68
Рисунок 2.5 Ведение истории интересов одного из клиентов компании
«Восток-Дон» в системе «1С:Документооборот:8.2»
Настройка программного модуля позволяет визуально отображать
сведения по одному клиенту, группе клиентов по классификационному признаку
(признак лояльности) или общую базу клиентов компании «Восток-Дон».
Через программный модуль «Обращение клиента» в личную карточку
клиента вносятся данные о возможных причинах обращения с целью
удовлетворения клиента по его обращению. В разделе «Описание» указывается,
какой тип обращения: претензии, проблемы или вопросы, например,
неудовлетворенность качеством, выполнение договора позже назначенного
времени, вопросы о получении товара ранее установленного срока и т.д.
Документ «Обращение клиента» имеет встроенную аналитику, которая
ведет учет по: области обращения, типу обращения, причине, состояние
выполнения, важность, ответственное лицо и дата решение проблемы.
На основе Календаря, представленного на рис. 2.6, производиться
управление рабочим временем по организации работы сотрудников компании
«Восток-Дон» с клиентами. Возможен просмотр запланированных встреч,
поставок, совещаний, планирование и контроль работы сотрудников кампании
«Восток-Дон» с клиентами в назначенное время.
Одна из главных функциональных возможностей системы
«1С:Документооборот:8.2», является управление бизнес-процессами. Как было,
описано выше, можно его разработать на основе шаблонов, встроенных в
программу, а так же создание собственного. Программный компонент
69
«Управление бизнес-процессом» позволяет не только его создание, но и
проведение контроля его выполнения, на основное которого создаются отчеты
53
.
В качестве готовых бизнес процессов можно использовать: продажу,
согласование, заключение договора.
Рисунок 2.6 Календарь планирования и контроля работы сотрудников
«Восток-Дон» с клиентами компании
После формирования бизнес-процесса, система автоматически формирует
«Задачу для исполнителя», где указывается номер заказа, контактное лицо, тема
интереса, исполнитель, категория важности, ожидаемые сроки, сумма заказа и
вероятность успешного окончания. В ходе выполнения, сотрудник имеет
возможность добавлять, редактировать и согласовывать данные в бизнес-
процессе
54
. В «1С:Документооборот:8.2», предусмотрена такая функция, как
«непонимание об окончании», что обеспечивает контроль выполнения
разработанного бизнес-процесса по данному клиенту.
Программный модуль «Воронка продаж» управляет всеми стадиями и
этапами разработки стратегии продаж в компании «Восток-Дон». В системе
фиксируются все отклонения от сроков выполнения заказов, как с клиентами,
так и с партнерами. Так же, обеспечивает создание автоматических приложений
53
ГабецА.П., Гончаров Д.И. 1С: Предприятие. Простые примеры разработки.- М: ООО «1С-Паблишинг»,
2015.
54
Николаева О.Е., Алексеева О.В. Стратегический управленческий учет. - М.: ЕдиториалУРСС, 2014.
70
и договоров в виде шаблонов компании (в виде word-документа). На рис. 2.7,
представлены сведения об управлении продажами за один рабочий день.
По данным из рисунка 2.7, можно сделать вывод о том, что в целом
поставленные цели в ходе управления продажами в течение одного рабочего дня
в компании «Восток-Дон» практически были достигнуты.
Рисунок 2.7 Воронка продаж компании «Восток-Дон» по количеству,
доходу и оценке дохода за один рабочий день
Для управления маркетингом компании в системе предусмотрен
программный модуль «Управление маркетингом», который позволяет
производить на основе данных о лояльности клиентов рассылки по электронной
почте с предложение строительных материалов или заключения новых
договоров
55
.
Процесс отбора клиентов и передачи им информации реализуется на
основе подсистемы оповещений, которая содержит: напоминания о
взаимодействии с клиентом или партнером; сведения о просроченных договорах
или о не выпоенных; другие поручения из бизнес-процесса (рис. 2. 8). Данный
модуль, позволяет так же проведение планирования и бюджетирование
компании на основе анализа ее эффективности
56
.
55
Николаева О.Е., Алексеева О.В. Стратегический управленческий учет. - М.: ЕдиториалУРСС, 2014.
56
ГабецА.П., Гончаров Д.И. 1С: Предприятие. Простые примеры разработки.- М: ООО «1С-Паблишинг»,
2015.
71
Однако, в настоящее время в компании «Восток-Дон» не функционирует
такой компонент, так sms-рассылка клиентам и является перспективным
развитием существующий клиентно-ориентированной системы.
Наличие встроенной справочной системы, позволяет сотрудникам
компании ООО «Восток-Дон» эффективно работать с CRM-системой и не
допускать ошибочных операций, в случае если решение проблемы работы с
системой по каким либо, техническим причинам на основе справочной системы
не возможно, сотрудники обращаются в сервисный цент через телефонное
соединении или электронную почту
57
.
Рисунок 2.8 Документ «Маркетинговая компания»
Программный модуль «Рабочий стол маркетолога», представленный на
рис. 2.9, на основы данных о текущем состоянии заказов или заключенных
договор, позволяет построить диаграмму Ганта на определенный временной
интервал деятельности компании «Восток-Дон», позволяющую проследить
динамику повышение их выполнения за счет проведения рекламных акций
различного типа.
В целом система «1С:Документооборот:8.2» обладает дружественным
интерфейсом, возможностью быстрого просмотра документов, созданием
документов на основе шаблонов, мощными аналитическими средствами,
возможностью интеграции с Интернет - картами, быстрой передачей документов
по договорам, контрактам, встроенными фильтрами и др., что избавляет
сотрудника от рутинной работы и обеспечивает повышение эффективности
работы компании ООО «Восток-Дон» с клиентами.
57
Николаева О.Е., Алексеева О.В. Стратегический управленческий учет. - М.: ЕдиториалУРСС, 2014.
72
Рисунок 2.9 Рабочий стол маркетолога
2.4 Особенности функционирования системы автоматизации
делопроизводства и документооборота компании ООО «Восток Дон»
С внедрением программы «1С:Документооборот:8.2» в компанию
«Восток-Дон» произведена автоматизация упорядоченной работы сотрудников
компании с текущей и итоговой документацией, что обеспечивает:
- потерю данных при коллективной работе, на основе распределенной
базы данных информационного потока компании;
- сокращение времени доступа к данным и составления отчета;
- повышение качества создаваемых документов на всех этапах
делопроизводства компании.
Программа прошла быструю и легкую настройку и позволяет решить
возникающие вопросы при взаимодействии сотрудников компании, как между
собой, так и с клиентами.
Программу «1С:Документооборот:8.2» в компании «Восток-Дон»
используют для:
- хранения информации на основе разработанной концепции организации
информационной безопасности;
- организации быстрого доступа к необходимой документации в базе
даны;
- регистрации входной информации и исходящих документов, как в
нутрии компании, так и между клиентом и сотрудником компании;
73
- сохранение файлов в различных версия и форматах, требуемых для
организации делопроизводства в соответствии в внутренней политикой
компании;
- организацию поиска информации по ключевым атрибутам (полям,
словам, содержанию);
- организацию работы с различными типами файлов (текст, графика, видео
и аудио сообщения, архивы);
- работы со справочной информацией системы;
- проведение приказов, распоряжений и других локальных правовых
документов;
- организацию совместной работы над одним документом, через систему
распределенного доступа;
- сопряжение с документацией, поступающей из интернета через
корпоративный сайт компании;
- составление отчетов по затрате времени на выполнение заказов, в том
числе и время работы сотрудников компании;
- организация определения маршрута движения документов в нутрии
компании и за ее пределами.
Организация делопроизводства осуществляется по видам документации
на основании принятого в компании «Восток-Дон» локального положения о
документообороте. Программа осуществляет учет офисной и внутренней
корреспонденции согласно требованиям, указанным в ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ
Р 51141-98, ГСДОУ, в Федеральном законе № 149-Ф3 «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года, а
также в типовой инструкции по делопроизводству, и других документах.
Следует отметить, что сотрудники имеют возможность работать с
системой как по локальной сети, та и через глобальную сеть с помощью
браузера.
К качестве примера, рассмотрим процесс учета официальных документов
в «1С:Документооборот 8» в компании «Восток-Дон».
74
Учет документов к компании реализован на основе действующему
российскому законодательству, а также утвержденным ГОСТам и требованиям к
делопроизводству компании по продаже строительных материалов.
Основными типами документов, с которыми работают сотрудники
компании «Восток-Дон» являются, такие типовые документы, как входящие,
внутренние и исходящие.
К сформированному документу, например о реализации плитки за
текущий отчетный день, можно прикрепить несколько других документов, при
этом различного типа (например, фотографии, отсканированное изображение
бумажного документа). Такой подход, чаще всего используется, при
фиксировании выполнения заказа о доставке клиенту в указанном в первичном
документе строительном материале.
Регистрация документов в системе «1С:Документооборот 8»
производиться как от физических, так и от юридических лиц. Схема обработки
входящего документа на выполнение заказа о покупке клиентом строительного
материала производиться следующим образом: производиться первичная
регистрация с указанием уникального номера заказа; далее документ поступает
на рассмотрение, например, если указанный материал на складе или в магазине;
затем, отправляется на исполнение с сопровождением печати накладной
квитанции для оплаты; на основе чего формируется выходной документ для
клиента и заносятся сведения в единую распределенную базу данных компании.
Создание исходящего документа можно проводить двумя способами:
первый это автоматическое создание на основе входящего документа, с
присвоением регистрационного номера; второй – самостоятельно сотрудников
на основе типового шаблона, установленного образца в соответствии с
политикой компании.
Опишем схему формирования исходящего документа в системе
«1С:Документооборот 8», она, как и для входящего документа состоит из:
создание документа, дальнейшего согласования и утверждения с регистрацией,
то есть, указанием идентификационного номера в системе.
Входной документ и полученный на его выходной документ связаны и
это отмечается в системе «1С:Документооборот 8», образуя цепочку.
75
К внутренним документам в данной компании относятся служебные
записки, справочные материалы, распоряжения и приказы, а так же вся
документация учитывающая деятельность компании: продажа, доставка,
накладные и др. каждый документ имеет срок давности, в соответствии с
установленной в компании номенклатурой делопроизводства.
В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и
внутренних документов, фиксирующиеся в компоненте «карточка документа»
«номер документа».
На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная
карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки
и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как
добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.
Карточка документа обеспечивает возможность пользователю или
руководителю отдела просмотреть историю создания, продвижения и
использования документа в системе.
Рисунок 2.10 Пример настройки дополнительных свойств с
помощью отметки «актуальность»
К дополнительным свойствам относятся реквизиты и сведения, которые
могут быть настроены, как сотрудником, так и администратором,
ответственными за организацию нормативно-справочной информации в
компании.
Следует отметить, что возможна и индивидуальная настройка
дополнительных свойств для каждого типа или вида документа, так например,
указать является ли данный документ входящим, исходящим или внутренним.
76
Для того, что бы организовать привязку свойств необходимо воспользоваться
набором свойств с указанием объекта связи.
В качестве примера, на рисунке 2.10 представлен пример настройки
дополнительных свойств с помощью отметки «актуальность» и добавления
особой отметки для внутренних документов вида «Информационно-
справочный» по внесению нового артикула строительного материала.
77
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И
ДОКУМЕНТООБОРОТА КОМПАНИИ ООО ВОСТОК ДОН
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности внедренной системы автоматизации
делопроизводства и документооборота ООО Восток Дон
Расчет экономической эффективности в рамках данного исследования
будет основан на показателях инвестиционных вложений проекта
автоматизации делопроизводства в компании ООО «Восток-Дон».
При внедрении любой информационной системы на предприятии всегда
встает вопрос о целесообразности затрат, связанных с ее стоимостью. Очень
важно максимально полно оценить все планируемые затраты, в том числе
стоимость лицензий, стоимость услуг по внедрению, доработке системы и
стоимость сопровождения.
Анализ функционирования действующей системы в компании ООО
«Восток-Дон», представленный в первой главе позволил сделать вывод о том,
что автоматизация делопроизводства в данной компании должна проходить
поэтапно, так как вложение инвестиций в полном объеме является не
рациональной и привете к достаточным потерям, в том числе и временных.
Следует отметить, что в техническом оснащение инфраструктуры
компании больших финансовых затрат не требуется, однако на приобретение и
сопровождение программного обеспечения требуются инвестиции.
Как было отмечено, в проектной части данного диплома, процесс
внедрения системы автоматизации делопроизводства в компании ООО «Восток-
Дон» должен проходить в несколько этапов, на каждом из которых имеются
показатели, на основе которых и можно рассчитать экономическую
эффективность данного проекта. Как правило, базовыми показателями в таком
случае является время и трудовые затраты на реализацию операций в
действующей информационной системе компании.
Расчет экономической эффективности будем проводить в сравнении двух
типов показателей: базовый, без учета системы внедрения автоматизации
делопроизводства в компании ООО «Восток-Дон», предлагаемый, после
внедрения и реализации предложенных рекомендаций.