45
Таблица 4.
Данные консалтинговых компаний
В приведенной ниже таблице отражены преимущества перехода с
бумажного документооборота на электронный. [10]
Таблица 5.
Преимущества перехода к электронному документообороту
46
Выбор версии системы PayDox для внедрения на предприятии
В настоящее время существует несколько версий системы PayDox,
поэтому для успешного внедрения необходимо тщательно подойти к
рассмотрению версий, их функциональности, стоимости, и сделать
правильный выбор.
Итак, ниже приведен список версий и описание их функциональности,
системные требования. [13]
Версия PayDox Enterprise представляет собой полнофункциональный
вариант системы PayDox, требующий для своего функционирования
СУБД Microsoft SQL Server (также можно использовать бесплатную
версию MS SQL Express). PayDox Enterprise позволяет обслуживать
несколько сотен одновременно работающих пользователей, используя
один компьютерный сервер.
Рисунок 15. Требования PayDox Enterprise
47
Версия PayDox Light представляет собой полнофункциональный
вариант системы PayDox, не требующий установки Microsoft SQL
Server. Данная версия использует базу данных в формате Microsoft
Access. Структура этой базы данных аналогична структуре базы данных
системы для Microsoft SQL Server. PayDox Light позволяет обслуживать
несколько десятков одновременно работающих пользователей или
индивидуальных пользователей, работающих вне офиса.
Рисунок 16. Требования PayDox Light
Версия PayDox Team представляет собой бесплатный
полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий
работать с системой 5-ти пользователям с расширенными правами
(Power Users), в том числе обладающим правами администратора
системы, правами утверждающего и правами согласующих, и
неограниченному количеству пользователей с общедоступными
правами (Public Users), чтобы знакомиться с общедоступными или
адресованными им документами, участвовать в бизнес-процессах
предприятия, работать с корпоративным файловым архивом,
участвовать в корпоративных обсуждениях, а также получать поручения
48
от других сотрудников и получать от системы автоматические
уведомления о документах и поручениях на электронную почту. При
этом, по желанию, можно давать доступ в систему (или, наоборот,
запретить доступ) неограниченному количеству авторизованных
пользователей с общедоступными правами. Пользователи с
общедоступными правами могут самостоятельно регистрироваться в
системе и немедленно приступать к работе.
2.3. Архитектура системы PayDox
Система для работы требует наличие на компьютере пользователя
интернет браузера. Установка дополнительного программного обеспечения не
требуется. [12]
Система имеет трехуровневую организацию. Интернет браузер
является тонким клиентом, на рабочем месте. Сервер приложений – интернет-
сервер, и сервер базы данных для использования в качестве подсистемы
хранения и обработки данных.
49
Рисунок 17. Организационная схема системы PayDox
База данных системы организована таким образом, что при добавлении
пользователем новых типов данных и документов, сама структура данных
остается без изменений. Это серьезное преимущество системы.
В системе присутствует интеграция с Microsoft Office, что позволяет
пользователю не отказываться от привычных для него программ и документов
MS Word и MS Excel. Таким образом, структура более понятна и проста в
освоении. Система сама готовит пользователям документы MS Word и MS
Excel, и автоматически заполняет их информацией из корпоративной базы
данных.
Все документы Word и Excel сохраняются в самой системе. В
результате, для подготовки документа нужно просто выбрать нужный пункт в
списке, и подтвердить выбор. Точно так же элементарно выполняются и
типичные запросы, сводящиеся к заполнению полей на специальных формах,
с последующим сохранением запроса как шаблона, в результате,
сформированный запрос можно будет использовать в дальнейшем.
50
Система позволяет подготавливать отчеты на основе проектируемых
документов, при этом, она может прогнозировать, как скажется принятие или
не принятие этих документов на общем состоянии организации.
Система разработана как корпоративная база данных. Она обладает широким
и гибким набором настроек, позволяя пользователям составлять почти любые
виды запросов и документов.
Контроль поручений с помощью электронной почты
Для полноценной работы с системой PayDox необходим браузер. Но
для ситуаций, в которых пользователь не может воспользоваться интернет-
браузером, система имеет такую функцию, как PayDox E-mail клиент. Эта
функция позволяет работать с системой по электронной почте. Таким образом,
для работы с системой с помощью этой опции достаточно иметь возможность
принимать и отправлять сообщения электронной почты. Не требуется, хотя и
поддерживается, возможность использования отдельных программ –
почтовых клиентов, типа TheBat или Thunderbird. [14]
Эта опция дает пользователям системы возможности:
Добавлять комментарии в карточки любых документов;
Прикреплять новые файлы к карточкам;
Утверждать приказы и договоры;
Издавать поручения;
Получать нужные документы, их карточки, файлы карточек,
комментарии, списки документов.
Такой широкий набор функций позволяет организовать безопасную
работу с сервером для пользователей, не подключенных к корпоративной сети,
с использованием одного лишь почтового клиента, и не требуя наличия в
системе дополнительно установленного программного обеспечения. Это дает
внешним пользователям возможность подключаться к корпоративной
51
системе. Это же касается и партнеров, удаленных работников, или внешнего
управления. Регистрация всех пользователей в системе проходит через
электронную почту, не требующую приобретения лицензии. Документы,
отправляемые такими пользователями, сохраняются в системе автоматически,
в виртуальных папках, которые содержат документы, договоры, соглашения и
т.д., с которыми работали эти пользователи.
Так же в системе присутствует функция, позволяющая дублировать все
письма, отправляемые пользователями и системой, посылая их в виде SMS-
сообщений на мобильные телефоны пользователей системы. Любой
пользователь может по необходимости в любое время включить или
отключить для себя эту функцию. Например, сотрудник, находящихся на
выезде, не имеющий доступа к компьютеру, браузеру, или почтовому клиенту,
может включить эту функцию, и оставаться в курсе дел. PayDox E-mail клиент
автоматически отправляет пользователям документы, и карточки документов,
с которыми необходимо работать. Карточки документов, присылаемых
системой на электронную почту очень похожи на карточки, содержащиеся в
самой системе и содержат те же элементы управления.
Элементы управления интерфейса в верхней части экрана позволяют
получить доступ к спискам документов, таким как "Входящие",
"Согласование", и т.п., в то время как кнопки в правой части карточки
отвечают за операции с документом, и позволяют получить копию документа,
создать резолюцию, поручение, и т.д.
Кнопка "Перейти" позволяет продолжить работу с карточкой в самой
системе, через интернет-браузер, при условии, что сервер доступен. Если же
сервер для пользователя недоступен (пользователь находится на борту
самолета, или же сервер не поддерживается вне локальной сети), то пользуясь
всеми остальными элементами управления в интерфейсе, он может работать с
системой по электронной почте.
52
Рисунок 18. PayDox E-mail Клиент
Обеспечение полнофункциональной работы с СЭД PayDox на планшетах
iPad и Android
Система электронного документооборота и поддержки совместной
работы PayDox позволяет полноценно работать с документами, бизнес-
процессами, файлами и задачами на планшетах iPad и Android. Эта
особенность системы дает пользователям возможность работать с
документами с различных устройств, под управлением указанных ОС, при
этом обеспечивается прозрачность работы, и полная функциональность
системы. [14]
53
Рисунок 19. Интерфейс системы PayDox на iPad
PayDox Service Desk - средство осуществления технической поддержки
PayDox Service Desk – опция, предназначенная для обеспечения
возможности осуществления технической поддержки. Запросы в техническую
поддержку реализуются как создание и обработка электронных документов
категории HelpDesk. Консультанты и администраторы PayDox Service Desk
производят диспетчеризацию поступающих запросов в техническую
поддержку, а также обеспечивают контроль за исполнением. Функциональные
возможности конфигурации:
Ручное распределение поступающих заявок в техническую поддержку;
Групповая работа с документами и заявками;
Публикация исполненных запросов в базе знаний;
Ведение все истории работы с документами и заявками;
54
Создание справочников: пользователей, консультантов и
администраторов технической поддержки;
Согласование и утверждение предлагаемых консультантами решений по
заявкам.
Сервис технической поддержки полностью поддерживает работу с
электронной почтой и уведомлениями. Каждый участник сервиса технической
поддержки получает автоматическое уведомление со всеми данными о
процессе осуществления технической поддержки.
По сравнению с обычным режимом работы Help Desk (решение
проблем пользователей), услуги, предоставляемые PayDox Service Desk,
расширены, и не ограничены только обработкой запросов в техническую
поддержку.
Рисунок 20. PayDox Service Desk