ГЛАВА3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ЗАКУПОЧНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ЛАБОРАТОРИЯ»
3.1. Предложение в части определения оптимального размера
заказа
Исходя из анализа, видно, что политика управления запасами
принятая в компании ООО «Лаборатория» не принимает во внимание
рыночные условия и не понимает как данная политика влияет на операции
поставщика. Заявления из серии «нам потребуется на три квартала запасов
по всем изделиям категории «А» не учитывают отклонения спроса и
предложения по продуктовым группам и семействам, тем самым
повышается риск возникновения дефицита готовой продукции или
наоборот переизбыток продукции на складе, что влечет замораживанию
денежных средств и дополнительные издержки на хранение. И это
следствие того что на данном предприятии неправильное распределение
функций персонала. Расчетом размера заказа и периодичностью
выполнения заказов определяет менеджер по продукту, это является
ошибкой, т.к. менеджер по продукту имеет другие функции в рамках
организации, а управлением запасов должен осуществлять специалист по
закупкам. А от менеджера по продукту требуется только данные о плане
продаж на предстоящий период, согласованный с руководством компании.
Заказ менеджера по продукту в четыре раза превышает максимально
желательный, поэтому главной проблемой компании избыток запасов.
Управление запасами в данной организации происходит стихийно из-
за отсутствия элементарного механизма управления запасами. Накопление
лишних товарных запасов ограничивает товарооборот компании,
повышаются издержки на хранение и утилизацию не реализованной
продукции.
Предложенные мероприятия по улучшению управления запасами
направлены на определения оптимального размера заказа, сокращению
сроков поставки и желательного объема запасов на складе.
Расчёты показали, что механизм управления запасами с
установленной периодичностью пополнения запасов до определённого
уровня способен эффективно справляться с задачами по снижению
издержек на хранение запасов, тем самым освобождая денежные средства
на другие стратегические цели предприятия.
В заключении можем сделать выводы, что запасы предприятия
играют важную роль в работе организации. Для успешного
функционирования пред- приятия необходимо эффективное управление
материальными запасами.
Самое важное и самое первое, пересмотреть политику управления
запасами, внедрить механизмы управления запасами в соответствии с
категориями товаров. Выполнить грамотный расчет оптимального размера
заказа на основе прогнозирования потребностей для нахождение их на
оптимальном уровне.
В этом плане в компании обязательно должны быть решены
следующие задачи:
- уменьшить сроки поставки, обеспечить обмен прогнозами с
поставщиком, что бы они могли планировать свое производство и иметь
достаточные запасы;
- проведение анализа существующей системы по всем товарам;
- в стратегическом отношении для особо важных категории запасов
внедрить механизм управления запасами с установленной периодичностью
пополнения запасов до определенного уровня. Основания для данного
подхода базируются:
1. на расчете основных типичных характеристик запасов;
2. на анализе фактического потребления и оборачиваемости товара за
год или более длительный период.
Для внедрения данного механизма нужно использовать методы
группировки товаров на основе ABC-анализа и подобрать необходимый
инструмент управления запасами для каждой группы товаров, а так же для
моделирования спроса по средством статистического XYZ-анализа.
- подобрать эффективную систему управления запасами;
- построение систем контроля за состоянием запасов и их
пополнением;
- иметь страховой запас, грамотно рассчитанный на основе
потребностей и возможных задержек отгрузок.
- выбрать метод управления запасами, который может способствовать
более эффективно способствовать целям и стратегиям организации.
В любом случае эффективность механизма управления запасами
зависит от стабильности и надежности партнеров, от условий закупок и
поставок, а также от правильного планирования, внимательного расчета
оптимального заказа, что в дальнейшем оказывает влияние на снижение
стоимости доставки и обслуживания запросов потребителей разных
уровней как внутри организации, так за ее пределами.
3.2. Предложение по прогнозированию потребностей в
условиях кризиса
Потребность как и многие другие параметры управления закупками и
запасами, является интегральной характеристикой и результатом
взаимодействия многих факторов как внешних, так и внутренних. К ним
относятся покупательская способность населения, инфляция, ставки
налогов.
В ООО «Лаборатория» прогнозированию спроса почти не уделяется
должное внимание, а в условиях кризиса эта часть управления закупками
становиться наиболее актуальна. В связи с этим хочеться порекомендовать
менеджерам по закупками уделять как можно больше внимания этой
проблеме.
Рекомендую ООО «Лаборатория» ориентироваться на спрос
предыдущих периодов, т.к. накоплен большой опыт и выросла база
покупателей, которые имеют в своих лабораториях высокотехнологичное
оборудование, которое нуждается в поддержке, так же в использовании
данного оборудования подходят не все расходные материалы, а только
определенных производителей, которые гарантируют качество и к которому
привыкли покупатели. Поэтому рекомендовано прогнозировать спрос
ориентируясь на историю продаж.
Так же рекомендую не упускать такой момент как развитие новых
рынков, увеличении базы покупателей, маркетинговые мероприятия. Все
это способствует стимулированию продаж и как следствие роста оборота
товаров.
Однако, не стоит держать в запасе все виды расходных материалов,
запчастей и оборудования. Во-первых оборудование чаще всего подвержено
моральному устареванию и модель прошлого года можно продать только с
большой скидкой, в связи с этим производить закупку оборудование только
под конкретный заказ покупателя.
Запчасти тоже немаловажный вид товара, который обязательно нужно
иметь на складе фирмы, которая занимается сервисом и обслуживанием
поставленного оборудования для оперативного ремонта вышедшего из
строя оборудования. Но как прогнозировать поломку и как определить
какие запчасти нужно держать на складе? Предлагаю совместно с
сервисным инженером определить перечень запчастей наиболее часто
выходящих из строя, за тем проработать этот перечень на предмет без каких
запчастей оборудование может продолжать работу, а без каких работа на
оборудовании невозможна и закупить в запас только те запчасти, которые
наиболее значимы. Все оборудование высокотехнологичное и производится
за рубежом и соответственно запчасти по гарантии или в запас
поставляются из-за рубежа, срок поставки запчастей может составлять до 90
календарных дней. Это большой период времени, а простой оборудования
на такой длительный срок недопустим в некоторых производственных
лабораториях.
Прогнозировать спрос расходных материалов можно известным
способом, т.е. опираясь на историю продаж и держать в запасе минимальное
количество расходников, но при этом чаще делать заказ.
Также можно порекомендовать делать планирование на не на год, а
полугодие и привлекать для совместного планирование закупок
поставщика. Составить план закупок и отправить поставщику, согласовать
план-график. Этот метод даст возможность поставщику планировать свое
производство, а для торгующей фирмы даст возможность существенно
сократит сроки поставки, т.к. необходимые материальные ресурсы будут
всегда в наличии у поставщика и срок поставки будет составлять только
время на доставку. А также позволит ООО «Лаборатории» сократить запасы
на складе и как следствие сократить издержки по хранению материальных
ресурсов.
Однако, не каждый производитель имеет на своем производстве склад
для хранения готовой продукции и не сможет поддерживать необходимый
запас для отгрузок по заказам, но тем не менее совместный план
потребностей позволит быть готовым в короткие сроки к изготовлению
продукции, т.к. может запланировать объем производства и тем самым
сможет сократить сроки производства заранее позаботится чтобы
необходимые заготовки были в наличии.
Следующая рекомендация касается товара с небольшими сроками
годности. Необходимо провести качественный процесс прогнозирования
для данного товара. Сфокусировать свое внимание в первую очередь на
основные товара в данной линейке. Дать фактическую оценку таким
элементам, как:
базовый спрос;
- сезонность;
- тенденции изменения во времени;
- цикличность и эффект от стимулирования продаж;
- случайные колебания.
Менеджеры ООО «Лаборатория» должны выбрать наиболее
подходящий для каждого конкретного случая метод прогнозирования чтобы
избежать финансовых потерь из-за неверного понимания ситуации.
3.3. Предложение по использованию компьютерно-
информационной поддержки в закупочной деятельности
ООО «Лаборатория», как и другие подобные компании, полностью
оснащена компьютерами и оргтехникой. У каждого менеджера по закупкам
есть на рабочем столе компьютеры отвечающее последним тенденциям в IT-
сфере. Каждый менеджер владеет на уровне пользователя компьютерными
программами таким как, 1С, Excel, Word и другие прикладные программы
семейства Microsoft Office. Для передачи информации в ООО
«Лаборатория» используется электронная почта. Но какими бы ни были
продвинутые пользователи менеджеры по закупкам им все равно не удастся
автоматизировать свой труд должным образом без помощи специалиста.
Колоссальное значение для развития организационных
коммуникаций было стремительное развитие компьютерных технологий.
Сегодня компьютеры и коммуникационные технологии становятся все
более тесно связанными, и поступающая информация может
обрабатываться быстрее, чем раньше и в больших объемах.
Но наличие одной информации недостаточно, лишь, когда
информация должным образом преобразуется и обрабатывается,
обеспечивая стабильную работу для эффективной деятельности
организации.
Фундаментом реализации стратегии снабжения является эффективная
информационная поддержка. В связи с этим прежде всего хотелось бы
порекомендовать менеджерам по закупкам компании ООО «Лаборатория»
использовать в полной мере все возможности программы 1С в
соответствиями с каждодневными задачами.
Во-первых необходимо всю справочную информацию, такую как
описание продукта, цены и другие данные внести в базу данных 1С.
Во-вторых применение в отделе логистики «категорийного
менеджмента» по применению внутреннего обмена информации с
помощью программы через CRM. Это обеспечит наличие оперативной
информации для каждого этапа отдельно и для формирования, на базе
введенноой информации, отчетов в любом разрезе с целью обеспечения
комплексной оценки результатов работы отдела и каждого менеджера в
отдельности.
Программное обеспечение предназначены помогать многим
структурам бизнеса, таким образом интегрированная информация всех
подразделений в одну базу данных делает работу по планированию закупок,
оприходованию и отгрузок более эффективной.
Как видно из вышесказанного, правильная организация внутренних
коммуникаций ООО «Лаборатория» (между сотрудниками организации) с
помощью компьютерных технологий очень важна как для самого процесса
слаженной работы, так и для конечного результата. Таким образом, от
квалифицированной работы менеджера и от правильной настройки зависит
деятельность предприятия в целом и ее .
Использование средств ИТ в логистике обеспечивает эффективное на
взаимодействие между подразделениями компании и между контрагентами
в процессе закупки и распределения товаров. Поэтому в качестве основной
рекомендации следует принять разделение логистических процессов по
фазам товародвижения (запасы, транспортировка). Важно, что просто
покупка и установка дорогостоящего специализированного программного
обеспечения не приводит к решению проблем предприятия в области
логистики. Для того, чтобы логистическая система работала эффективно,
необходимо детальное описание всех физических процессов и уже затем
внедрение на существующую систему и постоянное ее усовершенствование
существующей системы. Эффективным ПО становится тогда, когда при
внедрении и эксплуатации консультанты и программисты собирают все
мнения и пожелания от пользователей, анализируют их, выбирают нужное
и дописывают программу под конкретное предприятие.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В целом закупочные процессы и обмен информацией в ООО
«Лаборатория» можно назвать эффективными, т.к. полностью выстроена
структура организации, ее иерархия, понятны приоритеты и цели компании.
Менеджеры на всех уровнях контролируют процессы закупки от
оформления заказа до поступления товара на склад.
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы на тему:
«Заготовительная (закупочная) логистика производственной (торговой)
фирмы», в соотношении с ее целью, была приведена и классифицирована
информация по теоретическому обоснованию и методологии закупочной
логистики; на основе анализа закупочной деятельности предприятия были
разработаны предложения для ООО «Лаборатория» по повышению
эффективности закупок и управления запасами.
В пределах данной выпускной квалификационной работы были
поставлены и решены следующие вопросы:
- изучены основы закупочной логистической системы на основе
рассмотрения функций закупочной логистики торговой фирмы;
- рассмотрен теоретический процесс закупок, исследованы основные
механизмы управления закупками и создание запасов материальных
ресурсов на предприятиях и определены возможные варианты правильного
выбора поставщиков;
- показана организационно-экономическая характеристика
предприятия;
- проанализирована методика закупок и системы управления запасами
в ООО «Лаборатория»;
- проанализирован процесс управления запасами в ООО
«Лаборатория»;
- выработан метод управления запасами на примере стратегически
важного товара;
- проведены финансовые аспекты заготовительной логистики в ООО
«Лаборатория»;
- разработаны рекомендации по повышению эффективности закупок
и управления запасами;
Деятельность любого предприятия как государственного так и
частного зависит от наличия товаров которыми его обеспечивают другие
организации.
Стратегическая сторона логистики закупок – это процессы
оптимизации закупочный процессов, взаимодействия с поставщиками и
подрядчиками, связи с другими подразделениями компании, планирование
и разработка новых закупочных схем и методов с целью удовлетворения
потребительского спроса.
Каждая компания должна найти для себя наилучшее сочетание между
издержками и выигрышами от выбранного метода и схемы управления
закупками, чтобы определить какая величина запасов по каждой товарной
группе (или даже позиции) является оптимальной.
Ну и конечно фундаментом реализации стратегии снабжения является
эффективная информационная поддержка в виде комбинаций современных
IT- приложений для автоматизации снабженческой деятельности.