54
Этап работы
Сроки
Содержание
Результат
Подготовител
ьный этап
01.11.2017-
20.11.2017
Публикация рекламы о
конкурсе на сайте.
Размещение листовок о
проведении конкурса в
ресторане. Размещение
потенциальными
участниками записей
своих номеров на портале
Namba.kz. Голосование за
участников конкурса.
Формирование группы
участников конкурса.
Выявление
потенциальных
участников шоу.
Организацио
нный этап
05.11.2017-
29.11.2017
Продвижение конкурса в
Интернет (на сайте
ресторана «Дамин», на
информационном портале
Namba.kz). Продвижение
конкурса в социальных
сетях.
Привлечение аудитории и
повышение интереса к
конкурсу.
01.12.2017-
03.12.2017
Отбор участников шоу
Формирование шоу-
программы из номеров 10
участников-победителей.
Заключитель
ный этап
05.12.2017
Проведение шоу в
ресторане «Дамин».
Публикация фото-отчета
на сайте ресторана и
портале Namba.kz.
Выступления
предварительно
отобранных участников и
определение победителя.
График Ганта представлен на рис. 10.
Мероприятие
Дата
01.11-
05.11
06.11-
10.11
11.11-
15.11
16.11-
20.11
21.11-
31.11
01.12-
03.12
04.12-
05.12
Публикация рекламы о конкурсе на сайте.
Размещение листовок о проведении
конкурса в ресторане. Размещение
потенциальными участниками записей
своих номеров на портале Namba.kz.
Голосование за участников конкурса.
Продвижение конкурса в Интернет (на
сайте ресторана «Дамин», на
информационном портале Namba.kz).
Продвижение конкурса в социальных
сетях.
Отбор участников шоу
Проведение шоу в ресторане «Дамин».
Публикация фото-отчета на сайте
ресторана и портале Namba.kz.
Рисунок 10. График Ганта
В таблице 4 и на рисунке 10 представлена информация по проведению
первого шоу-конкурса (всего за год будет проведено 10 таких мероприятий).
55
При планировании любой кампании необходимо учитывать бюджет, в
плохом случае организация может потерять гораздо больше, чем приобрести.
В бюджете нужно учитывать все, на что так или иначе расходуются деньги
компании. Сюда входят и з/п штатных сотрудников, и оформление
техническими средствами, и любые виды рекламы, и приглашенные
медиаперсоны – все это входит в бюджет , при организации того или иного
мероприятия. При разработке бюджета следует брать максимальную
стоимость по каждой из статей расходов, так как могут случиться
непредвиденные обстоятельства, которые приведут к проблемам в проведении
специального мероприятия.
Необходимые ресурсы для проведения специального мероприятия
представлены в таблице 5.
Таблица 5
Необходимые ресурсы для проведения мероприятия
Статья затрат
Стоимость
единицы, тг.
Количество
Продолжительност
ь
Общая
сумма, тг.
Публикация
рекламы о
конкурсе на
сайте.
17000
1
01.11-20.11
17000
Печать
листовок о
проведении
конкурса.
5
5000
01.11-20.11
25000
Ужин в
ресторане
17000
1
05.12
17000
Оплата услуг
организаторо
в конкурса
60000
1
01.11-05.12
60000
Итого затрат
-
-
-
109000
Таким образом, общие затраты на реализацию специального
мероприятия составляют 109000тг.
2.2 Работа с участниками до начала мероприятия
56
Проведенное исследование показало, что главная задача ресторана
«Дамин» для привлечения клиентов на свои мероприятия – это повышение
качества развлекательных программ.
При проведении специального события возможна демонстрация
товара, реклама которого ограничена. При этом на мероприятии нередко
удается продемонстрировать потребительские свойства товара-новинки. Еvent
-мероприятия влияют на позитивную активность участников мероприятия,
предоставляя им определенные выгоды, вызывают положительный заряд
эмоций, которые надолго останутся в их памяти. Еvent -мероприятия, как
правило, проводятся специализированными компаниями, так как это дает
большой коммуникативный и экономический эффект для заказчика. При этом
заказчик определяет место, время и целевую аудиторию.
Привлечение маркетингового агента связано с тем, что в настоящее
время подготовкой программ занимается продюсер развлекательных
программ ресторана. Высокая нагрузка на данного специалиста не позволяет
использовать весь потенциал праздника. Для полноценного
функционирования ресторана в социально-культурной сфере необходимо
наладить партнёрские отношения с фирмами, занимающимися подготовкой
развлекательных программ. Привлечение специалистов к созданию программ
позволит повысить их качество и привлекательность для клиентов.
К числу самых важных показателей хорошей работы поставщика event-
услуг относится высокая оценка со стороны заказчика. Именно заказчики
выступают главным элементом комплекса продвижения услуг компании.
Положительные отзывы прежних клиентов сохраняются для демонстрации
клиентам будущим — на инфоресурсах компании.
Прежние клиенты часто приводят новых, рекомендуя своим партнерам
то агентство, с которым уже есть положительный опыт сотрудничества.
Иногда сам список клиентов является лучшей рекомендацией event-компании.
Сегодня ведущие поставщики event-услуг участвуют в тендерах и предлагают
скидки, чтобы привлечь крупного заказчика, известного в масштабе страны.
57
В портфолио агентства входят сценарии самых успешных мероприятий,
все это используются в рекламно-информационной продукции. Большая часть
корпоративных клиентов заказывают организацию мероприятий регулярно, и
с удовольствием готовы сотрудничать с одним и тем же event-агентством. Но
здесь важно соблюдать стабильно хорошие результаты и предлагать новые
идеи.
Таблица 6
Предлагаемые партнёрские отношения ресторана «Дамин»
Название фирмы-партнера
Месторасположение
Праздничное агентство «Mironov
Entertainment»
г. Алматы, мкр. Таугуль 2, 14,
цокольное помещение
Event marketing агентство «Thirteen»
г. Алматы. Пр. Абая 175, уг.
ул. Тургут-Озала, офис 1
Шоу-агентство «Гротеск»
г. Алматы, ул. Желтоксан, 5 Б
Рассмотрим предполагаемых партнёров ресторана «Дамин».
Праздничное агентство «Mironov Entertainment» предлагает
организацию и проведение корпоративных праздников, дней рождений,
тематических вечеринок; организацию и проведение свадебных торжеств,
детских праздников; написание эксклюзивных сценариев, розыгрышей;
подбор ведущих, тамады; шоу-программы (танцевальные коллективы,
«живые» группы, эстрадные исполнители, звезды казахстанской и российской
эстрады); оформление цветами, тканью, шарами.
Event marketing агентство «Thirteen» предоставляет услуги по
организации мероприятий разнообразных форматов и уровней сложности, а
так же в разработке и координации проектов в сфере событийного маркетинга.
Шоу-агентство «Гротеск» занимается проведением праздников 14 лет.
Шоу-агентство «Гротеск» предлагает свои возможности, опыт и творческий
потенциал для проведения: свадьбы; юбилея, дня рождения; корпоративного
торжества; презентации; выпускного вечера; детского праздника; розыгрыша.
Очевидно, что привлечение специалистов к созданию программ
позволит повысить их качество и привлекательность для клиентов.
Еще одна выявленная проблема – это снижение доходности проводимых
мероприятий. Главная причина состоит в том, что поставщики услуг
58
повышают свои расценки. В этом плане перед рестораном стоит проблема –
как одновременно обеспечить высокое качество шоу-программ и
прибыльность мероприятия. При создании любого специального события
задействуется не только время, энергия, но денежные средства. В связи с этим
нами предлагается проведение таких мероприятий, где основными
участниками являются сами посетители ресторана, а именно – проведение шоу
«Стань звездой!». К участию в данном проекте предлагается привлечь
информационно-развлекательный портал Алматы Namba.kz.
На наш взгляд, будущее шоу зависит от степени заинтересованности
самих организаторов мероприятия – ресторана «Дамин» и портала Namba.kz
сделать его ярче, интереснее. Помимо этого, оно зависит от роста количества
положительных отзывов участников, а также от эффективности работы
режиссера шоу-программ ресторана «Дамин».
Этапы работы с заказчиком, ответственные за их реализацию
представлены в таблице 7.
Таблица 7
Этапы работы с заказчиком
Этап
Формируемые документы
Подписание договора на проведение
работ по организации конкурса с
маркетинговым агентством
информационно-развлекательного
портала Алматы Namba.kz
Договор о проведении специального
мероприятия.
Оплата услуг маркетингового
агентства информационно-
развлекательного портала Алматы
Namba.kz
Счет-фактура, платежное поручение
Разработка рекламы и публикация
рекламы о конкурсе на сайте.
Макет рекламы, еженедельный отчет о
количестве просмотров и откликов на
рекламу.
Размещение листовок о проведении
конкурса в ресторане.
Макет рекламы, еженедельный отчет о
количестве просмотров и откликов на
рекламу.
Отбор участников шоу
Видеоотчет о результатах конкурса.
Список участников конкурса.
Проведение шоу в ресторане
«Дамин».
Сценарий конкурса.
Публикация фото-отчета на сайте
ресторана и портале Namba.kz.
Фотоотчет
59
2.3. Подготовка проекта " Стань звездой "
Планируемые этапы подготовки мероприятия представлены в таблице 8.
Таблица 8
Этапы подготовки мероприятия
Этап
Сроки
Подписание договора на проведение
работ по организации конкурса с
маркетинговым агентством
информационно-развлекательного
портала Алматы Namba.kz
20.10.2017
Оплата услуг маркетингового
агентства информационно-
развлекательного портала Алматы
Namba.kz
21.10.2017
Разработка рекламы.
22.10.2017-28.10.2017
Разработка сценария конкурса
22.10.2017-28.10.2017
По данным таблицы 8 видно, что работа с маркетинговым агентством
начата 20.10.2017. К 28.10.2017 маркетинговое агентство предоставило
администрации ресторана «Дамин» полный пакет материалов для проведения
конкурса: макеты рекламы, как для публикации в Интернет, так и для печати;
медиа-план выхода рекламы в Интернет; сценарий конкурса.
В процессе подготовки мероприятия могут возникнуть проблемы,
требующие разрешения.
Таблица 9
Проблемы в процессе подготовки конкурса и пути их решения
Этап
Разногласие
Пути
решения
Планируем
ые сроки
Скорректирова
нные сроки
Подписание
договора на
проведение
работ по
организации
конкурса с
маркетинговы
м агентством
информационн
о-
развлекательн
ого портала
Алматы
Namba.kz
Цена на
услуги выше,
чем
обозначенная
в
преддоговорно
м процессе.
Согласоват
ь
расценки.
Найти
компромис
с.
20.10.2017
25.10.2017
Оплата услуг
маркетинговог
о агентства
Отсутствие
необходимых
финансовых
Приведет к
уплате
21.10.2017
Без
корректировки
60
информационн
о-
развлекательн
ого портала
Алматы
Namba.kz
ресурсов у
ресторана
«Дамин»
пени.
Исключить.
Разработка
рекламы.
Качество и
содержание
рекламных
материалов не
удовлетворяет
ресторан
«Дамин»
Переработк
а
рекламных
материалов
22.10.2017-
28.10.2017
22.10.2017-
07.11.2017
Разработка
сценария
конкурса
Содержание
сценария
конкурса не
удовлетворяет
ресторан
«Дамин»
Переработк
а сценария
22.10.2017-
28.10.2017
22.10.2017-
07.11.2017
По данным таблицы 9 видно, что все подготовительные этапы должны
закончиться по плану к 28.10.2017. Однако, в процессе подготовки конкура
возникли разногласия, в результате чего произошло перенесение даты на
07.11.2017.
2.4. Проведение и координация мероприятия
Известны определенные факторы способствующие успеху в проведении
специальных событий. Так, на первом этапе принятия решения о проведении
события этими факторами будут верная постановка целей и формулирование
адекватных ожиданий инициатора от мероприятия. То есть самое главное на
данном этапе – понять, для чего нужно то или иное мероприятия и
соответственно на кого оно будет направлено. Далее самым главным фактором
является грамотно скоординированная работа команды и его организаторов,
ее профессионализм и умение действовать в непредвиденных
обстоятельствах.
Поскольку все этапы организации и проведения конкурса связаны
между собой, можно сказать, что при удачном планировании
организационного процесса и его неукоснительного соблюдения можно
61
привлечь в ресторан новых клиентов, сформировать положительное
общественное мнение.
Проанализировав рынок потенциальной аудитории конкурентов, на
этапе продвижения шоу «Стань звездой!» рекомендуется использовать
следующие каналы распространения информации: слухи, личные контакты с
участниками, продвижение ресторана в социальных сетях и на портале
«Namba.kz».
Необходимо разработать рекламные материалы: афиши и баннеры (для
публикации на портале), листовки для печати и размещения в ресторане.
Важность данного этапа заключается в быстроте передачи информации
аудитории, в возможности охвата большого количества людей, а также
позволяет сэкономить средства инициатора (ресторан «Дамин») и партнера
шоу (портал «Namba.kz»).
Возможные разногласия в процессе реализации проекта и их влияние на
изменения в проекте представлены в таблице 12.
Таблица 12
Возможные разногласия в процессе реализации проекта и их
влияние на изменения в проекте
Мероприятие
Разногласие
Необходимые изменения
в проекте
1.Публикация рекламы
о конкурсе на сайте.
Публикация не вызывает
планируемого числа
откликов клиентов
Пересмотреть дизайн и
текст публикации.
Увеличить число показов
рекламы.
2.Размещение листовок
о проведении конкурса
в ресторане.
Не все посетители
ресторана получают
листовки.
Пересмотреть
количество листовок в
сторону увеличения.
Проконтролировать
работу администратора
зала на вопрос наличия
достаточного количества
листовок и
предоставления
листовок всем
посетителям ресторана.
3.Размещение
потенциальными
участниками записей
своих номеров на
портале Namba.kz.
Низкое количество
записей на участие в
конкурсе. Низкая
активность голосования.
Проверить корректность
работы системы записи и
голосования. Внести
коррективы в работу
системы при
необходимости.
62
Голосование за
участников конкурса.
Пересмотреть дизайн и
текст публикации.
Увеличить число показов
рекламы (см. п. 1).
Продвижение конкурса
в социальных сетях.
Низкая активность
пользователей.
Проконтролировать
своевременность
обновления информации
работником ресторана
«Дамин», ответственным
за работу с социальными
сетями.
Отбор участников шоу
Не сформирована база
участников конкурса.
Продлить проведение
конкурса.
Проведение шоу в
ресторане «Дамин».
Публикация фото-
отчета на сайте
ресторана и портале
Namba.kz.
По данным таблицы 12 видно, что проблемы, возникающие в процессе
проведения конкурса, могут привести:
1) к росту затрат на проведение конкурса;
2) увеличению продолжительности проекта.
При проведении первого мероприятия проекта окончание проекта было
перенесено на 27.11.2017, так как возникли разногласия на этапе
подготовительных работ.
При проведении следующих шоу, на наш взгляд, превышение
запланированного срока проведения конкурса составляет не более двух
недель.
2.5. Экономическая оценка реализованного проекта
63
Важным аспектом проведения event-мероприятий должна стать их
оценка
86
. В процессе проведения запланированных мероприятий
предполагается применение оценочных составляющих:
1. Уровень и качество информированности целевых групп о проведении
мероприятий, качество распространения информации, процент охвата целевой
аудитории, объем представленного информативного материала.
2. Оценка реакции целевой аудитории на представленные материалы в
контексте реализации мероприятий: оценка степени интереса путем опроса
(иных средств и методов).
3. Оценка изменения поведения приоритетной аудитории: увеличение,
снижение числа банкетов, числа посетителей ресторана.
4. Оценка качества event-мероприятий, исходя из их востребованности,
уровня интереса к ним. В частности, уровень посещаемости специальных
мероприятий.
При расчете эффективности мероприятия необходимы следующие
данные:
1) затраты на проведение мероприятия: 109 тыс.тг., таблица 5;
2) количество привлеченных клиентов: 100 чел. (прогноз);
3) средняя выручка за месяц: 20800 тыс.тг., расчет по данным
таблицы 9;
4) среднее число клиентов в месяц: 1 190 чел. (по данным ресторана
«Дамин»);
5) средняя рентабельность продаж: 14,4 % (по данным таблицы 13).
Таблица 13
Основные финансово-экономические показатели ресторана
«Дамин»
Показатели
2015 г.
2016 г.
отклонения
86
Шагайда, П.А. Международный опыт оценки эффективности событийного маркетинга [Текст] / П.А.
Шагайда // Экономические науки - 2013 - № 7(68) - С. 249-251