65
отчет можно просмотреть на экране, распечатать, выгрузить в виде таблицы
MSExcel или текстового файла.
Представлена возможность анализа остатков и оборотов с помощью
графического их отображения (диаграммы различных видов).
Другим направлением в совершенствовании анализа, является
совершенствование анализа коммерческих и косвенных расходов в программе
«1С: Предприятие» «Комплексная конфигурация», которая организована с
использованием многомерной аналитики.
Специальный документ – «закрытие месяца» автоматически
рассчитывает суммы и формирует проводки по закрытию счетов 813
«Общепроизводственные расходы», 713 «Общие и административные
расходы», 712 «Коммерческие расходы», в соответствие с правилами ведения
бухгалтерского учета производственной и торговой деятельности, а
накопленные таким образом данные могут быть использованы для проведения
анализа. [22,c.196]
В «1С: Предприятие» реализовано автоматическое выполнение
следующих регламентных операций:
учет расходов на рекламу в составе расходов текущего отчетного года
(периода);
учет транспортных расходов составе расходов текущего отчетного
(налогового) периода;
учет расходов на тару и упаковку изделий на складах готовой продукции;
учет прочих косвенных расходов.
На предприятии ЗАО «ТКХП» после принятия решения о внедрении
более совершенной версии программы «1С: Предприятие», наблюдается рост
и качественное улучшение процессов подготовки и принятия решений,
уменьшение трудоемкости процессов обработки и использования данных,
стандартизация бизнес-процессов во всех подразделениях предприятия
проведение анализа, и использование данных анализа для принятия быстрых
66
управленческих решений
Кроме того, другим направлением совершенствования учета и анализа
косвенных и коммерческих расходов является бюджетирование данных
расходов.
Планирование издержек текущего характера, связанных с реализацией
продукции и маркетинговой деятельностью, является важной функций
управления и необходимым условием при формировании общего бюджета.
В зависимости от организации процесса бюджетирования и
детализации системы планирования, расходы на продажу могут планироваться
как в натуральных и стоимостных величинах, так и в процентном отношении
от объема отгрузки.
Коммерческие расходы подразделяются на:
переменные издержки, зависимые от объема продаж конкретного продукта,
региона, или в целом отгрузки товаров по предприятию, и рассчитанные на
основании установленного процента в прогнозе «Коммерческие нормируемые
затраты»;
условно-постоянные издержки, связанные с осу3ществлением коммерческой
деятельности и распределяемые на продукты согласно установленной учетной
политики.
Переменные коммерческие расходы рассчитываются только после
формирования бюджета продаж, определяющего ассортимент и количество
реализуемой продукции, устанавливающего предполагаемых контрагентов,
стоимость и условия платежа.
Как правило, планирование прогнозного спроса потребителей и
формирование прогноза расходов на продажу осуществляется коммерческой
службой. Которая соотносит расходы с объемом продаж, и классифицирует
соответствующие затраты по следующим критериям:
транспортные услуги и экспедирование критериям;
аренда складских помещений и транспортных средств;
67
рекламные и маркетинговые мероприятия, направленные на увеличение
продаж и завоевание рынков сбыта;
расходы, связанные с упаковкой, складированием и хранением продукции;
расходы структурных подразделений, занимающихся коммерческой
деятельностью;
расходы на содержание транспортных средств;
страхование имущества;
таможенные процедуры и комиссионные на экспорт.[28,c.320]
Приоритетность в управлении коммерческими расходами и мотивация
менеджеров устанавливается руководством предприятия согласно принятой на
предприятии маркетинговой политики.
Кроме того, в целях повышения качества контрольных мероприятий на
предприятии, и оптимизации части расходов, руководству ЗАО «ТКХП»
особое внимание уделить документообороту общих и административных
расходов.
В связи с тем, что общие и административные расходы требуют
тщательной проверки руководством предприятия, большинство документов
должно быть подписано руководителем. Ненормированный график
руководителя предприятия приводит к возникновению трудностей получения
необходимой подписи, а, следовательно, помимо увеличения объемов
документооборота, увеличивается и сроки реализации операции по данному
виду документа. Для этого на комбинате следует использовать первичные
документы в электронной форме. В соответствии с законом ПМР «О
бухгалтерском учете и финансовой отчетности» первичные учетные
документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа (формы), код формы, дату составления;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в
натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц,
68
ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее
оформления, личные подписи и их расшифровки. С принятием закона
президента ПМР от 17.05.2004 № 413-З-III «Об электронном документе и
электронной цифровой подписи», закон обеспечил правовые условия
использования электронной цифровой подписи в электронных документах.
При соблюдении установленных законом правил, электронная цифровая
подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной
подписи в документе на бумажном носителе.
Для упрощения заключения договоров с поставщиками,
профессиональными организациями для непроизводственных нужд, можно
использовать обмен документами посредством почтовой, телеграфной,
телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно
установить, что документ исходит от стороны по договору (при этом стороны
могут использовать как электронную цифровую подпись, так и любой другой
согласованный способ достоверной идентификации партнера).
Для повышения качества документируемых решений по
общеадминистративному назначению необходимо воспользоваться одним из
методов сокращения неоправданных документопотоков – повышение качества
самих принимаемых решений. Большой поток документов возникает при
издании некачественных документов, вызывающих массу запросов и
разъяснений. Как упоминалось выше, для осуществления большинства общих
и административных расходов требуются приказы руководителя с указанными
операциями к выполнению, договоры, письма, то возникает вероятность
нечетко определенного задания (поручения), в котором может быть не указаны
ответственные исполнители, что приводит к затруднению контроля
исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка
поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых
документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не
подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь
порождается переписка с просьбами о корректировке материально-
69
технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.
Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение,
решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать
суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки
исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо
максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых
содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.
Еще одной позицией сокращения документооборота общих и
административных расходов является уменьшение количества дублетных
экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке.
Важным фактором, позволяющим, добиться этого, является определение
оптимального перечня организаций и структурных подразделений
организаций, до сведения которых действительно необходимо доведение
заключенной в документе непроизводственной информации, поручения,
решения. Необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа
осуществляется без учета реальной необходимости и вызвана желанием
перестраховаться.
Недостатком учета общих и административных расходов, с точки
зрения внутрихозяйственного анализа предприятия, является отсутствие
сводной группировки данных аналитического учета по счету 713 «Общие и
административные расходов», то есть отсутствие субсчетов по данному счету,
на комбинате предлагаются перечень статей расходов. В связи с тем, что
общие и административные расходы имеют большое количество статей,
следует ввести в рабочий план счетов комбината субсчета и разбить статьи
расходов по этим субсчетам:
― 713/1 «Расходы на амортизацию основных средств»;
― 713/2 «Расходы на амортизацию нематериальных активов»;
― 713/3 «Расходы по заработной плате административного и хозяйственного
персонала»;
― 713/4 «Обязательные социальные отчисления»;
70
― 713/5 «Налоги, сборы и платежи за исключением налога на доходы»;
― 713/6 «Расходы на профессиональные услуги»;
― 713/7 «Представительские и командировочные расходы»;
― 713/8 «Офисные расходы, расходы на связь»;
― 713/9 «Прочие общие и административные расходы».
Руководство комбината в последний год взялось за строгое
контролирование расходов ГСМ на нужды предприятия.
Предприятием были разработаны карточки по учету топлива, в котором
указываются структурные подразделения, водители, на чье имя были выданы
талоны ГСМ, номера машин, маршрутные листы, вид топлива и количество
расходуемого топлива). В дальнейшем, предприятие планирует ввести свои
собственные внутренние карточки учета общих и административных расходов,
для их строгого контроля и исключения необоснованных растрат и хищений.
Разделение общих и административных расходов по субсчетам дает
возможность легкого представления информации о данных видах расходов и
предполагает улучшения контроля за ними и правильный подход к снижению
управленческих и хозяйственных расходов.
В целях совершенствования анализа, контроля и экономии затрат,
целесообразно предприятию ЗАО «ТКХП» наиболее целесообразно
формирование бюджета коммерческих и косвенных расходов, так как при их
составлении наиболее достоверно определяются затраты, что обеспечивает
своевременность и полноту отгрузки продукции и продвижение ее на рынок в
прогнозном периоде.
3.3 Направления снижения общих и административных расходов
Как известно, прибыль или убытки от деятельности предприятия
определяются разницей между доходами комбината и их расходами для
осуществления своих целей. Чем ниже расходы, тем выше прибыль, и
наоборот.
71
Для получения большей прибыли необходимо экономное расходование
ресурсов административного характера. Этот путь ориентирует
производителей на снижение затрат.
Снижение расходов или экономное расходование ресурсов косвенных,
общих и административных, возможно только при выявлении резервов.
Важное значение в административно-хозяйственной деятельности имеет
группировка резервов по трем основным направлениям: резервы, связанные с
наиболее полным и эффективным использованием основных средств
непроизводственного характера, предметов труда и трудовых ресурсов. Такая
группировка необходима для сбалансированности резервов по всем видам
ресурсов. Если по какому-либо ресурсу резервов не хватает, в расчет
принимается наименьшая величина, выявленная по одному из них.[25,c.129]
По своей экономической природе и характеру воздействия на
результаты управленческой деятельности резервы делятся на экстенсивные и
интенсивные.
Резервы экстенсивного характера связаны с использованием для
нужд дополнительных ресурсов (материальных, трудовых, земельных и др.).
Резервы интенсивного типа связаны с наиболее полным и
рациональным использованием новшеств.
По способам выявления резервы делятся на явные и скрытые.
К явным относятся резервы, которые легко выявить по учетным
документам. Они, в свою очередь, могут быть безусловными и условными.
Безусловные резервы связаны с недопущением потерь сырья и
рабочего времени. Они отражаются в отчетности: это – недостача и порча
материальных ценностей и запасов на складах, потери от списания долгов,
выплаченные штрафы и др.
Такие потери являются результатом бесхозяйственности,
расточительства, невыполнения обязательств по договорам и т. п. Чтобы
предотвратить их, необходимо навести порядок в сроках хранения и перевозки
материальных ценностей, организовать действенный учет и контроль,
72
обеспечить выполнение обязательств перед поставщиками, строго соблюдать
финансовую и расчетную дисциплину и т. д.
К условным резервам относятся перерасходы всех видов ресурсов (по
сравнению с действующими нормами). Условными они считаются потому, что
принятые нормы не всегда оптимальны. Здесь необходимо тщательный
контроль за составлением сметы общих и административных расходов.
Если допустить, что нормы являются оптимальными, тогда условные
потери, которые отражаются в отчетности, свидетельствуют о том, что
организационно-технический уровень организации не достиг
запланированного. Потери вызываются неудовлетворительным состоянием
оборудования, недостаточной квалификацией рабочих, низким уровнем
организации управленческой деятельности, невыполнением плана
административных мероприятий и т. д. Как результат возможны потери
рабочего времени, недостаточно полное использование оборудования и
механизмов, автотранспорта, перерасход сырья и материалов. Для исключения
таких потерь следует провести мероприятия по совершенствованию техники,
технологии и организации управления.
К скрытым относятся резервы, связанные с внедрением достижений
НТП и передового опыта. Для их выявления необходимо сделать
сравнительный внутрифирменный анализ (сравнение с достижениями
передовых участков, работников), межхозяйственный (с достижениями
ведущих организаций хлебопекарной сферы), а в некоторых случаях – анализ
мирового опыта. И хотя эти резервы не отражаются в отчетности в виде
перерасхода ресурсов в сравнении с возможностями отечественной и
зарубежной практики, запаздывание в их выявлении и использовании может
привести к значительно большему снижению эффективности, чем перерасход
ресурсов относительно планового уровня.[35,c.154]
Комбинат располагает значительными резервами снижения расходов
общих и административные, которые могут быть выделены в следующие
направления:
73
Разработка и внедрение технологически новых и усовершенствованных
продуктов (продуктовые инновации) приведет к увеличению общих и
административных расходов, но при использовании инноваций в
производстве, снизит себестоимость продукции. За счет этого увеличится
размер прибыли, за счет которой погашаются общеуправленческие расходы.
Совершенствование планирования управленческой деятельности.
Разработка и внедрение новых или усовершенствованных методов
управления, методов по обслуживанию непроизводственной сферы.
В традиционном представлении важнейшими путями снижения затрат
является экономия всех видов ресурсов, потребляемых в управленческой
деятельности: трудовых и материальных.
Экономия материалов может быть за счет:
1) рационализации логистических схем перевозки, хранения и расходования
материалов на непроизводственные нужды;
2) ликвидация непланируемых потерь;
3) использование менее качественного (и более дешевого) сырья;
4) ограничение употребления электричества, воды, бумаги и других ресурсов.
Так как значительную долю в структуре общих и административных
ресурсов занимает оплата труда администрации, актуальна задача снижения
трудоемкости в области управления, роста производительности труда,
сокращения численности административно-обслуживающего персонала.
Важное значение для повышения производительности труда имеет
надлежащая его организация: подготовка рабочего места, полная его загрузка,
применение передовых методов и приемов труда и др.
Снижение данных расходов можно получить за счет:
1) снижения текучести кадров, то есть результат ухода одних работников и
прихода других на работу в организацию. Она может довольно дорого
обходиться работодателю. Расходы на текучесть включают: растущие затраты
на социальную безопасность и пособия по безработице, оплату
74
промежуточных отпусков, выходных пособий, затраты на набор и отбор.
Кроме того, снижается производительность, поскольку требуется время, чтобы
«новички» достигли уровня опытных работников, ушедших с производства.
Работники, не приносящие пользы предприятию, должны переучиваться или
увольняться и т.д.;
2) обоснование нормирование численности работников отдельных категорий,
профессий, специальностей и уровней квалификации;
3) построение эффективной системы материального стимулирования
персонала, тесно увязанной с основными результатами деятельности
предприятия и экономией ресурсов;
4) использование системы депремирования работников при нарушении ими
трудовой или технологической дисциплины.[49,c.147]
Сокращения расходов по амортизации оборудования можно
достигнуть путем лучшего использования этих фондов, максимальной их
загрузки.
Получение дополнительных денежных средств от использования
основных фондов должно осуществляться через продажу излишнего
оборудования и другого имущества или сдачу его в аренду. Имущество,
которое не удалось сдать в аренду или реализовать, необходимо
законсервировать, составить акт о консервации и представить его в налоговую
инспекцию, что позволит исключить это имущество из расчета
налогооблагаемой базы.
Оптимизация управления кредиторской задолженностью.
Подразумевает получение различных уступок со стороны кредиторов, к
примеру, сокращение суммы задолженности или уменьшение процентной
ставки по кредиту в обмен на различные активы.
Также необходимо разграничение выплат кредиторам по степени
приоритетности для уменьшения оттока денежных средств, которое
предполагает ранжирование поставщиков и профессиональных организаций в
зависимости от степени их важности.