58
Данного рода отчеты в информационных поток компании служат скорее
для получения статистики, нежели для оперативного управления и принятия
решений, а информация в этих журналах является скорее уточняющей, нежели
обобщающей.
2.3 Программное обеспечение системы автоматизации
делопроизводства и документооборота компании ООО «Восток Дон»
Дерево функций представляет собой иерархическую структуру действий в
системе, которые делятся на служебные (обеспечивают безопасность ввода,
обработки и хранения информации) и основные функции управления и
обработки данных, отражающие специфику деятельности автосервиса.
В приложении 10 приведено дерево функций обработки данных, которое
отражает процесс автоматизации делопроизводства компании ООО «Восток
Дон».
Условные обозначения: F - целевая функция автосервиса. F
1
- обработка
входящих документов в систему: F
1.1
- получение справки по текущим
входящим документам; F
1.2
- регистрация входящих документов; F
1.3
- печать
счет-факутры, накладных; F
1.4
- удаление входящих документов; F
1.5
- контроль
за исполнением входящих документов; F
1.6
- редактирование документов; F
1.7
-
хранение входящих документов. F
2
- обработка исходящих документов: F
2.1
-
регистрация исходящих документов; F
2.2
- тиражирование исходящих
документов; F
2.3
- хранение исходящих документов; F
2.4
- получение справки по
текущим исходящих документам и архиву; F
2.5
– отправка исходящих
документов в сеть
45
.
В рамках данного исследования необходимо автоматизировать процесс
учета всех входных потоков данных для составления различного типа отчетов.
Прежде всего, необходимо учесть сообщения через электронную почту от
клиентов. Главнее окно программного комплекса, должно обеспечить доступ к
статистическим данным обо всех письмах – заявках клиентов через сайт
компании.
45
Волошин Д.А. Система управленческого учета на предприятии: направления совершенствования //
"Аудиторские ведомости", 2014.
59
Рисунок 2.2 Дерево функций
На рис.2.2 представлено дерево функций, которое состоит из двух
основных блоков: основные функции, включающие регистрацию, согласование
и отчетность по заявкам; другой блок – служебные функции, предназначенные
для настройки системы и помощи в проведении отчетных документов.
Сценарий диалога представлен в приложении 11. Поступившие письма
проверяются на содержимое, производиться согласование на доступ и
формируется заявка. Можно посмотреть историю всех заявок и в случае
необходимости, отменить заявку. Программа имеет модульную структуру.
Для описания информационной модели системы автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон» воспользуемся ER-моделью,
основными компонентами, которой являются
46
:
- сущность (Объект) – это реальный объект предметной области
автосервиса, данные о котором должны храниться в единой электронной базе и
быть доступны для обработки;
- атрибут – используемый для описания имени каждого экземпляра
сущности и он может быть описательным, указательным и вспомогательным.
Кроме того, атрибут, значение которого уникально в пределах одной сущности
46
Ефремова А.А. Себестоимость: от управленческого учета затрат до бухгалтерского учета расходов -
Москва: Вершина, 2013
60
будет являться идентификатором, обеспечивающим связь с атрибутами, как в
пределах этой сущности, так и с атрибутами других сущностей;
- связь – поименованная графическая ассоциация, обеспечивающая связь
между атрибутами различных сущностей.
Выделяют следующие типы связей:
- один – к – одному;
- один – ко – многим;
- многие – ко - многим.
В результате анализа объекта автоматизации делопроизводства компании
ООО «Восток Дон» были выделены следующие сущности:
- «Заявки», содержит основные сведения о заявке на услугу или товар;
- «Контрагенты», содержит сведения о клиентах и поставщиках;
- «Сведения о сотрудниках», содержит сведения о работниках ООО
«Восток Дон»;
- « Доставка», содержит сведения о производимых работах;
- «Товары», содержит сведения о продаваемом товаре в ООО «Восток
Дон».
На рис. 2.4 представлена информационная модель объекта автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон» в виде ER-диаграммы.
В приложении 12 представлена модель учета заявок от клиентов через
интерактивный сайт компании.
В рамках данного исследования, в качестве модели данных, нами была
выбрана реляционная. Для того, что бы он являлась эффективной, ее необходимо
привести в 3 нормальной форме, в соответствии с требованиями теории
нормализации реляционной базы данных. Связь между отношениями
(таблицами данных) организована на основе первичного ключа, каждого
отношения (ключевое поле или идентификатор сущности), а так же имеется
вторичный ключ и индексируемое поля, которые обеспечат быстрый поиск
необходимого атрибута сущности.
61
Рис.2.3 Информационная модель объекта автоматизации
делопроизводства компании в виде ER-диаграммы
В таблицах 2.3-2.7 «registered_letter», «Group»,«IT_worker», «History»,
«Klassification» представлены поля, используемые для организации базы данных
учета заявок клиентов через систему автоматизации делопроизводства компании
ООО «Восток Дон».
Таблица № 2.3
Таблица «registered_letter»
Наименование поля
Тип данных поля
Длина поля
ID
Целое Число (ключевое
поле)
11
Datecreated
Дата
10
Letter_date
Дата
10
Letter_from
Строка
50
Letter_title
Строка
50
Letter_body
Строка
250
It_worker_ID
Целое число
5
It_Group_ID
Целое число
5
IT_Mestopologenie
Целое число
5
Id_history
Целое число
5
62
Процесс взаимодействия пользователя и системы называется диалогом, в
течение которого можно производить: двустороннее и одностороннее
управление
47
.
Таблица № 2.4
Таблица «Group»
Наименование поля
Тип данных поля
Длина поля
ID_group
Целое Число (ключевое
поле)
11
Group_Name
Строка
100
Структура сценария диалога в системе автоматизации делопроизводства
ООО «Восток Дон» состоит из трех взаимосвязанных частей (рис. 2.4.).
Таблица № 2.5
Таблица «IT_worker»
Наименование поля
Тип данных поля
Длина поля
ID
Целое Число (ключевое
поле)
11
Name
Строка
15
Second_Name
Строка
20
Extension
Число
5
Mobile_phone
число
10
IT_Group
Число
11
Система построена на основе взаимодействующих модулей. Все в системе
5 программных блоков (модулей), структурная схема которых представлена в
приложении 13.
Таблица № 2.6
Таблица «History
Наименование поля
Тип данных поля
Длина поля
ID_history
Целое Число (ключевое
поле)
11
ID_status
Целое число
11
Soglasovano
Логическая
1
Два компонента предназначены для ведения бухгалтерского и налогового
учета (финансовый блок и обмен данными), а три являются
специализированными (строительный материал) для ведения
автоматизированной работы по услугам в компании.
47
Керимов В.Э. Бухгалтерский управленческий учет: учебник. - 6-е изд. И доп. - М.: Издательско-
торговая корпорация "Дашков и К", 2016
63
Таблица № 2.7
Таблица "Klassification"
Наименование поля
Тип данных поля
Длина поля
ID_Klassification
Целое Число (ключевое
поле)
11
KeyPhrases
Строка
150
Group_ID
Целое число
11
Id_it_Worker
Целое число
11
Soglasovanie
Логическое
1
Date
дата
10
Основным компонентов автоматизации делопроизводства компании ООО
«Восток Дон» в рамках данного исследования является программ служб,
предназначенная для обработки заявок от клиентов и сотрудников компании. В
таблице 2.8 представлено описание модулей структуры программного продукта.
Рисунок 24 Сценарий диалога в программе автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон»
ГЛАВНОЕ МЕНЮ
1. Работа с документацией ООО «Восток Дон»
2. Работа с внутренними документами 2
3. Конец работы В
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ООО «Восток Дон»
1. получение справок Б
2. заполнение данных
3. печать данных
4. вставка записи
5. удаление данных
6. редактирование записей
7. вывод в главное меню В
ВИД ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Входящая А
2. Выходящая Д
3. Возврат в главное меню В
ВЫХОД В ОС
64
Таблица № 2.8
Таблица модулей разрабатываемого программного продукта
№
Наименование модуля
Функционал модуля
1
«Основная процедура
работы сервиса»
Форма содержит в себе глобальные переменные,
процедуры и функции. Основная работа начинается
с этого модуля.
2
«Журнал Созданных заявок
в одну итерацию»
Форма формирование и отправки отчета Созданных
заявок в одну итерацию.
3
«Журнал обработанных
заявок»
Форма формирование и отправки отчета
обработанных заявок.
4
«Авторизация»
Данная форма содержит запрос логина и пароля для
входа в веб интерфейс программы.
5
«О программе»
Краткая информация о созданной программе.
В компанию ООО «Восток-Дон» необходимо внедрить систему
«1С:Документооборот:8.2», использование которой с одной стороны
обеспечивает автоматизацию делопроизводства, с другой стороны - управление
взаимоотношениями с клиентами.
На основе «1С:Документооборот:8.2»создано единое информационное
пространство компании, функционирующее с модулями «1С: Предприятие 8.
Управление торговлей», «1С: Управление производственным предприятием», и
«1С: Бухгалтерия», обеспечивающее двухсторонний обмен данными между
конфигурационными компонентами «1С». При внедрении данной системы,
были приобретены клиентские лицензии «1С:Документооборот:8.2», и «1С:
CRM ПРОФ.2.0» в равных количественных соотношениях, а так же лицензия на
сервер, для организации распределенных вычислений на основе технологии
«клиент-сервер»
48
. Для настройки системы или ее обновления в компании
«Восток-Дон» пользуются услугой, предоставляемой фирмой 1СРарус
«сервисное управление по линии ИТС».
Охарактеризуем возможности входящей и исходящей корреспонденция в
системе «1С:Документооборот:8.2»:
- Внутренняя документация. Под внутренними документами принято
понимать организационно-распорядительные и информационно-справочные
официальные документы. Сюда относятся приказы, документы кадровой
службы, служебные записки и др;
48
Гладкий А. А. 1C: Предприятие 8.0. - СПб.: Тритон, 2014.
65
- Внутренний документ, как и исходящий, регистрируется секретарем
организации с присвоением номера после согласования документа и
утверждения уполномоченным лицом.
- Виды документации 8.2. В качестве одной из главных характеристик
документа выступает его вид, согласно которому определяется срок исполнения
этого документа, маршрут его обработки и правила присвоения номера при
регистрации;
- Программа самостоятельно ведет списки для входящей, исходящей и
внутренней документации в отдельности;
- Присвоение регистрационного номера. В программе осуществляется
регистрация документа в зависимости от его даты, вида, подразделения и
корреспондента (для входящих/исходящих). Для отдельного вида документации
можно создать отдельный нумератор;
- Карточка документа делопроизводства. На каждый вновь созданный
документ программа автоматически создает учетно-регистрационную карточку,
внешнее оформление и список полей которой пользователь может подобрать
самостоятельно. Доступна также функция удаления или добавления полей
учетной карточки. Учетно-регистрационную карточку можно распечатать;
- Карточка учета движения входящей/исходящей корреспонденции
предназначена также для просмотра общей переписки с тем или иным
корреспондентом.
Дополнительные параметры. К дополнительным параметрам относят
реквизиты и сведения, настроить их может администратор или пользователь,
ответственный за нормативно-справочные документы. Дополнительные
свойства могут быть настроены индивидуально в зависимости от типа или вида
документа. В программе используются также наборы свойств, применяемые при
определенных данных. В качестве примера использования дополнительных
параметров можно обозначить возможность сделать документ
актуальным/неактуальным и пометить его, как «информационно-справочный».
- Прочие возможности. Программа может осуществлять учет обращений
физических лиц. Можно настроить ограничение доступа к личной информации
этих граждан или к входящей документации;
66
- Хранение внутренних документов осуществляется в структуре папок,
что помогает упорядочить документооборот и определить права доступа к
данной информации.
Такое обслуживание подразумевает консультирование по телефону или
электронной почте, дистанционная настройка системы, разработка
дополнительных субмодулей для действующей системы, ежемесячное
обновление системы, ведение справочной информации, техническое
обслуживание.
Взаимодействие между компонентами «1С: Предприятие 8. Управление
торговлей», «1С: Бухгалтерия», «1С:Документооборот:8.2»и «1С: Управление
производственным предприятием», происходит по схеме, представленной в
приложении 14 где I - самостоятельная база CRM с обменом данными, II-
встраиваемые конфигурации
49
.
Функциональность системы заключается в масштабируемости, простоте
конфигурирования и администрирования и позволяет решить следующие
базовые решения: ведение контактной информации (по контагентам и
сотрудникам); регистрация контактов (история взаимодействия с клиентами),
наличие встроенного почтового клиента (регистрация общения по электронной
почте); автоматическое напоминание (предстоящие договора и др.); наличие
календаря (планирование рабочего времени и работы сотрудников); анализ
отношений с клиентами (выполнение заказов, причины отказа и др.); анализ
продаж и сегминтация клиентов.
Кроме этого, «1С:Документооборот:8.2», содержит дополнительные
функции, такие как: управление бизнес-процессами компании «Восток-Дон» по
работе с клиентами (наличие типовых шаблонов, организация отчетности);
формирование «коммерческих предложений» партнера и клиентам (печатная
форма в виде word-документа); управление маркетингом компании «Восток-
Дон» (маркетинговая компания, построение диаграммы Ганта и др.); сервисное
обслуживание; база знаний, содержащая сведения о производимых продажах,
приобретенных товарах у партнеров и ведение работы с клиентами;
49
ГабецА.П., Гончаров Д.И. 1С: Предприятие. Простые примеры разработки.- М: ООО «1С-Паблишинг»,
2015.
67
аналитический блок (проведение анализа взаимосвязи с партнерами и клиентами
на текущий период времени, создание прогноза на отношения с ними) и наличие
рабочего стола менеджера
50
.
Рассмотрим функционирование системы делопроизводства
«1С:Документооборот:8.2» на конкретных примерах, реализуемых в ООО
«Восток-Дон». общий интерфейс программы представлен в приложении 15.
Программный модуль «Управления базой клиентов» компании позволяет
организовать сбор всех данных о клиенте в единую систему, где храниться
информация о клиенте, динамика сотрудничества с ним, история ведения
договоров, статистика его покупок и обращений в компанию «Восток-Дон».
Кроме этого, в этом программном модуле можно провести аналитическую
статистику взаимодействия с клиентов, путем формирования личной карточки
клиента
51
.
Так, например, на рис. 2.5 , представлена история интересов одного из
клиентов компании, сформированная в разделе «история интересов», что
позволит в дальнейшем определить его потребности и предложить дальнейшее
взаимодействие с ним.
С помощью раздела «Заполнить анкету «Перспектива клиента»
сотрудники компании «Восток-Дон» вносят данные, которые в последствие
можно будет переслать ему по электронной почте. Так же, указывается
состояние заказа и лояльность клиента (его валидность: высокая, низка или
средняя), в зависимости от характеристики заказа на строительные материалы
компании
52
.
После регистрации интереса клиента на основе истории взаимодействия
сведения передаются в режиме реального времени в отделы планирования
работы с клиентами, где разрабатывается план-факторный анализ контакта в
системе «1С:Документооборот:8.2».
50
Гладкий А. А. 1C: Предприятие 8.0. - СПб.: Тритон, 2014.
51
ГабецА.П., Гончаров Д.И. 1С: Предприятие. Простые примеры разработки.- М: ООО «1С-Паблишинг»,
2015.
52
Ермакова И.А. Учет нормативных затрат по бизнес-процессу, видам деятельности и объектам
калькулирования // Современный техучет. - 2014.