38
Рисунок 13. Скриншот системы ELMA
Следующий программный продукт, который будет рассмотрен -
OptimaWorkFlow.
OPTIMA-WorkFlow - комплексная платформа для создания
автоматизированных систем управления документами.
OPTIMA-WorkFlow может автоматизировать документооборот и бизнес-
процессы компании различного масштаба любой отрасли. Сегодня с системой
работают такие организации, как Федеральная таможенная служба России,
ТрансКонтейнер, Сибур, Газпром трансгаз Санкт-Петербург, Газпром добыча
Оренбург, Лукойл-Информ, Государственно-правовое управление при Президенте
РФ, ФССП России, МВД России, РОСПАТЕНТ и УКРПАТЕНТ, Верховная Рада
Украины, Государственное управление делами Украины и многие другие.
Основные преимущества:
открытая архитектура, применение самых современных технологий и
промышленных стандартов;
39
гибкость, функциональная полнота и масштабируемость платформы;
наличие типовых (коробочных) решений;
высокая степень соответствия требованиям MoReq2;
полнофункциональный Web-клиент;
возможность создания территориально-распределенных систем;
применение ЭЦП для указания авторства и обеспечение юридической
значимости документов, резолюций и решений по документам;
потоковое сканирование, распознавание, полнотекстовый поиск,
штрих-кодовая и радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация документов;
работа с различными СУБД и СХД (Microsoft SQL Server, Oracle
Database, EMC Centera);
простые и не требующие привлечения разработчика визуальные
средства настройки и адаптации решений на платформе OPTIMA-WorkFlow;
удобный, настраиваемый, многоязычный интерфейс;
постоянное совершенствование платформы, развитые программы
обучения и поддержки пользователей и эксплуатационного персонала;
репутация Optima — надежного партнера и разработчика платформы
OPTIMA-WorkFlow, одного из крупнейших технологических холдингов России.
Скриншот интерфейса системы Optima-WorkFlow приведен на рисунке 14.
40
Рисунок 14. Скриншот системы Optima-WorkFlow
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
При осуществлении автоматизации какого-либо бизнес-процесса, или его
части, принято выделять несколько последовательных этапов, по мере
прохождения которых решается задача автоматизации.
Первый этап – это анализ стратегии развития как всего предприятия, так и
рассматриваемого бизнес-процесса. Цель данного этапа – изучить необходимость
автоматизации какой-либо задачи, а также проанализировать возможные
изменения протекания данной задачи с течением времени (например, изменения
входных или выходных данных).
Второй этап решения задачи автоматизации – это поиск и обработка всей
информации, которая даже косвенным образом касается автоматизируемой задачи.
Главной целью данного этапа является выявление перечня данных, которые
необходимы для протекания автоматизируемого бизнес-процесса (или задачи).
Далее выдвигаются конкретные предложения для каждой задачи, выделенной для
автоматизации, которые помогут достигнут поставленной цели: снизить нагрузку
на сотрудников, увеличить их производительность и т.д.
41
Система должна быть оптимизирована для использования её
пользователями с определенной квалификацией, и иметь элементы, которые
выполняют следующие функции:
получение данных;
обработка, анализ, сохранение и вывод (например, печать) данных.
Вообще, выделяют четыре возможных варианта стратегии автоматизации
предприятия[3]:
кусочная (или хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизации.
Кусочная автоматизация характеризуется отсутствием единой стратегии
автоматизации предприятия. Какие-то процессы и работы автоматизируются
хаотически, отдельными фрагментами различных информационных систем и
программных продуктов, что в последствии приводит к значительным затратам для
корректировки результатов хаотичной автоматизации.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций.
Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки, где
применение автоматизированных систем дает значительный экономический
эффект, например за счет сокращения персонала[11]:
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. В этом случае компания получает
полную автоматизацию работы, например, кадровой службы, производства,
бухгалтерии или логистики. Такой подход к автоматизации вполне нормален и в
дальнейшем интеграция уже автоматизированных направлений в рамках всего
предприятия не будет связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация подразумевает полную автоматизацию всех
подразделений и всех направлений деятельности организации.
Для данного дипломного проекта была выбрана стратегия автоматизации
по участкам. Данная стратегия включает в себя следующие этапы [3]:
42
анализ области деятельности предприятия;
анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
определения стратегических свойств разрабатываемой системы;
определение функциональности системы;
анализ существующих разработок;
выбор стратегии автоматизации;
выбор способа приобретения;
определение архитектуры;
формирование бизнес-плана решения задачи.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Возможны три варианта приобретения ИС:
1. приобретение готовой ИС;
2. приобретение готовой ИС и ее дальнейшая доработка;
3. разработка собственной ИС.
Каждый из данных вариантов может быть реализован на предприятии, но у
каждого из них имеются свои минусы.
Приобретение готовой информационной системы связано с большими
затратами, причем эти затраты будут периодически повторяться, период зависит от
срока действия лицензии. При этом при каждой новой установке программного
продукта должна приобретаться лицензия. [9]
Приобретение готовой ИС и ее дальнейшая доработка связана еще с
большими затратами, поскольку в данном случае затраты складываются из
единовременного большого платежа направленного на доработку программного
продукта и постоянными периодическими платежами связанными с приобретением
лицензии. Такой вариант более удобен для компании, поскольку будут исправлены
некоторые минусы системы связанные со спецификой компании, если конечно
представляется возможным их исправить.
Но не решается проблема связанная с затратами связанными с
приобретением лицензии, каждый раз при установки программного продукта.
43
Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем доработки,
данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает
затруднения из-за отсутствия развернутой документации. У варианта аренды ИС
можно выявить следующие преимущества:
улучшает инновационные возможности компании за счет взаимодействия
и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой
интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного
изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и
дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и ресурсами,
чем перестраивать внутреннюю деятельность компании, ликвидируя одни
мощности и ресурсы и создавая новые;
ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются силами компании, и тех, которые стратегически целесообразно
сохранить под ее контролем.
Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы слишком
многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и
возможностей. В таких случаях компания утратит виды деятельности, которые в
течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.
Поэтому в рамках данного дипломного проекта информационная система
для автоматизации документооборота будет разрабатываться в компании
собственными силами, т.к. компания располагает квалифицированными
сотрудниками для проектирования, разработки, внедрения и сопровождения ИС (в
штате компании имеются программисты).
Разработка новой ИС наиболее подходит компании, поскольку будет
разработана система полностью учитывающая все желания пользователя, при этом
возможно уменьшения затрат, за счет не реализации не нужных функций в
системе. Данные выплаты будут единовременные, и в дальнейшем повторяться не
будут. Приобретение лицензий также не нужно. В случае если будет получен
программный продукт достаточно удобный в эксплуатации и будет возможность
его применения на других предприятиях, возможно, его реализация другим
44
компаниям. Также возможна его реализация крупным агентам. Данный вариант
наиболее предпочтителен для компании, поскольку компания является достаточно
большой и динамически развивающейся, поэтому стоимость лицензии каждый
период может быть очень высокой[9].
В настоящее время имеется два возможных варианта решения задачи
автоматизации: подгонка готового программного продукта под бизнес-процессы
организации, либо создание нового программного продукта под конкретные
условия выбранного учреждения.
В данном дипломном проекте был выбран второй вариант – создание нового
программного продукта под конкретные условия компании АО «Казахтелеком».
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение комплекса задач, которые поставлены перед
дипломным проектом организовано в виде реляционной базы данных, в которой
хранится вся информация, необходимая для автоматизации процесса
документооборота в организации.
Реляционная модель хранения данных представляет объекты предметной
области и взаимосвязи между ними в виде таблиц. При этом все операции над
информацией, хранимой в базе данных, сводится к манипулированию таблицами, а
точнее, записями в них. На этой модели данных базируются почти все
современные СУБД для ПЭВМ. Существенными преимуществами реляционной
модели данных являются простота представления данных, так как таблицы
являются для этого привычной формой, естественный характер формирования
запросов, так как они не привязаны жестко к заранее определенной структуре и
высокая степень независимости данных, так как интерфейс пользователя не связан
с деталями физической структуры памяти и стратегий доступа.
Достоинствами реляционной модели являются:
45
процесс проектирования баз данных наиболее формализован,
вследствие этого реляционная модель имеет более широкие возможности для
проектирования баз данных.
Недостатки данной модели:
низкая производительность при больших объемах баз данных;
высокая избыточность данных и связанная с этим проблема обеспечения
непротиворечивости данных при их обновлении.
более высокий уровень независимости данных.
По сравнению с другими моделями данных можно выделить следующие
преимущества реляционной модели:
простота, за счет использования двумерных таблиц;
гибкость, за счет возможности использования отношений, которые
позволяют получать проекции таблиц в разных плоскостях;
ясная взаимосвязь атрибутов из различных отношений и файлов;
независимость данных от прикладной программы;
простой язык манипулирования данными, основанный на реляционной
алгебре, который более доступен для пользователя.
Разработанная система с использованием базы данных, позволяет:
централизовать информационный фонд системы;
произвести структурирование данных в виде удобном для
проектировщика или разработчика;
рассчитывать показатели.
Входными данными для проектируемой информационной системы
автоматизации документооборота выступают данные о документах, которые
необходимо создавать и передавать между сотрудниками, при чем с точки зрения
разработчика совсем не важна внутренняя структура и наполнение документа,
гораздо важнее внешние данные документа:
название;
тип документа;
дата создания;
описание документа;
46
файлы документа (в формате pdf, docx, pptx или xlsx);
срок выполнения требуемой операции с документом («дедлайн»).
Кроме того, к каждому документу необходимо сохранять комментарии
сотрудников, которые также являются входными данными. Комментарии
характеризуются следующими атрибутами:
документ, к которому относится комментарий;
текст комментария;
автор комментария;
дата и время отправки комментария;
Всего в информационной системе используется шесть справочников:
сотрудники (они же пользователи ИС);
должности;
отделы;
типы документов;
статусы документов.
Выходными данными информационной системы автоматизации
документооборота являются данные о работе с документами. Для каждого
документа, комментария и справочных данных используются кодификаторы,
предназначенные для идентификации каждой записи в таблице БД.
Описание используемых классификаторов приведено в таблице 3.
Таблица 3
Используемые идентификаторы
№
пп
Наименование
кодируемого
множества объектов
Значность
кода
Мощность
кода
Система
кодирования
1
Идентификационный
номер документа
4
9999
Порядковая
2
Идентификационный
номер файла
4
9999
Порядковая
3
Идентификационный
номер сотрудника
4
9999
Порядковая
47
4
Идентификационный
номер должности
4
9999
Порядковая
5
Идентификационный
номер отдела
4
9999
Порядковая
6
Идентификационный
номер типа документа
4
9999
Порядковая
7
Идентификационный
номер статуса
документа
4
9999
Порядковая
8
Идентификационный
номер файла
4
9999
Порядковая
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение – это совокупность программ для реализации
целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования
комплекса технических средств. В состав программного обеспечения входят
общесистемные и специальные программные продукты, в том числе: операционная
система, системы программирования, инструментальные средства программиста,
тестовые и диагностические программы, программные средства
телекоммуникации, защиты информации, функциональное программное
обеспечение (автоматизированные рабочие места, системы управления базами
данных и т. п.).
Для реализации информационной системы автоматизации
документооборота необходимо выбрать язык программирования для создания
пользовательского интерфейса и систему управления базой данных для
организации хранения информации в виде базы данных Программное обеспечение
включает в себя совокупность программ, которые осуществляют функции и задачи
информационной системы и обеспечивающих стабильную работу систем
технических средств. В состав ПО входят специальные и общесистемные
программы, а также инструктивно-методические материалы по использованию
средств ПО.