52
Рисунок 5. Структура администрации Мотовилихинского района города Перми
Более подробная организационная структура администрации
Мотовилихинского района города Перми представлена в приложении 1.
53
2.2. Эффективность использования электронного документооборота в
муниципальных организациях и учреждениях
На данный момент эффективность использования электронного
документооборота организации зависит от скорости обработки информации и ее
распределении между подразделениями организационной структуры и
контрагентами, а также от надежности всей информационной составляющей в
целом.
Поэтому сейчас руководители многих предприятий чаще задумываются
об усовершенствовании системы документооборота и необходимых мерах для ее
реализации. Впрочем, этого добиться можно с помощью ее автоматизации.
Сегодня автоматизированный документооборот не является чем-то новым.
Некоторые организации уже внедрили и пользуются системой электронного
документооборота. Но все же большинство из них все еще оставляют
документооборот в традиционной, бумажной форме.
Основной критерий при выборе формы делопроизводства – это,
разумеется, объем созданных и поступивших в компанию документов за
определенный промежуток времени. Поэтому в организациях, где структура
департаментов состоит из различных ветвей и связана цепью различных
документов, переход на электронный документооборот может сыграть очень
важную роль.
Для того чтобы полностью разобраться в этом понятии, необходимо
рассмотреть его более детально. Электронный документооборот можно
представить в виде единого механизма движения документов, которые созданы с
использованием компьютерных средств и, как правило, подписаны электронной
цифровой подписью. При этом обрабатываются документы также с
использованием электронных носителей.
В некоторых учреждениях документ является базовым инструментом
управления этого учреждения, разумеется, если в него внедрена сама система
электронного документооборота. В таких учреждениях нет самих приказов,
различных поручений или решений. Но зато есть документы, которые содержат
эти самые решения, приказы и поручения. Из этого следует, что управление в
54
данных учреждениях полностью проводятся через документы. Большинство
задач, выполняющихся сотрудниками, также привязываются к документам.
Система электронного документооборота в организации представлена на
рисунке 6.
Рисунок 6. Система электронного документооборота в организации
Система электронного документооборота может применяться в любой
организации: как для небольшого предприятия, так и для крупных компаний с
множеством различных филиалов по всей стране, или же для некоторых
небольших корпораций с целой сетью филиалов. Некоторые компании начинают
с автоматизации отдельных этапов документооборота, так как у систем
электронного документооборота имеется ряд существенных преимуществ:
1. Сначала, необходимо подчеркнуть прозрачность бизнес-процессов. В
системе электронного документооборота отслеживание за передачей,
исполнением и разработкой документов производится гораздо легче и быстрее.
При помощи всего выше названного администрация в любой момент может
проверять местонахождения бизнес-процессов организации.
55
2. Соответственно благодаря системе электронного документооборота
увеличивается исполнительская функция. В соответствии с вероятными
данными важная доля поручений не выполняется сотрудниками. Система
электронного документооборота помогает начальству производить контроль над
рабочими процессами, скоростью и качеством выполнения, а главное, за
результатом работы.
3. Уменьшается время на изменение и исполнение документов. Благодаря
системе электронного документооборота происходит ускорение поиска,
разработки, изменения и передачи документов. Это получается при помощи
автоматизированному составлению сводок, реестров и отчетов, что также
способствует качественному и оперативному исполнению работы, и из этого
следует оптимизация бизнес-процессов.
4. Увеличивается уровень закрытой информации. У любого сотрудника
организации имеется доступ к управлению документами, который соответствует
с его полномочиями. К примеру, сотрудник имеет право на чтение документа.
Он также может иметь возможность изменить его, внеся в него сопутствующие
коррективы. Это могут быть полные права. Каждое изменение записывается в
системе. Из этого следует, что в любой момент можно посмотреть, кто из
сотрудников редактировал данные, работал с документом. Для большинства
предприятий проблема закрытой информации является очень острой. Потеря
каких-нибудь важных документов может повлечь непоправимую ошибку, из-за
которой приостановится работа всей организации. В этой ситуации бумажные
документы составляют большую вероятность риска, т.к. их можно без проблем
достать из папки, и вся информация будет утеряна или передана в чужие руки.
При внедрении в организацию системы электронного документооборота
избежать полной потери информации может и не получится. Хотя в этом случае
есть возможность выяснить, кто именно из сотрудников и когда пользовался тем
или иным документом.
5. Благодаря системе электронного документооборота совершенствуется
схема адаптации новых работников, а также введение новых процессов в
организации. Внедрение в организацию новых положений и инструкций с
использованием системы электронного документооборота работает гораздо
56
быстрее, чем отдельное оповещение каждого сотрудника и изучение им
бумажных документов.
6. Увеличивается уровень групповой культуры. Система электронного
документооборота разрабатывает единое информационное пространство, в
котором участвуют все или большинство структур организации, что в
последующем дает возможность привлечь в организационные процессы почти
каждого работника предприятия.
7. Если организация переходит на электронный документооборот, то
решается проблема с ознакомлением новых изменений на рынке международных
стандартов. В случае их появления, предприятие, которое пользуется системой
электронного документооборота, может быстро внести изменения под новый
шаблон, повысив тем самым уровень.
Но все же, такой метод модернизации работы организации имеет как свои
достоинства, так и недостатки.
Во-первых, главная проблема –это сохранность документов. Компьютер
может быть заражен вирусом, система сохранения документов может не
сработать. Но эту проблему можно решить благодаря разработке системы
резервного копирования данных.
Во-вторых, одним из серьезных недостатков внедрения системы
электронного документооборота является стабильность работников, которые
будут работать с системой. При переходе на электронный документооборот
редко удается обойти и предугадать недовольство среди работников, которые
привыкли к бумажному документообороту и не владеют знаниями об
электронном.
Также в системе электронного документооборота привносится огромное
значение грамотному вводу данных. В этом случае очень важен человеческий
фактор, так как постоянная работа системы в будущем будет зависеть от степени
знаний и качества работы сотрудников.
На этапе разработки и внедрения системы электронного
документооборота руководители организации должны подготовиться к
финансовым затратам. Хотя, в следствие этого некоторые затраты обычно
57
компенсируются за счет уменьшения затрат на работу с документами и
повышения эффективности бизнес-процессов.
Передача электронных документов, разумеется, происходит не со всеми
контрагентами. Это является причиной полного отсутствия единого
информационного пространства. Поэтому многие организации нуждаются в
параллельном введении как бумажной, так и электронной передаче
документами. Очевидный факт – это передача актов и договоров электронным
способом значительно облегчают работу между работником организации и
клиентом в любом спектре деятельности.
Самый важный и обязательный реквизит всех документов, благодаря
которому документ получает юридическую силу – это личная подпись. Есть три
вида электронных подписей, которые придают юридическую силу электронного
документа:
1. Простая электронная подпись. Эта подпись разрабатывается с
использованием паролей, кодов и прочих инструментов, которые распознают
владельца подписанного документа. Но криптографическая электронная подпись
в этом случае не используется.
2. Усиленная неквалифицированная подпись. При разработке это подписи
используются криптографические средства, что позволяет идентифицировать
владельца документа. Усиленную неквалифицированную подпись часто
принимают наравне с бумажным документом с печатью.
3. Усиленная квалифицированная подпись может заменять бумажную
документацию во всех случаях. Исключением служит ситуация где на
законодательном уровне требуется наличие только документ на бумаге.
На данный момент большинство государств считает юридически равными
по силе как бумажные документы с обычной подписью, так и электронные
документы, подписывающиеся квалифицированной электронной подписью.
Предприятие, при замене бумажного на электронный документооборот,
должно грамотно и хорошо продумать свои дальнейшие действия, т.к. от этого
шага зависит дальнейшая работа всей организации.
Чаще всего автоматизацией процессов движения документов в
организации занимается директор или глава. Заинтересованность начальства на
58
замену безбумажного документооборота играет большую роль, т.к. от этого во
многом зависит успех данного проекта.
Чаще всего автоматизацию разделяют на две части: собственно на процесс
и отчет, то есть наблюдение за работой готового продукта.
Если необходимо не просто внедрить систему электронного
документооборота, а также и усовершенствовать бизнес-процессы, то
техническое задание нудно составить вместе с менеджерами, которые несут
ответственность за эти процессы. Только в случае их привлечения можно
создать успешную версию системы электронного документооборота.
Процесс автоматизации можно разделить на несколько ключевых этапов:
Этап 1. Техническое задание. Для начала разработчики проекта должны
определиться с задачами, которые будут выполняться в системе. Чем точнее
будут сформулированы задачи, тем проще будет сделать правильный выбор на
втором этапе.
Этап 2. Выбор IT-решения. Для организации с небольшим объемом
документов достаточно будет использования электронной базы данных,
например банального офиса в виде Access или Excel. Т.е. маленькая организация
не всегда должна заниматься глобальной перестройкой документооборота.
Руководство в более крупных организациях, которые имеют региональные
подразделения, и которые хотят автоматизировать документооборот, наоборот –
должны быть готовы к дорогостоящему и долгому внедрению.
Этап 3. Описание бизнес-процессов. Для начала, прежде чем внедрять
систему электронного документооборота нужно ознакомиться с
существующими в данное время бизнес-процессами организации. Именно на
этом этапе главная роль в продвижение системы отдается начальникам, чьи
отдела примут участие в автоматизации системы электронного
документооборота. Их главная цель – помочь описать путь документов и
составить пошаговое протекание бизнес-процессов.
Этап 4. На данном этапе составляются сметы, календарные графики,
списки необходимых ресурсов, разрабатывается общий план работ. При этом
необходимо учитывать все существующие достоинства и недостатки, которые
появятся после автоматизации электронного документооборота.
59
Этап 5. Реализация. На этом этапе происходит непосредственное
внедрение электронного документооборота. Длительность этапа напрямую
зависит от сложности структуры организации и бизнес-процессов, которые
протекают в ней. Контроль и координация работ осуществляется руководителем
проекта.
Этап 6. Завершение. На данном этапе происходит тестирование
программы. При тестировании системы довольно можно обнаружить пробелы
автоматизации. Это один из важных этапов, т.к. благодаря ему можно заранее
обнаружить проблемы и довольно быстро, без лишних затрат устранить их.
Этап 7. Ввод проекта в эксплуатацию. Есть несколько вариантов, которые
можно использовать при внедрении системы электронного документооборота:
1. Параллельные стратегии. Их работа заключается по старой системе, но
параллельно используются и новые технологии. В ходе нее идет сравнение
старой и новой системы, и обычно, новая система постепенно адаптируется.
Хотя в течение копирования данных такой подход является наиболее затратным
в трудовом и временном отношении.
2. Скачок – это отказ от старой системы и переход на использование
новой системы, который производится сразу же, т.е. переходный процесс
отсутствует. Данный метод является эффективным, хотя он довольно
рискованный.
3. Первый запуск проекта – скачок происходит на одном участке. Данный
подход отличается надежностью.
4. Последовательная автоматизация. Внедрение начинается с наиболее
узких мест и постепенно в процессе начинают участвовать новые участки. При
выборе такого подхода, как правило, затрачивается много времени, однако при
этом отдача видна практически сразу.
На этом этапе, не смотря, какую стратегию внедрения выбрала
организация, могут возникнуть свои проблемы. Они связанны с неготовностью
сотрудников в замене бумажного делопроизводства на электронный
документооборот. Однако при грамотном подходе вероятность рисков можно
значительно снизить.
60
Этап 8. Контроль за использованием системы. Основная цель на данном
этапе – добиться постепенного использования программы на полную мощность.
То есть программа должна стать реальным средством документооборота, а не
оставаться набором файлов.
Еще одним важным моментом является такой момент. После удачного
преодоления всех восьми этапов автоматизации системы электронного
документооборота, внедренная система должна постоянно дорабатываться и
совершенствоваться. Это является одним из основных факторов успешного
использования электронного документооборота в организации.
Дальнейшее сопровождение системы обязательно должно включать в
себя:
поддержку системы в рабочем состоянии. Она может заключаться в
консультативной помощи пользователям, устранении возникающих ошибок,
резервном копировании данных;
внесение коррективов в справочники системы, исходя из текущих
изменений в организации;
отслеживание изменений в законодательстве;
изменение настроек в системе под новые требования работников.
Базовыми функциями электронного документооборота являются:
создание электронной версии документа;
создание атрибутной карточки документа;
формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него
значений переменных из карточки документа;
поиск карточек документов;
формирование электронного документа с использованием шаблона на
бланке организации;
сохранение документов в различных форматах;
создание маршрутов документа и управление его движением;
ведение журналов, классификаторов и справочников;
регистрация и классификация документов, регистрируемых в
программе;
61
рассылка напоминаний и уведомлений;
согласование документов;
формирование отчетов о движении и исполнении документов.
Эффективность использования электронного документооборота в организациях
оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут
быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:
сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов:
регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
ускорение движения информационных потоков;
передача документа от подразделения к подразделению или компании-
партнеру;
подготовка типовых документов;
согласование;
скорость распространения информации внутри компании;
экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на
канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.
Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и
развития нескольких аспектов деятельности компании:
рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию
единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной
работы, эффективному контролю над исполнением документов;
снижение рисков потери документов; увеличение скорости
согласования и утверждения документов; повышение корпоративной культуры.
Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы
электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше
сотрудников будут вовлечены в электронный документооборот.
Эффект от внедрения автоматизированной системы документационного
обеспечения управления состоит из поддающейся и не поддающейся
количественным подсчетам частей:
прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией рабочего
времени сотрудников и средств на материалы (исчисляемые выгоды);