54
работе, в соответствии с индивидуальным планом. Наставник оценивает работу
и передает отчет руководителю.
Наставник назначается из числа высококвалифицированных работников
и имеет большой опыт. Он знакомит новичка со спецификой работы, отвечает
на все его вопросы и т.д.
2.4. За две недели до окончания испытательного срока в специалистам
по кадровой работе подаются следующие документы:
- отчеты нового сотрудника о проделанной работе;
- индивидуальный план работы с оценкой наставника о проделанной
работе и отзывом с предложениями по дальнейшей работе сотрудника,
завизированный руководителем.
Таким образом, мы рассмотрели процесс адаптации нового сотрудника.
Далее рассмотрим основные структурные составляющие разрабатываемой
системы адаптации.
Адаптация нового сотрудника должна быть многоаспектной и включать
следующие элементы:
- корпоративная адаптация, цель которой – предоставить новому
сотруднику все необходимые сведения о деятельности предприятия;
- социальная адаптация, цель которой - ознакомление нового сотрудника
с нормами и правилами поведения, принятыми на предприятии;
- организационная адаптация – ознакомление нового сотрудниками со
всеми возможными организационными моментами;
- технологическая адаптация – ознакомление нового сотрудника с
используемой техникой и программным обеспечением.
- психологическая адаптация – проведение психологических тренингов,
способствующих быстрому «вливанию» нового сотрудника в коллектив.
Также необходимо разработать комплект новичка, который должен
включать следующие составляющие:
- должностную инструкцию,
55
- локальные нормативные документы, в том числе Положение о
персонале,
- адаптационный лист,
- брошюру «Книга сотрудника»,
- различные памятки,
- положения,
- корпоративный сувенир (ручка, блокнот и т.п.),
- телефонный справочник.
Также все документы должны быть представлены в электронном виде.
В период адаптации работника должен проводиться предварительный
анализ выполненной работы. В зависимости от специальности нового
работника и его занимаемой должности – должна быть собрана комиссия в
составе руководителя подразделения, наставника, HR-менеджера.
Комиссия должна провести следующий анализ:
- процесса адаптации, анализируя сильные и слабые стороны работника;
- выполнения индивидуального плана работ;
По результатам, которые вынесла комиссия, наставник должен провести
корректировку плана индивидуальной работы или составить новый.
Далее мы представим перечень возможных вопросов, которые
необходимо осветить HR-менеджеру, непосредственному руководителю и
наставнику для эффективной адаптации нового сотрудника. Вопросы
представлены в приложении 1.
На каждом предприятии используется свое программное обеспечения,
имеется электронная техника и новому сотруднику в период адаптации
необходимо: Запомнить пароль для входа в сеть, привыкнуть к клавиатуре,
настроить почтовый ящик, обзавестись привычными закладками в
«Избранном», занести нужные контакты в «Адресную книгу», освоить факс,
копир и пр. Так же сотруднику необходимо разобраться с порядком хранения
информации, где что лежит, как называются нужные для работы папки и
56
освоить программное обеспечение. Все эти моменты также должны быть
отражены.
Для этого необходимо сделать брошюру «Наиболее часто задаваемые
вопросы» и поместить её в комплект новичка. В брошюре должны быть
освещены все вопросы, указанные ранее. В процессе адаптации нового
сотрудника необходимо постоянно поддерживать «обратную связь», чтобы
понимать насколько комфортно новому сотруднику в организации, насколько он
на каждый момент времени адаптирован в компанию.
В частности, необходимо быть в курсе того, как оценивает работник:
- свои условия труда.
- отношение к нему руководителя и сотрудников.
В таблице 18 представим возможные аспекты деятельности нового
сотрудника в коллективе, мнение сотрудника относительно которых должно
быть оценено.
Таблица 18
Изучение основных аспектов адаптации нового сотрудника
Критерии обследования – Удовлетворенность
сотрудника
Оценка по
десятибалльной
системе (1 –
минимальная
оценка; 10-
максимальная)
Взаимоотношениями в коллективе
Результатами своей работы
Отношением коллег к выполнению своих
обязанностей
Регламентом работы
Сплоченностью коллектива
Организацией досуга
Предъявляемыми к Вам требованиями
Перспективами своего служебного роста
Равномерностью распределения нагрузки на
сотрудников
Отношениями с непосредственным руководителем
Взаимодействием с другими отделами
Справедливостью морального и материального
стимулирования
Обеспечением необходимой для работы техникой в
полной мере
Возможностью общения в процессе работы
57
Бытовыми условиями труда
Размером заработной платы
По итогам процесса адаптации должен быть подготовлен документ, в
рамках которого оценивается эффективность прохождения сотрудником
процесса адаптации («Лист оценки адаптанта»), далее происходит аттестация
нового сотрудника и по её результатам, во-первых, принимается решение
относительно судьбы сотрудника в рамках компании; а во-вторых, относительно
вознаграждения наставнику (по итогам успешного прохождения адаптации
наставник должен получать премиальное вознаграждение в размере 3 000 руб.,
помимо ежемесячных доплат в виде 10% от оклада).
Для оценки эффективности прохождения новым сотрудником процедуры
адаптации должен заполняться «Лист оценки адаптанта».
Таблица 19
Лист оценки адаптанта
Предмет оценки
Эффективно
Неэффективно
Примечания
Результаты выполнения
поставленных задач
(оценивается
руководителем)
Знания адаптанта
Усвоение функциональных
обязанностей
Коммуникация
Профпригодность
Организационная
приверженность
Здесь руководителю
предлагается высказать
свое мнение по
совершенствованию
процедуры адаптации
Далее представим положительные последствия (выгоды) от внедрения
системы адаптации работников как для самих работников, так и для
рассматриваемой компании в целом.
Выгоды, получаемые сотрудником после прохождения адаптации:
- получение полной информации, требуемой для эффективной работы;
- снижение уровня неопределенности и беспокойства;
58
- повышение удовлетворенности работой и развитие позитивного
отношения к предприятию в целом;
- освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения
в коллективе;
- выстраивание системы взаимодействия с коллегами;
- получение эффективной обратной связи от наставника и
непосредственного руководителя по результатам испытательного срока;
Также предлагаем внедрить систему контроля, оценки введения в
должность нового сотрудника:
Таблица 20
Система оценки введения в должность нового сотрудника
Вид контроля
Цель контроля
Ответственный
Сроки выполнения
Текущий контроль
Оперативное
отслеживание
правильности и
своевременности
выполнения
поставленных
задач
Наставник
Ежедневно
Промежуточный
контроль
Оценка процесса
вхождения в
должность
Руководитель
подразделения,
наставник
2 недели
Социально-
психологический
контроль
Обратная связь от
нового сотрудника
вхождение в
коллектив,
впечатление от
работы
Руководитель
подразделения
1 раз в месяц
Итоговый контроль
Оценка
соответствия
работника
должности, оценка
вхождения в
коллектив (в виде
аттестации по
результатам
испытательного
срока
Руководитель
подразделения,
наставник
Через 2 месяца
работы
Выгоды, получаемые компанией с выстроенной системой адаптации:
- создание механизма оценки профессиональных и управленческих
компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы;
59
- выявление недостатков системы подбора персонала, существующей на
предприятии;
- развитие управленческих компетенций наставников и руководителей;
- обоснование кадровых решений в отношении, как нового сотрудника,
так и наставников после окончания адаптационного периода;
- повышение лояльности сотрудника к работодателю.
3.2. Оценка социально-экономической эффективности предложенных
мероприятий
Для того чтобы оценить экономическую эффективность предлагаемых
мероприятий по совершенствованию системы адаптации персонала в
исследуемой компании, составим бюджет мероприятий и сравним затраты на
внедрение мероприятий с предполагаемым ростом прибыли рассматриваемой
компании.
Все мероприятия, предполагающие наличие каких-либо затрат
приведены в таблице 20. В данной таблице указана стоимость мероприятия, как
часто оно будет повторяться в течение года (периодичность) и итоговая сумма.
Проведем расчет экономической эффективности предлагаемых
мероприятий.
Таблица 20
Бюджет мероприятий
№
п/
п
Мероприятие
Стоимос
ть
(руб.)
Перио
дичнос
ть
Общая
стоимость
(руб.)
1
Доплата HR-менеджеру за реализацию
функции адаптации новых сотрудников
1500
12
18 000
2
Премия HR-менеджеру за разработку
Положения об адаптации
5 000
1
5 000
3
Фонд доплаты за наставничество
50 000
1
50 000
4
Премия специалистам за разработку
«Комплекта новичка»
5 000
2
челове
ка
10 000
5
Тиражирование комплекта новичка
200
100
20 000
6
Фонд премиального вознаграждения для
наставников при успешном
прохождении их «подопечными»
аттестации
100 000
1
100 000
7
Дополнительные затраты на реализацию
мероприятий (канцелярские товары,
10 000
1
10 000
60
тиражирование материалов и т.д.)
Итого
213 000
Дополнительные затраты «на непредвиденные нужды» в размере
20% от бюджета
42 600
Общая сумма
255 600
Далее обратимся к финансовым результатам деятельности исследуемого
предприятия за 2018 год. Чистая прибыль компании за 2018год составила 6 975
000 руб.
Совершенствование системы адаптации персонала способствует
повышению эффективности деятельности предприятия.
Благодаря реализации разработанных предложений по оптимизации
системы адаптации предполагаются следующие положительные результаты:
1. Снижение текучести кадров.
2. Более быстрое «вхождение» в должность и начало эффективной
работы.
Конечным итогом реализации представленных рекомендаций должно
стать: повышение производительности труда на предприятии и как следствие –
улучшение финансовых показателей предприятия.
Поскольку разработанный проект на данный момент не реализован, для
его оценки мы можем использовать только прогнозный подход (предположить,
как изменятся финансовые результаты компании в связи с реализацией
мероприятий проекта).
В рамках использования прогнозного подхода мы руководствовались
следующими моментами:
Экспертная поддержка: был создан экспертный совет, в состав которого
вошли как представители руководства ООО «Евроторг», так и привлеченные
специалисты по кадровому консалтингу.
Экспертный совет проанализировал разработанный проект мероприятий,
соответствующий опыт реализации подобных проектов других компаний и
привел к выводу, что прогнозное повышение чистой прибыли компании в связи
с реализацией мероприятий составит 5 -15%.
61
Исходя из вышеприведенных положений, мы предположили, что
экономические результаты предприятия, в том числе и показатель чистой
прибыли, увеличится на 10 %.
Экономическая эффективность рассчитывается по формуле: прирост
чистой прибыли – затраты на реализацию мероприятий.
Показатель чистой прибыли после реализация мероприятий:
чистая прибыль за 2018 год + 10% = 6 975 000 руб. +10% = 7 672 500 руб.
Таким образом, прирост чистой прибыли равен:
7 672 500 руб. – 6 975 000 руб. = 697 500 руб.
Экономическая эффективность разработанных мероприятий равна:
697 500 руб. – 255 600 руб. = 441 900 руб.
На 1 рубль, затраченный на реализацию мероприятий, доход компании
составит 2,73 рублей (697 500 руб. / 255 600 руб.)
Таким образом, можно говорить об экономической эффективности
предлагаемых мероприятий.
Помимо прогнозного прироста прибыли в связи с реализацией
мероприятий, можно также рассчитать экономию от удержания в штате новых
сотрудников.
Расчет экономии от удержания в штате новых сотрудников мы проведем
через анализ снижения издержек на набор сотрудников и их адаптацию.
Для привлечения и набора в штат одного сотрудника компанией
затрачиваются следующие ресурсы:
7 часов работы HR-менеджера (формирование и распространение
объявлений о поиске нового сотрудника, анализ анкет, проведение
собеседований, оформление документации).
Стоимость 1часа работы HR-менеджера составляет 190 руб.
Таким образом, временные затраты HR-менеджера составят – 1 330 руб.
на 1 сотрудника.
Затраты на размещение объявлений о поиске одного сотрудника
(печатные СМИ) – 3 500 руб.
62
Затраты на размещение объявлений о поиске одного сотрудника
(Интернет-ресурсы) – 2 800 руб.
Итого: 12 460 руб.
Затраты на адаптацию нового сотрудника:
Временные затраты HR-менеджера (на введение в должность)
3 часа * 180 руб. = 540 руб.
Новый сотрудник работает недостаточно эффективно (особенно в
условиях тех адаптационных мер, которые реализуются в компании), в связи с
чем периодически в деятельности сотрудников возникают ошибки, которые
приводят к снижению финансовых результатов компании.
В частности, в связи с недостаточным уровнем подготовленности новых
сотрудников и отсутствием опыта, они теряют ряд потенциальных заказов
(клиенты принимают решение отказаться от сотрудничества).
Уровень таких потерь составляет по оценкам руководства компании
примерно 1% от общего показателя выручки компании (3 062 564 руб.*0,01 = 30
626 руб.).
Представим общий уровень потерь, которые характерны для компании в
связи с проблемами в системе адаптации и высоким уровнем текучести кадров.
Потери компании в связи с проблемами в системе адаптации:
12 460 руб. *5 сотрудников +540 руб. *5 сотрудников + 30 626 руб. = 95
626 руб.
Таким образом, устранение проблем в процессе адаптации и
формирование эффективной системы адаптации позволит компании снизить
издержки почти на 95 626 руб.
Помимо экономической эффективности, реализация мероприятий по
совершенствованию системы адаптации в ООО «Евроторг» будет иметь
положительный социальный эффект, который выразится в следующих
моментах:
63
1. Повысится лояльность сотрудников своей организации, поскольку
сотрудники (особенно – вновь поступившие на работу) будут ощущать заботу
со стороны компании в их отношении.
2. Снизится уровень конфликтов и стрессов в организации.
3. Улучшится социально-психологический климат в организации и
отношения между сотрудниками.
4. Улучшатся отношения «по вертикали» (между руководителями и
подчиненными).
Таким образом, оптимизация какого-либо процесса управления
персоналом (в том числе – процесса адаптации) приведет к положительным
социально-экономическим изменениям в деятельности хозяйствующего
субъекта.