51
маршрутизацию и архивацию документов, а также защиту их от несанкци-
онированного доступа и контроль над их своевременным исполнением.
Понятно, что стандартизированный порядок проведения всех этих
процедур позволяет автоматизировать документооборот, вести его в элек-
тронном виде при помощи автоматизированной системы документооборо-
та. Доступность технических средств и программного обеспечения сего-
дня делает возможным внедрение на любом предприятии систем элек-
тронного документооборота. Виды электронного документооборота, вхо-
дящие в функционал используемой на предприятии системы, могут быть
выбраны в зависимости от специфики его производственной и организаци-
онной деятельности. Система электронного документооборота.
С учетом реальных потребностей, компания может использовать та-
кие виды электронного документооборота, как:
1. Производственный.
2. Управленческий.
3. Кадровый.
4. Финансовый (бухгалтерский).
5. Складской.
6. Технический и технологический.
7. Конфиденциальный и секретный.
Внедрение электронных систем документооборота насущная необ-
ходимость. За счет этого обеспечивается эффективность управления и оп-
тимизация организационных, управленческих и бизнес-процессов.
Виды автоматизированных систем документооборота могут класси-
фицироваться и по функционалу, определяющему область их применения.
В зависимости от этого, системы документооборота могут подразделяться
рисунок 10.
52
Рисунок 10 – Виды автоматизированных систем по функциана-
лу
Виды систем документооборота - классифицируются системы элек-
тронного документооборота по используемой технологии и архитектуре,
по степени интеграции.
В большинстве российских предприятий используются универсаль-
ные системы электронного оборота (EDMS) на основе архитектуры «кли-
ент-сервер». Эта технология предполагает размещение основных модулей
управления документационными потоками и данными на выделенном сер-
вере, клиентский доступ к которому осуществляется с рабочих станций -
компьютеров пользователей, объединенных локальной сетью. К достоин-
ствам данной технологии относится быстрота и надежность, вполне доста-
точные для обеспечения бесперебойной работы системы документооборо-
та как небольших, так и крупных предприятий.
Системы электронного документооборота, представленные на со-
временном рынке, как правило, совмещают в себе достаточно много функ-
ций.
Системы
делопроизводств
а
Электронные
архивы,
предназначенны
е для хранения и
поиска больших
объемов
информации
Workflow-
системы,
предназначенны
е для
автоматизации
бизнес-
процессов
ECM-системы,
предназначенные
для управления
всем
корпоративным
контентом:
документами и их
образами,
записями,
потоками работ,
медиаконтентом и
коллективным
взаимодействием
53
2.3 Соотношение информационных технологий и информационных
систем
При оценке воздействия на развитие информационных технологий
и цифровой экономики в Российской Федерации необходимо учитывать,
что базовым принципом, обеспечивающим развитие информационных
технологий, включая их разработку, создание или использование, является
принцип технологической нейтральности. Принцип выражается в недопу-
стимости установления нормативными правовыми актами каких-либо пре-
имуществ применения одних информационных технологий перед другими,
если только обязательность применения определенных информационных
технологий для создания и эксплуатации государственных информацион-
ных систем не установлена федеральными законами.
В настоящее время в условиях внедрения информационных техно-
логий, деятельность органов управления направлена на решение задачи по
оптимизации процессов документационного обеспечения.
Задачи массового внедрения электронного документооборота во
всех сферах экономики и управления - между государственными органами,
между компаниями и государственными органами, между самими компа-
ниями и внутри них выдвинуты в качестве приоритетных, в частности, в
следующих основных документах:
- Государственной программе РФ «Информационное общество
(2011-2020 годы)», утвержденной постановлением Правительства РФ от
15.04.2014 № 313[6].
- Стратегии развития отрасли информационных технологий в РФ на
2014-2020 годы и на перспективу до 2025 года, утвержденной распоряже-
нием Правительства РФ от 01.11.2013 № 2036-р[5];
- Стратегии инновационного развития РФ на период до 2020 года,
утвержденной распоряжением Правительства РФ от 08.12.2011 № 2227-р;
54
- Стратегии развития информационного общества в РФ, утвержден-
ной Президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212[7];
- Плане мероприятий («дорожной карте») по развитию электронного
взаимодействия на финансовом рынке, утвержденном Правительством РФ
18.05.2015 № 2984п-П10[8];
- Решении Коллегии Евразийской экономической комиссии от
01.11.2016 № 138 «Об организации пилотного проекта по реализации элек-
тронного документооборота между государствами - членами Евразийского
экономического союза и Евразийской экономической комиссией»[20];
- Постановлении Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 (ред. от
26.12.2016) «Об утверждении Положения о системе межведомственного
электронного документооборота»[9];
При этом в числе основных задач по развитию отрасли информаци-
онных технологий России названо развитие электронного документообо-
рота. Отдельного федерального закона «Об электронном документе и элек-
тронном документообороте» в настоящее время еще нет, его разработка
только запланирована (Приложение № 2 к Государственной программе
Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)»,
утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 № 313).
В настоящее время Минтрудом России разработан законопроект «О
внесении изменений в Федеральный закон «О государственной граждан-
ской службе Российской Федерации» (в части нормативного закрепления
использования информационных систем в кадровой работе на гражданской
службе), предполагающий введение ЭДО для кадровой работы на граж-
данской службе. Документ размещен на Федеральном портале проектов
нормативных правовых актов.
Законопроект предусматривает дополнение Федерального закона от
27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской
Федерации» [4] новой статьей 44.1 «Информационное обеспечение кадро-
55
вой работы на гражданской службе», согласно которой кадровая работа и
оформление документов, регулирующих отношения, связанные с поступ-
лением на гражданскую службу, ее прохождением и прекращением, могут
осуществляться в электронном виде с использованием электронной подпи-
си в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011
№ 63-ФЗ «Об электронной подписи», за исключением документов, требо-
вание о необходимости составления которых исключительно на бумажном
носителе предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в
соответствии с ними нормативными правовыми актами[3].
На сегодняшний день Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ
«Об электронной подписи» - основной документ, регулирующий отноше-
ния в области использования электронных подписей при совершении
гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципаль-
ных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при
совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях,
установленных другими федеральными законами.
Информационные технологии дают возможность применения но-
вых форм организации работы, включая распределение задач между груп-
пами и работу вне офиса, и управления предприятиями с использованием
систем планирования ресурсов предприятия, электронной бухгалтерии и
документооборота, а также систем поддержки принятия решений. А ин-
формационные системы дают возможность для реализации новых форм
организации работы.
Между информационными системами и информационными техно-
логиями существуют отличия рисунок 11.
56
Рисунок 11 – Отличия между информационными системами и
информационными технологиями
Информационная технология - процесс различных операций и дей-
ствий над данными. Все процессы преобразования информации в инфор-
мационной системе осуществляются с помощью информационных техно-
логий.
Информационная система - среда, составляющими элементами кото-
рой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты,
базы данных, люди, различного рода технологические и программные
средства и т.д.
Таким образом, информационная технология является более емким
понятием, чем информационная система. Реализация функций информаци-
онной системы невозможна без знаний ориентированной на нее информа-
Информационные системы
Включает в себя реализуемые в
ней информационные
технологии
Включает в себя средства
реализации информационных
процессов
Характеризуються наличием
конкретных пользователей
(информационных субъектов)
Имеют функциональное назначение,
определяемое комплексом работ,
выполняемых информационным
субъектом при осуществлении своей
деятельности, то есть являються
проблемно-ориентированными
Информационные технологии
Информационные технологии
исполняются на основе средств
реализации информационных
процессов, которые находяться в
составе информационной системы
Информационные технолгии (за
исключением уникальных)
предназначены для использования
неопределенно широким кругом
пользователей
Информационные технологии могут
быть не только проблемно-
ориентированными, но и предметно-
ориентированными или
обеспечивающими
57
ционной технологии. Информационная технология может существовать и
вне сферы информационной системы.
Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств,
методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи
информации в интересах достижения поставленной цели.
Современное понимание информационной системы предполагает
использование в качестве основного технического средства переработки
информации персонального компьютера.
В последнее время под информационными технологиями чаще всего
понимают компьютерные технологии. В частности, информационные тех-
нологии имеют дело с использованием компьютеров и программного
обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи
и получения информации.
ГЛАВА 3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕК-
ТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГА-
НИЗАЦИЯХ
58
3.1 Применение системы автоматизации делопроизводства и элек-
тронного документооборота «Дело»
Система автоматизации делопроизводства «ДЕЛО» – комплексное
решение, которая обеспечивает автоматизацию всего процесса делопроиз-
водства. Система «ДЕЛО» позволяет организациям вести электронный
документооборот. Данная система подходит как для небольших компаний
так и для больших имеющих подразделения. Данная система впервые вы-
пущена в 1996 г. «ДЕЛО -96». Сегодня «ДЕЛО» используют более 3000
учреждений, организаций. Данная система позволяет автоматизировать
документооборот органов власти всех уровней. Основные характеристики
системы автоматизации делопроизводства «ДЕЛО» рисунок 12.
Рисунок 12 – Основные характеристики системы автоматиза-
ции делопроизводства «ДЕЛО»
Система электронного документооборота «Дело» успешно функцио-
нирует во многих компаниях. Применение системы автоматизации дело-
производства и электронного документооборота «Дело» позволяет решить
множество задач документооборота, основные решаемые задачи рассмот-
Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными
средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.
Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-
WEB»).
Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и
версионность.
Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и
помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой
подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств.
Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем
нормативным требованиям как российского делопроизводства.
Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в
организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
59
рены на рисунке 13.
Рисунок 13 – Основные решаемые задачи системой автомати-
зации делопроизводства «ДЕЛО»
Система «ДЕЛО» позволяет решать задачи связанные с осуществле-
нием «Контроля исполнения поручений», можно отследить и составить от-
чет позволяющий увидеть исполнено поручение или нет, нарушены сроки
исполнения или нет. В данной системе предусмотрена функция «Согласо-
вание» – настройки можно произвести по своему усмотрению, создать не-
обходимый маршрут документа, настроить сроки согласования каждого
поручения, и подключить напоминание и оповещение. Система «ДЕЛО»
предусматривает настройку документооборота организации любой слож-
ности, также систему можно настроить под конкретную задачу, любой
процесс организуется от регистрации до подписания документа. Преду-
смотрена возможность не просто сканирования, но и поточного сканиро-
вания – производиться перевод любой бумажной документации в элек-
тронный документ. Автоматическая регистрация документов, которые
Решаемые
задачи
Канцелярия
Регистрация любых типов документов в
соответствии с требованиями ГСДОУ;
поддержка ЭЦП; удобный и простой
бумажный и электронный
документооборот в любой организации.
Подготовка
исходящей
корреспонденции
сортировка исходящих документов по
реестрам на отправку; печать реестров
отправки документов, конвертов, пакетов и
др.
Обеспечение работы с партионной
почтой (автоматическое присвоение
штрих-кода почтовым отправлениям,
печать конвертов и реестров с
присвоенными штрих-кодами,
формирование электронной документации
на партионную почту)
Поручения
создание и работа с поручениями любой
вложенности и разветвленности; работа с
проектами поручений; назначение
внутренних и внешних исполнителей;
контрольные и не контрольные поручения;
информирование о поступлении в кабинет
новых поручений
60
распознаны, а также распечатка и распознавание штрих-кодов. На рисунке
11 рассмотрим задачи решаемые системой «ДЕЛО» направленные на
контроль работы пользователей в системе.
Рисунок 14 - задачи решаемые системой «ДЕЛО» направлен-
ные на контроль работы пользователей в системе
Каждый пользователь имеет логин и пароль для входа в систему. У
всех разный доступ к определенным папкам. Рассмотрим работу с тремя
основными папками: входящие, на исполнение, на контроле. Третья папку
(на контроле) доступна, не всем пользователям, а только руководящему
составу. На рисунке 15 главное меню системы «ДЕЛО» с доступом руко-
водителя.
Рисунок 15 – Главное меню системы «ДЕЛО» доступ руководи-
теля
Как видно на рисунке «Папка Кабинета» состоит из Поступивших
(входящих), «На исполнении», «На контроле», «У руководства», «На рас-
Создание отчетов – подготовки и печать
отчетных форм; статистика; произвольные
отчеты; выбор шаблонов печати отчетов
Протоколы – просмотр всех действий,
совершенных в системе
Интеграция – описанная структура
системы; наличие API.