55
1) система основана на измерении показателей деятельности
организации, планировании и достижении непрерывного улучшения результатов
деятельности;
2) система направлена на удовлетворение потребностей пяти групп
лиц, заинтересованных в деятельности организации:
соучредители (инвесторы);
потребители на рынке;
персонал организации;
поставщики;
общество.
Возможность 4. Разработанная и внедренная система управления бизнес-
процессами (СУБП) обеспечивает реализацию в организации процессного
подхода в соответствии с требованиями МС ИСО 9000:2000 и получение
соответствующего сертификата.
Наличие сертификата соответствия системы менеджмента качества
требованиям МС ИСО 9001:2000 гарантирует потребителям, что организация не
только выполнит заявленные требования потребителя, но и постарается
установить и выполнить его предполагаемые требования, а также что вопросам
качества работы уделяется большое внимание. Подобная организация получает
конкурентные преимущества на рынке услуг.
Возможность 5. Внедрение процессного подхода к управлению и
построению системы менеджмента качества гарантирует четко определенный
порядок и ответственность за разработку, согласование, утверждение и ведение
документации.
Возможность 6. Основой процессного подхода к управлению является
принятие решений, основанное на фактах, поэтому большое значение имеет
наличие в организации информационной системы. Внедряемая в организации
информационная система позволяет получать владельцам процессов
объективную информацию. Для ведения управления в том случае, если она
строится в рамках единой системы управления организацией на основе
56
процессного подхода. В том случае, если система автоматизации внедряется без
учета потребностей реального управления организацией, то очень велика
вероятность неудачного завершения такого проекта.
Внедрение процессного подхода к управлению в организации
рассматривается как проект. Основным заказчиком результатов этого проекта
является высшее руководство организации и владельцы процессов.
Инжиниринг бизнеса — это набор приемов и методов, которые компания
использует для проектирования бизнеса в соответствии со своими целями.
Автоматизация управления предприятием базируется на реинжиниринге
бизнес-процессов. Те процессы, которые на «западе» мыслятся под термином
реинжиниринг, в России традиционно подразумеваются под тремя понятиями:
организация производства;
организация труда;
организация управления [3, c. 15].
Успешная деятельность ООО «Рунет Бизнес Систем» зависит от многих
факторов. Одним из них, безусловно, является наличие квалифицированного
сильного руководящего состава ООО «Рунет Бизнес Систем» и сплоченной
команды, способных эффективно выполнять поставленные перед ними задачи.
Достигнуть этого можно только через построение действенного механизма
взаимодействия между коллективом ООО «Рунет Бизнес Систем» и
руководством, обеспечивающего не только разграничение ответственности, но и
объединяющего всех сотрудников ООО «Рунет Бизнес Систем», вне
зависимости от занимаемой ими должности, вокруг общей генеральной цели.
На основании дерева целей и проведенного анализа системы можно
систему показателей для ООО «Рунет Бизнес Систем».
В продажах ООО «Рунет Бизнес Систем».
Ключевые показатели эффективности ООО «Рунет Бизнес Систем» в
продажах рассчитываются, исходя из следующих показателей:
- выручка;
- прибыль от продаж;
57
- себестоимость продукции;
- процент бракованных изделий;
- сумма оборотных активов;
- стоимость запасов.
В производстве (разработках) ООО «Рунет Бизнес Систем».
Ключевые показатели эффективности ООО «Рунет Бизнес Систем» в
производстве рассчитываются, исходя из следующих показателей:
- производительность труда рабочих;
- прочие производственные расходы;
- ремонт оборудования;
Показатели социальных и экономических результатов ООО «Рунет
Бизнес Систем»:
- Развитие и совершенствование участия максимально возможного
количества субъектов бизнеса в государственных закупках.
- Создание новых рабочих мест.
- Отчисления в бюджетную систему РФ налоговых выплат.
Из всего вышеупомянутого следует, что ООО «Рунет Бизнес Систем»
можно отнести к социально-значимой организации.
Помимо успешной экономической деятельности ООО «Рунет Бизнес
Систем» уделяет внимание социальным аспектам, таким как благоустройство,
создание рабочих мест и поддержание специальных условий труда.
3.2. Предложения по оптимизации работы информационной системы
подразделений
Таким образом, в качестве приоритетных направлений
совершенствования системы организации управления в ООО «Рунет Бизнес
Систем» можно сформулировать следующие предложения:
1. Совершенствование структуры, иерархии, содержания и формы
представления управленческих отчетов;
2. Развить систему управленческого учета с применением процесса
бюджетирования;
58
3. Разработка стратегии развития ООО «Рунет Бизнес Систем» с
последующей увязкой кратко-, средне- и долгосрочного горизонтов
планирования;
4. Совершенствование системы учета затрат в ООО «Рунет Бизнес
Систем».
Основными показателями оценки эффективности бизнес-процессов
являются [10, c. 48]:
- Количество производимой продукции заданного качества,
оплаченное за определенный интервал времени;
- Количество потребителей продукции;
- Количество типовых операций, которые необходимо выполнить при
производстве продукции за определенный интервал времени;
- Стоимость издержек;
- Длительность выполнения типовых операций;
- Капиталовложения в производство.
Реинжиниринг необходим в случаях потребности очень существенных
улучшений, например, таких как эти 2 основные ситуации, требующие
вмешательства:
В условиях, когда фирма находится в состоянии глубокого кризиса. Этот
кризис может выражаться в явно неконкурентном уровне издержек, массовом
отказе потребителей от продукта фирмы и т.п.
В условиях, когда текущее положение фирмы может быть признано
удовлетворительным, однако прогнозы ее деятельности являются
неблагоприятными. Фирма сталкивается с нежелательными для себя
тенденциями в части конкурентоспособности, доходности, уровня спроса и т.д.
Реализацией возможностей реинжиниринга занимаются благополучные,
быстрорастущие и агрессивные организации. Их задача состоит в ускоренном
наращивании отрыва от ближайших конкурентов и создании уникальных
конкурентных преимуществ.
59
Первое место занимает лидер проекта реинжиниринга — один из высших
менеджеров фирмы, который возглавляет реинжиниринговую деятельность.
Помимо организационных обязанностей, он отвечает за идеологическое
обоснование проекта реинжиниринга, создание общего духа новаторства,
энтузиазма и ответственности. Лидер должен обладать высокой внутренней
энергией.
Второй участник — управляющий комитет, состоящий из членов
высшего руководства фирмы, лидера реинжиниринга, менеджеров процессов.
Осуществляет функции наблюдения, согласования целей и стратегии
реинжиниринга, согласования интересов различных рабочих команд и решения
конфликтных ситуаций между ними. В случае отсутствия комитета его функции
выполняет лидер реинжиниринга [9, c. 108].
Особое место занимает менеджер, осуществляющий оперативное
руководство реинжинирингом бизнеса в целом. Часто он выполняет формальную
роль помощника лидера реинжиниринга. Функции, им выполняемые, —
разработка методик и инструментов реинжиниринга, обучение и координация
владельцев процессов, помощь в организации рабочих команд.
Заметим, что менеджеры процессов — руководители, каждый из которых
ответственен за обновление отдельного делового процесса. Если в организации
не определены процессы как таковые, в этом качестве выступают
функциональные менеджеры. Менеджер формирует команду для перестройки
данного процесса и обеспечивает условия для ее работы. Также он осуществляет
функции наблюдения и контроля. Таким образом, менеджер процесса является
своеобразным заказчиком реинжиниринга данного процесса.
Рабочая команда реинжиниринга — группа работников фирмы
(методисты, администраторы, сотрудники по обеспечению качества изделий,
документирования, координации), а также внешние участники (консультанты,
разработчики). Все они и осуществляют непосредственную работу по
реинжинирингу конкретного процесса.
60
Не менее важным фактором успеха (или провала) реинжиниринга следует
считать настроенность персонала на решительную и быструю перестройку не
только и не столько организационной структуры корпорации, но и (самое
главное и, пожалуй, самое трудное) - на коренное изменение самого характера
работы каждого сотрудника и его рабочего окружения (готовность и умение
выполнять расширенный круг работ, нести ответственность не только за свои
собственные действия, но и за результаты командной работы).
Формирование команд, осуществляющих реинжиниринг бизнес-
процессов, требует значительных инвестиций, необходимых для проведения
первоначального анализа бизнес-процессов, их перепроектирования и
последующего внедрения в практику функционирования организации.
Для повышения эффективности работы предприятия, команды и
улучшения контроля любой руководитель в скором времени сталкивается с
необходимостью автоматизации рабочего процесса. Практически для всех сфер
бизнеса существует множество решений.
Есть готовые программы, но можно обратиться и в специализированную
компанию, сотрудники которой проведут анализ состояния автоматизации
бизнес-процессов предприятия и предложат варианты решений, из которых
можно выбрать то, что наиболее соответствует потребностям предприятия.
Из готовых решений для автоматизации бизнес-процессов различных
отраслей бизнеса можно выделить следующие:
ERP — системы. От английского Enterprise Resource Planning Sistem —
система планирования ресурсов предприятия. Это интегрированная система на
базе ИТ для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия
( значимые физические активы, финансовые, материально-технические и
трудовые ресурсы). Система разработана для оптимизации потоков информации
между всеми хозяйственными подразделениями (бизнес-функциями) внутри
предприятия и информационной поддержки связей с другими предприятиями.
Эта система формирует единое стандартизированное информационное
пространство предприятия и строится на централизованной базе данных.
61
CRM — системы. Система управления взаимодействием с клиентами, при
которой потребности клиента обладают наивысшим приоритетом для
предприятия. От английского Customer Relationship Management Sistem. Это
корпоративная информационная система, разработанная для автоматизации
CRM-стратегии компании. Главная ее цель — повышение уровня продаж,
оптимизация маркетинга и улучшение обслуживания клиентов с помощью
сохранения информации о них, об их потребностях, о предыдущем опыте работы
с ними и о контрагентах, установления и улучшения бизнес-процедур и анализа
результатов. А так же сегментация и анализ клиентской базы. Решения класса
CRM-систем объединяют маркетинг, продажи и обслуживание в одно целое.
Таким образом сотрудники компании экономят свое время на взаимодействии
между отделами, поиске информации, преемственности, составлении
отчетности, и могут больше времени уделять непосредственно общению с
клиентами. В таких системах заложены даже автоматические напоминания о
днях рождения клиентов и их корпоративных датах.
HR — системы. От английского Human Resource Management. Это
область знаний и практической деятельности, направленная на обеспечение
организации «качественным» персоналом, способным выполнять возложенные
на него функции, и оптимальное его использование. С точки зрения «управления
персоналом» это достигается путем выявления положительных и отрицательных
мотиваций индивидуумов и групп в коллективе и соответствующего
стимулирования позитивных мотивов и погашения отрицательных, а также
анализа их воздействий. Управление персоналом — это неотъемлемая часть
качественных систем менеджмента в концепции контроллинга.
В состав финансового планирования на базе ERP-систем как системы
автоматизации предприятия входят следующие подсистемы:
Маркетинг и сбыт готовой продукции ООО «Рунет Бизнес Систем»
и услуг
62
- управление маркетинговой деятельностью и спросом на производимую
продукцию с последующим формирование планов продаж и планов
производства.
Производство продукции/услуг «под заказ клиента» и «на склад»
- управление конструкторскими и технологическими спецификациями,
которые описывают технологический состав готовой продукции,
технологические операции и их маршрутизацию, материальные и трудовые
ресурсы, необходимые для производства конечной продукции;
- управление производственными мощностями, контроль доступных
(работающих и не требующих ТОРО) производственных мощностей,
планирование их загрузки:
- годовое и помесячное планирование производства под маркетинговые
планы или портфель полученных заказов клиентов – оценка
исполнимости/реалистичности производственных планов;
- детальное планирование производства по группам рабочих центров
(группам станков, бригадам рабочих) и конкретным рабочим центрам (станкам,
рабочим местам).
Закупки, планирование потребностей в материалах и управление
запасами. Автоматический расчёт потребности производства в конкретном
сырье, комплектующих и материалах (в материальных ресурсах), которые
нужны для исполнения производственных заданий (планов). Поддержка
стратегии «централизованных закупок» - заявки на закупку от всех
подразделений и филиалов принимаются и исполняются в одном месте.
Автоматический расчёт размера закупаемой партии, определение сроков
исполнения поставки, управление договорами с поставщиками и контрагентами.
Управление складскими запасами - ведение полноценного складского
учёта, поддержка уровня «страховых запасов» на складах, оптимизация
складских остатков.
Управление проектами – формирование проектных планов работ,
планирование задач и проектных ресурсов.
63
Управление финансами – ведение финансового учёта и оперативное
управление финансовыми потоками предприятия.
Ведение бухгалтерского - управленческого учёта.
Среди модулей ERP-систем в качестве мероприятий по
совершенствованию организации управления, фигурирует множество
различных функциональных блоков, в разных системах и разных версиях
выделяются различные их компоновки, среди наиболее часто встречающихся (по
организационным подразделениям):
бухгалтерские: главная книга, счёта к получению (дебиторы), счёта к
оплате (кредиторы), консолидация;
учётно - управленческие, контроллинговые: учёт затрат и доходов по
местам возникновения, по продуктам, по проектам, калькуляция себестоимости;
казначейские: управление ликвидностью, управление движением
денежных средств (включая банковские счёта и кассу), взаимодействие с
банками, управление долгом и заимствованиями;
финансово-управленческие: управление основными средствами,
инвестиционный менеджмент, финансовый контроль и управление рисками.
3.3 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Общая стоимость складывается из нескольких параметров: стоимость
лицензий, стоимость совокупного владения системой (затраты на персонал, на
программное и аппаратное обеспечение, консалтинговые услуги) и оценка затрат
на само внедрение. Цена приобретения данной программы для ООО «Рунет
Бизнес Систем» составляет 200 тыс. рублей.
Цена обучения одного человека составляет от 15 тыс. рублей.
Обучить необходимо 30 человек, это сотрудники ООО «Рунет Бизнес
Систем» и руководство предприятия.
Одновременно пользоваться этой системой могут до 100 человек
персонала, а для увеличения числа пользователей придумали следующий выход
64
- создавать комплексы параллельно работающих ERP-систем, каждая из них
может использоваться своей определенной группой лиц.
Затраты на обслуживание в первый год составят 500 тыс. руб., в
последующие 200 тыс. руб.
ERP-система - это система, которая позволит сделать предприятие более
прибыльным, сделает работу сотрудников более комфортной, а руководителя -
продуктивной.
Таким образом затраты на внедрение ERP-системы системы составят 145
тыс. руб.
Предложенный проект по внедрения информационной системы
финансового планирования в ООО «Рунет Бизнес Систем» не должен иметь
большую протяженность во времени, т.к. имеет важное значения для
предприятия, особенно в то время как повышается ответственность работы
Участники проекта по разработке технологии внедрения
информационной системы финансового планирования в ООО «Рунет Бизнес
Систем» – это специалисты для организации проекта и отвечающие за свою часть
проекта. Число участников измениться на стадии самого процесса внедрения.
Исполнители и их роли в проекте.
Инициатор – проекта – руководитель ООО «Рунет Бизнес Систем».
Конечный результата проекта – повышение качества работы сотрудников
ООО «Рунет Бизнес Систем» и снижение трудоемкости учета и планирования.
Критерии успеха – поддержание единого стандарта планирования в ООО
«Рунет Бизнес Систем».
Для реализации процесса планирования и контроля в организации
менеджер использует модель контура управленческого контроля, которая
применяется для измерения и оценки деятельности в рамках конкретного
проекта (или повторяющейся деятельности) организации.