12
При этом для каждого сотрудника предприятия создана возможность
использования не только персонального компьютера, но и мобильных
решений – планшетов, смартфонов.
Однако, главным условием является получение доступа в сеть
Интернет, для того чтобы осуществлять работу с электронными
документами и выполнять операции по их созданию, редактированию,
согласованию и утверждению [2, c.50].
Можно сказать, что организация систем облачного
документооборота создает экономию на денежных средствах, упрощает
процессы установки программного обеспечения, а также совершенствует
ИТ-инфраструктуру предприятия.
В облачных системах электронного документооборота реализованы
принципы гибкости и масштабируемости данных и это создает
возможности подключения к одной системе большого количества
пользователей, находящиеся друг от друга на удаленном расстоянии.
Применение систем облачного документооборота создает
возможности компаниям стандартизации документа и использования
единой версии программного продукта в отношении всех подразделений
организации. Недостатками использования облачных систем электронного
документа являются обеспечение защиты передаваемой
конфиденциальной информации, возможные технические сбои в облачном
сервисе за счет различных обстоятельств и большая зависимость от
провайдера облачных услуг [14, c.247].
В настоящее время облачные информационные системы
поставляются компанией «Электронные офисные системы», среди
которых следует отметить облачную систему электронного
документооборота eDocLib, основанную на модели развертывания SaaS.
13
В облачной системе электронного документооборота eDocLib
реализованы функции традиционных систем электронного
документооборота, приведенные на рисунке 5.
Рисунок 5 – Функции облачных информационных систем
электронного документооборота
В качестве второго примера облачной системы электронного
документооборота можно привести «07.ДОК», она является совместной
разработкой компании «Ростелеком» и «Электронные офисные системы».
Облачная система электронного документооборота 0.7.ДОК
используется в организациях различной формы собственности, в том числе
органами государственной власти и местного самоуправления, а также
различными бюджетными организациями [3, c.26].
В системе осуществляется поддержка функций администрирования и
хранения документов, быстрого поиска документов и формирования
отчетов для принятия управленческих решений.
В качестве третьего примера можно привести облачную
информационную систему Docsvision, которая позволяет управлять
документами, а также бизнес-процессами [38].
1
• Перевод бумажных документов в электронную форму
2
• Регистрация и систематизация документов в системе электронного
документооборота
3
• Реализация функции по управлению жизненным циклом
электронных документов от создания проекта до его согласования
4
• Утверждения, рассылки и выдачи поручений и заданий до полного
исполнения и помещения в архив
14
Облачная информационная система Docsvision направлена на
предприятия малого и среднего бизнеса. В ней обеспечивается хранение
различных документов и файлов, а также выполнение функций по
резервному копированию, переносу файлов и документов в рабочие папки,
ускорен поиск и просмотр документа в режиме онлайн, организована
возможность управления жизненным циклом документов с
осуществлением контроля их версий и настройкой маршрутов
согласования [32, c.36].
Для работы с документами свою разработку на рынке программного
обеспечения предложила и компания «СКБ Контур». Облачная система
управления документооборотом Диадок создает возможности организации
обмена любыми внутренними и внешними документами, защищенными
электронной подписью.
Облачная CRM-система (Customer Relationship Management) – это
система, направленная на регулирование отношений с потенциальными и
постоянными клиентами, она также позволяет оптимизировать работу
сотрудниками и ускорить процессы ведения бизнеса.
Облачная CRM-система является удобным инструментом,
направленным на повышение управления продажами, а также улучшение
качества обслуживания клиентов за счет интеграции всего необходимого
документооборота, автоматизации бизнес-процессов и создание
возможности оценки проделанной работы [24, c.50].
Облачная CRM-система является программным обеспечением,
позволяющим автоматизировать взаимодействие с клиентами. В ее основе
находится специальное программное обеспечение или браузеры
пользователя, которые позволяют оперировать с бухгалтерскими,
складскими, персонифицированными данными сотрудников и вести
клиентскую базу.
15
Облачные CRM-системы направлены на управление продажами,
автоматическую генерацию счетов с обеспечением информационной
поддержки заказчика [29, c.80].
В основе большинства облачных CRM-систем находится система для
накапливания клиентской базы с сохранением всей истории
взаимодействия с клиентом в одном месте. В этом модуле предусмотрены
механизмы, позволяющие осуществлять сбор информации по текущим
переговорам, будущим продажам, активным контактам. База оснащена
интеллектуальными методами поиска и ускоряет процессы получения
необходимой информации при работе с клиентом.
Также к функциям облачных CRM-систем относится организация
планирования процесса с работниками с регулированием времени,
назначением задач, отслеживанием статуса их выполнения. В состав
облачной системы входит удобная система рассылки, которая направлена
на повышение лояльности клиентов в компании.
Облачная CRM-система позволяет ускорить процессы принятия
управленческих решений за счет входящего в ее состав модуля Воронка
продаж. Можно сказать, что этот модуль является инструментом,
позволяющим оперативно отслеживать слабые места компании и
своевременно их устранять [4, c.50].
Среди недостатков облачных CRM-систем следует отметить
зависимость от организации работы в сети Интернет, а также интернет-
провайдера.
Преимущества облачных CRM-систем приведены на рисунке 6.
16
Рисунок 6 – Преимущества облачных CRM-систем
В настоящее время на рынке программного обеспечения наиболее
популярными являются такие CRM-системы, как [16, c.35]:
- Битрикс24, которая имеет современный функционал, позволяющий
организовать эффективное управление продажами, создавать прогнозы,
управлять сотрудниками, организовать IP-телефонию;
- Мегаплан является облачной CRM-системой, в состав которой
входит многофункциональный контент, система настроена на специальный
тарифный план, в котором учитываются текущие потребности
предприятия;
- ArmoCRM - это облачная информационная система, в основе
которой находится учет совершаемых сделок;
- Sales force является известной мировой CRM-системой и позволяет
подключать сторонние приложения, включает в свой состав систему
оповещения и ведения истории по используемым материалам.
Среди перечисленных облачных информационных систем
наибольшей популярностью пользуется облачная CRM-система Битрикс24,
1
•Возможность сокращения затрат на организацию и ведение деятельности, что
достаточно является важным для ведения малого бизнеса
2
•Организация работы с системой в удаленном режиме, в том числе с мобильных
приложений
3
•Получение аналитических отчетов по всем категориям продаж с ведением
краткосрочных и долгосрочных прогнозов
4
•Обеспечение безопасного обращения с информацией за счет возможности создания
многовариантного доступа к данным
5
•Организация интеграции с социальными сетями, а также IP-телефония
6
•Упрощение работы с документооборотом оборотом, а также усиление контроля
работы сотрудников
17
которая является системой, позволяющей управлять задачами,
устанавливать взаимоотношения с клиентами. В ней существует система
интеграции с электронной почтой, IP-телефонией, ведения аналитики
продаж и другие функции.
В основе функционала CRM-системы Битрикс24 находятся модули,
позволяющие добавлять и управлять сделками, использовать возможности
SIP-телефонии, организовать онлайн чат и видеоконференции,
использовать календари для распределения задач и живую ленту для
размещения новостей [6, c.29].
С помощью CRM-системы Битрикс24 можно формировать отчеты по
счетам и авансовым отчетам, а также прогнозный отчет Воронка продаж
для оценки эффективности управления продажами.
1.3. Методы оценки эффективности развертывания облачных
информационных систем
Рассмотрим существующие методы оценки эффективности
внедрения облачных ИТ-сервисов и облачных систем.
Рост научно-технического прогресса существенно повлиял на
внедрение новых достижений в области информационных технологий.
Внедрение облачных ИТ-систем можно представить в виде
инвестиционного проекта, для которого характерны высокие риски [8,
c.60].
При оценке эффективности развертывания облачных
информационных систем необходимо рассматривать не только вложение
денежных средств на аренду системы у облачного провайдера, но и
учитывать такие этапы внедрения, как обслуживание, доработка,
сопровождение, обучение персонала. Все перечисленные статьи создают
необходимость выделения денежных средств.
18
При оценке инвестиций в реализацию облачных решений
необходимо учитывать специфику облачной модели:
- в данном случае необходимо исключить затраты на покупку
лицензионного программного обеспечения;
- программное обеспечение не привязывается к определенному
физическому носителю и не передается пользователю, в этом случае
существуют преимущества в технической поддержке;
- необходимо учитывать, что персональный компьютер не требует
выделения больших объемов локальных дисков, а у пользователя
получается доступ к файлам в удаленном режиме через сеть Интернет.
При оценке эффективности развертывания облачных решений
необходимо также учитывать, что для их содержания в облачной среде
необходимо предусмотреть существенные вычислительные мощности,
которые предоставляются поставщиком услуг.
Руководители многих предприятий для оценки эффективности
развертывания облачных систем используют финансовые, качественные и
вероятностные методы, виды которых приведены на рисунке 7.
Рисунок 7 – Методы оценки экономической эффективности облачных
систем
19
Рассмотрим перечисленные методы более детально, выявляя их
особенности, достоинства и недостатки.
Метод чистой приведенной стоимости NPV позволяет определить
эффект на основании определения разницы между расходами и доходами и
показывает прогнозное значение экономической прибыли [18, c.37].
Для определения чистой приведенной стоимости используется
следующая формула:
,
1
0
n
t
t
t
R
CF
NPV
(1)
где
tn,
- количество временных периодов;
t
CF
- сумма денежного потока, тыс. руб.;
R
- стоимость капитала, тыс. руб.
Достоинством этого метода является то, что в этом случае можно
определить, на сколько затраты оправдываются будущими поступлениями.
Недостатком этого метода следует отметить то, что он не учитывает риски
реализации ИТ-проекта.
Метод индекса рентабельности инвестиций ROI позволяет оценить
эффективность на основании общего анализа прибыли инвестиций в
активы. Среди достоинств этого метода следует выделить, что он
позволяет определить относительное превышение выгоды, которая
получается при первоначальных вложениях капитала в развертывание
облачной ИТ-инфраструктуры. Недостатком этого метода также является
не учет рисков реализации [36, c.59].
Для определения индекса рентабельности инвестиций ROI
используется следующая формула:
20
%,100
И
СД
ROI
(2)
где
Д
- значение суммарного дохода, руб.;
С
- значение себестоимости, руб.;
И
- сумма инвестиций, руб.
Метод внутренней нормы доходности IRR основан на определении
процентной ставки от выполнения проекта, а затем последующем
сравнении этой ставки со ставкой окупаемости с учетом рисков.
Для определения внутренней нормы доходности применяется
следующая формула [25, c.38]:
n
t
t
t
IRR
CF
0
1
0
(3)
где
t
CF
- денежные потоки от проекта в момент времени t;
n
- количество временных периодов;
IRR
- внутренняя норма доходности.
Достоинством этого метода является то, что он позволяет сравнить
проекты, имеющие различный уровень финансирования, а недостатком
является сложность выполнения расчета.
Метод определения срока окупаемости проекта представляет собой
метод, который позволяет определить общий эффект от возмещения
капитала, вложенного на первом этапе [10, c.39].
Для определения срока окупаемости проекта используется
следующая формула:
ICCFкоторомприnPP
n
i
i
1
,min
(4)
21
где
IC
- сумма первоначальных инвестиционных затрат в проект;
i
CF
- сумма денежного потока от проекта в i-й период времени,
который представлен в виде суммы чистой прибыли и амортизации.
Достоинством этого метода является то, что можно определить
привлекательность проекта, а недостатком является то, что в нем не
учитывается будущая стоимость денежных средств [13, c.6].
В основе метода полной стоимости владения TCO находится
определение общих затрат на развертывание облачной инфраструктуры,
образованной прямыми и косвенными затратами. Достоинством этого
метода является то, что в его основе находится сравнение эффективности с
другими компаниями, выполнившими разворачивание облачной
инфраструктуры или облачной информационной системы.
Характеристика достоинств и недостатков качественных методов
оценки эффективности приведена в таблице 1.
Таблица 1 – Характеристика достоинств и недостатков качественных
методов оценки эффективности
Название метода
Описание
Достоинства
Недостатки
Метод
сбалансированной
системы
показателей BSC
Применяется для
проведения анализа
сервисной ИТ-службы
фирмы. В этом случае
формируются цели,
которые позволяют
определить
эффективность
реализованной ИТ-
стратегии
В нем сформированы
показатели
эффективности
именно ИТ-проекта
Количество
показателей
предприятие
выбирает по
своему
усмотрению
Метод
информационной
экономики ИЭ
Позволяет оценить
соответствие выбранного
решения или облачной
информации по
различным критериям
Он позволяет
определить
приоритеты
проектных критериев,
рассмотреть ИТ-
проект в разрезе
приоритетов бизнеса
В нем
недостаточно
учитываются
риски.
Метод совокупного
экономического
эффекта
Используется для оценки
внедрения любого
компонента системы
Возможность анализа
рисков
Узкий спектр
применения