44
Рисунок 6 - Результаты ответа сотрудников на вопрос
«Собираетесь ли Вы принять участие в праздновании пятилетия
компании?».
Причинами отказа от участия в событии или сомнений стали
следующие: «муж/жена против моего посещения праздников без него» (6),
«нет настроения/ желания» (5), «есть другие, более важные дела» (2), «лучше
поработаю, чем тратить время зря» (1).
Индивидуалисты и трудоголики не боятся лишнего рабочего дня и
останутся в офисе, лишь бы не участвовать в празднике. Таких людей трудно
привлечь, нужны неординарные механизмы. Но следует подумать,
обязательно ли 100% -е присутствие коллектива на мероприятии. По мнению
экспертов, если количество отказов не превышает 10% от общего количества
сотрудников, ситуация нормальная. Белые вороны и люди, которые по
объективным обстоятельствам не могут принять участие в праздновании,
всегда были и будут в любом коллективе.
Далее сотрудникам предложено было по пятибалльной шкале
оценивать варианты проведения мероприятия, а именно:
вариант 1 – празднование в офисе (официальная часть, фуршет);
вариант 2 – празднование в ресторане (официальная часть, банкет);
вариант 3 – празднование в ресторане (только банкет);
вариант 4 – празднование на природе (один день);
36
3
11
да
нет
не знаю
45
вариант 5 – выездное празднование (два дня).
Суммы баллов по каждому варианту представлены на рисунке 7.
Рисунок 7 – Суммарные результаты оценки сотрудниками
возможных вариантов проведения корпоративного праздника
Как следует из данных рисунка 7, наиболее привлекательным для
сотрудников стал вариант 5 – двухдневное выездное празднование, вторым
по привлекательности является вариант 3 – празднование в ресторане (только
банкет). Следует отметить антипатию сотрудников к официальной части
мероприятия – аналогичный третьему вариант 2, предполагающий кроме
банкета проведение официальной части торжества, набрал по результат
опроса на 38 баллов меньше.
Основными пожеланиями и ожиданиями сотрудников относительно
организации Дня рождения компании стали «интересный формат» (22),
«популярный исполнитель» (18), «отсутствие строгих регламентов» (7).
Обобщая, можем отметить, что пожелания коллектива и руководства
по поводу формата мероприятия – двухдневный выезд – совпали, что
свидетельствует о правильном выборе и ожидаемой высокой эффективности
мероприятия.
126
140
178
165
202
0
50
100
150
200
250
Вариант 1 Вариант 2 Вариант 3 Вариант 4 Вариант 5
46
По результатам опроса также можно предложить следующие
направления вовлечения сотрудников в корпоративные мероприятия и
повышения их посещаемости:
Итак, для повышения посещаемости корпоративных мероприятий в
ООО «Принт» рекомендуется следующее:
1. Предоставлять возможность сотрудникам оставлять мероприятие
тогда, когда им удобно. Обычно в компании не разрешено сотрудникам
оставлять мероприятие до тех пор, пока не уйдет руководство. Это
демотивирует персонал, ведь превращает празднование в жестко
регламентированное мероприятие, лишает ощущение праздничности. Лучше
не устанавливать временные ограничения присутствия (это касается скорее
мероприятий типа банкет, которые могут проводиться в последующие разы).
2. Составить интересную программу – уйти от общепринятых
форматов, разрушать шаблоны, менять сценарии.
Предсказуемость сводит на нет заинтересованность в мероприятии и
снижает мотивацию принимать в нем участие.
Чтобы предотвратить предсказуемость во время празднования
предложены варианты проведения корпоратива в необычной форме. Сегодня
большой популярностью пользуются корпоративы в форме квестов. (Квест -
командная игра, в которой участники работают командой на общую цель,
выполняют последовательно задачи, ищут разгадки и решают игровые
ситуации). Участие в корпоративных квестах лишает монотонии, дает
возможность сотрудникам раскрыться в новых ролях, решая творческие
задачи.
3. Не устанавливать строгий дресс-код. Главное требование к одежде:
совместимость с темой вечера или местом проведения. Достаточно просто
указать, что одежда должна быть праздничной или торжественной.
4. Как можно больше давать информации о мероприятии. Использовать
для этого различные каналы (внутрикорпоративную рассылку, объявления,
почтовую рассылку, веселые плакаты и т.д.)
47
5. Не применять административных мер к тем, кто не пришел на
корпоратив; Система штрафов или административных мер за отсутствие на
праздновании резко снижает как мотивацию посещения мероприятий, так и
лояльность персонала к компании в целом
6. После каждого корпоративного мероприятия следует оценивать его
эффективность, искать пути к улучшению.
Для оценки эффективности корпоративного мероприятия
целесообразно использовать анкету удовлетворенности сотрудников
корпоративным мероприятием. Такая анкета должна быть анонимной и
может содержать следующие вопросы: что больше запомнилось, что не
понравилось, что стоит изменить, как оценивает продолжительность
мероприятия, пожелания к следующему мероприятию.
2.3 Подготовка проекта «День рождения компании ООО «Принт»
Итак, учитывая базовый план реализации проекта и пожелания
заказчиков, определим программу проведения мероприятия «День рождения
компании ООО «Принт» и оценим плановые затраты на его реализацию.
Программа организации мероприятия представлена в таблице 5.
Таблица 5 – Программа организации мероприятия «День
рождения компании»
Дата и
Время
Этап
Мероприят
ие
Подготовка
Подробное
описание
Документы и
материалы
Суббота, 1.09.2018
15.00 -
15.30
Выезд
Сбор
Заказать
автобусы.
Назначить
ответственных из
состава
сотрудников
каждому
автобусу.
Каждый из
ответственных
сотрудников
проверяет
наличие
присутствующ
их согласно
списку
Списки
сотрудников
по
автобусам
48
Продолжение таблицы 5
Дата и
Время
Этап
Мероприят
ие
Подготовка
Подробное
описание
Документы и
материалы
17.00 -
20.00
Рассел
ение
Поездка в
Пансионат
Ответственные
за автобусы
объявляют о
способе
расселения.
с 20.00
до 3.00
Банке
т
1. Организация
банкета (служба
кейтеринга).
2. Аппаратура
для выступлений
3. Призы для
награждений
1.
Торжественная
часть (с
вручениями)
2. Квест для
сотрудников о
компании
3. Дискотека
Воскресенье, 2.09.2018
9.00-
10.00
Завтрак
10.00 -
13.00
Тимби
лдинг
Корпорати
вные игры
Подготовка
материалов для
проведения игр,
подготовка
поощрительных
призов
Проведение
игр с участием
персонала для
повышения
корпоративног
о духа
компании
Сценарии
игра,
поощритель
ные призы
13.30 -
16.00
Обед
Барбекю
16-00
до 17-
00
Подготовка
вещей к
отъезду
Обойти
закрепленные
коттеджи и,
собрать все
ключи,
проверить
вещи.
Списки по
расселению
от 17-
00 до
18-00
Подготовка
к отъезду
Ответственные
за автобусы
информируют
водителя, где
кого
высаживать.
18-00.
Отъезд
Основным пунктом осуществления проекта является его
экономическая эффективность. Для того, чтобы ее оценить нужно
определить затраты и доходы по проекту.
49
Перед тем, как перейти непосредственно к расчету затрат,
охарактеризуем основных подрядчиков по проекту.
Прежде всего, определяем локацию проведения мероприятия. Исходя
из расположения организации, приоритетным местом размещения
руководством определена зона в пределах 100 км от МКАД по
Ленинградскому направлению. В результате были отобран ряд вариантов
(таблица 6) и предложен на утверждение руководителю.
Таблица 6 – Варианты локации проведения мероприятия
Наименование
Отдален-
ность от
МКАД
Стоимость
для 1
человека
в сутки
Корпора-
тивные
скидки
Банкет-
ный зал
Организаци
я питания
Варианты
размещени
я
Дачный отель
«Истра Holiday»
56 км
от 1500
нет
нет
нет
номера,
коттеджи,
таун-хаусы
Отель
«Тропикана»
24 км
от 2000
нет
нет
да
номера
Пансионат
«Морозовка»
24 км
от 1800
нет
да
да
номера
Дачный отель
"Лада Holiday"
61 км
от 2500
нет
нет
да
коттеджи
Учебно-
гостиничный
комплекс
«Менделеево»
23 км
от 1000
да
да
да
номера
Дом отдыха
«Компонент»
60 км
от 1000
нет
нет
да
номера
Отель
«Солнечный»
56 км
от 1000
да
да
да (все
включено»
номера
Гостевой дом
«Усадьба в
Юрлово»
11 км
от 3000
да
да
да
номера
Итак, учитывая требования заказчика и ограниченность бюджета, из
представленных вариантов наиболее приемлемым является отель
«Солнечный» - единственный в своем роде отель в Подмосковье, где
работает система «все включено». Современные гостиничные корпуса с
комфортабельными номерами, рестораны, кафе, залы для конференций и
совещаний, бильярд, боулинг, SPA-центр, бассейн и сауны, спортивные залы
50
и открытые площадки для активного отдыха, летом оборудован пляж на
пруду с прокатом лодок.
Отель «Солнечный» в рамках проекта предоставляет услуги по
проживанию сотрудников, организации завтраков и барбекю,
предоставлению в аренду банкетного зала.
С учетом корпоративной скидки, стоимость проживания составит 2000
руб/чел, планируемая численность участников мероприятия – 50 чел.,
соответственно плановая стоимость услуг отеля «Солнечный» - 100 тыс. руб.
Поскольку на территории отеля услуга по организации банкета
является дорогостоящей (от 3000 р/чел.), в качестве альтернативного
варианта предложено для организации банкета привлечь кейтеринговую
компанию. Выбор осуществлялся из списка, представленного в таблице 7.
Таблица 7 – Варианты кейтеринговых компаний для
обслуживания банкета
Наименование
Обслуживание
банкетов
Выезд в
Подмосковье
Стоимость меню и
обслуживания на
1 человека, руб.
Кейтеринг тим
да
да
от 1900
Кейтер плюс
да
да
от 1500
Конгресс
кейтеринг
да
да
от 1000
Поляна кейтеринг
да
да
от 1800
Вбанкете
да
да, от 50 чел
от 2000
Душевная кухня
да
да
от 1600
Вкус жизни
да
да
от 3500
Столица банкетов
да
да
от 2500
Организация банкета предоставлена в компетенцию ООО «Кейтер
плюс», соотношение цена/ качество у которого является оптимальным, что
подтверждается долгосрочными партнерскими отношениями компании с
event-агентством.
Услуги и оборудования включенные в банкет, кроме продуктов и
напитков – доставка банкетных блюд, посуды и оборудования; сервировка
51
столов; термобоксы для горячих блюд; услуги официантов, повара и
помощника повара. Меню банкета представлено в приложении Г.
Стоимость услуги – 2000 р/чел, итого 100 тыс. руб.
Праздничное мероприятие предполагает награждение сотрудников, а
также проведение корпоративных игр с целью повышения уровня
корпоративной культуры. Для целей награждения и поощрений планируется
заказ сувенирной продукции.
Выбор подрядчиков осуществлялся из списка, представленного в
таблице 8.
Таблица 8 – Варианты подрядчиков для подготовки сувенирной
продукции
Наименование
Создание макетов
Срок выполнения
заказа
Корпоративные
скидки
Арт-сувенир
да
5-7 дней
да
еБазар
да
5-7 дней
нет
Деко
да
3-5 дней
да
Ветро
да
5-6 дней
нет
Альфа Сувенир
да
5-7 дней
нет
Декарт
да
3-5 дней
нет
Проманс
нет
2-4 дня
да
Дизайн
да
3-4 дня
да
Подрядчик – ООО «Дизайн», бюджет – 20 тыс. руб. Распределение
бюджета представлено в таблице 9.
Таблица 9 – Распределение бюджета на сувенирную и
подарочную продукцию
Продукция
Цена, руб.
Количество, шт.
Стоимость, руб.
Грамоты
20,0
50
1000,0
Медали «5 лет с нами»
200,0
15
3000,0
Календарь с
символикой компании
190,0
50
9500,0
Статуэтки «Лучший»
300,0
5
1500,0
Пакеты подарочные
20,0
50
1000,0
Кружки с логотипом
200,0
50
4000,0
52
Выбор подрядчиков для музыкального сопровождения и транспортного
обслуживания осуществлялся из числа постоянных партнеров event-
агентства.
Музыкальное сопровождение банкета (с 22.00 до 3.00) реализует ИП
Смирнов А.В. В услугу входит предоставление необходимой аппаратуры, а
также услуги диджея. Стоимость – 5000 р/час, итого 25 тыс. руб.
Для доставки сотрудников на базу отдыха и обратно компания
арендует 2 автобуса общей вместимостью 60 чел. Услугу предоставляет ИП
Коркунов А.Ю. Стоимость аренды транспорта – 40 тыс. руб.
Отдельно остановимся на проведении квеста. Сценарий
предоставляется компании в рамках договора с event-агентством,
материальное обеспечение, необходимое для организации и проведения
квеста – 10000 руб.
Директору ООО «Принт» были предложены следующие варианты
тематических квестов (летний):
- Особенности национальной охоты;
- Турпоход;
- Форт Боярд;
- Проклятие тайного острова;
- Город будущего;
- Пираты 21 века;
- Путешествие по странам;
- Индейцы;
- Гавайи.
Учитывая вид деятельности ООО «Принт» директором утвержден
вариант «Путешествие по странам», содержание которого приведено в
приложении Д.
При организации event нужно большое внимание уделять вопросам
бюджета мероприятия. Существуют определенные правила планирования
бюджета, а именно:
53
1) Планируйте бюджет гибко;
2) Спланировав бюджет и согласовав его, прилагайте все силы, чтобы
больше ничего не менять;
3) Если бюджет приходится менять и заново утверждать - он был
спланирован плохо;
4) Спланируйте буфер бюджета - заранее зарезервированные средства
на срочные непредвиденные нужды;
5) Утвердите реалистичные и понятные всем методы оценки
мероприятия.
При составлении бюджета необходимо соблюдать баланс творческого
и финансового планирования. Даже на этапе творческого планирования свои
идеи и их денежный эквивалент соотносить с реальными возможностями.
Для бюджетного планирования затрат необходимо представить по
каждой работе плановые затраты на нее, исходя из продолжительности
работы и существующих норм и нормативов.
Информация сводится в следующую таблицу (таблица 10).
Таблица 10 - Плановые затраты по операциям
Операция
Материалы
Услуги
сторонних
организаций
Трудовые
затраты
Прочие
Подготовка
мероприятия
Разработка и
согласование
концепции праздника
услуги event-
агентства –
30000 руб.
Директор 4 ч,
менеджер
проета – 6 ч
1000
Разработка и
согласование
подробной
программы
мероприятия
Директор 4 ч,
менеджер
проекта – 16 ч
1000
Сбор информации о
количестве
участников
Менеджер
проекта – 2 ч
1000
Выбор места
проведения
Менеджер
проекта – 16 ч
1000
Выбор подрядчиков
Менеджер
проекта – 20 ч
1000