66
Рис. 16. Пример интерфейса чат-бота при первичном отборе
сотрудников
Следующий этап совершенствования системы управления персоналом
ООО «Арникон» – автоматизация процедуры организационной адаптации. На
этом этапе сотрудник знакомится с особенностями организационного
механизма управления предприятием, местом своего подразделения и
должности в общей системе целей и в организационной структуре.
В процессе адаптации решаются следующие задачи:
- информированность сотрудников об особенностях работы в компании;
- обучаемость продуктам, технологиям и процедурам;
- знакомство с коллегами и руководителями;
- ставятся цели на период испытательного срока;
- обеспечивается более комфортное взаимодействие сотрудника с
наставником.
Основной функционал, который будет выполнять чат-бот в адаптации
сотрудников перечислен на рисунке 17.
67
Рис. 17. Основной функционал, который будет выполнять чат-бот в
адаптации сотрудников
Ниже представлен пример диалогового окна переписки сотрудника
предприятия с чат-ботом (рис. 18).
Рис. 18. Пример диалогового окна чат-бота
Эффективная автоматизация процесса адаптации, как правило, быстро
окупается и начинает приносить плоды.
Проект на создание технической части.
расписание маршруток, информация о том, где столовая, правила пользования
переговорной комнатой и много другое
получение необходимой контактной и описательной информации о сотрудниках
компании
возможность задать интересующие вопросы и тут же получить на них ответы (все
вопросы и ответы заранее заносятся в чат-бот)
необходимая информации о компании (миссия, цели, история, структура, как оформить
больничный, отпуск и т. п.)
приветствие сотрудника
68
Техническое задание (далее ТЗ) на разработку чат - бота для подбора и
адаптации сотрудников
1. Общие сведения:
1.1. Наименование: система «Чат-бот»
1.2. Разработчик: E-Staff Рекрутер (Россия)
1.3. Заказчик: ООО «Арникон»
2. Назначение и цели создания (развития) системы:
2.1. Система предназначена для совершенствования системы управления
персоналом ООО «Арникон» посредством автоматизации функций подбора и
перехода от рутинного каждодневного поиска вакансий при подборе персонала
к искусственному интеллекту, который будет освобождать время специалиста
на выполнение более интеллектуальной и высококвалифицированной работы.
2.2. Вторая функциональная часть бота будет помогать молодым
специалистам в организационной адаптации на более привычной для них
мобильной платформе.
2.3. Цели создания:
Разрабатывается для менеджера по кадровым вопросам. В результате
внедрения, адаптации и доработки программы предполагается сокращение
трудовых затрат на первичный подбор и адаптацию молодых специалистов,
освобождение времени для более эффективного выполнение других кадровых
функций.
3. Характеристики объекта автоматизации:
Условия эксплуатации: эксплуатация чат-бота для подбора персонала
будет осуществляться в пределах двух рабочих мест - специалистов по
персоналу. А чат-бот по подбору персонала будет установлен на рабочее место
вновь принятого сотрудника.
4. Требования к системе:
4.1. Надёжность: обязательное наличие источника бесперебойного
питания, и возможность постоянного выхода в интернет;
69
4.2. Безопасность: защита персональных данных, пароль для защиты
информации от несанкционированного доступа;
4.3. Требования к обеспечению: интегрировать чат-бота можно в любой
канал, открывший для этого свой API адрес.
5. Требования к составу и содержанию работ по созданию системы: Чат-
бот должен вести учет всей информации о кандидатах на ту или иную позицию,
работодателях, собеседованиях и тестирования, платежах и договорах,
рекомендациях и письмах.
Благодаря своим многофункциональным возможностям и
пользовательской настройке, рекрутер станет незаменимым помощником в
составлении разнообразных аналитических отчетов менеджера по кадровым
вопросам ООО «Арникон».
Роботы в сфере управления персоналом не смогут заменить
специалистов, подбирающих сотрудников на топовые позиций, творческие
профессии. Боты позволяют сократить рутинную работу: подбор резюме,
обзвон соискателей, ответы на типовые вопросы, приглашение на интервью и
др. Возникшее разделение роботов на голосовые и чат-боты в ближайшей
перспективе сохранится. Связано это с более простой технологией создания
чат-бота.
Сравнение специалиста по персоналу и HR- бота для организации
представлено в таблице 16.
Таблица 16
Сравнение менеджера по кадровым вопросам ООО «Арникон» и
HR- бота
Характеристика
Менеджер по кадровым
вопросам
HR- бот
Скорость ответа
Min 1-2 дня
В течение 10 секунд
Скорость обработки
данных
50-80 резюме в день
2000 тестирований за 10
часов
Издержки
От 50 000 руб. в месяц
От 15 000 руб. за
разработку
Многозадачность
Нет
Да
Время работы
40 часов / неделя
24/7
70
Но для того, чтобы оценить насколько эффективны предложенные
мероприятия именно для ООО «Арникон» следует провести расчет
экономической эффективности, без которых не обходится ни одно
управленческое решение, связанное с инвестирование денежных средств.
3.2. Оценка целесообразности предложенных мероприятий
Очень важно чтобы любые мероприятия, внедряемые в предприятие,
были экономически эффективны. Экономическая эффективность позволяет
оценить доходы и расходы, определить срок окупаемости проекта предприятия.
Расчет экономической эффективности нужен для оценки уровня
использования разных видов ресурсов: затраты на персонал, затраты на
реализацию организационно-технических мероприятий и как результат
эффективная производственная деятельность предприятия в течение
определенного периода.
С помощью расчетов экономической эффективности обосновываются и
определяются наилучшие варианты решений относительно применения новой
техники, технологии, организации производства и работы с персоналом.
Проект по совершенствованию системы управления персоналом ООО
«Арникон» предполагает следующие мероприятия:
1. Автоматизация рутинных процессов при первичном подборе
персонала;
2. Закрепление молодых сотрудников на предприятие посредством
современных технологий;
При помощи автоматизации системы подбора и адаптации персонала
будет возможность увеличить поток кандидатов, систематизировать и
организовать весь процесс подбора персонала максимально эффективно.
Рассмотрим трудозатраты на подбор сотрудников и определим
экономическую эффективность от предлагаемых мероприятий.
Исходными данными для расчета являются:
71
1. По результатам наблюдений определены фактические трудозатраты
специалиста на подбор персонала (ТЗ), которые представлены в таблице 17.
Таблица 17
Трудозатраты менеджера по кадровым вопросам на подбор одного
сотрудника
Работы и нормативы
Период
Норматив на работу
Затраты
времени
Работы (в минутах)
работ
min
max
Среднее
За все
время
поиска
Уточнение описания
вакансии
разово
15,0
60,0
37,5
37,5
Проверка
конкурентоспособности
затрат
разово
10,0
60,0
35,0
35,0
Размещение вакансии
на сайте
разово
15,0
40,0
27,5
27,5
Поиск резюме в базе
сайта
разово
15,0
60,0
37,5
37,5
Просмотр резюме из
базы сайтов
разово
0,2
1,0
0,6
240,0
Сохранение всех
резюме из базы сайтов
разово
10,0
40,0
25,0
25,0
Просмотр одного
резюме
ежедн.
0,2
1,0
0,6
139,5
Сохранение и
сортировка резюме
ежедн.
0,5
15,0
10,0
155,0
Ежедневные письма
соискателям
ежедн.
1,0
3,0
2,0
124,0
Ежедневные звонки
соискателям
ежедн.
3,0
5,0
4,0
248,0
Ежедневные звонки
соискателей
ежедн.
1,0
3,0
2,0
124,0
Интервью с
соискателями
разово
20,0
60,0
40,0
400,0
Повторное интервью
разово
30,0
60,0
45,0
135,0
Проверка рекомендаций
разово
15,0
20,0
17,5
52,0
Отказы соискателям
разово
20,0
60,0
40,0
100,0
Общие трудозатраты в
часах
31 чел-час.
2. Затраты на приобретение и сопровождение программного
обеспечения автоматизированной системы, которые представлены ниже в
таблице 18.
72
Таблица 18
Затраты на проект по внедрению чат-бота
Наименование источника
затрат
Затраты на
единицу, р.
Количество
единиц
Сумма
всего, руб.
Разработка чат-бота для
подбора и адаптации
персонала
85 000
2
170 000
Сопровождение и
техническая поддержка в
период тестирования
15 000
2 месяца
30 000
Итого:
200000
3. Средняя заработная плата менеджера по кадровым вопросам в месяц -
50 000 руб.
Стоимость разработки чат - бота составляет - 170 000 руб.
Стоимость технического сопровождения программы в течение двух
месяцев составляет - 30 000 руб.
Если бы генеральный директор согласился бы на найм на работу еще
одного менеджера по кадровым вопросам, то дополнительные расходы на
оплату труда составили бы:
50000*12= 600 тыс. руб. в год
Годовой экономический эффект определяется как разность между
годовой экономией (или годовым приростом) и нормативной прибылью.
Э = П – К, (1)
где, Э - годовой экономический эффект (руб.);
П - годовая экономия (или годовой прирост) (руб.);
К - единовременные затраты (руб.).
Если бы компания была большая и отдел кадров состоял бы из
нескольких человек, то экономический эффект можно было бы рассчитать за
счет снижения трудозатрат и условное высвобождение работников. Но в
данном случае в организации работает всего лишь 1 человек, который
занимается вопросами управления персоналом, поэтому расчет
целесообразности будет проведен иным образом. А именно, внедрение чат-бота
в системы управления персоналом приведет к уменьшению затрат времени и
73
исчезновению необходимости расширять кадровый состав за счет принятия на
работу еще одного менеджера по кадровым вопросам, таким образом, годовая
экономия будет равна заработной плате непринятого сотрудника:
Единовременные затраты будут равны только стоимости разработки чат-
бота и технического сопровождения в течение двух месяцев.
К = (15000 руб. * 2 мес.) руб. + 170 000 руб.= 200 000 руб.
Следовательно:
Э = 600000 руб. – 200 000 руб. = 400000 руб.
Срок окупаемости затрат на внедрение модернизируемого проекта для
совершенствования системы управления персоналом представляет собой
отношение капитальных затрат на разработку и внедрение автоматизированной
системы к годовой экономии (годовому приросту прибыли).
Т = К / П, (2)
где Т - срок окупаемости капитальных затрат на внедрение
автоматизированной системы (мес.).
Т = 400000 руб. / 600000 руб. = 0,66 года (7,9 мес.)
Итак, использование автоматизированной системы чат-бот позволит
снизить затраты и таким образом получить дополнительный доход в размере
400 тыс. руб.
Автоматизируя значительную часть оценивания и назначения
собеседований, и в то же время подогревая кандидатов, чат-бот по рекрутингу
может очень снизить стоимость найма и сократить время, которое на него
тратится. Тем самым 70 % времени на первичный подбор будет уходить на чат-
бота, который облегчит работу менеджеру по кадровым вопросам и высвободит
время на проведение более качественного собеседования и выполнение других
должностных функций. Это подтверждает необходимость внедрения проекта
по совершенствованию системы управления персоналом.
Таким образом, оценка экономической эффективности от внедрения
автоматизированной информационной системы управления персоналом
определяется следующими факторами:
74
годовой экономический эффект от снижения затрат на заработную
плату одного специалиста;
годовой экономический эффект от разработки и внедрения чат-ботов
для подбора и адаптации персонала;
срок окупаемости автоматизированной системы;
расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат.
Рассчитав экономическую эффективность проекта, можно сделать вывод
о том, что проект будет экономически эффективным целесообразным и
выгодным для ООО «Арникон». Экономический эффект от мероприятий равен
400 тыс. руб./год. Окупаемость проекта составляет 7,9 месяцев. Отсюда
следует, что предложенные мероприятия будут благоприятно влиять на бизнес
предприятия.
Вывод по главе 3.
В качестве мероприятий в рамках совершенствования системы
управления персоналом ООО «Арникон» было предложено автоматизировать
часть кадровых функций, а именно подбора и адаптации новых сотрудников.
Внедрение чат-бота поможет менеджеру по кадровым вопросам сэкономить
время на поиске нужных кандидатур и освободит время для более эффективной
работы по другим кадровым направлениям. Чат-бот – это программа, которую
на большом количестве оцифрованных диалогов научили создавать видимость
живого общения через мессенджеры. Чат-боты используют, когда необходимо
донести до большого количества респондентов определенную информацию,
предоставить ответы на типовые вопросы, либо наоборот, задать их и получить
стандартизированную информацию.
Произведенные расчеты доказали экономическую эффективность
вложений денежных средств в реализацию предложенного проекта.
Экономический эффект от мероприятий равен 400 тыс. руб./год. Окупаемость
проекта составляет 7,9 месяцев.
75
Таким образом, в современных условиях для решения кадровых
вопросов часть полномочий необходимо делегировать не только подчиненным
или своим коллегам, но программным комплексам на основе искусственного
интеллекта. Автоматизация рутинных процессов давно стала трендом,
позволяющим высвободить человеческие ресурсы для решения более важных и
нетривиальных вопросов.