2
АННОТАЦИЯ
Работа содержит 82 страницы, 32 рисунков, 7 таблиц, 30 источников, 5
приложений.
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА: ДОКУМЕНТООБОРОТ, ПРОЕКТНО-
СБЫТОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, АВТОМАТИЗАЦИЯ,
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, БАЗА ДАННЫХ.
Объектом исследования является документооборот ООО
«СОНЕТДОМ».
Предметом исследования является автоматизация управления
документооборотом ООО «СОНЕТДОМ».
Целью данной работы является разработка проекта автоматизации
документооборота проектно-сбытовой деятельности ООО «СОНЕТДОМ».
Проблематика данного исследования заключается в потребности
автоматизации документооборота ООО «СОНЕТДОМ» на ряду с
актуальностью вопроса снижения времени и трудозатрат на работу с
информационными ресурсами организации в условиях современной
экономической ситуации России.
Сформулированные методические основы информатизации
документооборота проектно-сбытовой деятельности могут быть
использованы коммерческими и некоммерческими организациями для
разработки модели информационной архитектуры, реализующей переход к
современной платформе управления.
3
ОГЛАВЛЕНИЕ
ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ И УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ ...................... 4
ВВЕДЕНИЕ .......................................................................................................... 5
Глава 1. Технико-экономическая характеристика предметной области и ........ 9
предприятия .......................................................................................................... 9
1.1 Характеристика организации ООО «СОНЕТДОМ» и его деятельности . 9
1.2 Характеристика комплекса задач, обоснование необходимости
автоматизации ................................................................................................. 15
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации 25
Глава 2. Разработка проекта автоматизации документооборота организации38
2.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............................... 38
2.2 Информационная модель и ее описание .................................................. 45
2.3. Программное обеспечение задачи ........................................................... 50
Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта ...................... 59
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности ................................................................................................ 59
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта ................ 60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ .................................................................................................. 71
ПРИЛОЖЕНИЕ А .............................................................................................. 76
ПРИЛОЖЕНИЕ Б ............................................................................................... 77
ПРИЛОЖЕНИЕ В .............................................................................................. 78
ПРИЛОЖЕНИЕ Г ............................................................................................... 79
ПРИЛОЖЕНИЕ Д .............................................................................................. 81
4
ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ И УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ
IDEF – Методология функционального моделирования
SADT – Structured Analysis and Design Technique
SQL – Structured Query Language
TCP/IP – Transmission Control Protocol/Internet Protocol
UML – Unified Modeling Language
БД – База данных
КСА – Комплекса средств автоматизации
КТС – Комплекс технических средств
МРОТ – Минимальный размер оплаты труда
МЭ – Межсетевой экран
ООО – Общество с ограниченной ответственностью
ПО – Программное обеспечение
СДСН – Синдром длительных статических нагрузок
СЗИ – Система защиты информации
СУБД – Система управления базой данных
ТЗ – Техническое задание
ТМЦ – Товарно-материальные ценности
ЧДС - Чистая дисконтированная стоимость
ЭВМ – Персональная электронно-вычислительная машина
5
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность работы. На сегодняшний день информацию
рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а
информационные системы и технологии как средство повышения
эффективности работы предприятий и организаций различной сферы
деятельности. Одной из ключевых потребностей любого бизнеса является
организация работы с документами. Независимо от области экономики, в
которой работает предприятие, работа с документами предполагает хорошо
организованный, рациональный, документооборот. Правильная организация
документооборота предполагает оптимальный порядок обработки
документов, способствующий оперативному прохождению документов в
аппарате управления, равномерной нагрузке подразделений и должностных
лиц [10,12,18].
Однако в действительности практически каждая организация
сталкивается с серьезными проблемами в делопроизводстве: документы
теряются, не контролируются, не исполняются вовремя и т. д. С ростом
масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об
эффективности документационного обеспечения становится все более
актуальным [6,17].
Торговые производственные организации не являются исключением,
сегодня такие коммерческие компании сталкиваются с актуальной
проблемой, заключающейся в необходимости оптимизации бизнес процессов
в части организации документооборота. Внедрение таких изменений
приводит к снижению издержек и организации более рационального подхода
в отношении расходования имеющихся в распоряжении организации
трудовых ресурсов [16].
В рамках данной работы наибольший интерес представляет
автоматизация документооборота организации ООО «СОНЕТДОМ». На
6
сегодняшний день ООО «СОНЕТДОМ» имеет ряд проблем с
упорядочиванием и стандартизацией документов на уровне взаимодействия
подразделений и компаний-партнеров в отношении реализации
определенных бизнес-процессов, реализуемых сотрудниками организации в
рабочем порядке. Так, например, поток документооборота по проектной
деятельности ООО «СОНЕТДОМ» чрезвычайно разнообразен по источникам
и формам его представления [7,13].
Таким образом, на сегодняшний день существует потребность в
эффективном управлении электронными документами на уровне внутренних
подразделений ООО «СОНЕТДОМ», которая в свою очередь и привела к
необходимости автоматизации документооборота организации ООО
«СОНЕТДОМ». Внедрение таких изменений позволит целенаправленно
формировать информационные ресурсы ряда внутренних подразделений
предприятия, обеспечивать их эффективное функционирование, а также
открыть доступ потребителям на разных уровнях к информационным
ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Проблематика данного исследования заключается в вышеописанной
потребности автоматизации документооборота ООО «СОНЕТДОМ» на ряду
с актуальностью вопроса снижения времени и трудозатрат на работу с
информационными ресурсами организации в условиях современной
экономической ситуации России.
Объектом исследования является документооборот ООО
«СОНЕТДОМ».
Предметом исследования является автоматизация управления
документооборотом ООО «СОНЕТДОМ».
Целью данной работы является разработка проекта автоматизации
документооборота проектно-сбытовой деятельности ООО «СОНЕТДОМ».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
7
1. Изучить деятельность и организационную структуру ООО
«СОНЕТДОМ».
2. Провести анализ бизнес-процессов, связанных с внутренним и
внешним документооборотом, и сформировать предложение по оптимизации
в отношении выявленной проблемы.
3. Провести анализ существующих решений в области систем
автоматизации документооборота и выбрать стратегию автоматизации.
4. Разработать информационную модель проекта автоматизации
документооборота организации ООО «СОНЕТДОМ».
5. Описать программное обеспечение проекта автоматизации
документооборота организации ООО «СОНЕТДОМ».
6. Оценить экономическую эффективность предложенного проекта.
Для решения поставленных задач будут использованы следующие
методики:
1. Системный анализ и моделирование.
2. Функциональная методика IDEF.
3. Функциональная методика потоков данных.
4. Объектно-ориентированная методика.
Практическая значимость работы заключается в разработке проекта
автоматизации документооборота организации ООО «СОНЕТДОМ»,
внедрение которого позволит снизить издержки за счет снижения времени и
трудозатрат персонала на работу с рядом документов организации.
Теоретической основой данной работы являются Федеральные законы
РФ («Об информации, информатизации и защите информации», «Об
электронной цифровой подписи»), публикации в журналах, научные труды и
практические разработки российских и зарубежных ученых и исследователей
в области документационного обеспечения управления и делопроизводства
[6,7,8,17,29,30].
8
Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для
написания данной работы, созданы на основе действующих законодательных
и нормативно-методических актов, новейшей литературы и представляют
огромный интерес в рамках данного исследования.
В работе рассмотрен широкий спектр проблем, связанный с
автоматизацией документооборота ООО «СОНЕТДОМ», эффективностью
применения электронного документооборота и его проблемах использования.
Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованной литературы, приложений.
Во введении характеризуется актуальность темы, проблематика
исследования, объект, предмет, цели и задачи дипломной работы.
В первой главе описана деятельность организации ООО
«СОНЕТДОМ», проведен обобщенный анализ внутреннего и внешнего
документооборота, а также предложен подход к оптимизации выявленных
проблемных бизнес-процессов предприятия с использованием внедрения
проекта автоматизации документооборота.
Во второй главе описаны этапы жизненного цикла проекта
автоматизации, предложена информационная модель и программное
обеспечение проекта автоматизации документооборота организации.
В третьей главе реализовано обоснование экономической
эффективности проекта, проведен выбор методики расчета экономической
эффективности и расчет показателей экономической эффективности проекта.
В заключении подведены итоги о проделанной работе.
9
Глава 1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия
1.1 Характеристика организации ООО «СОНЕТДОМ» и его
деятельности
ООО «СОНЕТДОМ» является развивающейся компанией в области
обеспечения безопасности и жизнеобеспечения объектов, основанной в 2003
году. Основная деятельность организации заключается в проектировании,
установке и обслуживании систем безопасности. Образцы различного
оборудования систем безопасности представлены в двух офисах по адресам
г. Солнечногорск, ул. Красная, д.58, офис № 25 и г. Клин, ул. Мира, д.25
офис 9.
Компания «СОНЕТДОМ» специализируется на разработке проектов,
реализации и установке систем, содержащих в своем составе:
1. Пожаро-охранные системы.
2. Системы контроля и управления доступом.
3. Системы видеонаблюдения (аналоговые и цифровые (HDMI, IP).
4. Телефонные сети различного масштаба и уровня сложности
(аналоговые, IP).
5. Оптоволоконный кабель (монтаж, обслуживание).
6. Компьютерные сети различных уровней сложности (проектные
работы, монтаж и наладка).
Специалисты ООО «СОНЕТДОМ» помогают клиентам подобрать
оптимальный вариант системы безопасности для офиса, квартиры,
загородного дома, торгового центра и других объектов с учетом специфики.
В компании работают высококвалифицированные менеджеры, инженеры и
проектировщики, которые хорошо разбираются в особенностях
проектирования систем безопасности по индивидуальным требованиям
заказчика. Предприятие содержит в своем составе:
10
1. Руководство в лице Директора.
2. Отдел реализации, который состоит из двух администраторов,
пяти менеджеров по продажам и четырех инженеров-проектировщиков и
четырех монтажников слаботочных систем.
3. Финансовый отдел (бухгалтер-экономист).
4. Отдел логистики (кладовщик, грузчик и водитель-экспедитор).
Организационную структуру организации ООО «СОНЕТДОМ» можно
представить на рисунке 1.1.
Директор
Финансовый отдел
Отдел реализации
Отдел логистики
Кладовщик
Грузчик
Администратор
Менеджер по продажам
Бухгалтер-
экономист
Инженер-
проектировщик
Монтажник
слаботочных систем
Водитель-
экспедитор
Рисунок 1.1 – Модель организационной структуры организации ООО
«СОНЕТДОМ»
11
Руководство занимается тактическим и стратегическим планированием
деятельности проектно-монтажной организации.
Отдел реализации занимается продажей, принятием и реализацией
заказа, а также последующим расчетом с клиентом. В магазинах
представлены образцы типовых моделей систем безопасности. Менеджеры
по продажам принимают заказы от покупателей. Покупатель выбирает
модели и комплектацию различного оборудования исходя из рекомендаций
менеджера по продажам или инженера-проектировщика. Менеджер по
продажам оформляет договор и принимает предоплату.
Когда заказ собран, менеджер по продажам получает у бухгалтера
счет/документ на оплату и передает его водителю-экспедитору. Водитель
прибывает к заказчику в предварительно обговоренное время и принимает
оплату от заказчика в соответствии с полученным от бухгалтера документом.
В случае, если клиенту необходима установка поставляемой системы
безопасности или оборудования, ООО «СОНЕТДОМ» может организовать
монтаж за дополнительную плату штатными сотрудниками или силами
сторонней организации под руководством инженера-проектировщика.
После доставки заказа водитель-экспедитор сдает документы и деньги
бухгалтеру-экономисту, который контролирует правильность расчетов и
оформления документа. Затем менеджер закрывает заявку в списке текущих
заказов.
Необходимо также отметить, персонал имеет все необходимые для
работы документы. Для дальнейшего исследования проведем анализ
функций подразделений проектно-монтажной организации ООО
«СОНЕТДОМ». Рассматриваемая компания «СОНЕТДОМ» имеет четыре
подразделения, каждое из которых имеет ряд функций. Описание ключевых
функций подразделений представлено на рисунке 1.2.