28
Исполнитель
Действие
Персонал
Руководство
Архив
Формирование
документации
компании
Проверка
правильности
заполнения
документации и
подписание
Получение
копии подписанных
документов
Рисунок 8. Схема документооборота
Существующий метод организации документооборота связан с
достаточной трудоемкостью, который с большой вероятностью приведет к их
неправильной интерпретации или даже утери.
В таблице 2 рассматриваются временные характеристики для реализации
описанных БП в бумажном виде.
План закупок,
заказы, расчет
необходимости
План закупок,
заказы, расчет
необходимости
План закупок,
заказы, расчет
необходимости
План закупок,
заказы, расчет
необходимости
(оригиналы)
План закупок,
заказы, расчет
необходимости
(копии)
29
Таблица 2
Обзор временных затрат на выполнение БП в бумажном варианте
Действия
Средняя
численность в
отчетный
период
Итоговое время, надобное
для реализации всех
выполняемых действий,
минуты
Суммарное
время,
минуты
Определение
потребности
товара
25
10
250
Выбор
поставщика
20
5
100
Формирование
заказа на товар
20
10
200
Поставка
товаров
20
10
200
ИТОГО, минут
750
Таким образом, ежедневно, около 750 минут, персонал занят расчетом
потребности и заказом товаров.
Для непосредственного осуществления традиционного метода
документооборота, который применяется в Истринском РАЙПО характерными
будут также следующие недостатки (рисунок 9).
Стоит сразу заметить, что такие недостатки не являются критическими. Их
можно быстро устранить при использовании разного рода вычислительной
техники и программного обеспечения.
При выполнении процесса автоматизации расчета потребности и заказа
товаров надо постоянно полагаться на информационное обеспечение.
30
При непосредственной реализации процесса автоматизации надо
постоянно использовать следующие устройства:
– ПК;
– принтеры;
– сканеры штрих-кодов;
– специализированное логистическое ПО;
– настроенную ЛВС для передачи информации.
Рисунок 9 – Недостатки документооборота
В случае автоматизации БП с помощью вычислительной техники он будет
сведен к использованию базы данных (БД), а именно внесения данных в базу,
отображении отчетов, а также выдаче при применении принтера конечной
документации.
В таблице 3 рассмотрены характеристики эффекта от выполнения
автоматизации с помощью вычислительной техники в Истринском РАЙПО.
Недостатки расчета
потребности и заказа товара
невысокая скорость, а также
низкая точность выполнения
различных расчетов
малоэффективное применение
рабочего времени
незначительный контроль работы
персонала
увеличивающийся «поток»
бумажной документации
очень низкий уровень защиты
информации
31
Стоит отметить, что в результате автоматизации указанного бизнес-
процесса общее время на расчет потребностей и заказ товара снизится до 405
минут в день, нежели в традиционном бумажном режиме управления.
При этом, основной бизнес-процесс, который имеет возможность
выполнить экономию времени – это «Формирование заказа на товар», так как на
другие указанная автоматизация практически никак не повлияет.
Таблица 3
Эффект от выполнения автоматизации расчета потребности и заказа
товара в Истринском РАЙПО
Действия
Средняя
численность в
отчетный период
Итоговое время,
надобное для
реализации всех
выполняемых
действий, минуты
Суммарное
время,
минуты
Определение
потребности
товара
25
5
125
Выбор
поставщика
20
2
40
Формирование
заказа на товар
20
2
40
Поставка
товаров
20
10
200
ИТОГО, минут
405
Другие преимущества выполнения процесса автоматизации расчета
потребности и заказа товара, рассматриваются на рисунке 10:
32
Рисунок 10 – Преимущества автоматизации
Кроме этого, увеличивается показатель защищенности данных в сравнении
с традиционным документооборотом.
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одной из базовых составляющих успешной деятельности компании любого
направления деятельности считается развитие системы информационной
безопасности (ИБ).
Постоянная надобность реализации мероприятий в рассматриваемой сфере
информатизации объясняется требованиями для хранения данных в любой
существующей информационной системе, к примеру, личных данных клиентов и
сотрудников.
Еще одной важнейшей стороной является защита документации от
уничтожения (как случайного, так и преднамеренного). При этом такая утрата
может быть спровоцирована как злоумышленником, так и штатным сотрудником
фирмы.
Преимущества автоматизации
централизованное хранение информации
исключение потери хранимых данных
структуризация информации
оперативный процесс обработки данных
выдача результатов на принтер в удобной
форме
легкое изменение информации
система авторизации пользователей
сокращение времени на оформления
документации
33
Вся информация по клиентах, а также их заказах, заказах на поставку
продукции, оплате за складирование и хранение данных может хранится в
качестве бумажной документации в архивах.
Но, при этом, не мешает ничто злоумышленникам или же просто
посторонним сотрудникам выполнить ознакомление с этими документами или их
уничтожить.
Действующие должностные инструкции по надобности соблюдения
порядка хранения документации скорее всего даже не остановят злоумышленника
на пути овладения конфиденциальной информацией.
При реализации классического варианта ведения таких процессов очень
велика вероятность потери документов при случайном или намеренном
уничтожения их.
При применении более компьютеризированного варианта работы
показатель ИБ может значительно повысится.
В компании используются нормативно-правовые и организационно-
распорядительные документы, которые применяются для обеспечения защиты
данных и информационной безопасности:
1. Регламенты информационной безопасности компании:
– доступ персонала к служебной информации, которая составляет
коммерческую тайну (используется в бухгалтерии, администрации компании) [1];
– непосредственный доступ к применению программного
обеспечения, созданного персонального для поддержки деятельности компании
(1С Бухгалтерия – получение доступа в режиме конфигуратора возможно только
для разработчиков ИС).
2. Регламенты применения возможностей сети Internet, клиентов
электронной почты (разграничение ролей для администрации компании и
сотрудников других отделов).
С целью эффективного выполнения регламентов безопасности в компании
используется служба Active Directory, которая входит в состав ОС Windows Server
2016. Она дает возможность настраивать и контролировать уровень
информационной безопасности с помощью инструментов администрирования.
При использовании Active Directory применяются такие механизмы:
34
– доменные службы – централизованные хранилища данных о
конфигурации, требованиях и запросах на проверку их подлинности, а также
основных сведений по всех экземплярах программного обеспечения;
– аудит – все изменения, которые выполнены для ПО и других
объектов, указанных в Active Directory, записываются в журнал аудита. В
результате этого известно, что и когда именно было изменено, какое значение
использует атрибут сейчас, а также какое значение он применял ранее;
– точная настройка политики паролей в компании выполняется для
отдельных групп внутри домена сети;
– увеличение эффективности управления учетными записями
пользователей. Поддержка парольного доступа для учетных записей служб (или
учетных записей пользователей, что применяются в качестве удостоверений) –
это одна из тех основных задач, отнимающих у ИТ-работника больше всего
времени.
Службы сертификатов применяются в Истринском РАЙПО для увеличения
безопасности информации за счет связывания данных пользователя, службы или
устройства с соответствующим ключом, который задается системным
администратором.
Сертификат вместе с закрытым ключом хранятся в службе Active Directory,
что и помогает защитить идентификационные данные.
Стоит отметить, что служба Active Directory упрощает интеграцию между
так называемыми не доверенными ресурсами и ресурсами домена в организации.
Основной прерогативой при распределении привилегий пользователей
обладает специальный сотрудник отдела автоматизации – системный
администратор, который имеет возможность разграничить права для всех
пользователей сетей (ЛВС и глобальных).
Еще одним уровнем для реализации парольной защиты данных может быть
пароль для обеспечения определенного доступа к БД (к примеру, созданной в
СУБД SQL Server) с которой свою работу выполняют сотрудники при
проектировании клиент-серверного варианта ИС 1С:Предприятие.
В рассматриваемом варианте защиты практически все данные, которые
хранятся в БД имеют защиту не лишь системой по разграничению уровня доступа
35
клиентов ИС 1С:Предприятие, а еще системой SQL Server, которая на целый
порядок повышает уровень безопасности.
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Программное обеспечение для реализации расчета потребности и заказа
товаров является неотъемлемой частью практически каждого бизнеса, который
функционирует в направление оптовой или розничной торговли товарами.
В данное время присутствует целый перечень современных программных
продуктов, что имеют возможность продуктивно и максимально упрощать
управление составления заказов на товары.
Самой применяемой является программа компании 1С под названием
Торговля и склад.
Стоит отметить, что эта программ имеет как локальную, так и сетевую
версию.
На рисунке 11 показан интерфейс программы 1С:Торговля и склад:
Рисунок 11 – Интерфейс программы 1С:Торговля и склад
36
Программа имеет возможность автоматизировать и систематизировать
расчет потребности в организациях разного направления деятельности.
При применении данной программы есть возможности по наладке учета
перемещения товаров, финансовых средств. Она применяется в качестве
отдельной единицы, или в связке с другими конфигурациями платформы
1С:Предприятие.
Конфигурация может очень легко настраивается, а также устанавливаться
под деятельность практически любого предприятия, где могут присутствовать как
отделы логистики, так целые логистические организации.
В данной программе можно также разрабатывать огромное число
документов, начиная с обычных справочных таблиц, а также заканчивая
аналитическими отчетами разной сложности.
Рассматриваемое ПО имеет такие возможности (рисунок 12):
Рисунок 12 – Возможности ПО 1С: Торговля и склад
Возможности 1С: Торговля и склад
разделять учет на управленческий и бухгалтерский
вести в одной базе учет по нескольким фирмам
разделять в программе собственные материальные ценности
и товар, взятый под реализацию
формировать пакет документов на поступление и
реализацию товаров
формировать книгу покупок и книгу продаж
вести учет контрагентов в разрезе договоров
контролировать торговлю и склад, заказы
резервировать ТМЦ на складах
37
Как уже давно убедились многие пользователи рассмотренной платформы,
данное ПО может выполнить взаимодействие сотрудников для различных отделов
четким и упростить расчет потребности и заказа товаров.
Программа «СуперСклад» предназначена для автоматизации учета товаров
и формирования заказов на товары.
При этом, отличительной особенностью программы может являться
простота применения, а также отсутствие в интерфейсе сложных бухгалтерских
терминов, которые могут понимать только специалисты в указанной сфере
деятельности.
Благодаря рассмотренному преимуществу ПО «СуперСклад» может
применять даже неопытный пользователь.
Непосредственно для работы пользователя с рассматриваемым ПО
достаточно владеть навыками ПК на уровне обычного пользователя, а также
оказывать представления о принципах расчета количества товаров для их заказов.
Интерфейс программы рассматривается на рисунке 13:
Рисунок 13 – Интерфейс ПО «Суперсклад»