25
Внутренний документопоток составляют документы, которые
создаются в самом аппарате управления (распорядительные,
организационные, плановые и отчетные документы). Это самый длительный
по времени процесс прохождения документов.
Рисунок 7. Схема движения маршрута внутреннего документа
Для того чтобы выбрать подходящую систему электронного
документооборота, нужно определиться с целями и задачами, которые система
будет решать.
В общем, цели и задачи любой СЭД можно описать следующим
образом:
регистрация и ввод документов;
поиск и анализ информации;
информационная безопасность;
работа с документами;
управление и контроль потоками работ;
поддержка бумажного документооборота;
стандартные средства настройки.
Весь функционал систем электронного документооборота весьма схож,
однако есть принципиальные задачи документооборота, благодаря которым
можно сравнить различные системы. Это одна из особенностей систем
26
документооборота, которая является основополагающей при выборе системы
для внедрения на предприятия. [2]
1.4 Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия
Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных,
целенаправленных и регламентированных видов деятельности (операций),
достигающих значимых для организации результатов (посредством
управляющего воздействия входы процесса преобразуются в выходы равные
результатам процесса, представляющие ценность для потребителя).
На самом деле за термином бизнес-процесс скрывается достаточно
простая вещь - это способ описания текущей деятельности, того, что делается
каждый день.
Электронный документооборот позволяет держать под контролем все
потоки документов, сократить затраты времени на рутинные действия и
высвободить так необходимое время - со з
ۛ
н
ۛ
ач
ۛ
ите
ۛ
л
ۛ
ь
ۛ
н
ۛ
ы
ۛ
м повышением качества
работы. [1]
Откуда берутся резервы времени?
1) Первый резерв времени. Передача документов между стадиями
обработки происходит практически мгновенно. Например, документ окажется
у своего адресата сразу после его регистрации в канцелярии, а не будет долго
ждать, пока его положат в нужную папку, за ним придет секретарь,
рассортирует по сотрудникам и, наконец, сотрудник заглянет за своей почтой.
Выглядит это так: сотрудник приходит на свое рабочее место, включает
компьютер, открывает программу и видит список документов, которые
поступили на его имя. Как правило, современные системы электронного
27
документооборота позволяют хранить и электронный образ документа,
поэтому сотрудник может сразу начинать работать с документом - открыть
его, прочитать и решать, что с ним нужно делать дальше.
2) Второй резерв времени. Много времени теряется на выяснение вопро
сов: «А был ли документ?», «A кому его отправили?», «А где он сейчас?»,
«A что с ним происходило?».
Когда документ зарегистрирован в системе электронного
документооборота, ответы на все эти вопросы можно получить за считанные
минуты. В ней есть вся необходимая информация и автоматизированные
механизмы поиска, которые из всего объема документов выбирают те,
которые соответствуют введенным параметрах поиска.
3) Третий резерв времени. Часто работа с документами идет
неравномерно - некоторые исполняются очень быстро, а некоторые
забываются и задерживаются. Система электронного документооборота берет
на себя контроль сроков прохождения документов.
4) Четвертый резерв времени. Если по входящему документу есть
резолюция или поручение, его исполнение нужно контролировать. Если это
делать в ручном режиме, на каждый документ заводится ре
ۛ
г
ۛ
истр
ۛ
а
ۛ
ц
ۛ
ио
ۛ
н
ۛ
н
ۛ
а
ۛ
я
карточка, указывается срок исполнения, в эту же карточку вносятся отметки
об исполнении. Чтобы проконтролировать исполнение, секретарь сортирует
карточку по сроку исполнения, выполнены резолюции или нет, в срок или с
нарушением срока. Все это достаточно трудоемко. При ис
ۛ
по
ۛ
л
ۛ
ьзо
ۛ
в
ۛ
а
ۛ
н
ۛ
и
ۛ
и систем
электронного документооборота информацию об исполнении документа
вносит сам исполнитель. Секретарю для контроля остается просто доверить
автоматической проверки отсортированные списки документов «Не
исполненные - Срок исполнения не подошел», «Не исполненные - срок
исполнения истек», «Исполненные»ИсполненныеИвава в срок», «Исполненные с нарушением
срока» и так далее.
28
5) Пятый резерв времени. Когда сделаны описания типовых бизнес-
процессов, резко снижается количество допускаемых ошибок в работе и
оказывается ненужным тратить время и силы на их устранение.
В среднем, сотрудник, который работает с документами, тратит около
часа на поиск необходимой информации. Таким образом, за месяц получается
примерно 2,5 дня. Если учесть все расходы на одного рабочего, то
использование автоматизированной системы документооборота даст
отличный резерв для экономии денежных средств организации. [10]
При введении электронного документооборота организация увеличит
эффективность деятельности, а сотрудники получат опыт работы в новых
условиях. Самое главное, нужно определить круг задач, для того чтобы
подобрать самую оптимальную и удобную систему электронного
документооборота именно для данной организации.
29
ГЛАВА 2. КРАТКИЙ ОБЗОР СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
Систем электронного документооборота на сегодняшний день
множество. различные фирмы-разработчики предлагают широкий
ассортимент информационных систем и программных продуктов,
осуществляющих регулирование, управление, структуризацию
документооборота. Многие из подобных систем представляют собой сложные
и «навороченные» комплексы, состоящие из подсистем, отвечающих за
автоматизацию отдельных отраслей деятельности предприятия, ведения
бухгалтерского учета, управления складом и т.д. Наверное, и это даже
наиболее вероятно, что, приступая к реализации того или иного проекта
автоматизации, руководители сталкиваются с проблемой выбора подходящей
системы для внедрения на предприятие, или принятием решения о разработке
собственной системы, наиболее полно удовлетворяющей требованиям
организации, и в соответствии с ее информационной инфраструктурой.
Рассматриваемая в данной выпускной квалификационной работе компания
«Технодом», как объект исследования, также столкнулась с вышеописанной
проблемой. Таким образом, в рамках работы над проектом автоматизации
документооборота компании, необходимо было провести анализ рынка
существующих СЭД, и выбрать систему, наиболее полно отвечающую
требованиям организации.
Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее
внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все
достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело
дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если
приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для
настройки под потребности организации собственными силами, то процесс
30
внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет
на повышение стоимости внедрения.
С целью анализа и выбора системы, в рамках работы были рассмотрены
следующие системы электронного документооборота:
«CompanyMedia», разработчик: ИнтерТраст;
«LanDocs», разработчик: Ланит;
«Optima Workflow», разработчик: Оптима;
«БОСС-Референт», разработчик: АйТи;
«Дело», разработчик: Электронные Офисные Системы;
«Евфрат-Документооборот», разработчик: Cognitive Technologies;
«PayDox», разработчик: PayBot LLC.
2.1. Краткий обзор современных средств автоматизации
документооборота на предприятиях
Краткие характеристики системы «CompanyMedia»
Разработчиком системы является компания "ИнтерТраст". Она
предназначена как для крупных предприятий с большим количеством
удаленных друг от друга филиалов, так и для небольших организаций,
имеющих целью создания единого информационного портала.
Вот некоторые особенности данной системы, которые необходимо
отметить:
высокая надежность, обусловленная качественным механизмом
передачи документов;
корпоративность: система предназначена как для одной фирмы, так и
для холдингов;
31
"сквозной документооборот": система позволяет устраивать передачу
документов внутри независимых предприятий.
Данная система предназначена для управления деловыми процессами,
документами и распространения управленческой информации, составления и
принятия управленческих решений. [3]
Рисунок 8. Интерфейс системы CompanyMedia
Краткие характеристики системы «LanDocs»
32
Система представляет собой законченный и полностью
укомплектованный продукт, предоставляющий услуги для автоматизации
работы: от предварительного обследования состояния документооборота на
предприятии до сервиса технического обслуживания и поддержки. [4]
Вот некоторые преимущества данной системы для ее пользователей:
ускорение темпа документооборота;
безошибочная работа с документами;
конфиденциальный доступ к документам для каждого сотрудника;
система защиты корпоративных документов от несанкционированного
доступа;
единый документооборот в системе территориальных подразделений.
Главные функции:
регистрация документов и их оперативный поиск;
организация коллективной работы с документами;
обмен документами;
контроль выполнения заданий;
возможность работы с электронной почтой;
работа через интернет.
33
Рисунок 9. Интерфейс системы LanDocs
Краткая характеристика системы «Optima-Workflow»
Данная система позволяет задавать траекторию движения документов,
отслеживать их обработку на всех этапах жизненного цикла, а также управлять
процессами организации документооборота, так как именно на это и
ориентирована система. [5]
Достоинства системы:
простота и гибкость. Система включает в себя все необходимые
средства для управления документооборотом, легко адаптируется к
специфике организации;
система может взаимодействовать с любыми иными средствами
обработки данных, например, системами бухгалтерского учета,
службами электронной почты и прочими.
34
Рисунок 10. Интерфейс системы WorkFlow
Краткая характеристика системы «БОСС-Референт»
Данная система обеспечивает поддержку следующих процессов:
подготовка и согласование документов;
исполнение и контроль поручений;
обработка входящей и исходящей корреспонденции;
хранение и обновление базы данных о структуре и работниках
предприятия. [6]
Преимущества системы:
оперативная автоматизация бизнес-процессов благодаря встроенным
процессам обработки документов;
надежная работа, высокие показатели производительности, наличие
интернет-доступа к система, для удаленного администрирования;
наличие систем защиты информации;