21
• программа позволяет строить большое количество отчетов и
диаграмм, показывающих эффективность использования почтового сервера
организации;
• программа имеет специальные средства для автоматизации
процесса создания и отправки отчетов ответственному персоналу.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Под бизнес-процессом понимают связанную совокупность функций, при
выполнении которой потребляются определенные ресурсы и создается продукт
(предмет, услуга, идея, научное открытие и т.д.), имеющий ценность для
потребителя [10].
Характеристика основной деятельности компании в разрезе технологии
IDEF0 приведена на рисунке 1.4.
Рисунок 1.4 Характеристика основного процесса компании
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.5.
22
Рисунок 1.5 Декомпозиция деятельности компании
Таким образом, в соответствии с приведенной диаграммой, основными
этапами деятельности компании являются:
- учет жильцов и жилого фонда;
- техническое обслуживание жилого фонда;
- расчет стоимости коммунальных платежей и организация их приема;
- подготовка различной отчетности, в том числе бухгалтерской и
налоговой.
В настоящее время на предприятии автоматизированы процессы
подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности, в остальных сферах
деятельности средства автоматизации не применяются.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Коммунальные услуги — доводимые до потребителя в жилище услуги по
электроснабжению, водоснабжению и водоотведению, газоснабжению,
теплоснабжению.
Коммунальные услуги:
- создают комфортность проживания;
23
- способствуют осуществлению жизнеобеспечения и поддержания
необходимого санитарного состояния городов и иных поселений.
Основными функциями расчета стоимости коммунальных услуг являются
следующие:
1. Учет и накопление статистических данных (показаний приборов
учета электрической энергии, воды и газа);
2. Учет персональных данных жильцов;
3. Учет субсидий и льгот;
4. Формирование квитанций на оплату коммунальных услуг;
5. Расчет субсидий;
6. Расчет и начисление пени;
7. Оперативное предоставление информации по оплатам и
начислению;
8. Учет произведенных оплат;
9. Извещение о возникшей задолженности.
Характеристика данного процесса приведена на рисунке 1.6.
Рисунок 1.6 Декомпозиция процесса расчета и приема коммунальных услуг
24
Оплата населением коммунальных платежей является основным путем
получения прибыли управляющей компании, поэтому своевременное
начисление и оплата данных платежей является критическим процессом.
Основные начисления можно разделить на две группы. К первой группе
отнесем те начисления, которые вычисляются на основе общей площади жилого
помещения. Ниже приведен их список:
- плата за содержание жилья;
- техническое обслуживание;
- ремонт;
- найм жилья;
- отопление.
Вторая группа включает в себя начисления, вычисляемые на основе
количества проживающих в жилом помещении граждан. Ниже приведен их
список:
- холодная вода (при отсутствии поверенного водосчетчика);
- горячая вода (при отсутствии поверенного водосчетчика);
- водоотведение.
Кроме того, вычислению подлежит сумма за пользование электроэнергией
и зависит от показаний электросчетчика.
Тарифы на оплату коммунальных услуг в зависимости от категории
жилых домов, этажности проживания и других факторов могут быть различны.
Кроме того, при расчете стоимости коммунальных услуг учитываются
льготы, которыми пользуются значительное число граждан на основании
законов РФ и подзаконных актов.
По общему правилу плата вносится ежемесячно до десятого числа месяца,
следующего за истекшим месяцем.
В срок до 10 числа каждого месяца каждый житель дома обязан подать в
управляющую компанию сведения о показаниях приборов учета расхода
электроэнергии, холодной и горячей воды, а также сведения об изменении
численности проживающих, если такое происходит.
25
Оплата коммунальных услуг производится жильцами ежемесячно в
соответствии с квитанциями, которые передаются им либо лично, либо через
почтовый ящик.
В настоящее время учет подаваемых сведений о показании приборов
учета, а также расчет стоимости коммунальных услуг и формирование
квитанций происходит вручную, практически без применения средств
автоматизации.
Для того, чтобы сформировать квитанцию, сотруднику экономического
отдела УК необходимо в первую очередь высчитать значение показаний
счетчиков на последний месяц, затем рассчитать стоимость каждого вида
коммунальных услуг с учетом льгот и субсидий, и потом сформировать
квитанцию и извещение об оплате. Расчет стоимости происходит с
использованием документа MS Excel, формирование документов происходит
путем внесения реквизитов каждого жильца и рассчитанной суммы
коммунальных услуг в макет, созданный в документе MS Word и дальнейшей
его распечатке.
Хранение данных осуществляется в специальном журнале, который
обновляется раз в 6 месяцев.
При таком положении может возникнуть ряд ошибок, связанных, прежде
всего с человеческим фактором, так как сотрудник может ошибиться в расчете
сумм, либо при вводе и формировании квитанции, что повлечёт за собой
формирование неправильной отчетности.
Кроме того, подобная организация деятельности не позволяет достаточно
оперативно реагировать на изменения внешних факторов (изменение стоимости
коммунальных услуг), не предоставляет информацию для руководства
управляющей компании в наглядном виде.
Использование вычислительной техники для решения различных задач на
предприятии позволяет снизить административные накладные расходы,
повысить производительность труда, рационализировать ведение дел и повысить
эффективность управления.
Повышение эффективности работы сотрудника предполагается
осуществить за счёт внедрения автоматического формирования квитанций на
26
основе введенных сведений. Предполагается, что разработанная система будет
доступна с помощью ресурсов сети Интернет, и каждый житель, который имеет
доступ ко всемирной сети, будет самостоятельно осуществлять и ввод данных, и
формирование квитанций на оплату. За тех жильцов, кто не в состоянии это
сделать по каким-то причинам, это будет выполняться сотрудником
экономического отдела УК, но с применением автоматизированной системы.
Использование вычислительной техники для оптимизации процесса будет
эффективным благодаря тому, что значительная часть информации,
участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит
значительно ускорить процессы составления различных отчётов и повысить
эффективность формирования документов по оплате коммунальных услуг в
целом.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Большой объем данных, обрабатываемых сотрудником УК, вынуждает
затрачивать соответствующее количество времени и трудовых ресурсов на
обработку, исполнение и контроль документов по оплате коммунальных услуг.
Поэтому необходимо, с применением разрабатываемой ИС, уменьшить
затрачиваемые ресурсы в целях оптимизации деятельности всей компании.
Кроме того, внедрение ИС позволит наиболее оперативно и с большой
точностью отслеживать оплату коммунальных услуг каждого жителя и получать
информацию о состоянии счетчиков удаленно.
Разработка ИС направлена на автоматизацию деятельности сотрудника
экономического отдела УК с целью уменьшения объема и трудозатрат по
выполняемым им операциям, что является целью разработки.
Назначением разрабатываемой ИС является автоматизация учета
показаний счётчиков электроэнергии и водоснабжения.
В настоящий момент этот процесс выполняется вручную сотрудником
управляющей компании.
Результатами создания и внедрения ИС должны стать [9]:
– упрощение ввода информации о расходе ресурсов;
27
– возможность формирования и уточнения сведения о расходах
коммунальных ресурсов.
– возможность выведения, доведения и распределения квитанций на
оплату коммунальных услуг;
– возможность учета информации об оплате сформированных
квитанций;
– возможность формирования отчета о расходе коммунальных услуг
за период;
– снижение затрат времени и труда на учет расхода коммунальных
услуг и формирование квитанций;
– снижение затрат времени и труда на ведение документации.
Основными документами при работе службы делопроизводства УК
«ПИК-Комфорт» является квитанция об оплате коммунальных услуг. Схема
документооборота данного документа представлена на рисунке 1.7.
Показания
счетчиков
Журнал учета
показаний
Дейст вие
Сотр у дн ик
организации
Подача показаний
счетчиков
Учет показаний
Жил ец
Формирование
квитанций
Оплата квитанций
Квитанция
Квитанция
Архив
Рисунок 1.7 Схема документооборота
Использование вычислительной техники для решения различных задач на
предприятии позволяет снизить административные накладные расходы,
28
повысить производительность труда, рационализировать ведение дел и повысить
эффективность управления [10].
Произведем расчет экономической эффективности внедрения
предлагаемой системы автоматизации, учитывая, что число жителей домов,
управляемых управляющей компанией, составляет около 5472 человек.
Таблица 1.2
Расчет эффекта внедрения
Действие
Время по
существующему
варианту, минут
Время по
предлагаемому
варианту, минут
Разница, минут
Внесение данных
о показания
приборов учета
2*5472=10944
2*2500=5000
5944
Вычисление
стоимости
коммунальных
услуг
3*5472=16416
-
16416
Формирование
квитанции на
оплату
4*5472=21888
1*2500=2500
19388
Итого,
минут/часов
49298/821.6
7500/125
41748/696.6
Таким образом, около 822 трудочасов ежемесячно управляющей
компанией тратится только на формирование квитанций на оплату
коммунальных услуг. Трудозатраты возрастают, если необходимо подготовить
какой-либо отчет для руководства компании, либо проследить историю
начислений какого-либо жителя для разрешения возникших вопросов. Для
выполнения этих действий в отделе необходимо содержать штат общим числом
6 человек, которые занимаются исключительно подсчетом стоимости
коммунальных услуг.
В случае же внедрения автоматизированной системы сотрудникам
экономического отдела УК делегируются только контролирующие функции,
обязанность же ввода данных и формирования квитанции возлагается на самих
жильцов. Если учесть, что за какую-то часть жильцов все-таки придется
осуществлять ввод данных и формирование квитанций, то и в этом случае
29
суммарные трудозатраты по прогнозам составят около 125 трудочасов, то есть
уменьшатся на 697 трудочасов.
Такая экономия рабочего времени позволит управляющей компании
сократить штат данного отдела УК на 2 человека, что при средней заработной
плате сотрудника данного отдела в 20000 рублей составит годовую экономию
20000*2*12=480000 рублей.
Кроме того, значительно упростится формирование отчетных документов,
а также появится просмотр истории формирования квитанций любого жителя за
счет хранения данных в электронном виде.
Таким образом, внедрение планируемой системы экономически выгодно
для управляющей компании.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения.
Основной организационной мерою является использование и строгое
следование положений, указанных в политике безопасности предприятия.
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц
используется система контроля и управления доступом.
Одновременно система доступа выполняет и функции системы контроля
прибытия и убытия персонала с рабочих мест, сохраняя данные об авторизации
магнитных карт.
Каждая магнитная карта персонализирована путем нанесения фотографии,
фамилии и инициалов сотрудника на ее поверхность.
Кроме того, считывателями также оборудованы следующие помещения:
- серверная;
- кабинеты руководства (в том числе начальников отделов);
- помещения, в которых располагаются бухгалтерия.
30
В составе системы также предусмотрены автоматизированные рабочие
места сотрудника охраны и администратора ЛВС предприятия.
Первому доступны просмотр изображений с видеофонов и просмотр
статистики работы считывателей, администратор же полностью управляет
системой.
Система построена с применением программного обеспечения Legos.
Политика безопасности содержит следующие положения:
• ответственные лица за безопасность функционирования компании;
• полномочия и ответственность отделов и служб в отношении
безопасности;
• организация допуска новых сотрудников и их увольнения;
• правила разграничения доступа сотрудников к информационным
ресурсам;
• организация пропускного режима, регистрации сотрудников и
посетителей;
• использование программно-технических средств защиты.
В системе обеспечения безопасности используются следующие
мероприятия:
• в системе назначен администратор безопасности;
• за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
• системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
• так как нет необходимости в эксплуатации дисководов, они сняты с
системных блоков;
• установка и обновление программного обеспечения производится
только администратором;
• для разграничения доступа сотрудников используется сочетание
паролей и смарт-карт (токенов). Пароли генерируются администратором
безопасности, выдаются пользователю под роспись и хранится им также, как и
другая конфиденциальная информация;