52
управления дебиторской и кредиторской задолженностью ООО «УК «Теплый
Дом» в рассматриваемом периоде, в связи с чем опираясь на практический
опыт управления и контроля задолженностью на предприятии нами
рекомендованы следующие мероприятия, направленные на повышение
эффективности управления дебиторской и кредиторской задолженности
56
:
1) в качестве мер по оптимизации управления дебиторской
задолженности ООО «УК «Теплый Дом» предлагается принять определенную
кредитную политику в отношении дебиторов;
2) предлагается осуществлять контроль существующей задолженности
путем внедрения реестра старения дебиторской и кредиторской задолженности.
Рассмотрим подробнее обозначенные направления.
Ввиду отсутствия четкого плана и алгоритма действий по управлению
дебиторской задолженностью было предложено разработать на ближайший год
кредитную политику организации (уточнить цели и задачи, принятые
стандарты, подходы и условия).
Приведем типичную структуру этого документа:
- цели кредитной политики;
- тип кредитной политики;
- стандарты оценки покупателей.
Подразделения, задействованные в управлении дебиторской
задолженностью.
Целями кредитной политики должны быть повышение эффективности
инвестирования средств в дебиторскую задолженность, увеличение объема
продаж (прибыли от продаж) и отдачи на вложенные средства.
56
Хамидуллин З.З. Учет и контроль дебиторской задолженности как основа денежных расчетов между
предприятиями // Science Time. - 2017. - № 4 (40). - С. 216; Турко О.О. Организационно-методические
вопросы учета дебиторской задолженности в системе управления предприятием / НИРС - первая
ступень в науку: Сб. научных трудов по материалам XXXIX международной научно-практической
конференции, 2016. - С. 83; Прохорова Л.М., Челнокова С.В. Управление дебиторской
задолженностью как составной частью оборотных средств на предприятии // Экономика и
предпринимательство. - 2014. - № 11-3 (52-3). - С. 606-608.
53
Помимо формализации целей управления дебиторской задолженностью
в кредитной политике следует определить задачи, решение которых позволит
достичь целевых значений (например, выход на новые рынки сбыта, завоевание
большей доли существующего рынка, формирование репутации, минимизация
стоимости кредитных ресурсов). Каждая сформулированная задача должна
иметь количественное измерение и сроки выполнения.
Необходимо внедрить систему, при которой работа на условиях
товарного кредита с новыми покупателями, у которых нет кредитной истории,
невозможна. И прежде чем предоставлять кредит и судить о том, на какую
сумму и срок он будет предоставлен, со стороны ООО «УК «Теплый Дом»
должен быть затребован пакет финансовой документации.
Покупатели, как правило, имеют различные возможности по объемам
закупок, своевременности оплаты и претендуют на различные условия
предоставления отсрочки платежа.
Для того чтобы дифференцировать условия коммерческого
кредитования, но при этом избежать злоупотреблений со стороны менеджеров
отдела продаж, необходимо разработать алгоритм оценки покупателей.
Создание алгоритма дифференциации условий предоставления отсрочки
платежа предполагает выполнение ряда шагов.
1. Отбор показателей, на основании которых будет проводиться оценка
кредитоспособности контрагента (своевременность погашения ранее
предоставленных отсрочек платежа, прибыльность бизнеса, ликвидность,
размер чистых оборотных активов и т. д.).
2. Определение принципов присвоения кредитных рейтингов клиентам
компании. Рейтинг присваивается на определенный период, по истечении
которого должен пересматриваться, например, раз в месяц.
3. Разработка кредитных условий для каждого кредитного рейтинга, то
есть определение: цены реализации; времени отсрочки платежа; максимального
размера коммерческого кредита; системы скидок и штрафов.
54
В качестве двух наиболее важных характеристик кредитоспособности
покупателя руководство ООО «УК «Теплый Дом» может выделить платежную
дисциплину и объем продаж (в денежном выражении) в предшествующие
периоды. Сначала клиенты ранжируются по платежной дисциплине.
Получившие рейтинг «D» или «E» к ранжированию по объему продаж не
допускаются (табл.19).
Таблица 19
Значения кредитных рейтингов
Платежная дисциплина
Объем поставок
Просрочка оплаты, дни
Рейтинг
Сумма реализации за год,
в % от выручки
Рейтинг
Больше 60
Е
Меньше 1%
Е
Меньше 60
D
От 1% до 5%
D
Меньше 30
С
Больше 5%
С
Меньше 7
В
Больше 30%
В
0
А
Больше 60%
А
Для компаний, получивших рейтинги «А», «В» и «С», рекомендованы
следующие условия работы:
- рейтинг «С»: работа с такой компанией только при условии наличия
залога;
- рейтинг «B»: обязательное описание в договорах системы штрафов и
пеней и их строгое исполнение;
- рейтинг «А»: предоставление отсрочки платежа без использования
санкций со стороны компании.
На основании рейтинга объема поставок определяется максимально
допустимый объем кредита и цены на реализуемую продукцию. Подобное
ранжирование удобно в повседневной деятельности для принятия оперативных
решений.
При необходимости принятия стратегического решения, например при
выборе из двух покупателей наиболее перспективного, следует учитывать
более широкий набор факторов, чем объем закупок и платежная дисциплина.
55
Могут использоваться такие показатели, как рентабельность продаж и
перспективный объем реализации покупателю.
Также немаловажно рассмотрение неколичественных характеристик:
репутация клиента на рынке и существование гарантов (обеспечителей). Для
проведения комплексной оценки стратегической привлекательности того или
иного клиента могут использоваться балльные системы оценки перечисленных
выше показателей.
Можно порекомендовать предоставлять клиентам компании
информацию о принципах присвоения рейтингов и кредитных условиях по
каждому из рейтингов. Это позволит дополнительно мотивировать своих
покупателей на своевременное исполнение обязательств.
Раздел 4 кредитной политики призван разграничить уровни управления
дебиторской задолженностью. Необходимо строго распределить
ответственность за управление дебиторской задолженностью между всеми
службами.
Оправданна схема распределения ответственности, при которой
коммерческая служба отвечает за продажи и поступления, финансовая служба
берет на себя информационную и аналитическую поддержку, а юридическая
служба обеспечивает юридическое сопровождение (оформление кредитного
договора, работа по взиманию задолженности через суд).
Так всю работу в компании с дебитором ведет коммерческий директор,
если же платеж не поступает за два-три дня до истечения срока оплаты, то
дебитор передается в ведение ассистента финансового директора по
дебиторской задолженности. В его обязанности входит составление
предупредительных писем, телефонные переговоры и другая
предупредительная работа. Все это позволяет избежать необходимости решать
вопрос о взыскании дебиторской задолженности в арбитражном суде.
Необходимо не только распределить ответственность между
подразделениями, но и описать действия всех занятых в управлении
дебиторской задолженностью сотрудников.
56
Ответственность сотрудников организации ООО «УК «Теплый Дом»
можно сформулировать в регламенте управления дебиторской задолженностью,
представленного в виде таблицы 20.
Таблица 20
Регламент управления задолженностью в ООО «УК «Теплый Дом»
Этап
управления
дебиторской
задолженностью
Процедура
Ответственное лицо
(подразделение)
Критический срок
оплаты не
наступил
Заключение договора
Коммерческая служба
Выставление счета
Финансовая служба
Уведомление о сумме и
расчетных сроках погашения
дебиторской задолженности
За 2-3 дня до наступления
критического срока оплаты -
звонок с напоминанием об
окончании периода отсрочки, а
при необходимости - сверка
сумм
Просрочка до 7
дней
При неоплате в срок - звонок с
выяснением причин,
формирование графика
платежей
Коммерческая служба
Прекращение поставок (до
оплаты)
Коммерческая служба
Направление
предупредительного письма о
начислении штрафа
Финансовая служба
Просрочка от 7 до
30 дней
Начисление штрафа
Финансовая служба
Предарбитражное
предупреждение
Юридический отдел
Ежедневные звонки с
напоминанием
Коммерческая служба
Переговоры с ответственными
лицами
Просрочка от 30
до 60 дней
Командировка ответственного
лица, принятие всех возможных
мер по досудебному
урегулированию
Коммерческая служба
Официальная претензия
(заказным письмом)
Юридический отдел
Просрочка более
60 дней
Подача иска в арбитражный суд
Юридический отдел
57
На основании отчетов по критическому сроку погашения дебиторской
задолженности менеджеры будут ежедневно контролируют ситуацию по
расчетам. Часть их заработной платы зависит от своевременного погашения
дебиторской задолженности.
Финансовая служба на основании данного регламента сформирует
основные принципы управления дебиторской задолженностью - лимиты, сроки,
условия предоставления кредита, контроль погашения. Если просрочка
составляет больше 30 дней, то информация об этом передается руководителю
службы продаж для контроля. На определенном этапе выставляется претензия,
подключаются служба безопасности и юридический отдел.
Следующим шагом на пути оптимизации станет предложение по
созданию реестров старения дебиторской и кредиторской задолженности. Эти
таблицы помогут в дальнейшем четко отслеживать суммы имеющихся
задолженностей и сроки их погашения. Реестры старения отражают
распределение задолженности по срокам и по процентной доле, приходящейся
на каждый из периодов просрочки. Данный вид отчета целесообразно
составлять не реже одного раза в месяц, а также подводить промежуточные
квартальные итоги и уже потом годовой результат.
Реестр старения дебиторской задолженности поможет вовремя
отследить и впоследствии избежать недополучение предприятием выручки за
ранее оказанные услуги и тем самым избежать нехватки денежных средств.
Таким образом, основные проблемы, с которыми может столкнуться
любая организация при возникновении дебиторской задолженности:
- отсутствие достоверной информации о сроках погашения обязательств,
в том числе о величине затрат, связанных с изменением размера дебиторской
задолженности и времени ее инкассации;
- отсутствие контроля просроченной и сомнительной задолженности;
- распределение функций ответственности между разными
подразделениями за аккумулирование (сбор) денежных средств, анализ
дебиторской задолженности и принятие решения о предоставлении кредита.
58
В качестве мер по оптимизации управления дебиторской задолженности
ООО «УК «Теплый Дом» было предложено принять определенную кредитную
политику в отношении дебиторов, главными целями и задачами которой
являются: повышение эффективности инвестирования средств в дебиторскую
задолженность, увеличение объема продаж (прибыли от продаж) и отдачи на
вложенные средства. Ранжирование клиентов и присвоение каждому из них
определенных рейтингов, а также распределение ответственности между
службами в регламенте управления дебиторской задолженностью должны
благоприятно повлиять на текущую ситуацию по расчетам с должниками
организации.
Создание реестров старения дебиторской и кредиторской задолженности
представляют собой часть общей ее политики, которая включает в себя
управление дебиторской и кредиторской задолженностью, выбор условий
реализации продукции и инкассации задолженности заказчиков, выработку
политики произведения платежей и движения денежных средств для
достижения необходимого уровня финансовой устойчивости организации.
3.2. Влияние предлагаемых мероприятий на изменение дебиторской и
кредиторской задолженности предприятия
При оценке экономического эффекта от использования традиционных и
современных методов управления дебиторской и кредиторской
задолженностью в ООО «УК «Теплый Дом» было установлено, что для данного
предприятия наибольший результат достижим при применении стандартных
мероприятий минимизации дебиторской кредиторской задолженности.
Информация о кредиторах должна быть оперативной и отражать
текущее состояние задолженности. Для целей погашения задолженности
кредиторы могут быть сгруппированы по двум категориям: первоочередные и
второстепенные. Очередность должна быть определена с точки зрения
последствий задержки платежа. Например, если задержка платежа может
привести к прекращению поставок сырья и остановке работы коммерческой
организации, в таком случае этот поставщик является более приоритетным
59
кредитором. Аналогично, кредитор, имеющий претензии, которые порождают
значительную сумму задолженности по процентам, также должен
рассматриваться как первоочередной (неуплата процентов может привести к
существенному росту задолженности). Кроме того, коммерческие банки,
владеющие залоговыми требованиями, и государство (платежи по налогам и
сборам) должны быть отнесены к первоочередным кредиторам, неуплата
которым может означать предъявление исков в суд против коммерческой
организации. Необходимо планировать платежи по мере возникновения
задолженности в отдельности от корректировок, которые могут произойти в
результате реструктуризации долга. При анализе кредиторской задолженности
принимают во внимание информацию, влияющую на очередность и срочность
платежа. В качестве мероприятия по оптимизации управления кредиторской
задолженности ООО «УК «Теплый Дом» было предложено решить две задачи:
- определить объем денежных средств, которыми располагает
организация для погашения долгов;
- провести ряд мероприятий, направленных на увеличение денежных
средств, необходимых для погашения долгов.
В процессе определения объема денежных средств, которыми
располагает организация для погашения долгов, выявляются ожидаемые
денежные поступления и платежи коммерческой организации в течении
планируемого периода. Разница между поступлениями и платежами
организации будет служить отправной точкой для определения возможности
оплаты долгов.
Платежный календарь поможет ООО «УК «Теплый Дом» установить
сумму задолженности, а также оценить возможную сумму выплат кредиторам в
будущем. Оцениваемые значения должны быть основаны на оперативных
результатах деятельности организации в предыдущих периодах, а также с
учетом текущей ситуации и общих тенденций развития рынка.
Расчет сумм, которые ООО «УК «Теплый Дом» может направить на
погашение кредиторской задолженности, показана в таблице 21
60
Таблица 21
Расчет сумм, которые ООО «УК «Теплый Дом» может направить на
погашение кредиторской задолженности. Анализ денежных
потоков (тыс.руб.)
Наименование /
период
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
1.Поступление
денежных средств
от основной
деятельности
1.1.Выручка от
продаж в
денежной форме
4 183
5 883
5 509
-
-
-
1.2.Взыскание
дебиторской
задолженности
1 407
2 814
469
-
-
-
1.3.Процентный
доход
-
-
-
-
-
-
1.4.Продажа
активов
-
-
-
-
-
-
1.5.Прочее
-
-
-
-
-
-
Итого:
5 590
8 697
5 978
-
-
-
2.Платежи по
основной
деятельности
2.1.Себестоимость
1 673
2 353
2 204
-
-
-
Итого:
1 673
2 353
2 204
-
-
-
3.Свободные
денежные
средства для
выплаты
задолженности
3 917
6 344
3 774
-
-
-
Включенный в данную таблицу раздел состоит из всех ожидаемых
денежных поступлений организации в течении 6 месяцев. Поступление
денежных средств определены для каждого планового периода по каждому
источнику. Включенные в данную таблицу примеры демонстрируют основные
источники денежных средств, которые организация может получить в течение
прогнозируемого периода:
- Выручка от продаж (в денежной форме) включает продажи без
предоставления коммерческого кредита и за «живые» денежные средства,
перечисленные на счета в банке (полученные в кассу) в каждом периоде.
Продажи в кредит не включаются.
- Взыскание дебиторской задолженности включает прогнозные
поступления денежных средств от погашения дебиторской задолженности.
61
Включенные в данную таблицу расходы представляют ожидаемые
денежные выплаты в течение следующих 6 месяцев.
Если обнаружится, что в результате анализа сумма денежных средств,
свободных для оплаты долга меньше, чем сумма, которую необходимо
заплатить, то необходимо предпринять ряд мер с целью покрытия дефицита.
К возможным методам увеличения количества денежных средств для
погашения задолженности относятся: изыскание дополнительных денежных
поступлений от основных средств; взыскание дебиторской задолженности со
скидкой; уступка прав требования (цессия) и пр.
Решение о применении вышеуказанных методов основывается на
конкретных возможностях, которыми располагает организация (таблица 22).
Таблица 22
Меры ООО «УК «Теплый Дом» по увеличению количества
денежных средств для погашения задолженности (тыс. руб.)
Наименование /
период
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
1.Возможности по
погашению
задолженности
Начальное сальдо
по денежным
средствам
0
0
0
-
-
-
+Свободные
денежные
средства для
выплаты
задолженности
(см.стр.3 табл.17)
3 917
6 344
3 774
-
-
-
=Общее
количество
денежных средств
для выплаты
задолженности
3 917
6 344
3 774
-
-
-
2.Увеличение
количества денег
для выплаты
задолженности
+продажа
основных средств
-
-
-
-
-
-
+Сбор
дисконтированных
платежей
-
-
-
-
-
-