64
В таблице 18 представлены элементы управления проектами и дана их
оценка с позиций: «+» - обеспечивается на высоком уровне, «-» -низкий
уровень, «+/-» - удовлетворительный уровень, требующий развития.
В связи с проведенной выше оценкой элементов управления
проектами, можно выделить элементы, на которые будут направлены
мероприятия по их совершенствованию – элементы «планирование»,
«контроль», «мотивация» и «координация».
65
ГЛАВА 3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ТРУДОВЫМИ РЕСУРСАМИ
В ПКБ И ОЦЕНКА ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ
3.1 Внедрение программного продукта Microsoft Project
Во всем мире технологии и стандарты управления проектами доказали
эффективность как в бизнесе, так и в сфере государственного управления.
Поскольку ПКБ – это организация, которая имеет в своем ведении
большое количество проектов, то доставляет большую сложность выстроить
все составляющие отдельного проекта в единую логически связанную
систему и управлять как всей системой, так и отдельными ее звеньями
(ресурсами, потоками информации, качеством и т.д.).
Зачастую возникает необходимость визуально представить
последовательность и взаимозависимость различных работ в проекте, однако
такая возможность отсутствует. На данный момент в ПКБ существуют
некоторые трудности в расчете критических работ (сдвиг сроков по которым
ведет к сдвигу сроков всего проекта), выявлении резервов, оценке общего
распределения трудовых ресурсов. Отсутствует система, позволяющая
контролировать исполнение проектов в текущем режиме и реагировать на
важные события из- за человеческого фактора.
В связи с этим, достаточно сложно обеспечить руководство базой для
принятия решений, а специалистам повысить оперативность получения
информации, поскольку нет увязки информационных потоков отдельных
подразделений и служб предприятия в едином информационном
пространстве.
Для того, чтобы устранить вышеуказанные недостатки в ПКБ
«Севмаш» предлагается внедрить в опытную эксплуатацию систему
автоматизированного управления проектами Microsoft Project в объеме
управления графиком выпуска рабочей документации проектов.
66
Данная система позволяет управлять составом и сроками выполнения
работ, трудоемкостью и бюджетом проекта, привлечением на проект
трудовых и материальных ресурсов, отслеживать продвижение работ и т.д.
Управление разработкой рабочего проекта на стадии построения
графика работ выполняется в среде программного продукта Microsoft Project.
Целью введения автоматизированного планирования и контроля
выполнения плана в ПКБ является получение следующих преимуществ:
ведение учета всех достаточно продолжительных задач,
выполняемых на проекте. В перечень учитываемых задач должны
включаться работы с продолжительностью не менее 1-го дня. Обязательному
учёту в перечне подлежат задачи, имеющие своим результатом документ
рабочего проекта или представляемый заказчику результат;
структурное разбиение задач на подзадачи или группирование
задач в суммарные задачи с целью получения наглядного отображения
графика и разнесения фрагментов его по иерархии файлов MS Project;
связывание зависимых задач между собой с целью определения
срока завершения проекта в целом или отдельных этапов, а также влияние на
критический путь продолжительности отдельных задач;
учет кадровых ресурсов проекта, в качестве которых
принимаются подразделения ПКБ и отдельные исполнители;
определение обеспеченности задач ресурсами, определение
перегрузки ресурсов вследствие ограниченности сроков проекта;
создание информационного массива данных в формате файлов
MS Project или базового плана для обеспечения отслеживания выполнения
графика;
учет календаря проекта, в качестве которого принимается
производственный календарь предприятия;
На уровне отдельного подразделения (сектора, группы), в котором
будет признано желательным ведение внутреннего графика, возможно
67
использование календарей каждого исполнителя, то есть учитывать отпуска,
больничные и д.п.;
получение наглядного представления графика в электронной
форме и на бумаге. Обмен плановой информацией и документацией с
участниками проектных работ и заказчиком;
получение отчетов в разнообразных стандартных и
настраиваемых формах MS Project;
создание основы для более глубокого внутреннего планирования
на уровне сектора или группы с более детальной, чем устанавливаемой
настоящими указаниями, декомпозицией задач.
а) Руководство процессом планирования и исполнители
Общее руководство процессом планирования производится
заместителем главного конструктора на проекте, который своим указанием
назначает специалиста по контролю, выполняющего технические задачи по
составлению главного проекта, контроль правильности и актуальности
проектов подразделений и осуществляет общую координацию работ.
Специалист по контролю отвечает за формирование отчетов,
распечатку графиков. Имеет право требовать от отделений представления
данных и исправления ошибок в файлах проектов.
На уровне отделений, отделов и секторов руководителем отделения
назначаются ответственные за ведение проектов подразделений.
Ответственными за ведение проектов назначаются специалисты,
хорошо освоившие MS Project.
Отделение 7 (сектор 711) выполняет инсталлирование программных
продуктов, настройку шаблонов файлов проектов, обучение специалистов,
разработку программных интерфейсов, загрузку информации в файлы и базы
данных проектов в пакетных режимах, трансляцию данных из других
программных продуктов (например, MS Excel), формирование общего пула
ресурсов и пула ресурсов подразделений по данным информационной
68
системы «Бриз - Кадры», создание и отработку методического обеспечения,
консультирует участников работ планирования.
Все ответственные за ведение проектов должны иметь право изменять
файлы проектов своих подразделений, расположенные на сервере. Файлы
других подразделений должны быть доступны им только по чтению.
б) Размещение файлов
На первом этапе сбор плановой информации производится в mpp-
файлы MS Project (файлы проектов). Файлы через механизм иерархического
вложения объединяются в общий проект. Все файлы общего проекта
размещаются на сервере в сетевом каталоге.
Структура общего проекта включает файлы:
1 Главный проект (ведётся специалистом).
1.1 Проекты отделений (ведутся специалистами отделений).
1.1.1 Проекты секторов (ведутся специалистами секторов).
2 Общая часть, на которую имеются ссылки из проектов
подразделений. Содержит общепроектные вехи (ведётся специалистом по
контролю).
По усмотрению подразделений они могут вести рабочие копии своих
проектов локально на персональных компьютерах, например, для
моделирования возможных ситуаций «что будет, если», изучения рисков
проекта, ведения календарей исполнителей, более детальной декомпозиции
работ и т.п. При этом файл проекта на сервере должен оставаться
неизменным и соответствовать требованиям настоящих указаний. Ссылки из
файлов общего проекта на локальные проекты не допускаются.
в) Общие сведения проекта
Общие сведения проекта включают:
Дата начала проекта – дата подписания контракта на рабочее
проектирование.
Планирование проекта от даты начала проекта. Все задачи
начинаются как можно раньше.
69
Календарь проекта строится на основе базового календаря, за
который принимается производственный календарь АО «ПО «Севмаш».
Базовый календарь и календарь проекта настраивается 71 отделом и
загружается в файл шаблона проекта.
г) Атрибуты задачи
Атрибутами задач, включаемых в проект, являются:
Номер в структуре. Атрибут формируется автоматически при
вставке задачи и изменении её позиции в иерархии. Отображать атрибут на
экране не обязательно;
СДР - код структурной декомпозиции работ. Уникальный,
сохраняемый при любом изменении состава задач проекта, идентификатор,
автоматически формируемый MS Project. Идентификатор должен иметь
следующую структуру:
89XXX-NNNN/номер подзадачи в структуре, где 89 код ПКБ,
XXX- –-префикс кода проекта или индекс подразделения ПКБ – хозяина
графика, например 89713- - сектор 713. Префикс используется для
идентификации задач другого проекта в консолидированном проекте,
NNNN – маска кода - 4 знака. Незанятые разряды слева заполняются нулями.
Код СДР задачи должен использоваться для контроля прохождения
документа по потоку и играет роль своего рода планово-учетной единицы
(ПУЕ).
MS Project формирует код СДР автоматически. Настройка структуры
кода производится в меню Проект/СДР/Определить код. После проведения
нумерации задач по проекту и публикации проекта повторная нумерация не
допускается.
Название задачи. Для задачи, имеющей ненулевую длительность,
атрибут должен включать существительное, обозначающее цель выполнения
задачи, например: «Чертёж установки …», «Ведомость контроля…»,
«Альбом узлов…». Для вехи название должно констатировать свершение
70
некоторого события, например: «Данные ТЭО получены», «Акт передачи
документации подписан» и т.п.;
Длительность - длительность задачи в днях;
Начало, Окончание – календарная дата;
Предшественники. Атрибут заполняется автоматически при
назначении зависимостей;
Название ресурса. Соответствует номеру подразделения или Ф.
И.О. исполнителя;
Трудоемкость. Заполняется только для задач, имеющих
длительность. Определяется экспертным путем руководителем
подразделения (начальник сектора или группы);
Обозначение документа. Заполняется для задач разработки КД,
результатом выполнения которых является конкретный конструкторский
документ.
Адрес гиперссылки. Ссылка на сетевой ресурс (файл или
каталог), в котором хранится электронная версия конструкторского
документа. Может включать адрес и текст, для которых не обязательно
совпадение. В тексте удобно записать обозначение документа;
Заметки. Стандартный атрибут используется в зависимости от
вида задачи;
СПД. Атрибут типа флаг заполняется отметкой, если документ
содержит данные, передаваемые в ОАСУП.
Состав атрибутов и заполняемых полей может быть расширен в
рабочем порядке без корректировки настоящих указаний. Допускается
использование дополнительных полей для вспомогательных целей
обеспечения работы программных процедур.
д) Типовая номенклатура задач для включения в проект
В проект включаются с указанием длительности и назначением ресурса
следующие задачи:
71
разработка конструкторского документа: чертёж, перечень,
альбом, ведомость и т.п. При завершении задачи в атрибут «Обозначение
документа» заносится обозначение конструкторского документа;
подготовка данных для проектирования другому подразделению
с оформлением служебной записки. В атрибут «Обозначение документа»
должен заноситься номер служебной записки;
построение 3-мерной модели в САПР и CAD системах. При
завершении задачи в атрибут «Заметки» заносится краткое текстовое
описание модели;
изготовление рекламных и демонстрационных материалов. При
завершении задачи краткое описание её результатов заносится в поле
«Заметки»;
выполнение документируемых расчётов, например расчетов на
прочность. При завершении задачи в атрибут «Обозначение документа»
графика заносится обозначение расчёта;
обработка на потоке, включающая контроль, регистрацию,
получение сканированных копий, комплектацию в папки отчетов заказчику,
ввод данных спецификаций через СПД, тираж и другие процедуры 7-го
отделения. Прохождение документа по потоку может фиксироваться
соответствующими флагами в графике.
Задачи, включаемые в проект, не ограничиваются перечисленными
выше, но подлежат одобрению в каждом конкретном случае со стороны ГГК.
е) Типовая номенклатура вех для включения в проект
Обязательные вехи
В проект включаются следующие обязательные вехи:
- «Договор на рабочее проектирование с заказчиком заключен»;
- «Договор на рабочее проектирование с подрядчиком заключен»;
- «Данные ТЭО получены»;
- «Тендер по закупочному пакету проведён»;
- «Данные смежной дисциплины получены»;
72
- «Предварительная регистрация документа выполнена»;
- «Контроль и регистрация документа в АСУ КД выполнены»;
- «Комплект документации подрядчика по этапу получен»;
- «Акт приёма передачи документации по этапу подписан».
Другие вехи
При необходимости в проект могут включаться другие вехи, например:
- «Документ с надзорным органом согласован»;
- «Документ с заказчиком согласован».
Вехи, включаемые в проект, не ограничиваются перечисленными
выше, но подлежат одобрению в каждом конкретном случае со стороны
контроля.
ж) Структурная декомпозиция и распределение задач по проектам
Главный проект
В главный проект включаются задачи и вехи, относящиеся к плану в
целом, например: заключение договора на рабочее проектирование,
поступление данных ТЭО, проведение тендеров на поставку оборудования,
поступление партий рабочей конструкторской документации от проектантов,
подписание акта приёма-передачи и т.п. В главный проект включаются также
суммарные задачи отделений.
Проекты отделений 1, 2, 3, 4, 6, 8
В проекты отделений включаются суммарные задачи отделов. В
проекты отделов – проекты секторов. Проекты рабочих групп отдельно от
проекта сектора не ведутся.
Типовая декомпозиция работ отделения должна включать следующие
уровни задач:
1. Дисциплина,
1.1. Строительный район или зона,
1.1.1. Документ.
Проект отделения 7
73
Проект 7-го отделения должен включать отдельные проекты 71 и 72
отделов.
Проект 71 отдела должен включать следующие задачи
Создание ведомостей норм расхода и заказа оборудования.
Формирование ВКД
Проект 72 отдела должен включать задачи обработки документов на
потоке, подготовки документации и компакт дисков для передачи заказчику.
Проект отделения 5
Проект 5-го отделения должен включать задачи изготовления
демонстрационных и рекламных материалов и задачи подготовки актов
приёма-передачи документации и материалов проекта.
з) Назначение связей задач
Связи между задачами назначаются главным образом по типу
окончание-начало (ОН), т.е. завершение предшествующей обуславливает
начало последующей задачи. В обоснованных случаях используются другие
типы связи. Различают связи внутрипроектные и межпроектные.
Длительность и запаздывание работ настраивается экспертным путём
начальником соответствующего подразделения (сектора или группы) на
основе опыта аналогичных работ.
и) Назначение ресурсов
В проектах используются ресурсы трудового типа. Различаются
ресурсы 2-х видов:
Ресурс – подразделение, которое принимает ответственность за
выполнение задачи. Назначается на суммарные задачи отделений и все
задачи главного проекта. Перегруз ресурса или доступность практически не
ограничивается, то есть доступность ресурса назначается не меньше, чем
сумма доступности составляющих (например, сумма доступности всех
секторов в отделе).
Поле «группа» заполняется для отделений – «ПКБ», для отдела – номер
отделения, для сектора – номер отдела.