36
защитного устройства, особенно в те моменты, когда данный компьютер находится
не в работе.
Все компьютеры нужно защищать паролем на стадии запуска системы,
активации по горячей клавиши и в момент выхода из режима "Экранной заставки".
Чтобы установить эти режимы, пользователь может обратиться в службу
технической поддержки. Данные не могут быть скомпрометированы в результате
халатности или небрежного отношения, что приведет к потере оборудования.
Перед тем, как утилизировать оборудование, все его компоненты, в состав которых
включены носители данных (например, жесткие диски), нужно проверить, чтобы
убедиться в полном отсутствии на них секретных и важных данных и
лицензионных ключей продуктов. Необходимо также выполнить процедуру
форматирования носителей информации для исключения возможности
восстановления данных.
В процессе записи какой-либо информации на носитель для передачи его
контрагентам или партнерам по бизнесу важно удостовериться в том, что носитель
полностью чист, т.е. не имеет никаких лишних данных. Важно помнить, что
обычное переформатирование носителя не дает гарантии финального удаления
записанной на нем информации [8].
КПК и другие телефоны, поддерживающие возможности получения и
отправки электронной почты, а также прочие переносные устройства не включают
в число устройств, имеющих хорошие надежные механизмы защиты данных. В
таких устройствах не рекомендуется хранить секретную и конфиденциальную
информацию.
Все ПО, установленное на предоставленном компанией компьютерном
оборудовании, становится собственностью ФГБУ «ФИПС» и может быть
использовано только в производственных целях.
Сотрудникам категорически запрещено устанавливать на используемом
компьютерном оборудовании стороннее, нелицензионное ПО или ПО, не имеющее
отношения к их рабочему процессу. Если в ходе проведения технической проверки
будет обнаружено запрещенное к установке ПО, оно будет немедленно удалено, а
сообщение о нарушении будет направлено непосредственному руководителю
сотрудника, а также в ИТ-отдел.
37
Учреждение предпочитает покупать уже готовое ПО, а не разрабатывать
собственные программы, поэтому пользователям, которые хотят внести новые
возможности в уже существующие бизнес-процессы, важно обсудить свое
предложение со своим руководством по бизнес информации, который уведомит их
о порядке приобретения и/или создания нового ПО.
Электронные сообщения (удаленные или не удаленные) также могут быть
доступны или получены государственными органами или конкурентами по бизнесу
с целью их применения в качестве доказательств в рамках судебного
разбирательства или в процессе развития бизнеса. Поэтому все электронные
сообщения должны строго соответствовать стандартным ФГБУ «ФИПС» в области
деловой этики.
Применение электронной почты в личных целях возможна только в тех
случаях, когда получение/отправка сообщения не оказывает негативного влияния
на работу других пользователей и не мешает бизнес деятельности.
Сотрудникам нельзя направлять партнерам любые секретные данные ФГБУ
«ФИПС» по электронной почте без применения систем шифрования. Вся секретная
информация ФГБУ «ФИПС», ни при каких обстоятельствах не может быть
отправлена третьим лицам по электронной почте.
Сотрудникам ФГБУ «ФИПС» нельзя применять публичные почтовые ящики
электронной почты для реализации любого вида корпоративной деятельности.
Применение сотрудниками ФГБУ «ФИПС» общедоступных почтовых
ящиков электронной почты возможно только при согласовании с департаментом по
ЗИ и использовании надлежащих механизмов шифрования.
Сотрудники ФГБУ «ФИПС» для пересылки документов бизнес партнерам
обязаны использовать только личный персональный адрес электронной почты.
Сообщения, отправляемые по электронной почте, представляют из себя
постоянный рабочий инструмент для электронных коммуникаций, имеющий тот
же статус, что и письма, и факс. Электронные сообщения, как и прочие средства
письменных коммуникаций, подлежат хранению и регламентации.
Чтобы предотвратить ошибки в процессе написания и отправки, необходимо
непосредственно перед отправкой внимательно проверить правильность написания
имен и адресов получателей. В момент получения сообщения лицом, для которого
38
это сообщение изначально не предназначается, данное сообщение нужно переслать
непосредственному получателю. Если присланная таким образом информация
несет секретный (конфиденциальный) характер, об этом необходимо сразу
проинформировать специалистов отдела по ЗИ [14].
Отправитель электронного сообщения или документа, а также лицо, которое
его перенаправляет, должен указать свои инициалы, служебный адрес и тему
отправляемого сообщения.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке программной продукции предлагается много
вариантов систем электронного документооборота, написанных для малых и
крупных предприятий. Некоторые из них ориентированы на предприятия,
работающие в определенном секторе рынка товаров или услуг, например
образовательных учреждений или предприятий торговли, туристического бизнеса.
Для реализации проекта выбор проводится между системами электронного
документооборота. Данный класс ИС выбран в связи с большим объемом
документации в организации и нехваткой времени и трудовых резервов на ее
обработку. Вопрос о внедрение подобной системы встал перед руководством, когда
за неустойки в подготовке документов, заказчики начали принимать штрафные
меры.
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная система
документооборота должна отвечать следующим требованиям:
Создание документов по собственным шаблонам и формам;
Дополнение системы собственными шаблонами документов;
Возможность хранения больших объёмов данных;
Обновление справочников;
39
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той или иной
степени отвечают требованиям:
Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»;
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот»;
Система «ЛЕТОГРАФ».
Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены в
таблицах. При этом используются следующие обозначения:
2 - возможность реализована
1 - реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
0 - возможность не реализована
Таблица 1.5
Сравнительный анализ существующих систем электронного
документооборота
Возможность
«Дело»
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
Регистрация и подготовка документации
Использование шаблонов для
подготовки документов
2
1
2
Создание и изменение
дополнительных шаблонов
1
1
1
Создание графиков и графических
документов
1
2
1
Сканирование документов и
совместимость с ПО
обеспечивающим распознавания
образов текста
1
1
1
Проверка на дублирование
2
2
0
40
Использование, редактирование и
добавление новых справочников и
словарей
1
2
2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание маршрутизации
(параллельной / последовательной)
2
2
2
Возможность изменения
маршрутов отправленного
документа
1
2
2
Визуальный редактор процесса
обработки документа
1
2
0
Автоматическая блокировка
документа, взятого на
редактирование
2
2
0
Уведомление сотрудников о
входящих поступивших задачах
2
2
2
Автоматизация процесса приема /
отказ от поручений к исполнению
2
1
0
Настройка напоминаний и
уведомлений о приближающихся
сроках исполнения задачи.
1
2
2
Оперативный контроль за сроками
исполнения
2
2
2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность поиска документов
2
2
2
Возможность логического поиска
2
2
0
Наличие генераторов подготовки
отчета
1
2
2
Получение отчетов и справок по
исполнительской дисциплине
2
2
2
Возможность создания
0
2
2
41
собственных шаблонов отчетов в
визуальном редакторе
Архив электронных документов
Списание в архив
2
2
2
Поиск по архиву
2
2
2
Ведение архивов электронных
документов
1
1
1
Ведение архивных хранилищ
электронных образов документов
2
1
2
Ведение отдельной базы
документов
2
2
0
Обеспечение учета, контроля
движения и сроков хранения дел и
документов в архиве
2
2
0
Обеспечение оптимизации
хранения данных
2
1
1
Информационная безопасность
Гибкое разграничение прав доступа
2
2
2
Наличие программных средств
контроля целостности документа
2
1
1
Резервное копирование баз данных
2
2
2
Использование средств
шифрования
1
2
2
Применение средств криптозащита
2
2
2
Применение Электронно-цифровой
подписи (ЭЦП)
1
1
2
ИТОГО:
52
55
44
Проанализировав приведенные системы можно сделать вывод:
1. Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»
Система представлена в двух вариантах:
42
С СУБД Microsoft SQL Server
С СУБД ORACLE
В зависимости от варианта очень сильно колеблется и цена лицензии.
«Дело» обладает полнофункциональными толстым и тонким клиентом. За
значимым минусом данной системы можно отметить, отсутствие встроенных
средств шифрования данных, полнофункционального генератора отчетов, а как
следствие создание своих отчетных шаблонов невозможно без доработки системы.
2. Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот»
Система представлена с СУБД своей собственной разработки (СУБД
«НИКА»). Как и «Дело» имеет в своем составе полнофункциональные толстый и
тонкий клиенты. За минусом – не в полной мере реализована система сканирования
(необходимо устанавливать дополнительное ПО). Помимо этого для работы с
шаблонами документов так же необходимо дополнительное ПО. В отличие от
своих конкурентов «ЕФРАТ» разработал свою СУБД, которая поставляется с
системой.
3. Система «ЛЕТОГРАФ»
Данная система используется СУБД Cache. Представлена эта система с
полнофункциональным толстым и WEB-клиентом. Из значимых минусов можно
отметить то, что данная система разрабатывается в индивидуальном порядке под
заказчика, сроки такой разработки не регламентированы и зачастую могут
занимать крайне много времени. Помимо этого фирма-разработчик не
предоставляет демо-версии своей программы для ознакомления. Клиент может
ознакомиться лишь с теми функциональными возможностями будущей системы,
которые представлены на официальном сайте, но при этом фирма–разработчик
останавливается на индивидуальном подходе к каждому клиенту, в этот подход
входит и ценовые показатели, которые, к слову сказать, достаточно высоки
(таблица 1.6).
Таблица 1.6
Стоимость лицензий систем электронного документооборота
Кол-во
лицензий
«Дело»
(microsoft sql server–oracle)
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
43
5
47500-67000
34500
45000
20
180000-258000
110000
180000
50
435000-625000
225000
450000
100
800000-1190000
375000
900000
Стоимость однопользовательской лицензии на используемый СУБД:
Cache (разработчик InterSystems)– 125-1100$
Oracle Database (разработчик Oracle)– 150-520$
Microsoft SQL Server 2005 (разработчик Microsoft) - 500$
Из проведенного осмотра можно сделать вывод, что ни одна из
рассмотренных систем не подходит для внедрения в данном учреждении.
Основной причиной такого заключения является слишком обширная
функциональность всех рассмотренных программных комплексов. Это повлечет за
собой, в случае внедрения, реализацию множества либо ненужных в деятельности
предприятия функций, либо их дублирование. А так как стоимость внедрения
программных комплексов составляет, как правило, достаточно весомую сумму, это
грозит еще и неэффективными вложениями капитала.
В связи с этим наиболее логичным выходом из сложившейся ситуации
является создание собственной системы, позволяющей автоматизировать
необходимые функции.
Для решения задач исследования необходима СУБД. Рассмотрим
классификацию СУБД для определения выбора (см. рис. 1.4):
44
Рисунок 1.4 Классификация СУБД
В рамках решаемой задачи необходима многопользовательская СУБД с
параллельным доступом, наиболее удобным вариантом будет централизованная
SQL.
Информационный портал с системой SQL можно создавать и разрабатывать
следующими способами:
1. «С нуля» - разработка в формате языка программирования –
дорогостоящая и долгая;
2. С использование пакетов веб-разработки, например системы Denver –
продвинутый вариант с широким функционалом
3. Используя совместно пакет разработки и систему управления контентом –
наиболее быстрый и относительно экономичный способ.
Для упрощённой автоматизации целесообразно использовать MS Access, как
уже приобретённую систему (следовательно снижаются затраты на приобретение)
[15].
В целях снижения затрат принято решение силами компании разработать
упрощённую версию ИС в системе MS Access, которую в дальнейшем и можно
сконвертировать с другой системой.
45
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
На первом этапе работы был проведён анализ возможных средств
разработки. Наиболее удобный и экономически обоснованный вариант разработки
– база данных MS Access. За этапом анализа следует этап разработки.
Рассмотрим её более детально, сформулировав список работ по проекту:
1. Настройка ПО;
2. Сбор данных для ИС;
3. Систематизация и классификация данных по разделам и каталогам;
4. Построение модели ИС;
5. Разработка ИС;
6. Тестирование ИС;
7. Исправление выявленных ошибок;
8. Настройка и установка ИС.
На каждый этап необходимо определённое количество времени и группа
исполнителей (данный вопрос более подробно рассмотрен в следующих
параграфах) [12].
Среди всего штата специалистов ФИПС 40% из них экспертов, 60%
технических работников. Техники должны качественно и быстро обеспечивать
работой экспертов. В должностные обязанности технических работников входит
прием документов от заявителей их регистрация. Далее идет перевод с бумажного
носителя или CD в читабельный вид на машинном носителе. Потом документ
попадает на формальную экспертизу, где эксперт ведет работу с заявителем по
возникшим техническим вопросам. Затем документ возвращается к техническому
работнику и заново сканируется со всеми изменениями. Только потом он попадает
к эксперту по существу, который принимает решение по конкретному документу.
Работы по экспертизе, выполняемые в ФИПС представляют собой своеобразную
научно-техническую деятельность. Рассмотрение заявок на выдачу охранных
документов состоит из однотипных процедур, но различных по индивидуальному
содержанию конкретной заявки.
Качества экспертизы заявок на получение патента, а также затраченного
времени, зависит от обеспечения экспертов максимально широкого и удобного