Торговые партнеры это поставщики оборудования и расходных
материалов, запчастей, которые сами не производят товар, а являются
дистрибьютерами аналогично компании ООО «Лаборатория» и этот товар
относиться к основному виду деятельности компании в меньшей степени,
чем основные поставщики. С торговыми партнерами также заключаются
рамочные договора и скидки предоставляются как торгующей организации,
обычно это не больше 7-15% от публикуемых цен.
Разовые закупки это закупки которые логисты производят исходя из
потребностей рынка, для обеспечения заказчика всем необходимым
оборудованием для оснащения лабораторий с нуля. Также разовые закупки
могут быть возникнуть в результате выигрыша тендера на оснащения
лаборатории с нуля, обычно в таком тендере в перечне необходимого
оборудования и расходных материалов присутствует товар который не
является основным видом продаж для компании, но поставляется в рамках
заключенного контракта.
Разовые закупки требуют больше внимания и времени по поиску и
выбору производителя или дистрибьютера. Нужно не только найти
поставщика но и проверить его благонадежность. В этом случае
запрашивается копии необходимых документов и если все документы в
порядке с таким поставщиком заключается договор купли-продажи на
текущую одноразовую поставку и то если сумма товара свыше 100 тысяч
рублей. Проводится анализ поставщиков с целью определения
приемлемости закупочных цен и условий поставки, а также сроки поставки
играют не маловажную роль в конкурентной среде. Решение о
приемлемости закупочных цен принимается на основе сравнения
прогнозируемой нормы рентабельности со средней по данному классу
товаров.
Процесс закупки в компании осуществляется репрезентативным
способом и состоит из следующих шагов:
- отсылка заявки на закупку;
- подтверждение заявки;
- оформление инвойса;
- представление счета к оплате;
- оплата;
- отгрузка;
- оформление документов для таможенной очистки.
В отеле логистики компании ООО «Лаборатория» работают 2
закупщика между которыми закреплены поровну часть основных
поставщиков и часть торговых партнеров. Для осуществления разовых
закупок за менеджерами по закупкам закреплены определенные менеджеры
по продажам и от какого менеджера по продажам исходит заявка на
разовую закупку то соответствующий логист делает и контролирует заказ,
договор и поставку.
Планирования закупок осуществляет менеджер по закупкам и
происходит это по следующему принципу, менеджер по закупкам проверяет
поступающие заявки от менеджеров по продажам в программе 1С только по
вверенным ему поставщикам и соответственно их консолидирует, когда
заявок становиться достаточно чтобы разместить заказ менеджер по
закупкам оформляет заказ в соответствии с требованием внутреннего
регламента или в соответствии с требованием поставщика, за тем
отправляет заказ по электронной почте. Важно отметить, что консолидация
не должна превышать две недели от даты первой заявки. После того как
заказ отправлен время на получение подтверждения от поставщика не
должно быть дольше одного дня, если подтверждение не приходит
менеджер по закупкам обязательно напоминает о том что для него важно
получить подтверждение как можно скорее.
Подтверждение получено и закупщик проверяет цены и количество и
соответствие счета размещенному заказу, за тем счет визируется у
руководителя отдела логистики, у главного бухгалтера и только после этого
счет подписывает директор компании. Счет на оплату поступает в
бухгалтерию с пометкой когда желательно оплатить счет. В компании для
счетов ведется общий файл, где фиксируются все счета на оплату и где
менеджер по закупкам может посмотреть оплачен его счет или пока нет.
Счет оплачен, денежные средства поступили на расчетный счет
поставщика и в соответствии с условиями поставки поставщик делает
отгрузку.
Для иностранных поставщиков схема работы следующая, товар
поступает на склад консолидации в Германии, где происходит унитизация и
транспортировка грузов. Грузы отправляются в Россию один раз в неделю.
Грузы проходят таможенную очистку и попадают на склад перевозчика, там
перегружаются в машины для перевозки по городу и доставляются на склад
компании ООО «Лаборатория». Логистическая поддержка управления
закупками в части транспортировки и таможенного оформления импортных
товаров осуществляется менеджерами по внешнеэкономической доставки
(ВЭД). [12. ]
Для товаров российских поставщиков схема работы отличается. Во-
первых товар доставляется сразу согласно условиям прописанным в
договоре, а во-вторых для них не требуется объединение и таможенная
очистка. Что существенно сокращает время и финансовые издержки.
Далее рассмотрим закупки для поддержания товарного запаса на
складе ООО «Лаборатория».
Стратегия снабжения компании «Лаборатория» направлена на
создание долгосрочных отношений с поставщиками, стремящимися к
взаимовыгодному сотрудничеству и выполняющими свои обязательства по
поставкам товаров.
Число поставщиков существенно варьируется в зависимости от
товарного направления и категории товара в ассортиментной матрице.
Перспективность работы с конкретным поставщиком определяется
коммерческой целесообразностью, причем менеджеры «Службы анализа
рынка закупок и взаимодействия с поставщиками» стремятся максимально
ограничить число поставщиков.
Закупки товаров производятся не только по заявкам и под конкретный
заказ, но и на склада предприятия для свободной продажи со склада. То есть
закупки производятся в запас.
регулярно в рамках предварительной договоренности с поставщиками
об объеме прогнозируемых закупок.
2.3. Анализ закупочной деятельностью на предприятии
Закупки товаров и материалов в ОО «Лаборатории» осуществляются
из внешних источников на собственные денежные средства, такие как:
- оборудование;
- расходные материалы (металл, стекло, пластик);
- расходные материалы имеющие сроки годности (растворы, моющие
средства);
- комплектующие и запасные части.
В компании насчитывается около 50 поставщиков различных товаров
из них на основных поставщиков приходиться около 50 % от общего объема,
30% торговых партнеров и остальные на разовые закупки.
Для выбора новых поставщиков службой закупок была выробатана
стратегия, которая в последствии преобразовалась в приказ Директора
компании «Лаборатория». (Приложение 1) и Анкета поставщика
(Приложение 2).
Обязанности по организации закупочной деятельности возложены на
менеджеров по закупкам в рамках вверенных ему поставщиков, как
основных, так и вспомогательных закупках.
Разнообразие поставщиков и условий закупок и поставок требует от
менеджеров по закупкам умение планировать свою работу, расставлять
приоритеты, консолидировать информацию о поставщиках, работать в
режиме многозадачности.
Большинство поставщиков находиться за пределами Российской
Федерации и менеджерам по закупкам нужно иметь достаточный уровень
знания иностранного языка на уровне деловой переписки.
Основные поставщики компании ООО «Лаборатория»
Потребность для запасов определяет стратегические цели
предприятия, например по большинству позиций не поддерживается
товарный запас, а заказывается только исключительно под заказы
покупателей (заказчиков). Продукция для которой предусмотрен запас
стратегией предприятия, потребность определяется на основе
прогнозированного спроса, который базируется на спросе предыдущих
периодов (год). Условия поставки CIP Германия, которая предусматривает
оформление экспортной декларации поставщиком и доставка товара до
склада консолидации перевозчика. Стоимость подачи заказа складывается
из:
- стоимость услуг перевозчика, обычно варьируется от 9 до 15 %
(зависит от тиот стоимости инвойса;
- стоимость упаковки и передача товара на склад перевозчика в
Германии, обычно 25 евро.
- стоимость таможенных услуг;
В компании ООО «Лаборатория» применяется механизм управления
запасами с фиксированной стоимостью размещаемого заказа – не менее
25 000 евро.
Сколько и когда покупать определяют менеджеры по продажам,
ориентируясь на средние квартальные продажи предыдущих периодов, на
текущий остаток на складе и время транспортировки 20 раб. дней.
Таблица 3
Пример заказа менеджером по продукту
Артикул
средние продажи
в квартал, упак.
Текущий запас,
упак.
Заказать,
упак.
BP93B-101
116
124
250
Попробуем проанализировать данный заказ и выяснить эффективен
ли такой способ управления запасами.
В начале необходимо разделить на группы весь товар поставляемы
данным поставщиком. Проведем ABC анализ для этого товара, данные
позиции выступают в едином товарообороте всей продукции
рассматриваемой категории, т.е. продукция закупаемая у одного
поставщика.
Таблица 4
Товарооборот за 2014 год
Наименование
Товарооборот, тыс.
евро
Доля по позиции в
общем товарообороте,
%
BP93B-101
51347,18
6,08
Таблица 5
ABC-анализ
Наименование
Доля по позиции в
общем
товарообороте, %
в порядке
убывания
Доля в
товарообороте
накопительным
итогом, %
Группа
BP93B-101
6,08
32,32
А
Для данной группы предусмотрена модель управления запасами с
установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного
уровня.
Таблица 6
Проверяем устойчивость продаж через XYZ-анализ
Наименование
Коэффициент вариации, %
Группа
BP93B-101
29,7
AX
Для позиции BP93B-101 объем реализации относительно стабилен во
времени, поэтому необходимо рассчитать оптимальный размер заказа и по
возможности применить технологию «точно в срок» для этих позиций.
Рассмотрим определение закупочного механизма для позиций BP93B-
101 (одноразовые чашки, 825 шт./упак.) рекомендуемый по теоретической
части диплома, т.е. определим оптимальный размер заказа по формуле
Вильсона.
(1)
Расчётные значения:
A – Затраты на поставку одной упаковки BP93B составляют 11,48
евро. эти затраты складываются из услуг перевозчика, таможенные
пошлины, страховка, затраты на оформление заказа и составляют 32% от
цены поставщика ;
S – Потребность в год 464 упаковки (статистика продаж предыдущего
года);
W – Затраты на хранения одной упаковки 15%;
Цена поставщика – 35,87 евро.
Для данной группы товаров предусмотрена модель управления
запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до
постоянного уровня.
Таблица 7
Расчётные параметры
Артикул
Расчет
BP93B-101
Потребность, упак. S
464
ОРЗ
Q
=
Время поставки, дн.
T
60
Время задержки, дн.
T
7
Число рабочих дней в
году
N
247
Для расчета нужного нам параметра сначала необходимо рассчитать
параметры заказа по модели управления запасами с фиксированным
размером заказа,
Таблица №8
Расчеты дополнительных необходимых параметров
Артикул
Расчет
BP93B-101
Ожидаемое дневное
потребление, уп.
(уп./дн.)
уп./дн.
Срок расходования
запасов, дн.
Ожид. спрос в
поставку уп.
Макс. спрос в
поставку, шт.
???? ????
????
????
Страх. запас, упак.
Пороговый уровень
запасов
Максимально
желательный запас,
упак.
Срок расходования
запасов до
порогового уровня,
дн.
Интервал поставки,
I, дн.
Текущий запас
Zcur
124
Zmax, шт.=
Zстрах.+I*Sd
Размер заказа
Далее применяем формулу для расчета размера заказа по модели с
установленной периодичностью пополнения заказов до определенного
уровня.
(упак.)
где,
Zmax- максимально желательный запас (упак.);
Zcur – текущий запас (упак.);
S - ожидаемое потребление во время поставки (упак.).
Таким образом мы рассчитали размер заказа для исследуемой позиции
и размер составил 68 упак. с периодичностью 60 дней, когда менеджер по
продукту компании ООО «Лаборатория» предлагает закупить 250 упак.
этого продукта.
Таким образом, обладая накопленными статистическими данными и
понимая желаемый уровень обслуживания клиентов, можно достаточно
простыми расчетами определить необходимый уровень запасов и
периодичность их пополнения.