15
Мероприятие жизнеспособно потому, что его посещают.
Своевременное объявление о его проведении, маркетинг, реклама и PR
имеют в конечном итоге решающее значение для его успеха.
В такого рода исключительных событиях с высокой степенью риска
следует уделять большое внимание управлению рисками и обеспечению
надежности. Подготовительный процесс должен планомерно охватывать
различные сферы деятельности (логистика, обучение, монтаж и демонтаж
оборудования)
22
.
Принятие решения в Event-менеджменте можно представить в виде
схемы (см. Приложение 8).
Организаторы Event-мероприятия имеют дело не только с
посетителями, но и с поставщиками необходимой для организации
мероприятий продукции и услуг и финансовыми структурами. Невнимание к
мелочам может поставить под угрозу проведение мероприятия, поскольку с
началом мероприятия уже не останется времени на его корректировку.
Подготовка к Event-мероприятию является ключом для его успеха.
Организация Event-мероприятий приобретает все большую
популярность в нашей стране. В настоящее время рынок Event-менеджмента
в России окончательно не сформирован. Однако Event-мероприятия с
каждым годом набирают все большие обороты, с каждым годом они
становятся все качественнее. Появилось немало агентств,
специализирующихся на предоставлении услуг по организации Event-
мероприятий, которые постоянно повышают свой профессиональный
уровень до уровня мирового Event-менеджмента.
В настоящее время ведущими являются два направления event-
менеджмента:
1). Организация корпоративных мероприятий, направленных на
укрепление командного духа,
22
Хальцбауэр У. и др. Event-менеджмент. – М.: Эксмо, 2017 – С.11.
16
2). Крупные массовые акции, создающие информационные
поводы
23
.
Существует много поводов для проведения Event-мероприятий. В
соответствии с целями, которые преследуют организаторы Event-
мероприятия, и с характером проводимого Event-мероприятия можно
выделить следующие виды Event-мероприятия: соревнования. семинары,
курсы повышения квалификации, мероприятия по сбору средств на
различные цели, встречи, заседания, годовщины, особые мероприятия,
церемонии, поздравления, открытия, торжества, спортивные мероприятия,
музыкальные выступления и концерты, массовые гуляния
24
.
Организация Event-мероприятий требует больших интеллектуальных
усилий и финансовых затрат. Это необходимо учитывать организаторам
Event-мероприятий; прежде, чем браться за их организацию, необходимо
трезво взвесить свои силы. В штате некоторых компаниях есть свой
штатный Event-менеджер. Компаниям же, в штате которых нет такой
должности, возможно, лучше обратиться в специализированное Event-
агентство, которым в последние годы все большое число фирм доверяют
организацию и проведение Event-мероприятий. Это позволяет достигнуть
максимального эффекта от проведения Event-мероприятия. «Профессионалы
подготовят концепцию мероприятия, предложат яркую идею, подберут
помещение, подрядчиков и учтут множество мелочей, о существовании
которых человек несведущий даже не подозревает»
25
.
Как справедливо указывает группа авторов, «Event-менеджмент давно
стал частью культуры компаний, даже тех, которые о нём и не
догадываются»
26
. Корпоративные мероприятия, которые любят сотрудники и
23
Еvent-менеджмент: основные понятия. / AddBisness.ru Рекламный бизнес. [Электронный
ресурс] – Режим доступа: http://www.adbusiness.ru
24
Еvent-менеджмент: основные понятия. / AddBisness.ru Рекламный бизнес. [Электронный
ресурс] – Режим доступа: http://www.adbusiness.ru
25
Там же.
26
Корпоратив как инструмент event-менеджмента: есть ли польза для бизнеса? / EventNN
Ваш гид в мире бизнеса. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.eventnn.ru
17
зачастую не любят руководители фирм, представляют собой инструмент
Event-менеджмента. «Согласно опросам, 85% руководителей компаний видят
в корпоративном мероприятии определённый эффект, но отмечают его
краткосрочность, то есть польза от праздника ощущается неделю-две, пока
воспоминания от отдыха свежи, а потом все встаёт на свои места»
27
.
При этом нередко руководство организации считает организацию
корпоративного торжества неизбежной формальностью и пустой тратой
денег. Однако подобное мнение является поверхностным и даже неверным.
При грамотном Event-менеджменте корпоративное мероприятие может
принести организации большую пользу и сохраняться в долгосрочной
перспективе.
Главное при организации Event-мероприятия – выбрать правильную
стратегию, верно определить его цели и задачи. Это представляет собой уже
половину гарантии успеха данного корпоративного мероприятия.
«Повышение лояльности сотрудников, фиксация успеха, поощрение
персонала, улучшение связей между сотрудниками – к каждой цели должен
быть подобран свой инструмент исполнения»
28
.
Как уже говорилось, заниматься организацией Event-мероприятия
могут назначенные руководством сотрудники, Event-менеджер компании или
специализирующееся на организации подобных мероприятий фирмы. Для
того, чтобы корпоративное Event-мероприятие было максимально
эффективным, необходимо четко сформулировать цели его проведения
менеджерам event-агентства, которое будет заниматься организацией этого
Event-мероприятия.
Сотрудники многих организаций считают, что корпоративные
вечеринки в компании можно использовать, как мотивирующий фактор.
«26,1% респондентов рассматривают корпоратив, как возможность
пообщаться с коллегами в неформальной обстановке, 25,8% - как
27
Корпоратив как инструмент event-менеджмента: есть ли польза для бизнеса? / EventNN
Ваш гид в мире бизнеса. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.eventnn.ru
28
Там же.
18
возможность лучше узнать коллектив, наладить дружеские и деловые
контакты»
29
.
При проведении корпоративных мероприятий ни в коем случае не
стоит делить персонал на группы по должностному статусу внутри
учреждения или по принадлежности к тому или иному отделу, структурному
подразделению. Это является особенно важным, если одной из задач, на
решение которой направлено данное Event-мероприятие, - это улучшение
связей и отношений между сотрудниками разных отделов и структурных
подразделений. Так, в случае организации застолья на корпоративном
торжестве, рассаживать сотрудников компании можно, например,
следующим образом.
1). Первый вариант. Сотрудников посадить можно по первой букве
фамилии.
2). Второй вариант. Сотрудников посадить можно по
принадлежности к тому или иному знаку Зодиака и т.д.
Подобный подход даст возможность избежать разделения сотрудников
на «кружки по интересам» и даст возможность персоналу общаться в
неформальной обстановке. Это повлияет лучшим образом на внутренний
психологический климат в компании, на связи между разными отделами и
структурными подразделениями, усилит сплоченность коллектива, повысит
лояльность сотрудников друг к другу, стимулирует более качественную и
плодотворную работу сотрудников.
Проведение Event-мероприятия должно иметь свою цель и задачи, а не
быть, например, бессмысленным пьяным застольем. Только следование
определенной цели может способствовать сплочению коллектива и его
командного духа, способствовать увеличению производительности и
качества труда сотрудников после проведения корпоративного мероприятия.
29
Корпоратив как инструмент event-менеджмента: есть ли польза для бизнеса? / EventNN
Ваш гид в мире бизнеса. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.eventnn.ru
19
Проведение Event-мероприятия можно ориентировать на
корпоративный календарь, который существует у каждой компании.
Наиболее часто в корпоративный календарь входят: Новый год, день
рождения компании, профессиональные праздники, 23 февраля, 8 марта,
летний выезд на природу, день здоровья и т.д.
Важную роль играет выбор места для проведения Event-мероприятия.
Как показывает практика, лучше провести это мероприятие вне офиса –
например, на турбазе или базе отдыха, в кафе или ресторане, в
развлекательном центре или в SPA-центре. Отметим, что последний вид
Event-мероприятия становится все более популярен за рубежом, но он
подходит только компаниям с небольшим персоналом. Вне здания фирмы ее
сотрудники смогут полностью отключиться от проблем организации,
отдохнуть и набраться новых сил, впечатлений.
Для достижения оптимального результата при проведении Event-
мероприятия нужно стремиться избежать банальностей и добавить в него
«изюминку». Привычное корпоративное застолье, даже в лучшем ресторане
или кафе с великолепной кухней может вскоре забыться сотрудниками
компании. Но совместный поход с рыбалкой и посиделками у костра, отдых
в боулинг-клубе, проведение дня здоровья на базе отдыха с сауной или
мастер-класс по гончарному искусству запомнится им надолго. При
планировании корпоративного Event-мероприятия важно при выборе места и
времени его проведения ориентироваться на вкусы и предпочтения
сотрудников компании, а также ее партнеров и клиентов. Главным правилом
Еvent-менеджмента должна стать опора на корпоративные ценности.
«Event-менеджмент предполагает, что идеальное соотношение
официальной и торжественной части на корпоративном мероприятии должно
составлять 30% х 70%»
30
. При этом организаторам Event-мероприятия
30
Event-менеджмент: форматы организации корпоративного мероприятия / EventNN Ваш
гид в мире бизнеса. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.eventnn
20
следует представить яркую и насыщенную развлекательную программу,
достаточное количество еды и напитков.
Как уже говорилось, Еvent-менеджмент допускает множество видов
корпоративных мероприятий. На каком из них варианте остановиться в
данном случае, зависит от целей и задачей, которые ставит перед Event-
мероприятием руководство компании.
Рассмотрим наиболее популярные в России Event-мероприятия.
1). Корпоративное Event-мероприятие в форме банкета. Он является
самым популярным форматом корпоративного праздника. Этот вид Event-
мероприятия проходит в каком-либо помещении за накрытым или
фуршетным столом.
2). Загородное корпоративное Event-мероприятие. Среди них можно
выделить активные корпоративные Event-мероприятия и выезды на природу.
«К первым относятся корпоративы, которые чаще всего проходят на свежем
воздухе. Это могут быть всевозможные походы, квесты, тимбилдинговые
программы, игра в пейнтбол, спартакиады и олимпиады и т.д. Выезды на
природу обычно сопровождаются шашлыками, песнями под гитару у костра
и т.д. Как правило, активный корпоративный отдых и выезд на природу
совмещаются в одно корпоративное мероприятие».
Организаторы корпоративного Event-мероприятия, которое должно
проходить на свежем воздухе, должны учитывать то, что может полить
дождь, пойти снег и т.д. Они должны предусмотреть запасной вариант
проведения Event-мероприятия в помещении
31
.
Если количество сотрудников организации большое, и устраивать с
размахом корпоративные Event-мероприятия для всего персонала
затруднительно, руководство компании может ограничиться одним-двумя
крупными праздниками. Например, это могут быть Новый год или 8 марта, а
31
Event-менеджмент: форматы организации корпоративного мероприятия / EventNN Ваш
гид в мире бизнеса. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.eventnn
21
также проведение «малых» торжества для отделений или филиалов
компании.
Плохая организация Event-мероприятия, технические сбои при его
проведении и непродуманное меню способны в одно мгновение непоправимо
испортить праздник и загубить даже очень хорошие креативную идею и
концепцию. Цели проведения Event-мероприятия считаются достигнутыми,
если его проведение создаёт позитивное настроение и положительные
эмоции у персонала фирмы и ее клиентов.
Существует много поводов для проведения Event-мероприятий. В
соответствии с целями, которые преследуют организаторы Event-
мероприятия, и с характером проводимого Event-мероприятия можно
выделить следующие виды Event-мероприятия:
– соревнования;
– семинары;
– курсы повышения квалификации;
– мероприятия по сбору средств на различные цели;
– встречи;
– заседания;
– годовщины;
– особые мероприятия;
– церемонии;
– поздравления;
– открытия;
– торжества;
– спортивные мероприятия;
– музыкальные выступления и концерты;
– массовые гуляния
32
.
32
Event-менеджмент: форматы организации корпоративного мероприятия / EventNN Ваш
гид в мире бизнеса. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.eventnn
22
1.3.Планирование и оценка эффективности проекта в Event -
менеджменте
Организация Event-мероприятия требует от его организаторов немалых
интеллектуальных усилий и финансовых вложений. Все это нужно
учитывать, прежде, чем браться за организацию Event-мероприятия. В
последние годы в штате крупных фирм появляется должность Event-
менеджера. В случае, если штатного сотрудника, занимающегося Event-
маркетингом, у фирмы нет, ей лучше обратиться в специализированное
Event-агентство, что позволит достигнуть максимально возможного эффекта
от проведения Event-мероприятия. «Профессионалы подготовят концепцию
мероприятия, предложат яркую идею, подберут помещение, подрядчиков и
учтут множество мелочей, о существовании которых человек несведущий
даже не подозревает»
33
.
Перед тем, как начать планирование и подготовку Event-мероприятия,
его организаторы должны обозначить его цели и задачи. Это позволит
выбрать именно те технологии, которые позволят получить от Event-
мероприятия максимальный результат.
Уровень проведения Event-мероприятия во многом определяет
выделенный фирмой на него бюджет. Планируя организацию Event-
мероприятия, следует ориентироваться, прежде всего, на выделенные на его
проведение средства.
При организации Event-мероприятия нужно учитывать следующие
моменты.
1). Время, отведенное на подготовку Event-мероприятия, должно
быть спланировано чётко.
2). Во время подготовки Event-мероприятия его организаторы
должны четко решить вопрос с кадровым обеспечением – определить,
сколько человек будет участвовать в проведении Event-мероприятия,
33
Еvent-менеджмент: основные понятия. / AddBisness.ru Рекламный бизнес. [Электронный
ресурс] – Режим доступа: http://www.adbusiness.ru
23
определить круг задач каждого участника проведения Event-мероприятия и
т.д.
3). Для проведения некоторых Event-мероприятий требуется
поддержка спонсоров. Найти спонсоров – задача чаще всего не лёгкая.
Поэтому организаторы Event-мероприятия должны озаботиться решением
проблемы со спонсорской поддержкой на ранних стадиях его планирования,
поскольку это поможет определиться с бюджетом Event-мероприятия.
Затраты на проведение Event-мероприятия можно представить в виде
схемы (см. Приложение 6).
«Планирование и подготовка Event-мероприятия представляет собой
типичный проект. Проект есть замысел, который характеризуется своей
уникальностью и неповторимостью, а также совокупностью необходимых
условий, таких как:
– заданные цели (заказчик);
– временные, штатные, либо другие ограничения;
– обособленность от прочих замыслов;
– специфическая для данного проекта организация (команда,
руководитель проекта)»
34
.
Event-мероприятие можно представить в виде «магического»
треугольника (см. Приложение 5).
Схема подготовки проведения Event-мероприятия представляет собой
следующее.
1). Постановка целей и задач, определение целевой аудитории.
2). Точное определение даты, продолжительности и места
проведения Event-мероприятия.
3). Определение содержание (контента) и сценария Event-
мероприятия.
4). Информационная поддержка мероприятия печатными и
электронными СМИ.
34
Хальцбауэр У. и др. Event-менеджмент. – М.: Эксмо, 2017 – С.51.
24
Event-маркетинг тесно связан с пиаром.Event-маркетинг, как указывает
Д. Рябых, «может стать одним из важных инструментов PR-политики
компании. В то же время решение определенных PR-задач может
осуществляться с помощью создания специальных событий и проведения
мероприятий»
35
.
Эффективность делового мероприятия — главный показатель его
успеха и перспектив. Сейчас мы имеет целый арсенал средств для оценки
того, насколько полезным с разных точек зрения было мероприятие.
Исследование Eventforce, проведенное среди event-специалистов США и
Великобритании в 2017 году, показало, что основными метриками по оценке
эффективности мероприятия остаются отзывы участников, количество
регистраций и количество участников мероприятия. При этом 70%
опрошенных специалистов планируют повысить уровень качества сбора и
анализа данных на мероприятии.
Когда мы говорим о различных методах оценки, на ум сразу же
приходит ROI — оценка эффективности инвестиций. В том же исследовании
указывается, что расчет ROI — основная причина, по которой большинство
организаторов собирают данные. На мой взгляд, ROI — это отличная
методика, которая при всех своих плюсах не учитывает национальных,
культурных и прочих нюансов организации мероприятия, не говоря уж о том,
что часто камнем преткновения становится отсутствие знаний и понимания
того, что она из себя представляет. Гораздо более глубоким и всесторонним
методом анализа является мало упоминаемый Return On Event (ROE). В
противоположность ROI, это качественная методика, включающая в себя как
раз те метрики, которые становятся все более значимыми в современной
event-индустрии: вовлеченность, отношение, впечатления стейкхолдеров
мероприятия.
35
Рябых Д. Event Marketing как он есть / Энциклопедия маркетинга. [Электронный
ресурс]. Режим доступа: http://www.marketing.spb.ru