84
Это значит, что в год сокращение трудозатрат составит 2736 человеко-
часов.
Таким образом, освободившееся рабочее время позволит повысить
качество работы персонала по выпускаемой документации, даст возможность
более тщательно проработать документацию поставщика, оперативней
реагировать на поступающие вопросы из цеха, возможен выпуск
дополнительных схем, которые облегчат дальнейший ход работ, в т.ч. на
тонкие трубы, выпуск чертежей валиковых приводов, также вероятно
взаимодействие с достройщиком, контроль над изготовлением и монтажом и
т.п.
В конечном итоге можно сделать некоторые выводы по
вышеописанному мероприятию, проведенному в целях совершенствования
процесса управления персоналом при разработке детального плана проектов.
В качестве общих выводов можно сказать, что данное программное
обеспечение поможет:
составить план по одному или нескольким проектам для группы
сотрудников;
учесть возможности сотрудников, оборудования и распределить
ресурсы оптимальным образом;
вести оперативный контроль выполнения работ персоналом;
Таблица 22
Результаты от внедрения MS Project
Показатель
До
внедрения
системы
После
внедрения
системы
Изменение
показателя
Общая продолжительность
этапа конструкторских работ
по выпуску РКД, мес.
14
12
2
Трудозатраты, необходимые
для выполнения планируемого
объема проектных работ,
чел.-час.
63840
54720
9120
Фонд заработной платы
проектировщиков, тыс.руб.
12600
10800
1800
Резерв трудозатрат на выпуск
более качественной
документации, чел.-час.
0
2736
-2736
85
В рамках «пилотного» проекта осуществлен пример отработки
методологии использования программного обеспечения при выполнении
определенного типа проектов.
В качестве результатов мероприятия получены количественные
показатели, отраженные в таблице 22.
3.2 Перемещение персонала для совместной работы в одном офисе
Мероприятие по переезду сотрудников в один офис для более
продуктивной работы касается одной команды специалистов ПКБ.
Для проекта А1331 была создана группа проектировщиков, состоящая
из 30 человек, в состав которой входят специалисты разных подразделений
проектно-конструкторского бюро.
Команда проекта – временная организационная структура,
объединяющая отдельных специалистов организации, привлеченные к
выполнению работ проекта и ответственные перед руководителем проекта за
их выполнение.
Команда проекта создается целевым образом на период осуществления
проекта.
Строительство заказа осуществляется в цехе №42. Цех оснащен всем
необходимым оборудованием, универсальным и специальным, для
строительства объектов. В цехе на верхних этажах расположены офисы для
размещения промышленно-производственного персонала. Одна из этих
комнат отведена для инженеров, занимающихся проектированием. Эти
сотрудники занимаются построением трехмерных электронных моделей по
заведованию, разработкой РКД по устройствам, оборудованию, системам,
трубопроводам, размещением технических средств на заказе, выдачей
заданий и данных специалистам для корректировки РКД, также они
осуществляют технический надзор за соблюдением требований по
компоновке помещений и монтажу технических средств в блоках и
86
помещениях, это, так называемые, конструктора - хозяева помещений.
Количество проектировщиков, занимающихся вышеперечисленными видами
работ, составляет 7 человек. Оставшаяся команда проекта в составе 23
человек работает в основном здании ПКБ, которое расположено на
значительном расстоянии от цеха.
В процессе проектирования данный коллектив сотрудничает между
собой по специфике деятельности. Сотрудничество означает возможность
совместной работы, перенаправления и обсуждения документов между ними.
Обсуждение текущих дел, анализ состояния проекта и обмен мнениями
между представителями группы должны проводиться на постоянной основе.
Спорные вопросы и способы решения конфликтных ситуаций должны
обсуждаться полным составом группы. Каждый член группы представляет
свое подразделение и, следовательно, имеет собственное видение проблем и
методов их решения. Решения должны приниматься в ходе обсуждения со
всеми членами проекта. Это экономит время на стадии реализации решения,
которое разделяется всеми участниками проекта и не встречает
сопротивления с их стороны.
В ситуации, когда часть сотрудников расположена в одном помещении,
а остальная – в другом, затрудняет взаимодействие между членами команды,
и, значит, оно недостаточно эффективно, замедляется обмен информацией,
служит причиной потери многих часов рабочего времени.
В ходе проектной деятельности, часто возникают ситуации, когда
специалистам из основного здания ПКБ требуется ходить на заказ, например,
для проверки комплектности состава системы, для контрольных замеров
габаритов оборудования и их крепежных отверстий, для идентификации
оборудования в случае отсутствия документации поставщика, для
присутствия на входном контроле поступившего оборудования, и в целом
для решения большого количества цеховых вопросов при монтаже и отладке
оборудования.
87
Таким образом, присутствие остальной части проектной группы на
заказе послужит катализатором процесса проектирования, а также сыграет
большую роль в продуктивности работы и достижении поставленных целей.
Как уже упоминалось ранее, в цехе №42 предусмотрены офисы для
размещения персонала. Изучив территориальную ситуацию в цехе, сделан
вывод о возможности перемещения определенного количества человек из
основного здания ПКБ в пустующие комнаты цеха. Для размещения 23
рабочих мест проектировщиков потребуется 2 дополнительные комнаты,
помимо той, которая уже отведена в цехе под проектные работы данной
команды специалистов.
Рассмотрим составляющие рабочего помещения, которые необходимы
для обеспечения нормального хода процесса труда проектировщика, а также
наличие или отсутствие в комнатах цеха.
Из таблицы можно сделать вывод, что для перемещения команды
проекта возникнут затраты, связанные с перевозкой компьютерной техники,
телефонных аппаратов и части рабочих столов в недостающем в цехе
количестве 10 штук.
Таблица 23
Необходимые составляющие процесса труда
Наименование
Наличие в
необходимом
количестве
Рабочие места, в составе:
- столы
-
- стулья
+
- шкафы
+
- компьютеры
-
- компьютерная периферия
-
- телефоны
-
-сервера
+
- сетевые ресурсы
+
- ИБП
+
Благоприятная офисная обстановка (достаточное рабочее
пространство, освещенность, косметический ремонт
помещений)
+
Для перевозки данного оборудования и установки его в рабочих
комнатах потребуется 2 дня, а также 1 день для монтажа и наладки серверов
88
и сети. Перевозкой, установкой оборудования занимаются 2 рабочих,
потребуется грузовая машина с водителем, наладку оборудования и
подключение его к сети произведет системный администратор.
Перевоз мебели и оборудования в цех будет осуществлен частями за 2
дня, в первый день сотрудники, чьи рабочие места перемещают, могут
посетить цех с целью ознакомления с текущим состоянием дел на заказе и
решения производственных вопросов непосредственно на заказе, также
возможно запланировать выезд на склад, аналогично организуется второй
день с оставшейся группой сотрудников. На третий день системный
администратор произведет подключение компьютеров к сети, однако это не
помешает нормальному ходу рабочего процесса проектировщиков,
поскольку определенная часть работы может быть выполнена без доступа к
сетевым ресурсам.
Эти затраты связаны с выплатой заработной платы персоналу, чья
помощь понадобится при перемещении проектировщиков в цех. Для
перевозки оргтехники понадобится водитель грузовой машины, 2 грузчика и
системный администратор для подключения сети. Средняя заработная плата
водителя и грузчика составляет 750 рублей в день, системного
администратора – 900 рублей в день.
Таким образом, затраты, связанные с переездом части рабочей
проектной группы в цех, составят 5400 руб.
В таблице отражены данные для расчета результатов мероприятия.
Существенным источником экономии средств предприятия может стать
выявление и устранение избыточных затрат на оплату труда.
Практика показывает, что значительные средства расходуются на
оплату сверхурочных часов, работ в выходные дни и прочие статьи,
связанные с неэффективной организацией и учетом рабочего времени.
89
Таблица 24
Данные для расчета потерь времени
Параметр
Ед.изм.
Значение
Общее количество проектировщиков, занятых
проектом
чел.
30
Общая продолжительность планируемого
этапа конструкторских работ по выпуску РКД
по проекту
мес.
12
Количество рабочих дней в месяц
дн.
20
Количество выходных дней в месяц, в которые
возможен выход на работу
дн.
4
Количество сверхурочных часов в месяц,
необходимых для выполнения планируемой
работы на 1 сотрудника
час.
12
дн.
1.5
Средняя заработная плата проектировщика в
месяц без выходных и сверхурочных часов
руб.
30000
Оплата сверхурочных часов и работ выходные
дни за 1 день на 1 сотрудника
руб.
2600
Общая численность проектировщиков, в т.ч.:
- женщин,
- мужчин
чел.
30
15
15
Количество рабочих часов в день:
- для женщин 4 дня в неделю,
- для женщин 1 день в неделю,
- для мужчин
час.
7
8
7
В таблице «Затраты рабочего времени» представлена фотография
рабочего дня специалиста, который находится в офисе цеха.
Выявление и устранение потерь времени позволит сократить фонд
оплаты труда и наиболее эффективно использовать высвободившееся
рабочее время.
Чтобы отразить результаты от планируемого переезда сотрудников в
один офис, просчитаем сокращение потерь рабочего времени вследствие
применяемого мероприятия.
Тогда общий фонд заработной платы проектировщиков с учетом
максимально возможного фонда рабочего времени, включая работу в
выходные дни и сверхурочные часы, составит в год:
159483012)))5.14(2600(30000(
1
вар
ФЗП
тыс.руб.
90
Таблица 25
Затраты рабочего времени
№
Наименование затрат рабочего
времени
Текущее
время,
час-мин.
Величина
затрат
рабочего
времени,
мин.
Категории
затрат
рабочего
времени
1
Начало наблюдений
Приход на рабочее место
8 – 15
8 - 20
5
ПР
2
Включение компьютера
8 - 25
5
ПЗ
3
Сортировка бумаг, наведение
порядка на рабочем столе
8 - 30
5
ПЗ
4
Прием электронной почты
8 - 34
4
ОП
5
Получение задания от руководителя
8 - 43
7
ПЗ
6
Изучение и анализ специальной
литературы, документов
9 - 03
20
ОП
7
Консультация с руководителем по
выполнению работы
9 - 20
17
ОП
8
Моделирование оборудования в
программе Autocad
9 - 45
25
ОП
9
Отлучился с рабочего места по
личным надобностям
9 - 54
9
ПР
10
Решение вопроса по своему
заведованию
10 - 44
50
ОП
11
Согласование конструкторской
документации
11 - 44
60
ОП
12
Разговоры посторонние
12 - 00
16
ПР
13
Обеденный перерыв
13 - 00
60
ОТ
14
Моделирование оборудования в
программе Autocad
13 - 30
30
ОП
15
Решение срочного вопроса из цеха не
по своему заведованию
14 - 06
36
ПО
15
Перевыпуск документации
15 - 06
60
ОП
16
Обсуждение вопроса со специалистом
по телефонной связи
16 - 01
55
ОП
17
Моделирование оборудования в
программе Autocad
16 - 45
44
ОП
18
Обсуждение вопроса со специалистом
лично
17 - 05
20
ОП
19
Уборка рабочего места, выключение
компьютера
17 - 15
10
ПЗ
20
Уход с работы
17 - 15
Для выявления потерь рабочего времени воспользуемся таким видом
наблюдения, как фотография рабочего времени (ФРВ).
С помощью ФРВ можно определить, на каких этапах
производственного процесса происходят потери рабочего времени и чем они
вызваны: неэффективностью организации производства, нерационально
выстроенной технологией или же недобросовестностью сотрудников.
91
Потери — это все операции, которые требуют затрат времени и
ресурсов, но не повышают ценность готового товара или услуги.
Время работы - это время выполнения рабочих задач (ОП –
оперативное время), подготовительно-заключительное время (ПЗ) и
непроизводительная работа (НР);
ПЗ - подготовка себя и рабочего места к работе; приведение в порядок
себя и рабочего места после работы;
НР - работа, не имеющая продуктивного результата;
Время перерывов = время регламентированных перерывов (ОТ –
обеденный перерыв) + время нерегламентированных перерывов (ПО и ПР).
ПР – время нерегламентированного отдыха и личных надобностей,
нарушения трудовой дисциплины (беседы на личные темы и посторонние
телефонные разговоры, опоздания и преждевременный уход с работы,
самовольные отлучки с рабочего места без производственной
необходимости).
В таблице представлена фотография рабочего дня специалиста,
который находится в основном здании ПКБ.
ПО – перерывы, не зависящие от работника - по организационно-
техническим причинам:
- недостатки организации труда (помехи, нелогично или
непропорционально использованное время: вызов к руководителю для
выдачи дополнительных поручений во время выполнения срочной рабочей
задачи, что ведет к отвлечению от текущей работы);
- технические аварии (сбои в работе компьютерных систем, неполадки
оргтехники и др.).
Фотография рабочего дня специалистов дает возможность
сравнительного анализа работы сотрудников, имеющих сходные рабочие
задачи, и выявления способов увеличения эффективности труда.
92
Таблица 26
Затраты рабочего времени
№
Наименование затрат рабочего
времени
Текущее
время,
час-мин.
Величина
затрат
рабочего
времени,
мин.
Категории
затрат
рабочего
времени
1
Начало наблюдений
Приход на рабочее место
8 – 15
8 - 20
5
ПР
2
Включение компьютера
8 - 25
5
ПЗ
3
Сортировка бумаг, наведение
порядка на рабочем столе
8 - 30
5
ПЗ
4
Прием электронной почты
8 - 40
10
ОП
5
Выпуск чертежа в программе Autocad
9 - 40
60
ОП
6
Консультация с руководителем по
выполнению работы
10 - 00
20
ОП
7
Разговоры посторонние
10 - 12
12
ПР
8
Отлучился с рабочего места по
личным надобностям
10 - 22
10
ПР
9
Решение вопроса по своему
заведованию
12 - 00
98
ОП
10
Обеденный перерыв
13 - 00
60
ОТ
11
Ушел в цех для решения вопроса
14 - 50
110
ОП
12
Выпуск чертежа в программе Autocad
15 - 10
20
ОП
13
Обсуждение вопроса со
специалистом из цеха по телефонной
связи
16 - 05
55
ОП
14
Перевыпуск документации
17 - 05
60
ОП
15
Уборка рабочего места, выключение
компьютера
17 - 15
10
ПЗ
15
Уход с работы
17 - 15
Данный метод позволил выявить, что организационно-технические
условия рабочих мест влияют на затраты рабочего времени сотрудников.
Причины потерь рабочего времени, связанные с тем, что часть
сотрудников проекта находится на значительном расстоянии от цеха:
1) необходимость посещения заказа специалистом из ПКБ;
2) дистанционное решение вопросов конструкторов на заказе и
конструкторов ПКБ;
3) привлечение конструкторов-хозяев помещений к решению
вопросов из-за отсутствия нужного специалиста на данный
момент на заказе;
93
4) перевыпуск документации, первоначальный вариант которой не
был достоверен вследствие отсутствия у разработчика полной
информации о состоянии интересующих его объектов на заказе.
В таблице №26 представлена информация о средней
продолжительности потерь рабочего времени проектировщиков, связанных с
перечисленными выше причинами.
Потери времени просчитаны в среднем для всех тридцати
проектировщиков, за исключением ситуации №3, где потери времени учтены
у семи конструкторов-хозяев помещений.
Таблица 27
Потери рабочего времени сотрудников
Потери времени
Потери времени на
одного сотрудника
В
неделю
, мин.
В
месяц,
час.
В
месяц,
дн.
1. Затраты времени специалиста на дорогу от ПКБ
до цеха
150
10
1,33
2. Затраты времени специалистов на
дистанционное решение вопросов
175
11,67
1,56
3. Затраты времени конструкторов на решение
вопросов цеха из-за отсутствия нужного
специалиста на данный момент на заказе;
180
12
1,6
4. Затраты времени на перевыпуск документации
из-за недостатка информации о действительном
состоянии объектов на заказе
180
12
1,6
Таким образом, в связи с организацией мероприятия, данные затраты
времени удастся избежать и можно вычислить затраты на заработную плату в
год без учета этих потерь времени:
1226007)1,6231,6)1,56,331((15948
2вар
ФЗП
12379,344,656356815948
тыс.руб
Потерянное время по причине отсутствия части проектировщиков
непосредственно на заказе восстанавливается работниками за счет работы в
выходные дни и сверхурочных часов,