56
Анализ основных финансово-экономических показателей деятельности
показывает, что выручка в отчетном периоде увеличилась на 34,722% или 1250
тыс. руб.
Рисунок 4
Анализ основных экономических показателей
Показатели рентабельности продаж увеличились на 1%, при этом
увеличилась сумма годовой выручку и увеличилось число сотрудников на 4
единицы. Анализ показывает, что в целом наблюдается положительная
динамика показателей.
Для анализа внутренней среды охарактеризуем следующие элементы:
персонал, организация управления, маркетинг.
Если говорить о персонале, то на 2018 год в ООО «Ресурсный центр
«Академия КлассИнфо» в штате 12 сотрудников. Среди них
квалифицированные бизнес-тренеры и консультанты с высшим
экономическим, психологическим или юридическим образованием. 6
сотрудников работает на половине ставки, что позволяет им совмещать
основную работу с работой в ООО «РЦ «АКИ». Текучесть кадров в ООО
«Ресурсный центре «Академия КлассИнфо» небольшая. В среднем, за год
уходит не более 1-2 специалистов.
57
В рамках организационной структуры существуют препятствия в
коммуникации, что еще выражено большим процентом количества
сотрудников на неполной занятости. Директор организации является
бизнестренером и внедряет различные способы и методы управления
организацией. Периодически проходят совещания и встречи всех сотрудников,
однако этого не всегда достаточно.
На постоянной основе существует возможность повышения
квалификации и дополнительного обучения сотрудников, как внутри
компании, так и у партнеров в Саратовской области и в других регионах РФ.
Двое сотрудников на 2018 год обучаются в Открытой Пражской Академии
Экономики и Политики по программе «Эффективные команды 3.0».
Как основной способ донесения информации о продаваемых услугах
используются социальные сети (vk, Instagram и facebook), а также работает
сарафанное радио. Большая часть заказчиков – это юридические лица, при чем
как частные компании, так и государственные бюджетные организации.
Если рассмотреть внешнюю среду ООО «РЦ «АКИ», а именно факторы
косвенного (макросреда) и прямого (микросреда) воздействия, то можно
увидеть следующую картину.
Макросреда.
Политическая среда оказывает влияние на организацию по-разному.
Многие реформы и поправки в законы, касательно 44ФЗ упростили процедуру
участия организации в государственных закупках. Однако, у ООО «РЦ «АКИ»
отсутствует лицензия на образовательную деятельность, потому она не может
претендовать на тендеры в области обучения. Тем не менее, на сайте
госзакупки.рф все чаще появляются тендеры на трениноговое обучение и
проведение форумных компаний, где компания может принять участие.
Технологическая среда (способы преобразования ресурсов в результат)
— оказывает положительное влияние на организацию. Теперь проведение
58
развивающих мероприятий может происходить интерактивно, даже в сети
Интернет при использовании различных сервисов и ПО, что упрощает и
помогает оказывать качественные услуги даже в дистанционном формате.
Социальная среда Саратовской области. На данный момент
Саратовская область это не город-миллионник, однако в городе проживает
более 800 тыс. человек, и в городе-спутнике Энгельс проживает более 200 тыс.
человек, что благоприятно сказывается на компанию. Бизнес, НКО и
государственные компании нуждаются в неформальном обучении персонала и
других лиц.
Если анализировать микросерду, то можно увидеть следующее.
Потребители услуг. С каждым годом их становится больше. Спрос на
консультационные услуги в сфере создания команд, проведения
стратегических сессий и фасилитаций увеличивается. К этому сейчас
подключились не только большие корпорации, но и микро-бизнес, НКО и
государственные бюджетные учреждения.
Конкурентами ООО «РЦ «АКИ» можно назвать следующие
организации: тренинговые центры, однако, в Саратове их не много, и почти
все работают со «спикерами-звездами» и не работают с бизнесом напрямую.
Также, к конкурентам относятся учебные заведения, которые предоставляют
услуги дополнительного образования, однако, многие ВУЗы города и
единственная школа бизнеса (лицензирована AMBA) являются партнерами
ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо».
Посредники ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо» в
Саратовской области и городе Москве являются такие же тренинговые центры,
а также учебные заведения высшего образования, которые привлекают ООО
«РЦ «АКИ» субпотрядчиком на реализацию образовательных проектов.
59
2.2. Анализ эффективности управления проектами
Основной целью деятельности ООО «Ресурсный центр «Академия
КлассИнфо» является организация и проведение обучающих мероприятий.
Учреждение организует свою деятельность в 4 основных направлениях,
деятельность в рамках которых осуществляется в форме проектов:
Молодежное предпринимательство;
Психологическая грамотность;
Обучение и развитие специалистов в социальной сфере;
Управленческий консалтинг.
В рамках этих направлений компания реализует
различные мероприятия и проекты.
Так, в рамках направления «Молодежное предпринимательство» ООО
«Ресурсный центр «Академия КлассИнфо» получило заказ на проведение
обучающего курса основам предпринимательской деятельности: что такое
предпринимательство, как придумать бизнес-идею, основы
бизнеспланирования, организационно-правовые формы предприятий, основы
налогообложения.
Учебный курс предполагает обучение школьников основным аспектам
ведения бизнеса, выбору бизнес-идеи, анализу рынка, работе в команде и
созданию бизнеса.
Цель обучающего курса – развить способности школьников к
созданию ярких, нестандартных, интересных идей, научиться
аккумулировать и обрабатывать информацию. Задачи обучающего курса:
научить участников определять точки роста в собственном регионе;
сформировать команды вокруг самых интересных идей; формализовать идею
и определиться с продуктом.
60
Планирование проекта утверждается руководителем перед началом его
реализации, и в нем прописываются основные проекты и мероприятия, а также
распределяется бюджет.
Для разработки различных планов и создаются положения о
проведении того или иного мероприятия/проекта. В нем прописываются
организаторы и партнеры мероприятия, цель, задачи, сроки проведения и
контактная информация. Обязательным пунктом является четкое описание
целевой аудитории. Так же в зависимости от формата и размера проекта могут
быть указаны критерии оценки победителей (для конкурса), требования к
участникам, образец заявки, основные этапы, состав рабочей группы проекта
и др. Так же к положению могут прилагаться календарный план подготовки с
распределением ответственных, сценарий или сценарный план проведения
мероприятия, смета. Проектную документацию оформляет ответственный за
мероприятие сотрудник ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо».
Проверяет и подписывает документацию директор.
Перечень всех материалов обязательно отправляется заказчику, что
увеличивает время реализации проекта, на период согласования подобных
документов.
После оформления проектной документации проводятся рабочие
группы, где методом мозгового штурма разрабатывается план-график
подготовки мероприятия, сценарий и общая концепция проведения. В котором
распределяются ответственные за различные части подготовки и проведения
мероприятия.
Текущий контроль подготовки всех мероприятия осуществляет
директор путем проведения еженедельных планерок, а также путем
постоянной коммуникации с сотрудниками.
В связи с тем, что сотрудники задействованы в большинстве проектов,
многие из них не достаточно добросовестно относятся к выполнению своих
61
обязанностей, если конкретное мероприятие не закреплено за ним. В связи с
этим часто появляются существенные недочеты и ошибки в проводимых
мероприятиях.
Если проанализировать слабые и сильные стороны такого подхода к
управлению проектами в ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо», то
мы можем увидеть следующее.
Сильные стороны – это то, что от заказчика и руководства компании
требуется определить, что же они хотят получить, уже на первом этапе
проекта, еще до начала реализации. Такой подход дает определённую
стабильность в работе проекта, а при планировании получается упорядочить
реализацию проекта. Кроме того, в рамках данной деятельности возможен
четкий мониторинг показателей и тестирование, что совершенно необходимо
для реальных проектов различного масштаба.
Кроме того, с правильно проведённым этапом планирования,
руководитель компании и руководитель проекта всегда знает, какими
ресурсами он обладает. Даже если эта оценка не всегда точная.
Однако, слабой стороной такого подхода являются не возможность
реагировать на изменения быстро, отсутствие гибкости, как у специалистов,
работающих над проектом, так и у руководства. Огромное количество
документации съедает достаточно большой объем времени, который можно
было бы направить на реализацию проекта. Это формирует не только дефицит
времени, но и выстраивает бюрократические отношения с заказчиком.
Ответственность за реализацию проекта ложиться на руководителя, так
как он является лицом ставящим задачи. Ответственность сотрудников
сужается на конкретные действия, но не на весь проект. Мотивация к
выполнению работы у сотрудников не высокая из-за отсутствия свободы
выбора и построения достаточно формальных линейных отношений.
62
Изучив с разных сторон механизмы управления ООО «Ресурсный центр
«Академия КлассИнфо» можно сделать вывод, что не смотря на
существующие сложности, эта организация успешно функционирует. При
этом был выявлен ряд недостатков, которые необходимо решать.
Основные выводы из вышесказанного можно определить следующее:
1. У ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо» есть все
возможности для повышения эффективности проектного управления;
2. Бюрократия в такой небольшой компании не приносит
положительного результата и негативно влияет на производительность
команды;
3. Работая с запутанными системами, с проектами без конкретных
целей и предсказуемого результата в компании необходимо внедрить
agileметодологии и практики.
63
Глава 3. Совершенствование деятельности по
управлению проектами в ООО «Ресурсный центр «Академия
КлассИнфо»
3.1 Разработка рекомендаций по совершенствованию управления
проектами
У ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо» существуют
прекрасные перспективы, но и проблемы тоже присутствуют. В данной работе
представлен комплекс мер, по совершенствованию управления проектами в
ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо».
Agile-методологии подойдет для управления проектами, однако,
необходимо проделать немалую работу, чтобы внедрить Agile не только, как
инструменты, но и как идеалогию, мышление сотрудников организации.
И для того, чтобы мы могли внедрить Agile в работу ООО «Ресурсный
центр «Академия КлассИнфо» нам необходимо проделать пошаговую работу
с командой проектов, бизнес-процессами и даже помещением.
Внедрение рекомендовано совершать по следующим шагам:
Определить цель команды соответствующая критериям SMART.
Обучение Agile практикам, на примере фреймворка Scrum.
Включить в команду специалистов, обладающих всеми критическими
компетенциями для достижения цели.
Создать пространство для работы команды совместно и для
SCRUMсобытий.
Изменить организационную структуру и дать возможность команде
самостоятельно принимать решения, поддерживая ее при этом.
Определение беклога проекта и пользовательских историй.
Проведение планирования первого спринта.
Проведение ежедневных Scrum-митингов.
Проведение обзора спринта спринта.
Ретроспектива проделанной работы.
64
Для начала возьмем один проект и одну команду проекта, после чего
сможем тиражировать подобный опыт на другие проекты и на организацию в
целом.
Теперь давайте пройдемся по этапам и возможным практикам
внедрения Agile, в соответствии с этими этапами. Для экспериментального
внедрения Agile был выбран проект по проведению бизнес-форума для
старшеклассников «Бизнес-класс» в Саратовской области, заказчиком
которого стало государственное учреждение «Молодежь плюс». Данный
проект можно отнести к запутанным системам по матрице Киневина, так как
очень много участников проекта (государственные органы, бизнес-структуры,
школьники, партнеры) и нет технического задания на проведение этого
форума.
В первую очередь необходимо провести собрание команды проекта и
вместе с ними определить цель проекта. Для формулирования целей проекта
было бы хорошо использовать два понятия: рациональная цель и
эмоциональная цель (как это делается на фасилитационных сессиях).
Рациональная цель отвечает критериям SMART (конкретность,
измеримость, реалистичность, релевантность, ограничение по времени) и дает
общее представление о том, какой продукт необходимо создать на выходе. Что
мы хотим получить, как результат проекта.
Эмоциональная цель позволяет определить какой эмоциональный
(невидимый) результат мы хотим получить, какие ощущение от продукта
должны возникнуть у клиентов.
Для определения целей было бы неплохо использовать практику
мозгового штурма. На такой встрече обязательно должны быть представители
не только команды, но и заказчик, партнеры и представители школьников.
Например, может быть подобный сценарий мозгового штурма.
65
Сделать плакаты со следующими вопросами:
каким должен быть бизнес-форум для старшеклассников «Бизнес-
класс»; какими показателями будем считать эффективность форума; что
нужно сделать для того, чтобы форум прошел хорошо; зачем нужен
бизнес-форум для старшеклассников «Бизнес-класс»; сколько времени
нам нужно на подготовку; какие эмоции участники, партнеры и
заказчик должны почувствовать
после мероприятия (вопрос для определения эмоциональной цели).
Участники данного совещания объединяются в группы, берут по
одному плакату и пишут свои варианты ответов.
Следующим шагом участники обмениваются плакатами, и так
происходит до тех пор, пока свои варианты не внесут все участники сессии.
После того, как плакаты пройдут по кругу между всеми участниками –
происходит обсуждение и определяется итоговые цели – рациональная и
эмоциональная.
Пример рациональной цели: «Создание и проведение Бизнес-форума
для старшеклассников «Бизнес-класс» с привлечением не менее 100
старшеклассников из школ области и не менее 8 экспертов в сфере развития
бизнеса для развития молодежного предпринимательства на территории
Саратовской области и повышения количества молодых предпринимателей в
возрасте до 20 лет до 15 декабря этого года»
Пример эмоциональной цели: «Создание мотивации и понимания «Я
могу быть предпринимателем» у участников бизнес-форума для
старшеклассников «Бизнес-класс», а также создание благоприятного контакта
для общения участников форума с партнерами, организаторами и заказчиком
форума».