54
– оформление документации по приему, переводу и увольнению
сотрудников в соответствии с трудовым кодексом РК;
– определение потребности сотрудников в обучении и в повышении
профессиональных компетенции;
организация тренингов и курсов для повышения квалификации сотрудников;
решение внутренних кадровых вопросов работников;
Департамент управления персоналом внешне взаимодействует со
следующими подразделениями:
1. Бухгалтерия - Департамент HR получает от данного отдела сведения о
затратах на поиск, подбор и найм персонала с целью составления статических
и аналитических отчетов. Предоставляет данному отделу информацию о
льготах и выплатах в соответствии с коллективным договором, документы по
приему, увольнению перемещению и предоставлению отпусков, направлении
в командировку и обучение.
2. Финансовый отдел - Финансовый отдел предоставляет департаменту
HR информацию о поступлении денежных средств и оплат расходов в
соответствии с заявкой департамента, регламент по формированию бюджета
компании, бланки заявления для открытия банковских карт, списки
работников, планируемых на обучение для повышения квалификации,
информацию о графике отпусков. В свою же очередь департамент по
управлению персоналом предоставляет данному отделу информацию о
принятых сотрудниках, приказы отдела, заключенные договоры с
медицинскими учреждениями, предоставленные работниками.
3. Юридический отдел - юридический отдел консультирует департамент
по управлению персоналом по правовым вопросам и представляет копии
учредительных документов. Департамент HR в свою очередь может
предоставить материалы, которые могут являться основанием для
предъявления претензии или иска.
55
4. Административно-хозяйственный отдел - департамент HR подает
заявку на канцтовары, мебель, оргтехнику и на автотранспортные услуги
данному отделу. Административно-хозяйственный отдел предоставляет
канцтовары, оргтехнику, мебель согласно заявке департамента.
5. Отдел информационной защиты - данный департамент предоставляет
услуги по техническому обслуживанию компьютерного оборудования, и
обеспечивает департамент необходимыми расходными материалами и
программным обеспечением.
Далее рассмотрим основные функции отдела рекрутинга, который
непосредственно занимается ведением поиска и подбора персонала. Основной
целью данного отдела является качественное и количественное обеспечение
персоналом предприятия
41
. Основные функции отдела рекрутинга следующие:
– планирование и организация работ по поиску кандидатов на вакантные
позиции;
– размещение информации по вакансиям компании в различных
ресурсах (печатные СМИ, сайты трудоустройств, социальные сети, сайт
компании, ТВ, и.т.д.)
– отбор кандидатов, соответствующих требованиям вакансии;
– проведение первичных интервью с кандидатами по телефону;
– проведение первичных собеседовании с кандидатами face-to-face;
– ведение отчетности о качественном и количественном составе
кандидатов;
– сопровождение кандидатов на всех этапах трудоустройства.
– отдел рекрутинга компании в основном использует следующие
технологии рекрутинга: классический рекрутинг, executive search и массовый
рекрутинг.
41
Tikhonov A. I. The use of networking in staff recruitment: recommendations and referral programs //Amazonia
Investiga. – 2019. – Т. 8. – №. 19. – С. 521-528.
56
Рисунок 15. Технологии рекрутинга используемых в “Aster
Auto”
Классический рекрутинг используется для подбора и отбора
профессиональных менеджеров среднего звена. Executive search – это
технология подбора профессионалов на руководящие должности. Рекрутер в
данном случае использует активные инструменты поиска как рекомендации,
собственная база данных руководителей. Массовый рекрутинг используется
при найме работников низкой квалификации на массовые проекты.
Отдел рекрутинга компании “Aster Auto” в основном использует
технологию классического рекрутинга для поиска специалистов и менеджеров
среднего звена. После получения заявки на заполнение вакансии, рекрутер
согласовывает с руководителем отдела бюджет проекта, количество
необходимых работников и требований к ним. Далее рекрутер размещает на
работных сайтах (headhunter.kz), социальных сетях (instagram), печатных
изданиях (газета “Срочно требуется”) информацию о вакансии. После
получения достаточных откликов, рекрутер проводит скрининг резюме и
отбирает наиболее подходящих кандидатов. Далее проводится первичное
интервью с кандидатами по телефону. Успешно отобранные кандидаты
приглашаются на собеседование в компанию со старшим рекрутером. Если
кандидат успешно проходит все перечисленные этапы, то он приглашается на
собеседование с руководителем соответствующего отдела. На последнем
этапе успешно отобранный кандидат принимается на работу.
57
В целом весь рекрутинговый процесс занимает 2 недели. Этапы
процесса представлены в таблице 14.
Таблица 14
Этапы рекрутинга в «Aster Auto»
Этапы рекрутинга
Время потраченное на каждый
этап
1. Согласование с руководителем
отдела рекрутинга бюджет,
количество требуемых
работников, и общие требования
1 день
2. Размещение на работных сайтах,
печатных изданиях информацию
о вакансиях
2 дня
3. Первичный отбор:
собеседование по телефону
3 дня
4. Составление первичного списка
кандидатов наиболее
подходящих к позиции
3 дня
5. Интервью со старшим
рекрутерем
2 дня
6. Составление шорт листа
финалистов
2 дня
7. Собеседование с руководителем
соответствующего отдела
2 дня
Наибольшие временные затраты приходятся на поиск и отбор резюме,
на составление первичного списка кандидатов после интервью по телефону.
Данный этап занимает от 6-7 дней. Сложность данного этапа вызывается
уточнением необходимой информации и требовании по кандидатам у
линейного руководителя соответствующего отдела. Для формирования
качественного списка, рекрутеру постоянно необходимо уточнять ответы на
вопросы кандидатов у линейного руководителя и специфику требовании для
позиции. Заявка на заполнение вакансии обычно содержит только общие 1-3
требовании, что затрудняет работу рекрутера. У рекрутера отсутствует четкие
представления о портрете кандидата, о его навыках и профессиональных
компетенциях. Это приводит к высоким процентам отклонения отобранных
резюме и к трате временных ресурсов на поиск новых соискателей. Также это
сказывается на качестве отобранных кандидатов и приводит к следующим
проблемам:
58
– несоответствие отобранных кандидатов требованиям вакансии;
– отсутствие необходимых навыков в работе;
– высокий процент уволившихся сотрудников после 1 месяца работы;
– большое количество вопросов кандидата о специфике вакансии,
которые остаются без ответа.
Выявленные выше проблемы в системе рекрутинга компании «Aster
Auto» являются направлениями для дальнейшего совершенствования и
разработки рекомендации в следующей главе.
59
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
ПРОЦЕССА РЕКРУТИНГА В “ASTER AUTO”
3.1 Комплекс мероприятий по совершенствованию рекрутинга в
компании “Aster Auto”
Анализ системы рекрутинга компании “Aster Auto” позволило оценить
эффективность системы и выявить недостатки и направления для
совершенствования и для разработки рекомендации для процесса рекрутинга
компании.
Один из основных недостатков системы рекрутинга компании — это
отсутствие полной информации о требованиях необходимых для вакансии и
качественных характеристиках претендента для позиции. В заявке на
заполнение вакансии перечисляются только общие 1-3 требовании, что
создает трудности для рекрутера. Недостаточность информации снижает
эффективность процесса рекрутинга и приводит к значительным тратам
временных ресурсов.
Чтобы решить данную проблему предлагаем разработать профиль
должности на каждую вакансию, которая будет служит информационной
базой для рекрутера. Данный профиль должен разрабатываться совместно
линейным руководителем и рекрутером на этапе открытия вакансии.
Следующие ключевые пункты должны быть включены в профиль
должности:
1. Возраст
2. Образование
3. Опыт работы по должности
4. Специальные навыки (удостоверения, сертификаты необходимые для
работы)
5. Требуемые знания (необходимые знания для выполнения работы)
6. Личностные качества (инициативность, лидерство, ответственность,
опыт работы в команде)
60
7. Примечание (дополнительные критерии, на которые надо обратить
внимание)
Разработав профиль должности перед поиском, рекрутер сможет точно
определить какого кандидата компания должна искать и какие
профессиональные навыки ему необходимо иметь. Данный профиль
должности не только облегчить и ускорить процесс рекрутинга, но и поможет
систематизировать HR-процессы. Пример профиля должностей на вакансию
менеджер по продаже автомобилей показан в таблице 15:
Таблица 15
Профиль должности на вакансию менеджер по продаже
Название должности: Менеджер по продаже
Подразделение: Департамент продаж и маркетинга
ФИО непосредственного руководителя: Иванов Иван Иванович
Требования:
Возраст
23-40 лет
Образование
Высшее, среднее-специальное
Опыт работы
От 3 лет
Специальные навыки
знание техники продаж и основ
маркетинга
Требуемые знания
опыт работы с клиентами, знание
автомобильной индустрии
Личностные качества
Целеустремленность, инициативность,
опыт работы в команде
Примечание
Водительский стаж от 1 года
Разработка и применение профиля должности снизить процент
отклонения кандидатов на стадии рассмотрения резюме, сократит временные
издержки на поиск и подбор подходящих кандидатов. Далее, в таблице 16
представим мероприятия по внедрению профиля должности в компании.
61
Таблица 16
Мероприятия по внедрению профиля должности
Мероприятие
Содержание
Цель
Сроки
Участники
Презентация
профиля
должности
Представление
результатов
проведенного
анализа
процесса
рекрутинга.
Презентация
профиля
должностей.
Демонстрация
ожидаемого
повышения
эффективности
после
применения
профиля
должностей.
Информирование
руководителей
соответствующих
отделов
2-3
дня
Сотрудники
департамента
рекрутинга,
руководители и
главные
менеджеры
соответствующи
х
подразделений
Совещания
Обсуждение
внедрении
предлагаемых
рекомендации
Формирование
общей цели
2-3
дня
Сотрудники
департамента
рекрутинга,
руководители и
главные
менеджеры
соответствующи
х
подразделений
Разработка
профиля
должностей
Разработка с
учетом всех
корректировок
Разработка
профиля
должностей
7-8
дней
Департамент
рекрутинга,
главные
менеджеры
других
департаментов
Внедрение
профиля
должностей
Информировани
е сотрудников о
результатах
работы
Обеспечение
прозрачности
процесса
4-5
дней
Департамент
рекрутинга,
главные
менеджеры
других
департаментов
Обратная
связь
Получение
обратной связи
Отслеживание
процесса
1
месяц
Все сотрудники
компании
Следующей рекомендацией для повышения эффективности процесса
рекрутинга предлагается проведение вторичных кратких интервью по
телефону с непосредственным руководителем. При интервью по телефону
рекрутер лишь выполняет роль консультанта по общим вопросам такие как
62
описание компании, уровень зарплаты, условия труда, виды льгот для
сотрудников. Рекрутер не дает полного представления кандидату о специфике
его будущей работы и оставляет много не отвеченных вопросов. Именно
руководитель соответствующего раздела может рассказать кандидату о
технической стороне работы, его специфики и о возможным дальнейшем
карьерном росте. Данная рекомендация поможет дать полное представление о
будущей работе кандидату и отклонить менее мотивированных кандидатов.
Это повысить эффективность рекрутинга и процент подбора наиболее
подходящих кадров. При применении данных рекомендации этапы процесса
рекрутинга компании будут в следующем виде:
Таблица 17
Этапы рекрутинга в «Aster Auto»
Этапы рекрутинга
Время потраченное на каждый
этап
1. Согласование с руководителем
отдела рекрутинга бюджет,
количество требуемых
работников, и общие требования
1 день
2. Разработка профилей
должностей с непосредственным
руководителем
1 день
3. Размещение на работных сайтах,
печатных изданиях информацию
о вакансиях
2 дня
4. Первичный отбор:
собеседование по телефону с
рекрутерем
1 день
5. Вторичный отбор: собеседование
по телефону с линейным
руководителем
1 день
6. Интервью со старшим
рекрутерем
1 день
7. Собеседование с руководителем
соответствующего отдела
1 день
Если раньше процесс рекрутмента занимал 2 недели, и эффективность
процесса была низка по причине отбора и найма неподходящих кандидатов на
вакантные позиции, что в дальнейшем приводило к текучести кадров и
неудовлетворенности работой новых сотрудников, то применение
63
предложенных рекомендации сокращает временные затраты на рекрутинг на 7
дней и повышает эффективность самого процесса, отбирая наиболее
подходящих кандидатов на вакантные места, что в свою очередь повышает
эффективность работы компании и отдела рекрутинга.
В заключение, представляем предложенные рекомендации в виде
следующей таблицы 18.
Таблица 18
Выявленные недостатки и разработанные рекомендации для
совершенствования системы рекрутинга
Выявленные недостатки в системе
рекрутинга компании “Aster Auto”
Разработанные рекомендации для
совершенствования системы
рекрутинга компании
1. Отсутствие полной технической
информации о вакантной
должности у рекрутера
1. Разработка профиля должностей
для каждой вакантной должности
2. Недостаточная
информированность кандидатов
о специфике их будущей работы
2. Проведение вторичных интервью
по телефону с непосредственным
руководителем
3.2. Экономическая эффективность предложенных мероприятий
Разработка рекомендации для совершенствования процесса рекрутинга
компании “Aster Auto” позволило определить временные затраты на поиск и
отбор кандидатов. Время, затрачиваемое на поиск и отбор кандидата
колеблется от 120 до 200 часов. Рассчитаем среднее значение:
(120+200)/2=160 часов (20 дней) на одну вакантную должность.
Затраты компании на 1 вакантную должность составляют:
1. Заработная плата рекрутеру - 200 000 тг * (20/30)= 133 334 тг.
2. Содержание рабочего кабинета - 70 000 тг.* (20/30)= 46 667 тг.
Всего: 180 000 тг.
Таким образом если отобранный кандидат подойдет на вакантную
должность, то затраты на его поиск и оценку составляют - 180 000 тг.