62
эффект, обусловленный теми преимуществами функционирования
организации, которые дает автоматизированная система – скорость и качество
предоставления услуг, уменьшение времени прохождения документов,
увеличение качества выпускаемых документов и контроля исполнительской
дисциплины и т.д. (неисчисляемые выгоды).
После анализа системы электронного документооборота и рассмотрение
эффективности ее работы на предприятии можно сделать вывод, что любой
организация необходима система электронного документооборота.
63
Глава 3. Направления совершенствования электронного
документооборота в Администрации Мотовилихинского района
города Перми
3.1. Комплекс мероприятий по совершенствованию электронного
документооборота
Обеспечение функционирования процесса документооборота является
одной из главнейших задач администрации. Отсутствие системы
документооборота без надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно
повредить работе организации. Много времени и сил может уйти на поиск
документов, высока вероятность потери, задержки при отправке и получении
документов, дубликаты тормозят нормальный ход работы администрации. Если
же администрация будет иметь в составе удаленные структурные подразделения,
то тогда при установке правомерности некоторых операций работа организации
может быть и вовсе приостановлена. Объем документации, создаваемой в
администрации, имеет характерное направление к постоянному и все более
ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение
объемов различной документации происходит прямо пропорционально
изменению роста объемов производства и производительности труда. Это первая
закономерность документообразования.
Главными условиями выгодного функционирования с последующим
совершенствованием системы управления организациями представляют собой
накопление, обработку, передачу и хранение важной информации. Все
управленческие функции несут с собой определенный комплекс документов. Их
состав зависит от группы решаемых задач, объема и характера полномочий
организации, количества принятия решений, форм взаимосвязей с прочими
организациями и т.п. В формате подтвердившегося механизма, которая
увеличила эффективность работы организации, выступила оптимизация
документооборота. Она осуществляется с помощью участия консультантов, но
только при активном использовании внутренних возможностей самих
организаций.
64
Основа управления содержит документированную информацию,
эффективность которого в большей степени базируется на создании и обработки
информации. В настоящий момент информация является полноценным ресурсом
производства. Она важный элемент социальной и политической жизни
общества. Качество управления определяется качеством информации. На
сегодняшний день условиям увеличения эффективности управления нужно
уделять большое внимание по совершенствованию работы с документами.
В современных условиях управлению организацией ставится наиболее
важное значение, которое придается механизации и автоматизации
делопроизводственных процессов, а они в свою очередь повышают
производительность труда работников, занятых в управлении.
Совершенствованию документационного обеспечения управления в
организациях нужно выделить острое внимание, т.к. существуют минусы в
постановке такого рода работы, а они в свою очередь ведут к серьезным
трудностям в работе руководителя и организации в целом. Благодаря
усовершенствованной системе документационного обеспечения управления
получается довольно быстрое движение и выполнение служебных документов,
идет их сохранение, средства механизации автоматизации. Все фазы
делопроизводственного ряда ведения с документации схожи. Из-за этого
квалифицированный работник управленческого аппарата обязан знать не только,
как правильно составлять и оформлять сами документы, но и как выполняются
разные виды работ с этими документами.
Основными направлениями совершенствования документооборота
являются:
сокращение объема документооборота,
совершенствование технологии документооборота.
В качестве основных методов улучшения технологии документооборота
выделяют:
разработку моделей документооборота в и организациях;
составление маршрутных карт технологического процесса;
разработку рациональных схем документооборота.
65
Есть несколько направлений с работой в системе документооборота. На
данный момент наиболее важное значение – это планирование мероприятий по
подготовке автоматизированных систем, т.к. не все системы организации
отвечают рекомендуемым нормам современной организации.
К сожалению, многие начальники организаций и работники, которые
отвечают за документационное обеспечение управления, совершенно не
понимают даже основы современного делопроизводства, не говоря о некоторых
тонкостях ведения документации.
Поэтому сейчас основными направлениями для работы является развитие
документооборота в организациях.
Основными направления работы для предприятия являются:
работа с автоматизацией системой документооборота;
работа с подразделениями.
Есть пять категорий, которые включены в систему сбалансированных
показателей:
продукция;
финансы;
клиенты;
документация;
обучение персонала;
развитие персонала.
Продукция для организации – это один из самых значимых показателей по
учету, документированию и обработке информации о продукции. Отсутствие
вовремя поставленной информации о продукте напрямую влияет на заработок
организации.
Целями для продукции связанных с документооборотом является:
возможности получения быстрой отчетности;
сокращение риска утери информации;
высокий уровень движения документов между отделами.
Большое значение играет прибыльная сторона документооборота.
Недостаток спонсирования мероприятий по направлению улучшения
66
документооборота может навлечь серьезные последствия, которые могут дойти
до потери важной внутренней информации.
Целями для финансового обеспечения являются:
своевременное финансирование мероприятий по совершенствованию
документооборота;
повысить скорость движения документов;
минимизация расходов по документообороту.
Заинтересованные организации, их сотрудники и партнеры являются
клиентами документооборота.
Систематизация работы с большим количеством клиентов является целью
для клиентов, которые связанны с документооборот.
Адаптация и повышение квалификации сотрудников организации в
области документооборота является главной составляющей. Полномочия отдела
находятся в развивающемся направлении информационных технологий. При
появлении новых технологий становится необходимым определенные знания
для их применения. Обучение персонала нужно с целью повышения их
полномочий.
В таблице 2 представлена стратегическая карта для отделов предприятия.
Таблица №2
Стратегическая карта организации
Направление
Повышение эффективности
документооборота
Регулирование масштаба
деятельности
Продукция
Повышение скорости обработки и
передачи информации.
Время обработки
информации между отделами
Финансы
Обеспечение хранению,
безопасности и обработка
благодаря современным средствам
Соответствие результатов
мер по документообороту и
их стоимости
Клиенты
Повышение скорости оформления
заявки
Документация
Сохранения целостности
информации
Адаптация мер для
предприятия
67
Стратегическая карта организации
Направление
Повышение эффективности
документооборота
Регулирование масштаба
деятельности
Персонал и
развитие
Обеспечение отдела
квалифицированными кадрами
Отсюда следуют стратегические цели для равномерной системы
показателей на примере работы отделов организации, создана стратегическая
карта организации, которая направлена на повышение уровня
документооборота.
68
3.2. Эффективность предложенных мероприятий по
совершенствованию электронного документооборота
Внедрить автоматизированную информационную систему в организацию
довольно дорогостоящее дело. Во-первых, необходимо выделить большие
вложения в проект, и не только на этапе внедрения системы, но также для
промышленного использования. Во-вторых, – нужны вложения при внедрении
системы workflow – это решение информационных технологий для управления
«потоком работ», которые связаны с определенным этапом бизнес-процесса.
При внедрении этой системы производится документирование и модернизация
технических решений документно-ориентированных процессов. Из-за этого
процедура оформления документации значительно меняется, и возможно, что
сотрудники не будут готовы мгновенно принять новый принцип работы и
перейти к использованию с информационной системы, отказавшись от прошлого
способа работы. Это может стать причиной временного снижения
эффективности автоматизируемых процедур, но потом ситуация довольно
быстро исправится. Еще один важный, возможно самый важный, экономический
фактор – это, конечно то, что экономический эффект от внедрения
информационной системы не сразу заметен.
Из этого следует, что внедрение системы электронного документооборота
связано со значительным уменьшением затрат.
Виды расходов организации, которые уменьшаются:
хранение оригиналов и копий документов в бумажном виде. Ввод
документа в систему электронного документооборота или в систему workflow
работник, у которого есть определенные полномочия, может ознакомиться с
документом на экране монитора. Из этого следует, что можно хранить не только
копии, но и оригиналы документов. Информация, не являющаяся важной, проще
перевести в цифровой вид;
уменьшаются расходы на копирование. Сотрудникам организации при
помощи системы workflow не нужно копировать документы для внутренних дел,
а для внешнего использования копирование происходит в виде вывода
сохраненного в информационной системе файла на печать. Из-за этого
69
необходимость использования копировальных аппаратов, как и приобретение
расходных материалов для него и ремонта может значительно снизиться;
идет уменьшение средств на расходные материалы копировальных
аппаратов. Разумеется, замена безбумажной работы с документами сильно
сокращает необходимость в их распечатке. Например, при совершении процесса
согласования документа, который обрабатывался в бумажном виде, нужно
сделать его копии и копии сопроводительной записки к нему в стольких
экземплярах, сколько лиц будут участвовать в его согласовании. Чем
эффективнее будут использоваться процедуры согласования документопотока в
организации, тем меньше затрат на расходные материалы потребуется;
уменьшение средств на перемещении документации внутри
организации. Некоторые процессы документооборота необходимы для
передвижения документов из одного отдела в другой. Внедряемая система
workflow экономит время, которое тратится на перемещение документа, а также
облегчает задачу сотрудникам организации, которые занимаются доставкой
документации. Доставка документации обычно составляет от 12 до 15%
рабочего времени сотрудников. Одним из решений может стать создание личной
услугой курьерской доставки внутри организации с передачей комплекса задач
перемещения документации. Хотя этот способ сильно замедляет передачу
документации, т.к. разрабатывается без фактических потребностей структурных
подразделений, а в соответствии с утверждаемым графиком работы службы.
Использование системы электронного документооборота для решения ряда
задач при поступлении документации может уменьшить время перемещения, и
помочь сотрудникам сэкономить их время, делая рабочий процесс более
эффективным. В дополнении, экономия времени доставки может уменьшить
сроки доставки документов, а это абсолютный признак того, что система
управления усовершенствована;
экономия времени на нахождение документов, кроме того, сокращение
потерь документации. Одним из самых длительный процессов является поиск
документов. Он может занять одну четвертую всего рабочего времени
сотрудников. Поэтому использование документов в электронном виде позволяет
исключить потерю документации вообще. Электронный вид документа можно
70
копировать в бесконечном количестве для внешнего использования (для
внутреннего использования копирование документации можно совсем
исключить). Поиск документов в системе workflow, обозначающей текстовую
часть документации, довольно прост, кроме того, современные системы ведут
поиск по внушительному количеству параметров, включая полнотекстовый
поиск. Если эта информационная система уже введена, то этот способ сильно
сэкономит время на поиск документации.
Внедрение системы электронного документооборота в организацию
показано на рисунке 7.
Рисунок 7. Введение электронного документооборота
Сегодня необходимым условием для успешного решения возникших задач
является моментальный доступ к нужной информации. Оперативность и
качество формирования документов, слаженность работы справочно-
информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования
документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно,
на экономическую эффективность деятельности организации в целом.
Какой эффект приносит внедрение системы электронного
документооборота показано на рисунке 8.
71
Рисунок 8. Эффект от внедрения системы электронного документооборота
В администрации Мотовилихинского района города Перми существует
проблема в эффективности документооборота. Возникла потребность в
информационном снабжении всех отделов, когда произошло внедрение
управленческого учета. Из-за регулярных организационных изменений, началось
постепенное изменение справочных центров ответственности, и возникают
лишние расходы. К доработке справочников приводит перемещение
структурных изменений и объектов. Если информацию об изменениях получить
поздно, то это может вызвать ошибочное шифрование первичных документов.
Многие кодировщики находятся вдали от местонахождения организации и
для эффективного поддержания систем управления нужна эффективная система
документооборота. Иногда из-за сбоя служебные записки и приказы не доходят
до адресатов вообще.
Главным способов повышения производительности работы сотрудников, а
также непрерывным производственным процессом является полное
ознакомление, и сокращение времени, которое нужно потратить на поиск