65
4
Междунаро
дный
сельскохоз
яйственны
й журнал
Основан в январе
1957 г.
Двухмесячный
научно-
производственный
журнал о
достижениях
мировой науки и
практики в
агропромышленном
комплексе
3000
экземпл
яров
1 номер в
2 месяца
Анна
Королев
а
ул.
Казаков
а, 10/2,
Москва,
1050648
(495)
54365-
62
Для начала нужно было выбрать координатора от компании
«АГРОПАК». После под руководством координатора необходимо составить
план подготовки мероприятия, определить его ресурсы (человеческие,
информационные и финансовые), спланировать и рассчитать бюджет.
Таблица 6
Затраты на наемных работников
Сотрудник
Виды почасовых
расходов
Кол-во
часов
Стоимость
Итого
Менеджер по
работе со
СМИ
Поддержка и
установление новых
контактов с
представителями СМИ.
Разработка концепции
и планы
информационных
поводов для выхода
новостей, сюжетов и
прочих материалов.
Разработка концепции
и плана
информационных и
тематических
публикаций в
печатных СМИ.
11
3000/час
33 т. р.
66
Копирайтер
Написание текстов и
контента различного
формата. Сбор
материалов — опросы
клиентов, интервью,
фотографии.
Составление и
корректировка
контент-плана (когда
и что нужно сделать).
Планирование
развития 14 2000/час
26 т. р. Интернет
проектов.
14
2000/час
26т. р.
Ассистент
организатора
Поэтапная реализация
плана презентации.
Контроль выполнения
команд. Присутствие
на презентации в
качестве
консультанта.
Предоставление
отчета после
презентации.
36
1500/час
54 т. р.
Ивент
менеджер
Поиск необходимого
помещения для
проведения
мероприятия. Помощь
с поиском
необходимого
персонала, остальных
задействованных
ресурсов.
24
1500/час
36 т. р.
Два
Ассистента
Подготовка
мероприятия, помощь
с настройкой
оборудования, прием
гостей, раздача пресс-
кита мероприятий
8
1000/час
16 т. р.
Итого
165 тысяч рублей
Таблица 7
Расходы на материально-технические ресурсы
Расходы на ресурсы
Итого
Оплата места проведения мероприятия (в стоимость аренды
входит кофе брейк, а также обслуживающий персонал
хостес, инсталяторы и официанты.)
90 т. р.
67
Оплата материалов для презентации (стенды, подарки для
гостей, сувениры для участников, раздаточные материалы.)
100 т. р.
Оплата транспорта от отеля и до колхоза, 2 рейсовых
автобуса
20 т. р.
Оплата непредвиденных обстоятельств
50 т. р.
Итого
260 т. р.
Общий бюджет мероприятия составляет 425 000 рублей.
Следующий шаг - составление плана подготовительных работ, в
который необходимо включить следующие вопросы:
- подготовка места
- подготовка материалов
- отбор и подготовка персонала
- информирование клиентов и партнеров
На этом этапе разрабатывается сценарий мероприятия, формируется
список СМИ. Делается список раздаточных материалов, пресс-релизов,
медиакитов. На этом же этапе определяется список ньюсмейкеров - людей,
которые будут выступать от имени компании на конференции.
1. Выбор подходящего помещения. Пресс-конференция может быть
организована в бизнес центрах отелей, местных пресс-клубах, общественных
зданиях. Но поскольку формат данного мероприятия рассчитан на выезд в
овощное хозяйство, нам необходимо найти гостиницу с конференц-залом.
2. Выбор и извещение СМИ о предстоящей презентации. Составление
списка потенциально заинтересованных СМИ (состоящий из тематических
профильных периодических изданий, общенациональных печатных изданий),
информирование представителей о предстоящем мероприятии. Рассылка
приглашений по электронной почте за 14 дней до конференции. Содержание
приглашений:
- информационный повод (пресс-релиз см. Приложение 4)
- краткий план мероприятия;
- список важных и интересных гостей;
- немного подробностей, необходимых для того, чтобы убедить
68
редактора в целесообразности освещения событий, но недостаточных для
того, чтобы желание посетить презентацию отпало;
- дату, место, время и продолжительность пресс-конференции;
- полное имя и контактный телефон ответственного за связь с прессой.
3. Отбор и подготовка людей. В первую очередь из числа сотрудников
компании-клиента необходимо выбрать основного ведущего мероприятия, для
которого составить "сценарий ведущего", написать текст. Подготовить так же
к проведению самой видео презентации. Назначить помощников ведущего из
пресс- службы компании.
Для сопровождения презентации, регистрации гостей, контроля, раздачи
подарков и др. привлечь 2 модели. Для дополнительного освещения
мероприятия нанять профессионального фотографа.
4. Подготовка материалов. Для оформления зала презентации были
сделаны 2 стенда-декорации с логотипами, отпечатано 6 плакатов. Также для
девушек на регистрации были отпечатаны списки аккредитованных гостей,
для гостей - подготовлены бейджи.
Наглядный пример презентации можно пронаблюдать в (см.
Приложение 5) и (см. Приложение 6). Подобным образом будет выглядеть
презентация, в ходе которой будет, рассказывается информация о новом
оборудовании.
Так же изготовление бейджей для посетителей конференции (см.
Приложение 7)
В (см. Приложение 8) Изображен плакат, который будет напечатан в
количестве 6 штук и развешен по аудитории, где будет происходить
выступление.
5. Накануне пресс-конференции: •проговаривается ход пресс-
конференции с основными участниками; •уточняются порядок и содержание
выступлений;
- делаются телефонные звонки-напоминания представителям СМИ,
важным гостям, партнерам, чье присутствие предполагается;
69
- составляется список аккредитованных (приглашенных и
подтвердивших свое присутствие) участников презентации, для них
печатаются бейджи.
Таблица 8
График организации мероприятия
Время
прове
дение
Действие
Место
проведения
8:00
Проведение непосредственной подготовки на месте
проведения мероприятия: оформление зала, установка
видеопроектора и установка аудиоаппаратуры,
размещение декораций и плакатов с логотипами
Конференц-
зал
9:00
Подготовка столов для фуршета, оформление
регистрационной зоны, раздача необходимого
инвентаря, материалов и подарков.
Конференц-
зал
10:00
Координация участников презентации
Конференц-
зал
11:00
Прохождение регистрации участниками, раздача
бейджей и раздаточного материала. Отдых в зоне
ожидания
Конференц-
зал
12:00
Сбор гостей
Конференц-
зал
12:30
Выступление 1-го спикера
Конференц-
зал
13:00
Выступление 2-го спикера
Конференц-
зал
13:30
Выступление 3-го спикера
Конференц-
зал
14:00
Кофе-брейк
Маленький
зал
15:00
Организация участников и посадка на автобусы
Улица
16:00
Демонстрация упаковочных линий в хозяйстве
Хозяйство
17:30
Ответы на вопросы, обмен контактными данными и
окончание конференции
Хозяйство
1. Презентация: организация. На протяжении 3-х часов. Проведение
непосредственной подготовки на месте проведения мероприятия: оформление
зала, установка видеопроектора и установка аудиоаппаратуры, размещение
декораций и плакатов с логотипами ООО «АГРОПАК». Подготовка столов для
70
фуршета, оформление регистрационной зоны, раздача необходимого
инвентаря, материалов и подарков. Координация участников презентации.
Окончания этой части за 30 минут до начала.
2. Презентация: официальная часть. Около 2-х часов. Первый час
участники проходят регистрацию, получают бейджии раздаточный материал,
отдыхают в зоне ожидания.
Последующий пол часа, сбор гостей.
Выступление 3-х спикеров по 30 минут.
Кофе-брейк в другом зале.
3. Демонстрация. Поездка на рейсовых автобусах в само хозяйства для
демонстрации упаковочных линий. Около 2-х часов. Так же ответы на
вопросы, обмен контактными данными и окончание конференции.
Сводится к подведению итогов, разработке конструктивных
рекомендаций, выявлению сильных и слабых сторон, перспектив. Чтобы
презентация стала действительно результативной, необходимо провести
анализ мероприятия и оценку его эффективности.
Оценка PR-кампании — это не только подведение итогов, анализ
ошибок и подтверждение достижений прошедшей кампании. Фактически
этот, последний этап кампании является одновременно первым этапом
следующей PR- кампании. Его результаты будут хорошим материалом для
анализа, на основе которого будут снова поставлены цели и т.д. Кроме того,
учитывая тот факт, что для дорогостоящих PR-кампаний требуются точные и
достоверные методы оценки их эффективности, разработка таких методов
получает все больший спрос на рынке PR-технологий. Многие
коммуникационные компании к концу 90-х годах стали специализироваться
на разработке и продаже методик оценки эффективности как "общих" так и
конкретных программ. Не удивительно, что "успешные методики" не
получают широкого распространения - как новые программные продукты и
инновации на компьютерном рынке, так и новые методики в сфере
коммуникаций стоят денег и защищены авторскими правами.
71
Самым оптимальным критерием оценки данного мероприятия является
бизнес-результат (business-outcomes). А именно обороты компании,
количество проданных после конференции товаров, заключенных договоров.
Мероприятие ставит перед собой цель ознакомления потенциального клиента
с товаром, поэтому лучшей оценкой эффективности можно считать именно
количественные показатели.
Во время презентации были достигнуты определенные договоренности,
установлены новые контакты и связи. Впоследствии их следует поддерживать
и укреплять. Для этого предпринимаются следующие шаги:
- отправка письма с благодарностью за посещение презентации и
пожелания сотрудничества;
- рассылка сводной информации СМИ и отдельным журналистам,
которых приглашали, но безрезультатно;
- рассылка запрошенных материалов;
- мониторинг выхода новостей и сообщений по теме презентации;
- размещение информации и фотоотчета об итогах презентации на
корпоративном сайте;
- выражение благодарности сотрудникам, участвовавшим в работе;
разбор результатов презентации и подведение итогов.
3.2. Оценка эффективности специального мероприятия
Оценкой эффективности в нашем случае является хорошее соотношение
между бюджетом, который был потрачен на проведение специального
мероприятия и показателем производительности PR-сообщения.
При разработке проекта по организации специального мероприятия
была выявлена основная цель - повышение продаж компании посредством
подобного PR продвижения. Так как мы не можем точно сказать, насколько
была окупаема PR-кампания, нам предоставляется возможным рассчитать
окупаемость затраченных нами ресурсами в ходе проведения специального
72
мероприятия и обстоятельства, при которых представленную компанию
можно считать успешной.
Основополагающим критерием оценки эффективности почти любой PR-
кампании, является коммерческая или экономическая эффективность. Пользу
от специального мероприятия проще всего посчитать в денежном эквиваленте:
бюджет рекламной компании достигает 425 000 рублей, при этом одна линия
оборудования по сортировке или упаковке овощей имеет стоимость
ориентировочно в 500 000 тысяч рублей. А если учитывать, что на
мероприятии будет большое количество людей, а именно больше 50, то не
трудно предположить, что даже маленький процент, приобретающий
оборудование, окупает затраты на мероприятие с легкостью. 5% от общего
количества посетителей - это 3 человека, что дает нам прибыль в 1 500 000
рублей. А выручку в 1 000 000 рублей.
Р = (П/З)х 100%, (1)
Где П - дополнительная прибыль, полученная за счет рекламирования
товара (бренда, товарной группы, ассортимента);
З - затраты на рекламу
Экономическая эффективность = (1 500 000/425 000) х 100% = 352%
Основным способом продаж у компании «АГРОПАК» являются
выставки. Поэтому специальное мероприятие отлично вписывается в их
стилистику. В период после проведения кампании может быть чрезвычайно
полезно поддерживать давление и следить за тем, как любые обязательства
воплощались в жизнь и действительно ли желаемые изменения реально
влияют на мнение людей о компании.
Мониторинг и оценка также важны для поддержки более широкого
организационного обучения и могут влиять на будущие кампании и
стратегию. Его также можно использовать для демонстрации подотчетности
перед заинтересованными сторонами, предоставления доказательств обратной
73
связи по эффективности и достижениям в кампании.
Присвоение кредита или попытка доказать причинно-следственную
связь между действиями кампании и социальными изменениями может быть
сложной задачей, поэтому вместо поиска доказательств успеха необходимо
постараться собрать доказательства, которые можно было бы разумно
использовать для установления связи.
74
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Преодоление неопределённости. События дают возможность убрать
неопределенность у потребителя. Сегодня покупатель имеет большое
количество вариантов, когда ищет конкретный продукт и убедить покупателя
в том, что именно продукт компании нужен ему - непростая задача. Благодаря
мероприятиям можно проводить личные беседы со своими потенциальными
клиентами, что поможет установить более личные и интимные отношения
37
.
Бренд компании является одним из самых ценных активов. Бизнес имеет
бренд для продвижения своей продукции. Итак, четко определенный,
известный бренд - это то, что нужно каждому амбициозному бизнесу. И да,
важно присутствовать в Интернете, но использование технологий для
узнавания бизнеса - не единственный способ. Мероприятия служат хорошей
возможностью для максимизации потенциала компании связи с вашей
аудиторией.
Каждый бизнес должен делать продажи, чтобы процветать. И маркетинг
предназначен для продвижения товаров услуг с целью их продажи. События
сделают это, даже если компания ориентирована на B2C или B2B.
Присутствие там лично дает шанс заслужить уважение и представиться как
практичная компания, такая же, как и компании клиентов. Это действительно
влияет на коэффициент конверсии, люди могут спросить, что предлагается
прямо сейчас. Просто необходимо обучать сотрудников компании на
мероприятии. Это должно быть частью маркетинговой стратегии.
Так что, если потенциальный клиент не конвертируется сразу?
Необходимо знать, что есть шанс для этого позже. Мероприятия отлично
подходят для ведущих поколений, поскольку дают возможность получить
необходимую информацию о перспективах на стенде. Человек участвует в
конкурсе, организованном на мероприятии / стенде, и ему необходимо
оставить адрес электронной почты. Вот, пожалуйста, это может быть видом.
Проведение отличного мероприятия - это хороший способ понравиться
37
Эл Райс и Джек Траут, 22 непреложных закона маркетинга, АСТ, 2015, C. 63.