55
Рисунок 8 - Обобщенный алгоритм действий по управлению
дебиторской задолженностью (авторский подход)
Провести
сверку
расчетов.
Провести
резерв ДЗ
по УУ, БУ.
Списать БДЗ
в УУ.
Провести претензионно-
исковую работу.
Получить и передать
исполнительный лист в
Службу безопасности.
Финансовый
контроллер
Отдел
продаж
Бухгалтерия
Юридический
департамент
Служба
безопасности
Регламент процесса управления ДЗ
(последовательность действий)
Отследить
своевременность
оплаты.
Проверить
причину
задержки.
Послать запрос
на выяснение
причины.
Оценить
степень
риска.
Поставить
контрагента
в СТОП-
лист.
Провести
совещание
по ДЗ.
Рассчитать
резерв по
ДЗ.
Выяснить причину
задержки платежа.
Послать запрос на
предоставление
корректных
документов.
Проконтролировать
принятие решения о
возврате.
Осуществлять
регулярные
звонки.
Направить
претензионное
письмо.
Направить
предарбитражное
уведомление.
Начислить 100%
резерва по БДЗ в УУ.
Списать БДЗ в
бухгалтерском и
налоговом учете.
Получить денежные
средства по
исполнительному
листу.
Оценить перспективы
получения денежных
средств.
Провести анализ
контрагентов с оценкой
возможности получения
денежных средств.
56
Дадим пояснение к алгоритму:
Ежедневно формируется отчет «Взаиморасчеты с покупателями в разрезе
бухгалтерских накладных» и анализ неоплаченных в срок накладных.
Результат: выявление отгрузок с просроченным сроком оплаты.
Проверка наличия встречного долга по данным БУ или УУ:
- если встречные обязательства больше или равны долгу, то дальнейшее
рассмотрение отложить до еженедельного совещания по ДЗ;
- если сумма встречного долга меньше ПДЗ, то переход к следующему
шагу.
Результат: принятие решения о необходимости дальнейшего анализа
ПДЗ.
Ежедневно направлять письмо ответственному по договору менеджеру с
копией отчета по ПДЗ по вновь появившимся просроченным долгам с запросом
информации по причинам возникновения ПДЗ. Еженедельно направлять отчет
по ПДЗ по реализации прочих материалов и услуг директорам по
направлениям.
Результат: письменный запрос отправлен менеджеру по продажам или
директору направления.
Позвонить контрагенту и выяснить причину задержки платежей и
планируемый срок закрытия ПДЗ.
Результат: информация о причине задержки платежа и плановых сроках
закрытия ПДЗ.
В случае если причина задержки платежей - в неправильно оформленных
документах, запросить по электронной почте корректный пакет документов у
руководителя цеха отгрузки и известить по электронной почте финансового
контролера о сумме неправильно оформленных документов.
Результат: запрос на предоставление корректного пакета документов.
Если причина задержки платежа - в наличии возврата, запросить
информацию о сроках проведения возврата продукции у руководителя группы
клиентского сервиса и проконтролировать указанные сроки. Известить по
57
электронной почте финансового контролера о сумме возврата и планируемых
сроках возврата продукции.
Результат: сумма и сроки возврата сообщены по электронной почте
финансовому контролеру.
На основании информации о причинах задержки платежа, сумме ПДЗ,
истории платежей и задолженности по периодам принять решение о
приостановлении отгрузок в адрес контрагента.
Результат: принятие решения о приостановлении отгрузок.
Внести запись в СТОП-лист в 1С с фиксацией запрета отгрузок и
известить по электронной почте ответственного по договору о
приостановлении отгрузок и расчетов с данным контрагентом.
Результат: запрет отгрузок и оплат контрагенту.
Проведение еженедельного заседания, участники - финансовый директор,
финансовый контролер, заместитель директора по безопасности, начальник
отдела финансового контроля и отчетности, коммерческий директор,
менеджеры по продажам.
Результат: план мероприятий по взысканию ПДЗ, представление о
списании БДЗ в УУ (решения: утверждение плана по сбору ПДЗ, оценка
контрагента на предмет экономической устойчивости, вынесение запрета на
отгрузки контрагенту, подача заявления в суд, представление на списание БДЗ
в УУ).
Рассчитать сумму резерва по сомнительным долгам в УУ в соответствии
с утвержденной методикой.
Результат: расчет резерва по сомнительным долгам.
Провести сверку расчетов: сформировать акт сверки, направить по
электронной почте акт сверки контрагенту, получить обратную связь от
контрагента, устранить все неточности расчетов, подписать сверенный акт и
отправить его скан-копию по электронной почте, получить со стороны
контрагента акт сверки в электронной или бумажной версии.
Результат: подписанный акт сверки расчетов.
58
На основе данных от финансового контролера провести резерв по
сомнительным долгам в УУ.
Результат: данные по ДЗ приведены в актуальное состояние.
В соответствии с планом мероприятий по взысканию ПДЗ осуществлять
регулярные звонки контрагенту с напоминанием о ПДЗ и уточнением срока
закрытия ПДЗ.
Результат: отчет о звонках.
По решению совещания по ДЗ подготовить и направить контрагенту
претензионное письмо по электронной почте с обязательной копией
финансовому контролеру.
Результат: направленное по электронной почте претензионное письмо.
По решению совещания по ДЗ подготовить и направить контрагенту
предарбитражное уведомление по почте с уведомлением и по электронной
почте - финансовому контролеру.
Результат: направленное по почте предарбитражное уведомление.
На еженедельных совещаниях по ДЗ и по решению общего собрания
служба безопасности должна провести поиск информации по контрагенту и
оценить возможность взыскания денежных средств по суду и довести до
общего собрания информацию к следующему совещанию по ДЗ.
Результат: оценка возможности взыскания денежных средств.
На еженедельном совещании служба безопасности доводит информацию
о невозможности взыскания ПДЗ, где принимается решение о списании ДЗ в
УУ.
Результат: списанная безнадежная дебиторская задолженность в УУ.
В случае наличия возможности взыскания денежных средств по суду
общим решением собрания по ДЗ принимается решение о подаче искового
заявления в суд (собираются необходимые документы для подтверждения
суммы долга, подается исковое заявление, даются разъяснения в суде,
добиваются принятия положительного решения по иску).
Результат: получение решения о взыскании долга.
59
В случае принятия положительного решения арбитражным судом следует
получить исполнительный лист и передать в службу безопасности.
Результат: исполнительный лист.
Провести мероприятия по взысканию денежных средств по
исполнительному листу.
Результат: проведены мероприятия по получению денежных средств.
Не реже, чем раз в полгода, проводить оценку возможности взыскания
денежных средств и представлять информацию на совещании по ДЗ.
Результат: оценка возможности получения денежных средств.
В случае получения информации от службы безопасности о
невозможности взыскания денежных средств с контрагента на общем собрании
по ДЗ принимается решение о признании долга безнадежным, начисление
бухгалтерии 100%-й суммы долга в резерв по БДЗ в УУ.
Результат: начисленный 100%-й резерв по БДЗ.
Списание БДЗ в БУ при невыполнении одного из следующих условий:
истек установленный срок исковой давности на основании акта
государственного органа или ликвидации организации, невозможность
взыскания подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя
(либо невозможность установить место нахождения должника, его имущества,
сведения о принадлежащих ему денежных средствах, либо у должника
отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все
принятые приставом меры оказались безрезультатными).
Результат: списание БДЗ.
В анализируемом примере не рассматривается процесс управления
дебиторской задолженностью на этапе заключения контракта, так как в данном
процессе большинство компаний, в зависимости от размера компании,
стратегии, уровня компетенции менеджмента, специфики бизнеса и др., сами
разрабатывают индивидуальную систему риск-менеджмента и кредитную
политику, начиная от простейшего уровня (решение изначально принимает
коммерческий департамент, наиболее лояльный к риску) и доходя до
60
профессионального уровня (матричная система оценки рисков экономической
устойчивости развития контрагента, основанная на принятии коллегиального
решения, и проведение кредитных комитетов).
В то же время отразим недостатки внутренней системы риск-
менеджмента:
1. Не ликвидирует основной риск - риск неполучения дебиторской
задолженности. Обеспечивает превентивные меры, но не предусматривает
полной защиты в связи с наличием таких аспектов, как человеческий фактор,
чрезвычайные ситуации, макроэкономические факторы, политические риски и
т.д.
2. Трудоемкий процесс кредитного контроля и дальнейшего взыскания
требует значительных инвестиций, создание «с нуля» и тем более в
оперативном режиме малоэффективно. Необходимы опыт и отработанные
методики. Более эффективна кооперация в данной области со
специализированной компанией.
3. Не всегда позволяет оперативно решать вопрос о предоставляемых
лимитах в связи с ограниченностью информации в открытых источниках. Не
все компании-покупатели готовы открыто предоставлять информацию,
особенно если речь идет об экспорте.
4. Урегулирование задолженности «один на один» - трудоемкое,
затратное и часто малоэффективное мероприятие. Никакие политики и
регламенты данную проблему не решают.
В качестве рекомендаций для предприятий было предложено изучить
вопрос страхования дебиторской задолженности и возможности использования
факторинга при острой необходимости в случае возникновения кассовых
разрывов. Обоснование сводится к тому, что анализируемые компании имеют
диверсифицированную структуру продаж, где более 500 покупателей в разных
регионах/странах и разного масштаба деятельности работают на условиях
отсрочки. Поэтому решением может служить использование кредитного
страхования (как портфельный инструмент) плюс регрессный факторинг по
61
части дебиторов, в период, когда компания испытывает потребности в
привлечении оборотного капитала.
В результате компании могут достигнуть следующих результатов:
минимизация риска убытков по портфелю;
внедрение мониторинга на постоянной основе;
привлечение финансирования по минимальной стоимости;
снижение операционных затрат на риск-менеджмент, взыскание
задолженности;
развитие продаж на безопасной основе и с гарантией возмещения.
Поэтому для менеджмента компании целесообразно провести анализ
эффективности использования собственных механизмов защиты бизнеса и
оценку затрат при использовании инструментов кредитного страхования.
Отметим основные проблемы предприятия, связанные с дебиторской
задолженностью, где выявляются возможные риски поставщиков:
риск потери ликвидности;
риск штрафов по валютному законодательству;
риск потери конкурентоспособности;
риск потерь доли рынка;
издержки на привлечение третьих лиц по возврату долгов и др.
Отразим основные варианты работы со снижением издержек,
используемые на практике:
факторинг - как правило, регрессный (риск неоплаты контрагентом
остаётся на удержании поставщика);
предоплата (аванс), гарантии, поручительства - ограничивают развитие
бизнеса поставщика;
кредитные информационные агентства - предоставляя рекомендуемые
кредитные лимиты, опираются только на данные финансовых и управленческих
отчетов, не несут финансовой ответственности за представленное решение
(риск неоплаты контрагентом остается на удержании поставщика);
залоговые схемы - трудозатратно, требует времени на оценку;
62
кредитное страхование (страхование ДЗ) - это инструмент защиты и
развития бизнеса по принципу 3 в 1: бизнес-информация о российских и
зарубежных компаниях, финансовый анализ и оценка кредитных рисков
дебиторов; взыскание дебиторской задолженности; компенсация понесенных
убытков вследствие неоплаты долга покупателями.
Для оценки эффективности работы инструмента страхования ДЗ
рассмотрим два варианта взыскания просроченной задолженности [5] (рис. 9).
В первом случае компания взыскивает задолженность своими силами, а во
втором - использует страхование дебиторской задолженности. К примеру,
поставщик отгружает продукцию на компанию-дебитора в 1 млн руб., дебитор
не платит вовремя - начинаются судебные тяжбы, уровень инфляции в годовом
выражении возьмем за 7% в 2014 г.:
1. С момента подачи иска в суд и истребования задолженности проходит
11 мес., издержки на ведение дела предположительно составят 50 тыс. руб.,
итого:
Инфляция за 11 мес. = 1 000 000 руб. * 0,07 * 11/12 = 64 166,66 руб.,
убыток с учетом инфляции и с затратами на взыскание составит более 114 тыс.
руб.
2. В случае застрахованной поставки товара страхователь получает
выплату 90% через 5 мес., издержки на ведение дела ложатся на страховщика, с
учетом инфляции, итого:
Страховая выплата = 900 000 руб. - 900 000 руб.* 0,07 * 5/12 = 873 750
руб.
С учетом взыскания полностью долга через 11 мес. страхователь получает
оставшиеся 10% от 1 млн руб. с учетом инфляции - 93 583,33 руб.
Убыток = 1 000 000 руб. - 873 750 руб. - 93 583,33 руб. = 32 666,66 руб.
63
Рисунок 9 - Оценка затрат при различных вариантах
взыскания просроченной задолженности (по данным
материалов ЗАО «Кофас Рус Страховая Компания)
Таким образом, эффективность страхования ДЗ подтверждается
минимизацией убытков при условии удачного взыскания просроченной
задолженности через суд в первом и втором случаях. Однако если
предположить, что по суду взыскать с должника не удастся ничего, то в пользу
страхования говорит факт гарантированного возмещения в размере 90% от
застрахованного лимита.
Страхование кредитных рисков (ДЗ) - это защита бизнеса производителя
(поставщика) товаров, услуг по сделкам коммерческого кредитования с
условием об отсрочке или рассрочке платежа против неплатежей, задержки
885833 р.
64
платежей или несостоятельности (банкротстве) контрагента, в том числе и при
самоликвидации.
Функции страхования при управлении ДЗ:
защита самого большого актива - торгового оборота в виде
дебиторской задолженности;
защита от непредвиденных и чрезмерных убытков, приводящих к
финансовым катастрофам;
предотвращение ущерба при реализации риска неисполнения
обязательств по поставке денежных средств контрагентами;
один из эффективных инструментов управления кредитными рисками.
Стоит отметить, что инструмент страхования не отменяет принцип
внедрения кредитной политики на предприятии, а служит дополнением и
улучшением механизмов кредитного менеджмента, где кредитное страхование:
не предназначено для управления нормальным уровнем убыточности;
не является защитой от порчи или потери товара;
не является заменой практики кредитного менеджмента;
не является способом извлечения непосредственной прибыли от
страхования;
не является заменой других инструментов управления кредитными
рисками.
Страхование дебиторской задолженности является эффективным
инструментом защиты бизнеса от убытков вследствие неоплаты задолженности
покупателями, получающими отсрочку платежа. Данный инструмент способен
защитить бизнес от негативных последствий дефолта одного или нескольких
покупателей, а также поможет принимать эффективные решения относительно
коммерческих рисков. Таким образом, экономическая устойчивость дебиторов
является важнейшей характеристикой экономической деятельности компании в
рыночных условиях.
Таким образом, проведенное исследование позволяет сделать следующие
выводы: