55
ГЛАВА 3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО УЛУЧШЕНИЮ
ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ООО ТД «МЕЛЬНИЦА»
3.1. Мероприятия по повышению платежеспособности
ООО ТД «Мельница»
Рост просроченной дебиторки приводит к недополучению дохода или
даже к банкротству. Чтобы этого не произошло, нужно сформировать систему
управления дебиторской задолженностью.
Эффективная система управления дебиторской задолженностью
необходима, прежде всего, руководителям коммерческих организаций. Такая
необходимость обусловлена тем, что зачастую дебиторка накапливается
в ускоренном темпе и невозможно грамотно определить, что и в какой
последовательности следует предпринимать для ее взыскания. Помимо этого,
система работы с дебиторской задолженностью включает в себя построение
структуры работы с клиентами в условиях отсрочки платежа.
Правильно выстроенная система способствует тому, что работа
экономического субъекта будет результативна и будет приносить прибыль,
а также способствует уменьшению рисков экономического субъекта.
Для построения эффективной системы управления дебиторской
задолженностью ООО ТД «Мельница» необходимо организовать работу
по двум основным направлениям: работа с текущей дебиторской
задолженностью и работа с новыми контрагентами.
В первую очередь, необходимо провести мониторинг текущей
дебиторской задолженности и проанализировать предшествующие периоды для
того, чтобы понять, каков среднемесячный размер задолженности, соотношение
плановой и просроченной задолженностей, величина проблемной
(сомнительной) и безнадежной с точки зрения взыскания и т. д.
Безнадежными долгами являются долги, нереальные к взысканию
(например, долги, по которым истек срок исковой давности).
Для большей наглядности рекомендуется использовать таблицы
(Таблица 8), схемы, диаграммы.
56
Таблица 8
Пример классификации дебиторской задолженности
Срок просрочки
оплаты товара
В денежном выражении
к общему размеру
задолженности, руб.
В процентном отношении
к общему размеру
задолженности, %
До 45 дней
50
50
45–90 дней
15
15
90–250 дней
10
10
Более 250 дней
25
25
Общий размер
дебиторской
задолженности
100
1
Подобное отображение текущей ситуации позволит оценить
предыдущую работу, понять, какие ошибки были допущены и какие ошибки
необходимо исправить в дальнейшем для выстраивания эффективной системы
управления дебиторской задолженностью.
Если есть контрагенты, допустившие просрочку оплаты задолженности
более чем на 45 дней, необходимо переходить к мерам воздействия. Здесь
возможны несколько вариантов:
1. Регулярно нейтрально напоминать о необходимости погашения
долга. Действенность этого метода заключается в том, что должнику проще
заплатить нудному и настойчивому кредитору, чем постоянно объяснять,
почему отсутствует возможность оплатить такую задолженность.
2. Продемонстрировать плюсы возврата долга. Стратегия направлена
на побуждение клиента в ближайшее время заплатить, после чего он получит
дополнительную скидку, выгодное предложение на новый заказ или другие
преференции.
3. Рассказать о минусах невозврата долга. Метод «кнута» подходит
для клиентов, которые отказываются от урегулирования спора мирным путем.
Среди вариантов негативных последствий можно выделить следующие:
- прекращение дальнейшей работы с контрагентом;
- взыскание в судебном порядке долга с неустойкой, убытки,
судебные издержки;
- передача долга коллекторам;
57
- распространение информации о недобросовестности контрагента,
признание должника банкротом.
Универсального решения, к сожалению, нет, все зависит от ситуации,
особенностей долга и должника, предшествующего опыта работы с ним.
Для того чтобы принять разумное решение относительно будущей
работы с тем или иным контрагентом, необходимо получить о нем как можно
больше информации. Это поможет сформировать мнение о том,
добросовестный или недобросовестный клиент, стоит или не стоит заключать
с ним сделку, определить риски такой сделки. Все это очень важно при
выстраивании эффективной системы управления дебиторкой.
Если партнер просит об отсрочке платежа, необходимо выяснить статус
клиента (его организационно-правовую форму, находится ли в реорганизации,
ликвидации, банкротстве), экономическое положение, имидж и репутацию
клиента, кто является собственником, руководителем экономического субъекта.
Это поможет в дальнейшем защитить себя и свою компанию от появления
«безнадежного долга».
Получить информацию о контрагенте можно с помощью следующих
источников:
1) у самого контрагента и сайта компании;
2) в системе «Спарк»-Интерфакс — система анализа рынков и компаний
(помогает при составлении портрета финансового состояния контрагента);
3) у партнеров и клиентов (как своих, так и контрагента) в виде отзывов,
мнений, рекомендаций и т. п.;
4) в государственных органах и учреждениях (налоговые органы,
правоохранительные органы, органы статистики и т. д.) посредством
отправления запросов и обращений;
5) в торгово-промышленных палатах, объединениях предпринимателей
и иных подобных структурах;
6) в печатных и электронных СМИ («КоммерсантЪ», «Вестник
государственной регистрации»);
58
7) в интернете (База исполнительных производств ФССП РФ, сайт ФНС
России, картотека арбитражных дел);
8) с помощью собственного или приобретенного маркетингового
исследования.
Перечисленные источники информации помогут выяснить, является ли
контрагент реальным юридическим лицом, осуществляющим хозяйственную
деятельность, есть ли у него офис, штат работников, открытые расчетные счета,
установить, действительно ли лицо, выдающее себя за директора, является им.
Еще один шаг для формирования эффективной системы управления
дебиторской задолженностью — определение условий работы с клиентами.
Обычно они зависят от суммы сделки, длительности предоставляемой
отсрочки, уровня риска просрочки оплаты.
Нужно обязательно предусмотреть повышенную цену товара (работы,
услуги) за предоставление клиенту отсрочки платежа.
Клиент, приобретая товар, должен платить больше по сравнению
с ценой, которую он заплатил бы в случае предоплаты. В то же время ему
должно быть выгоднее взять товар в ООО ТД «Мельница» на условиях
отсрочки платежа, нежели получить кредит в банке и заплатить предоплату.
Также четко нужно определить, какие способы обеспечения исполнения
обязательств (залог, поручительство, задаток и т. п.) надо использовать для того
или иного типа сделки, кто из сотрудников компании имеет право заключать
сделку и т. п.
Помимо этого, получение денежных средств можно гарантировать
(независимая гарантия), использовать в расчетах аккредитив или эскроу счет,
задолженность можно уступить (факторинг) или застраховать.
Разработанные условия работы с клиентами удобнее оформить в виде
типовых форм договоров для каждого типа сделки. Полномочия на заключение
сделок прописать в форме соответствующих доверенностей (Таблица 9).
59
Таблица 9
Определение условий предоставления отсрочки оплаты
контрагенту
Длительнос
ть
отсрочки,
дней
Надбавка
к цене товара
за предоставле
ние отсрочки
Сумма
сделки
Лицо,
полномоч
ное
заключат
ь сделки
Штрафн
ые
санкции
Способы
обеспечен
ия
исполнени
я
обязательс
тв
Способы обеспечения исполнения обязательств — один из важнейших
инструментов эффективной системы управления дебиторской задолженностью.
Они призваны охранять в первую очередь интересы кредитора. В случае
неисполнения или ненадлежащего исполнения должником условий договора
кредитору предоставляются дополнительные права. Кроме того, в ряде случаев
к исполнению обязательства привлекаются наряду с должником третьи лица,
в частности при поручительстве.
Наиболее эффективными мерами по обеспечению исполнения
обязательств являются:
1. Залог. Преимуществом залога является то, что в случае
неисполнения должником обязательства, обеспеченного залогом, требования
кредитора удовлетворяются из стоимости заложенного имущества.
2. Поручительство. Является эффективной мерой только в случае,
когда есть уверенность в том, что поручителем не является «неимущая»
компания, а также что в тексте договора совпадают срок исполнения основного
обязательства и срока поручительства. При заключении договора
поручительства важно настоять на включении в него положения о том, что
за неисполнение своих обязательств поручитель несет самостоятельную
ответственность перед кредитором.
3. Аккредитив. Основными преимуществами документарных
аккредитивов являются высокая степень защиты от рисков для всех участников
60
сделки, быстрое и беспрепятственное осуществление платежа, международная
правовая надежность.
4. Страхование дебиторской задолженности. Несмотря
на значительную стоимость страховых услуг (процентная ставка
по страхованию дебиторской задолженности колеблется от 0,3% до 5%),
в случае возникновения убытков страхователь получает от страховой компании
страховое возмещение. Однако услуги по страхованию дебиторской
задолженности предоставляются не во всех регионах.
5. Факторинг. Главным плюсом является то, что кредитор, по общему
правилу, не отвечает за неисполнение или ненадлежащее исполнение
должником требования, являющегося предметом уступки, в случае
предъявления его финансовым агентом к исполнению, а также не отвечает
за то, что полученные финансовым агентом суммы оказались меньше цены,
за которую агент приобрел у клиента право требования к должнику.
Большое количество договоров с контрагентами требует внедрения
систем контроля исполнения обязательств. Для этого необходимо:
1) четко определить и зафиксировать порядок регистрации и хранения
договоров, а также выдачи оригиналов договорной документации сотрудникам,
которым она необходима. Также нужно определить ответственных лиц;
2) пронумеровать все папки, в которые подшиваются договоры;
3) завести в каждой папке с подшитыми договорами реестры хранимых
в ней договоров;
4) подшивая договор в папку, вносить его в соответствующий реестр
папки;
5) вести общий (сводный) реестр всех заключенных договоров.
В данном реестре необходимо заполнять специальные поля, указывающие
на номер папки, учетный порядковый номер карточки договора. Помимо этого,
в реестр можно включить любые необходимые данные: предмет договора, срок
договора, сумма договора, количество и наименование подписанных
приложений и т. п. Лучше, если реестр будет в электронном виде. Тогда его
61
можно выложить на сервере компании в открытом для всех заинтересованных
сотрудников доступе (естественно, в режиме чтения и с защитой документа
паролем для его правки);
6) выдачу сотрудникам нужных им оригиналов договорной
документации и возврат данных документов оформлять под подпись;
7) при возможности сканировать все договоры и приложения к ним
и хранить их графические отсканированные копии, например, на сервере
в упорядоченном и систематизированном виде с предоставлением
заинтересованным сотрудникам доступа к ним в режиме чтения документов;
8) хранить папки с договорами в закрывающихся на ключ шкафах.
Результаты внедрения предлагаемых мер позволяют:
- находить нужный договор за считанные секунды (в сводном
электронном реестре с помощью встроенной функции контекстного поиска,
имеющейся в текстовых и табличных редакторах, а также с помощью системы
автофильтров, имеющейся в табличных редакторах);
- находить нужную информацию по договору (предмет договора,
срок договора, сумма договора, количество подписанных приложений и т. п.)
в сводном реестре всех договоров либо графических отсканированных копиях
договоров без обращения к оригиналу договора;
- снизить до минимума риск утраты оригиналов договорной
документации.
В рамках системы управления дебиторской задолженностью нужно
контролировать не только процесс заключения договора, но и ход его
исполнения. В частности, важно обеспечить выполнение своих обязательств
и контролировать выполнение обязательств со стороны контрагента.
Любые действия по договору должны быть документально
подтверждены. Отсутствие документов, свидетельствующих об исполнении
договора, либо их оформление «спустя рукава» может привести
к невозможности взыскать долг в судебном порядке. Поэтому нужно четко
62
контролировать исполнение договора и обеспечить сохранность
соответствующих документов.
Помимо этого, информацию удобнее контролировать, когда она
систематизирована и представлена наглядно (Приложение 24).
Построение результативной системы работы с дебиторской
задолженностью — эффективный инструмент, который позволит предупредить
возникновение просроченных долгов и сократить временные, трудовые
и финансовые затраты предприятия при управлении дебиторкой. Анализ
существующей системы работы с дебиторской задолженностью позволит
увидеть перспективы и своевременно подобрать методы работы с уже
возникшей задолженностью.
Профилактические мероприятия необходимы для предотвращения
образования дебиторки. Внедрение системы работы с задолженностью
позволит грамотно минимизировать риски и эффективно взыскивать долги.
Заключив 30.09.2016г. договор рассрочки платежа сроком на 3 месяца с
ООО «Формат» на сумму просроченной дебиторской задолженности
5 563 287,00 руб. с условием предоставления 2% скидки на товар, можно
получить ежемесячное поступление денежных средств в сумме 1 854 429,00
руб.
Поступившие от ООО «Формат» денежные средства могут быть
направлены на погашение кредиторской задолженности.
Рассмотрим, как при этом изменятся показатели баланса ООО ТД
«Мельница» (Приложение 25).
В приложении 26 отражено изменение показателей ликвидности и
деловой активности с учетом предлагаемых мероприятий.
3.2. Пути совершенствования финансового состояния
экономического субъекта
Сумму денег, полученную в конкретный промежуток времени,
представляет собой денежный поток (cash flow, разница между доходами
63
и издержками/оплаченными платежами). Затем деньги конвертируются
в запасы, дебиторскую задолженность и обратно в деньги, замыкая цикл
движения оборотного капитала. В тот момент, когда денежный поток
уменьшается либо перекрывается полностью, компания становится
неплатежеспособной. При этом формально она может быть прибыльной.
По этой причине на рынке появляются доходные, но неликвидные и стоящие
на грани банкротства фирмы. Чтобы ООО ТД «Мельница» не оказалось среди
них, очень важно рационально как распределять, так и использовать денежные
ресурсы, правильно отслеживать движение денежных средств.
Оценить достаточность средств при планировании финансово-
хозяйственной деятельности предприятия поможет разработка прямым
методом отчета о движении денежных средств: он дает возможность понять,
в какой период ожидать кассовых разрывов, и заранее подготовиться к этому
при помощи привлечения дополнительного финансирования в виде овердрафта.
Сложность в составлении этого отчета состоит в том, что требуется много
времени для анализа информации и при этом необходимо еще исключать
из рассмотрения внутренние обороты компании, такие как обороты между
кассой и банком.
Сначала нужно создать классификатор статей движения денежных
средств, и разработать форму отчета. И чем более будет детализирован отчет,
тем менее трудоемким и достаточно точным будет его составление.
В период, когда только идет работа над отчетом, безусловно, его
составление целесообразно осуществлять в Excel. Но как только форма отчета
будет соответствовать всем необходимым требованиям, будет согласована
и утверждена руководителем, следует переходить к ее автоматизации. Так как
бухгалтерский учет в ООО ТД «Мельница» осуществляется в «1С:
Предприятие», то создание отчета не потребует значительных финансовых
и трудовых затрат, но при этом повысит достоверность и оперативность
подготовки отчета о движении денежных средств. Для этого следует вести
счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета» в разрезе
64
принятых в управленческом учете статей движения денежных средств.
Ежедневная проверка правильности разнесения денег по статьям сократит
в дальнейшем время подготовки отчета за счет минимизации временных затрат
на исправление ошибок.
Сам по себе отчет о движении денежных средств, проект которого
представлен в приложении 27, достаточно информативен. Но, к сожалению,
он не позволяет делать какие-либо выводы об эффективности работы
предприятия, планировать его дальнейшую деятельность. Поэтому необходимо
составлять бюджет движения денежных средств на планируемый финансовый
год в разрезе месяцев и статей учета (Приложение 28), с интервалом контроля
над движением денежных средств — календарный месяц.
После этого можно смело проводить план-фактный анализ, являющийся
отличным инструментом контроля над основными финансово-экономическими
показателями и их изменением. Он позволяет полностью контролировать
эффективность деятельности компании и своевременно корректировать
ее с учетом изменений как на рынке, так и внутри самого экономического
субъекта. Поэтому необходимо по прошествии каждого календарного месяца
составлять данный отчет за предшествующий месяц и нарастающим итогом
с начала года и по месяц, предшествующий отчетному.
Ожидаемые результаты составления детализированного отчета
о движении денежных средств ООО ТД «Мельница», проект которого
представлен в приложении 27:
Во-первых, станут предельно понятны основные источники притока
и направления оттока денежных средств, что позволит оперативно принимать
решения относительно наличия денежных средств для проведения платежей
по различным текущим обязательствам.
Во-вторых, благодаря подробной детализации статей удастся сократить
расходы компании
В-третьих, еженедельный и ежемесячный план-фактный анализ
движения денежных средств нарастающим итогом позволит вовремя выявить