11
если для сырья требуется некая специальная переработку или доработка у
сторонних производителей, но и затем оно возвращается и трансформируется
в готовую продукцию, то право собственности не утрачивается и
деятельность считается производственной.
Важную роль в процессе управления материально-производственными
ресурсами играет задача обеспечения информацией всех заинтересованных
лиц для контроля за наличием и перемещением запасов, соответствия их
использования принятым в организации нормам
[15, с. 226]. То есть
желательно отражение движения материально-производственных ресурсов в
режиме онлайн. Так, бухгалтера должны иметь точное представление об
остатках материалов на производстве и складах, чтобы отражать актуальную
информацию при бухгалтерском учете; продающим подразделениям та же
информация нужна для корректного выставления счетов на оплату, а
кладовщик, в свою очередь, ждет от смежных подразделений своевременных
и полных данных для резервирования материалов, подготовки к отгрузкам и
проч.
В зависимости от масштабов производственной деятельности
предприятие может избрать из прочих возможных такую форму хранения,
как складское размещение материально-технических ресурсов. Чем
глобальнее производство, тем большая площадь склада требуется, и,
соответственно, тем большие затраты нужны на обслуживание этих
площадей: арендная/коммунальная плата, фонд оплаты труда кладовщикам и
охранникам, погрузочно-разгрузочная техника, камеры слежения и другое
оборудование.
Материально-производственные запасы размещаются по видам,
группам, размерам и сортам и располагаются на стеллажах, полках для
быстрой приемки, отпуска и контроля, а также упаковываются
соответствующим образом для их сохранности (целлофан, ящики, бумага или
специализированные упаковки).
12
К организации работы складского хозяйства могут предъявляться
следующие требования:
- склады в зависимости от профиля предприятия могут быть
специализированными, т.к. продукция с различными физико-химическими
свойствами требует разных режимов хранения. Это могут быть особые
температурные режимы, требования к влажности помещений, специфическая
противопожарная система и т.д.
- складское помещение оборудуется стеллажами, полками, шкафами и
ящиками для хранения продукции. Их параметры адаптируются под размер,
вес и другие характеристики обычной хранимой продукции на данном
складе;
- на каждый вид продукции выписывается артикул (код), где указывают
наименование продукции, ее номенклатурный номер, марку, сорт, размеры,
единицу измерения и т.д. Ярлык с артикулом прикрепляется в месте
хранения данного вида продукции и используются для более удобного
поиска на территории складских помещений и корректного отражения в
базах данных;
- размещение материалов по секциям складов, а внутри них - по
отдельным группам и типоразмерам;
- оснащение мест хранения материалов необходимыми весовыми
средствами, измерительными приборами и мерной тарой;
- легковоспламеняющиеся вещества хранятся в специально
приспособленных для них помещениях, изолированных от других складов и
имеющих противопожарное оборудование;
- если закрытых складских помещений недостаточно для некоторых
видов материально-производственных запасов (кирпич, песок,
пиломатериалы, металлопрокат и др.) возможно открытое хранение:
материалы размещаются на специально отведенной для этой цели
13
территории склада под навесом, защищающим их от воздействия
атмосферных осадков.
В зависимости от финансовых возможностей организация может
использовать более дешевые универсальные складские помещения, в связи с
чем вышеуказанные требования будут выполняться не в полной мере. Так
или иначе, обезопасить хранимые материально-производственные ресурсы
можно путем страхования. Страхование – это один из инструментов,
который защищает от финансовых последствий повреждения или утраты
имущества, находящегося в собственности организации или третьих лиц.
Особое внимание страхованию уделим в следующих главах.
1.2. Учет материально-технических ресурсов
Важно понимать, что все ресурсы в определенной мере ограничены.
Поэтому для эффективного бизнеса необходим тщательный и
профессиональный учет количественных и качественных характеристик
ресурсов и рациональное потребление, то есть организация использования с
максимальным коэффициентом полезного действия.
Учет материально-производственных ресурсов выполняет несколько
очень важных задач. Согласно п. 6 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 N
119н (ред. от 24.12.2010) "Об утверждении Методических указаний по
бухгалтерскому учету материально-производственных запасов" к функциям
учета относятся:
а) формирование фактической себестоимости запасов, что
принципиально важно для бухгалтерии предприятия;
б) правильное и своевременное документальное оформление операций
и, как следствие, обеспечение достоверных данных по хранению и обороту
запасов;
14
в) контроль за сохранностью запасов в местах их хранения
(эксплуатации) и на всех этапах их движения, т.к. учтенные ресурсы проще
охранять и обезопасить от непредвиденных ситуаций;
г) контроль за соблюдением предприятием норм (требований),
обеспечивающих стабильный выпуск продукции, выполнение работ и
оказание услуг;
д) проведение важной для финансово-экономических и плановых
отделов аналитики эффективности использования запасов;
е) своевременное выявление ненужных и излишних материально-
производственных запасов с целью их возможной продажи или поиск иных
возможностей вовлечения их в оборот.
Чтобы не образовывалось излишних резервов материально-
производственных ресурсов нужно четко понимать необходимый объем по
каждой единице товара и не превышать его [30, с. 306]. Однако это бывает
нелегко, т.к. все коммерсанты, стремясь выполнить план продаж, обещают
скидки и льготные условия поставки. И стремясь сэкономить на закупочной
цене, компании часто обрекают себя на длительное и дорогое хранение
запасов, которые не успевают расходовать.
Контроль за использованием производственных запасов
обеспечивается лимитированием отпуска материалов в производство и
выявлением отклонений фактического расхода от установленных норм.
Лимитирование отпуска материалов основывается на нормировании
материальных затрат, на которых подробнее остановимся в следующих
главах.
Практическими целями учета запаса продукции является увязывание
себестоимости реализованной продукции (как вида расходов) с доходом,
полученным от реализации этой продукции в учетном периоде, и, что не
менее важно, измерение стоимости имеющегося запаса продукции на конец
периода.
15
Производственные запасы группируются по роли и назначению их в
процессе производства, а также по техническим свойствам [15 – с. 200].
Для обобщения информации о наличии и перемещении сырья,
материалов, полуфабрикатов, запчастей и других материальных запасов
Приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 31.10.2000 г. №
94н (ред. От 08.10.2010 г.) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского
учета финансовой деятельности организации и Инструкции по его
применению» определен синтетический счет 10 «Материалы», к которому
могут быть открыты необходимые субсчета. Для учета материально-
производственных запасов на предприятиях открываются и другие
синтетические счета: 15 «Заготовление и приобретение материальных
ценностей», 19 «НДС по приобретенным ценностям», 41 «Товары», 43
«Готовая продукция» и т.д. Счет 10 может быть конкретизирован субсчетами
в зависимости от потребностей бухгалтерского учета в конкретной
компании: например, 3 «Топливо», 5 «Запасные части», 8 «Строительные
материалы» и т.п.
В основу организации синтетического учета положена экономическая
классификация материалов [16 – с. 79].
Стоит обратить внимание, что в зависимости от специфики
производства запасы могут переходить в другую группу. Так, для
производителя лакокрасочных изделий эмаль будет не вспомогательным
материалом, как для автопроизводителя, а запасами, предназначенными для
реализации. Соответственно, эмаль будет по-разному учитываться на
синтетических счетах на этих предприятиях.
На малых предприятиях, которые используют однообразные
материально-производственные запасы, бывает достаточно учитывать всё на
счету 10 без дальнейшей конкретизации.
16
Учет приобретения материально-производственных запасов на
предприятии осуществляется по фактической себестоимости и зависит от
способа покупки.
Оценка запасов в бухгалтерском учете осуществляется тоже по
фактической себестоимости. В текущем учете организация может проводить
оценку материально-производственных запасов по учетной цене и учитывать
отдельно отклонения фактической себестоимости материалов от учетной
цены (счет 16). В бухгалтерской отчетности оценка материалов
осуществляется по фактической себестоимости.
Фактическая себестоимость запасов, которые приобретены за плату, -
это сумма фактических затрат организации на их покупку. Налог на
добавленную стоимость и иные возмещаемые налоги в фактическую
себестоимость не включаются.
При отпуске запасов в производство оценка данных запасов может
производиться одним из следующих способов:
1)По себестоимости каждой единицы: оценивают запасы,
используемые организацией в производстве. При отпуске материалов по
себестоимости каждой единицы применяется один из двух вариантов
исчисления:
а) включая все расходы, связанные с приобретением запаса;
б) включая только стоимость запаса по договорной цене (упрощенный
вариант).
2) По средней себестоимости: оценка определяется по каждому виду
запасов путем деления общей себестоимости вида запасов на их количество,
соответственно складывающихся из себестоимости и количества остатка
запасов на начало отчетного месяца и поступивших в этом месяце. Это
традиционный метод для России. На практике применение этого метода
может осуществляться следующими вариантами:
17
а) исходя из среднемесячной фактической себестоимости материала
(взвешенная оценка), в расчет которой включаются количество и стоимость
материалов на начало месяца и все поступления за месяц (или другой
отчетный период);
б) путем определения средней себестоимости материала в момент его
отпуска (скользящая оценка), при этом в расчет средней оценки включаются
количество и стоимость материалов на начало месяца и все поступления до
момента отпуска.
3)По себестоимости первых по времени приобретений запасов (способ
ФИФО). При способе ФИФО применяют правило: первая партия на приход –
первая в расход. То есть независимо от того, какая партия материалов
отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене первой
приобретенной партии, потом второй и т.д., пока не будет получен общий
расход материалов за месяц. Использование метода ФИФО в условиях
инфляции позволяет снизить себестоимость готовой продукции за счет
ценового фактора, и стоимость запасов на конец отчетного периода будет
близка к текущим ценам, что обеспечивает реальность их оценки.
4) По себестоимости последних по времени приобретений запасов
(способ ЛИФО). При способе ЛИФО применяли обратное правило: вначале
списываются материалы по себестоимости последней партии, затем по
себестоимости предыдущей и т.д. Однако с 1 января 2008 года метод не
используется применительно к материально-производственным запасам, хотя
может оставаться полезным в налоговом и управленческом учете
организации.
Использование каждого метода по конкретному материалу
осуществляется в течение всего отчетного года и закрепляется в
официальной учетной политике организации. Важно отметить, что к разным
материалам или группам материалов предприятие может применять
различные методы оценки – по решению организации. При оптимальной
18
группировке материалов с помощью учетной политики можно оперативно
реагировать на возможные рыночные колебания цен, уменьшить
трудоемкость работы и влиять на многие процессы производства.
Отпуск материальных ценностей на изготовление продукции не всегда
означает использование их в производстве в полном объеме [1 – с. 227].
Поэтому для правильного определения материальных затрат в процессе
производства выявляются отклонения от установленных норм затрат. Для
этого используется несколько методов.
Метод документирования отклонений состоит в том, что на основе
месячного плана производства продукции и нормативного расхода,
устанавливается размер лимита расхода материала. Документирование
обычно оформляется и контролируется вышестоящим руководителем.
Метод партионного раскроя более прогрессивен, так как
предусматривает получение детальных, оперативных и достоверных
сведений о расходе материалов с фактическим указанием величины
отклонений от норм, их причин и виновников. Но у него есть и
существенный недостаток: его применение ограничено, т.к. он возможен
только для материалов, которые поддаются раскрою, например, ткань,
фольга или бумага.
Инвентарный метод определяют отклонения по каждому виду и
номенклатурному номеру материалов в разрезе участков, цехов и
предприятия в целом. При этом сопоставляют данные фактического расхода
материалов с их расходом по действующим нормам. Но не по каждой партии,
а укрупненно за соответствующий период времени.
Основные принципы, применяемые к учету продукции на складе,
следование которым обеспечивает эффективную деятельность финансово-
экономических подразделений предприятия:
19
1. оперативность и достоверность количественного учета на складах на
основе применения материально ответственными лицами складских карточек
или других реестров;
2. контроль работниками бухгалтерии правильности и своевременности
документирования складских операций по движению материально-
производственных ресурсов непосредственно в местах хранения, и контроль
ведения складского учета;
3. осуществление бухгалтерского учета продукции в денежном
выражении по учетным ценам;
4. сопоставление остатков продукции по данным оперативного
складского учета с остатками продукции по данным бухгалтерского учета
для подтверждения их соответствия.
Некоторые исследователи выделяют также следующее требование [16,
с. 73]:
5. соответствие синтетического учета данным аналитического учета на
начало каждого месяца по оборотам и остаткам.
Периодически на предприятиях (складах, административно-офисных и
других помещениях) проводится инвентаризация. График обычно
составляется ответственным уполномоченным работником и утверждается
руководителем организации.
Инвентаризация – это процедура установления фактического наличия
продукции путем пересчета, т.е. снятия остатков и проверки учетных
записей. Данные о фактическом наличии продукции сопоставляются с
данными бухгалтерского и складского учета в стоимостном и натуральном
выражении.
Процедура инвентаризации регламентирована Приказом Министерства
Финансов Российской Федерации от 13.06.1995 г. N 49 (ред. от 08.11.2010 г.)
"Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и
финансовых обязательств"[37].
20
Для проведения такой проверки создается специальная комиссия (или
рабочая группа), которая действует в присутствии материально-
ответственного лица.
В ходе инвентаризации проверяются сохранность единиц хранения и
их количество путем подсчета, взвешивания или измерения других
качественно-количественных показателей. Также обязательно проверяются
правильность их хранения и отпуска, состояние весового оборудования,
измерительного инструмента и порядок ведения учета материально-
производственных ресурсов.
После проведения инвентаризации в помещении и переходе в другое
первое должно опломбироваться до подведения итогов всей проверки. Если
объемы работы предполагают быстрое исполнение, приходование
материально-производственных запасов осуществляется после завершения
проверки. Если помещения большие, то поступающие на склад материально-
производственные запасы заносятся в специальную опись «ТМЦ,
поступившие во время инвентаризации».
Сплошной или выборочный подсчет проводился, но полученные
данные подсчитываются в количественном выражении, переводится в
денежное и сводится по товарным группам в общую сумму. Если
по результатам инвентаризации обнаружены расхождения между фактом и
учетной информацией (недостача, порча), то комиссией оформляется
сличительная ведомость. Эти расхождения фиксируются бухгалтерами на
счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в том отчетном периоде,
в котором завершилась инвентаризация.
Основной задачей бухгалтерского учета материально-
производственных ресурсов при их выбытии в результате продажи, списания,
передачи безвозмездно и др. является достоверное определение результатов
продажи и прочего выбытия материалов.