43
Таблица 11
Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла
№
эта
па
Этап
жизненного
цикла
Название риска
Меры противодействия
1
Предпроектна
я стадия
Риск персонала со стороны
заказчика и исполнителя
Риск неполноты сбора
информации
Документирование рисков,
включение в договор
моментов неполного сбора
информации
2
Проектирован
ие
Риск принятия неверных
проектных решений
Риск неверного
планирования
Стоимостной риск
Форс - мажор
Экспертиза технических
заданий совместно ИТ,
экономическими и
профильными службами,
страхование
3
Разработка
Риск персонала
Технический риск
Тестирование на всех
стадиях разработки,
экспертиза
разрабатываемого ПО на
всех этапах создания,
работа в команде
4
Внедрение
Риск персонала
Технический и
программный риск
Тестирование на всех
стадиях внедрения,
экспертиза ПО на всех
этапах создания, работа в
команде
5
Эксплуатация
и
сопровождени
е
Технические риски
Риск персонала
Работа в команде,
юридическое обеспечение
договоров
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные
средства обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Разрабатываемая информационная система должна удовлетворять
требованиям защиты информации, утвержденным в данном учреждения, а
также требованиям законодательства.
Выделим основные виды угроз, возникающие в процессе
функционирования информационной системы документооборота:
- Внутренние – возникающие в результате некорректных действий
пользователя. При анализе потенциала данного вида угрозы было
44
выявлено, что на начальном этапе основным пользователем системы
является единственный специалист, применение системы жесткого
разграничения доступа нецелесообразно. Для снижения потенциала угроз
необходимо проведение инструктажа под роспись с пользователем о
правилах информационной безопасности;
-Внешние – возникающие в результате внешних воздействий
(Интернет-угроз, технических сбоев, вирусной активности,
несанкционированного копирования)
Таким образом, в разрабатываемую информационную систему
должны быть включены компоненты парольной защиты, резервного
копирования базы данных. На рабочей на которой будет развернута база
данных специалиста по делопроизводству, должны применяться общие для
организации политики безопасности.
После экспертизы проекта на наличие информации
конфиденциального характера возможно принятие решения о применении
организационных и технических мер защиты информации:
-Опечатывания рабочей станции;
-Отключение USB-портов для ограничения возможности
несанкционированного копирования информации;
-Отнесения помещения, где находится рабочая станция с базой
данных, к разряду выделенных помещений.
Для организационного обеспечения защиты информации в
администрации города Сорска были разработаны документы:
-«Инструкция по пропускному режиму в администрации города
Сорска» - ограничивает доступ посторонних лиц в помещения, где
происходит обработка данных;
-«Положение о единой системе антивирусной защиты в
администрации города Сорска»;
45
-«Инструкция. по порядку учета и хранения машинных носителей
конфиденциальной информации в администрации города Сорска»
(предотвращает несанкционированное копирование);
-« Регламент использования работниками организации ресурсов сети
Интернет администрации города Сорска»
За нарушения положении данных документов предусматривается
дисциплинарная ответственность в рамках трудового законодательства.
2.2 Описание автоматизированной ИС
2.2.1 Информационная модель и её описание
Информационная модель задачи автоматизации документооборота
представлена на рисунке 14.
Информационная система работает со справочниками Сотрудников,
отправителей, экранными формами ввода входящих документов,
исходящих документов, простановки признаков исполнения и резолюции.
АдминистраторИСПользователь
Должности
Т Должности
Т* Должности
Отправители
Т Отправители
Т* Отправители
Специалисты
Т Специалисты
Т* Специалисты
Номенклатура дел
Т Номенклатура
дел
Т*
Номенклатура
дел
Входящие
Т Входящие
документы
Т* Входящие
документы
Исходящие
документы
Т Исходящие
документы
Т* Исходящие
документы
Неисполненные
документы
Отчет по
исполнителям
Список документов
в работе
Наполняемость
номенклатуры
Руководитель
Рисунок 14 - Информационная модель задачи
46
Информационная система формирует выборки по авторам,
просроченных документов, по интервалу дат, специалистам, а также не
исполненным документам.
2.2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
После изучения технологии документооборота в администрации
города Сорска были поставлены задачи автоматизации следующих
процессов:
-Ведение справочников организаций, сотрудников, видов
корреспонденции:
-Учета входящей корреспонденции, контроль её прохождения;
-Учета исходящей корреспонденции;
- Обмен сообщениями между структурными подразделениями
администрации в процессе исполнения документов;
-Контроля исполнения документации.
Описание классификаторов и систем кодирования, необходимых для
использования в работе информационной базы специалиста по
делопроизводству представим в таблице 12
Таблица 12
Описание классификаторов и систем кодирования
Кодируемо
е
множество
объектов
Длин
а
кода
Мощность
кода
Система
кодировани
я
Система
классифика
ции
Вид
классифи
катора
Входящий
номер
документа
5
1
порядковая
отсутствует
отраслевой
исходящий
номер
документа
5
1
порядковая
отсутствует
отраслевой
Код отдела
2
1
порядковая
иерархическа
я
отраслевой
Код
сотрудника
4
1
порядковая
иерархическа
я
отраслевой
Код
организации
4
1
порядковая
отсутствует
отраслевой
47
Объект «Входящий документ» кодируется с помощью уникального
классификатора «Входящий номер», соответствующий порядковому
номеру документа в рассматриваемом периоде. Временной период может
быть установлен в Положении о делопроизводстве в каждом учреждении.
Объект «Исходящий документ» кодируется с помощью уникального
классификатора «Исходящий номер», соответствующий порядковому
номеру документа в рассматриваемом периоде. Временной период может
быть установлен в Положении о делопроизводстве в каждом учреждении.
Объект «отдел» кодируется с помощью уникального классификатора
«код отдела», соответствующего установленному порядковому номеру.
Объект «Сотрудник» кодируется с использованием классификатора
«код отдела» и своего номера в отделе. Результирующий классификатор -
«Код сотрудника».
2.2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Для построения логической модели базы данных определим
информационные объекты, с которыми будет работать информационная
система специалиста по делопроизводству и их свойства. Данные
приведем в таблице 13. Ключевые поля обозначим подчеркиванием.
Справочная информация: данные об организации (постоянные
реквизиты), сотруднике (ФИО, должность, отдел), данные об организации-
контрагенте (адрес, контактные данные).
Входная информация: данные о входящем и исходящем документе.
Оперативная информация: результаты выборок по реквизитам
входных и выходных документов (признаки исполнения, контроля,
просрочки, резолюции, дат исполнения и ответного письма), переписка
между отделами.
48
Таблица 13
Информационные объекты и их свойства
Понятие
Свойства
Входящий документ
Номер
дата
тема
Входящая дата
Контрольная дата
Признак исполнения
Дата исполнения
Код исполнителя
резолюция
Отправитель
Данные отправителя
Признак ответа
Содержание
Исходящий документ
Номер
Дата
Исполнитель
Адресат
Содержание
Предприятие - адресат
Код
Наименование
Адрес
Телефон
e-mail
Отдел
Код
Название
Сотрудник
Код
Код отдела
ФИО
Должность
Сообщение
Код
Дата
Получатель
Отправитель
Содержание
Отметка о прочтении
2.2.4 Характеристика результатной информации
В качестве результатной информации работы информационной
системы рассматривается формирование журналов входящих (таблица
vhod, ishod), исходящих документов с последующим формированием
выборок по ним. Признаки наличия резолюции, признаки исполнения,
даты исполнения и поступления являются ключевыми полями, по которым
формируются отчетные документы.
49
Для выходного документа «Просроченные документы» необходимы
реквизиты:
-Дата поступления документа
-Контрольная дата
-Дата исполнения
-Исполнитель
-Контрагент
-Содержание
Отчет, сформированный по данным реквизитам, дает
исчерпывающую информацию о списке неисполненных документов и их
исполнителях.
Для выходного документа «Не исполненные документы»
необходимы реквизиты:
-Дата поступления документа
-Контрольная дата
-Дата исполнения
-Исполнитель
-Контрагент
-Содержание
Отчет, сформированный по данным реквизитам, дает
исчерпывающую информацию о списке неисполненных документов и их
исполнителях.
Для выходного документа «Выборка по автору» необходимы
реквизиты:
-Дата поступления документа
-Контрольная дата
-Дата исполнения
-Исполнитель
-Контрагент
-Содержание
50
-Признак исполнения
-Дата исполнения
Для выходного документа «Выборка по датам» необходимы
реквизиты:
-Дата поступления документа
-Контрольная дата
-Дата исполнения
-Исполнитель
-Контрагент
-Содержание
-Признак исполнения
-Дата исполнения
Для выходного документа «Выборка по специалисту» необходимы
реквизиты:
-Дата поступления документа
-Контрольная дата
-Дата исполнения
-Исполнитель
-Контрагент
-Содержание
-Дата исполнения
Проведем формализацию расчетных показателей. Результаты
представим в таблице 14
Таблица 14
Формализация расчетных показателей.
№ п/п
Наименование входного
показателя
Идентификатор входного
показателя
1
Количество дел в работе от j-го
клиента на дату -d
К
d
j
2
Количество документов,
отправленных j-му клиенту на
дату -d
N
d
j
51
Общее число полученных документов от клиента j:
d
j
d
j
KK
Общее число полученных документов:
j
j
KK
Общее число отправленных документов клиенту j:
d
j
d
j
NN
Общее число отправленных документов:
j
j
NN
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Схема «Дерево функций» позволяет наглядно показать иерархию
функций управления и обработки данных, которые автоматизированы в
разработанном программном продукте.
Выделяется два подмножества функций программы (рисунок 15)
[Ошибка! Источник ссылки не найден., стр.89]:
основные функции обработки данных (ввода первичной
информации, обработки, ведения справочников, подготовки и распечатки
документов и др.).
служебные функции (проверка пароля, управление окнами и
др.);
52
Рисунок 15 - Дерево функций
На рисунке 16 приведен сценарий диалога системы.
Главное меню
Справочники Документы Отчеты Выход
Организации
Заявители
Сотрудники
Входящие
Исходящие
Неисполненные
документы
Просроченные
документы
Сводный отчет
Передача на
исполнение
Рисунок 16 - Сценарий диалога системы
Таким образом, интерфейс разрабатываемого программного
продукта должен соответствовать показанной структуре и включать
перечень указанных основных и служебных функций (ведения справочной,
оперативной, отчетной информации).
Основные
функции
Ввод входящих
документов
Передача в
работу
Мониторинг
исполнения
Формирование
отчетности
Служебные
функции
Ведение
справочника
пользователей
Архивация БД