции.
Резолюция руководителя на документе содержит надписи о приня-
том решение должностного лица. При регистрации документа или поруче-
ния на контроль определяются следующие параметры:
- в какой срок должно быть исполнено поручение;
-исполнители или исполнитель для кого адресовано, кто будет вы-
полнять;
69
- излагается текст поручения.
Под сроком исполнения документа, понимается определенная дата,
которая определена нормативно-правовым актом, организационно-
распорядительным документом или резолюцией.
Типовой срок исполнения документа, это временной промежуток
времени, в течение которого должен быть исполнен документ. Устанавли-
вается нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения
документа, это временной промежуток времени исполнения документа,
установленный организационно-распорядительным документом организа-
ции или резолюцией на документе.
Как видно из указанных выше определений, в делопроизводстве
применяются следующие виды сроков исполнения распорядительных до-
кументов, а именно типовые и индивидуальные. Индивидуальный срок
исполнения определяется для конкретного документа, и зависит от его со-
держания. А типовые сроки исполнения утверждаются для целой группы
документов, они достаточно, жестко определяются нормативно-правовыми
актами. К-примеру, согласно закону № 59-ФЗ обращения граждан рас-
сматривают в течение 30 дней со дня регистрации обращения. В каждом
учреждении утверждается исчерпывающий перечень документов, подле-
жащих постановке на контроль. Группы документов делятся на две группы
внутренние и внешние рисунок 18.
Рисунок 18. - Группы документов
Внутренние документы
издаваемые для внутреннего
использования
поручения, распоряжения
Внешние документы
поступающие из сторонних
организаций
содержат предложения, просьбу или
вопрос, поэтому по большинству
управленческое решение полностью
зависит от выбора должностного
лица, его принимающего
70
Документы, поступающие в государственное учреждение из выше-
стоящих или контролирующих органов, содержат поручения и устанавли-
вают время их исполнения. Руководителю, принимающему управленче-
ское решение, остается определить исполнителей. К внешним документам,
можно отнести запросы, обращения и жалобы граждан. Хотя действия,
связанные с данным видов документов, регламентируются законодатель-
ными или иными нормативно - правовыми актами. Особое внимание в
контроле, за исполнением принятого решения, следует уделить внутрен-
ним документам, таким, как приказы, распоряжения, решения. Как прави-
ло, в этих документах содержится поручение или несколько поручений,
которые изданы с целью решения какого - то вопроса, или нескольких по-
ручений с целью решения многочисленных вопросов.При этом текст, от-
раженный в поручении, сроки, которые установлены для выполнения, и
исполнители полностью зависят только от способностей руководителя,
который издал этот документ.
В настоящее время контроль необходимо вести в трех направлениях:
1. - по факту выполнения поручения (исполнено или не исполне-
но);
2. - по срокам выполнения поручения (в срок или с нарушением
сроков);
3. - по достигнутому результату в ходе реализации поручений.
Исходя из проведенного исследования по реализации управленче-
ских решений в государственном учреждении, можно сказать, что первые
два пункта с успехом исполняются службами документооборота учрежде-
ния. А третье, результативное направление следует поручить ответствен-
ному должностному лицу или закрепить в должностном регламенте, также
можно подключить специализированное подразделение, которое, уже име-
ет необходимые и достаточные знания, средства и полномочиями. Данное