12
Рисунок 1.2 – Описание функций подразделений проектно-монтажной
организации «СОНЕТДОМ»
• Организовывать погрузку\разгрузку материалов и
оборудования (кладовщик, грузчик).
• Контролировать на своем уровне товарный вид и качество
поставляемых материалов и оборудования (кладовщик,
грузчик).
• Доставлять оборудование (водитель-экспедитор).
Отдел
логистики
(кладовщик,
грузчик,
водитель-
экспедитор)
• Управлять персоналом, включая ведение табеля рабочего
времени и предоставления информации в финансовый
отдел (администратор).
• Сводить и анализировать информацию, предоставленную
менеджерами по продажам для закупки комплектующих и
оборудования (администратор).
• Формировать заказы оборудования и комплектующих с
последующей передачей счетов в бухгалтерию
(администратор).
• Встречать клиента, оказывать помощь в выборе систем
безопасности(менеджер по продажам).
• Организовывать полный цикл проведения сделки с
клиентом включая согласование и заказ монтажа систем
безопасности (менеджер по продажам).
• Разрабатывать технические задания и проекты по
обеспечению безопасности объектов клиентов (инженер-
проектировщик).
• Осуществлять установку оборудования на объектах
(монтажник слаботочных систем)
Отдел
реализации
(администрато
р, менеджер
по продажам,
инженер-
проектировщи
к, монтажник
слаботочных
систем)
• Подготавливать плановые и по запросу директора
финансовые отчеты.
• Согласовывать счета на оплату с директором, оплачивать
счета в адрес контрагентов и государственных органов.
• Работать с банковскими и государственными учреждениями.
• Рассчитывать и начислять заработную плату сотрудникам по
предоставленным администратором данным.
Финансовый
отдел
(бухгалтер-
экономист)
• Координировать и организовывать структурные
подразделения проектно-монтажной организации
«СОНЕТДОМ».
• Формировать бюджет, согласовывать оплаты счетов
проектно-монтажной организации «СОНЕТДОМ».
• Разрабатывать и внедрять ценовую и товарную политику.
Руководство
(директор)
13
В рамках данной работы также представляет интерес программная и
техническая архитектура организации ООО «СОНЕТДОМ». Для
автоматизации работы организации создана существующая структура сети,
которая позволяет автоматизировать труд сотрудников, облегчает учет и
сокращает время на подготовку документов. Использование сети объясняется
тем, что отделы, объединенные в сеть, используют одни и те же
информационные базы. В локальную сеть ООО «СОНЕТДОМ» входит 1
сервер, 7 рабочих станции отдела реализации, 1 рабочая станция отдела
логистики и 1 рабочая станция руководителя. Рабочие станции ЛВС ООО
«СОНЕТДОМ» объединены по топологии «Звезда» в соответствии с
рисунком 1 в приложения А, на котором представлена сеть головного офиса
г. Солнечногорск с подключенными удаленными рабочими станциями офиса
г. Клин.
Вместе с тем необходимо описать используемые информационные
системы на данный момент. Определим модель информационной системы
проектно-монтажной организации «СОНЕТДОМ» на рисунке 1.3.
Рисунок 1.3 – Модель информационной системы проектно-монтажной
организации «СОНЕТДОМ»
На рисунке 1.3 представлена модель информационной системы
проектно-монтажной организации «СОНЕТДОМ», содержащая 1С
Сайт
(sonet-dom.ru/)
MS Office
Банковское ПО
1C Предприятие
Отдел логистики
Руководство
Финансовый отдел
Отдел реализации
Информационные системы подразделений проектно-монтажной организации «СОНЕТДОМ»
14
Предприятие, MS Office и банковское ПО. Необходимо отметить, что в
распоряжении отдела реализации имеется сайт (http://www.sonet-dom.ru/),
позволяющий клиентам производить выбор оборудования на сайте, а
персоналу обрабатывать такие заказы. Набор программного обеспечения для
каждой рабочей станции обусловлен спецификой деятельности
соответствующего сотрудника проектно-монтажной организации
«СОНЕТДОМ», однако на каждой рабочей станции и сервере установлено
определенное программное обеспечение:
1. Стандартные программы Microsoft Office: Excel, Word, Power
Point, Internet Explorer.
2. Антивирусная программа Dr. Web.
3. Mozilla Firefox.
Сервер проектно-монтажной организации «СОНЕТДОМ» оснащен
операционной системой Windows Server и программным обеспечением MS
SQL Server. Данная операционная система предназначена для организации
серверов в вычислительных сетях с современным оборудованием.
Поддерживает неограниченное число подключений, обладает высокой
функциональностью, быстродействием и безопасностью.
Что касается аппаратного обеспечения, в настоящее время на каждой
рабочей станции, в основном, используются современные технические
средства. Используемые компьютеры имеют разную конфигурацию, но
ограничены следующими минимальными параметрами:
1. Процессор 2.8 ГГц.
2. 4 Гигабайт RAM.
3. Видеокарта 1024 МБайт.
4. Windows 7.
5. Сетевое оборудование.
Изучив деятельность, организационную структуру и программно-
техническую архитектуру проектно-монтажной организации ООО
15
«СОНЕТДОМ», перейдем к анализу документооборота организации,
который представляет ключевой интерес в рамках данного исследования.
1.2 Характеристика комплекса задач, обоснование необходимости
автоматизации
Документооборот - движение документов с момента их получения или
создания до завершения исполнения или отправки. Главное правило
документооборота - оперативное движение документов по наиболее
перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. В ООО
«СОНЕТДОМ» различают три основных потока документации:
1. Входящие документы, поступающие из других организаций.
2. Исходящие документы, отправляемые в другие организации.
3. Внутренние документы, которые формируются и используются
сотрудниками ООО «СОНЕТДОМ» в рамках реализации различных
информационных и бизнес-процессов [29,30].
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка
в ООО «СОНЕТДОМ» осуществляется бухгалтером-экономистом в
соответствии со схемой, представленной на рисунке 1.4.
Рисунок 1.4 – Распределение входящих документов ООО «СОНЕТДОМ»
Внешние
организации
Бухгалтер-экономист
Руководство ООО
«СОНЕТДОМ»
Руководители
структурных
подразделений
Исполнители
16
Отправляемые ООО «СОНЕТДОМ» документы называются
исходящими. Обработка исходящих документов состоит из ряда операций,
представленных на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 – Порядок работы с исходящими документами проектно-
монтажной организации ООО «СОНЕТДОМ»
Внутренние документы представляют собой документы, которые
используются сотрудниками ООО «СОНЕТДОМ» для внутреннего
пользования и организации взаимодействия подразделений организации. В
рамках выполнения данной работы был проведен анализ документов ООО
«СОНЕТДОМ» и составлена следующая классификация:
1. Организационно-правовые (всевозможные инструкции,
положения, уставы и правила внутреннего порядка организации).
2. Плановые (программы, планы, графики).
Создание проекта исходящего документа
Согласование проекта документа
Проверка правильности оформления проекта
Визирование документа руководителем
Регистрация документа
Постановка номера на документе
Проверка правильности адресата
Отправка документа
Сохранение копии в архиве
17
3. Распорядительные (постановления, приказы, решения,
распоряжения, указания).
4. Отчетные.
5. Информационно-справочные (протоколы, справки, служебное
письмо, докладные и объяснительные записки, сметы расходов, акты).
6. Договорные.
Для описания документооборота в рамках всего ООО «СОНЕТДОМ»
наибольший интерес представляет собой методология функционального
моделирования IDEF0 [20]. Рассмотрим документооборот ООО
«СОНЕТДОМ», функциональная модель которого представлена на рисунке
1.6
Рисунок 1.6 – Функциональная модель проектно-монтажной
организации ООО «СОНЕТДОМ»
На рисунке 1.6 изображен поток входящей и выходящей информации,
правила, согласно которым происходит взаимодействие функциональных
блоков и механизмы взаимодействия. Входными параметрами являются
18
запросы и информационные письма от государственных и банковских
учреждений, данные о поставщиках и оборудовании, а также
распорядительная, плановая, нормативно-справочная и информационно-
справочная документация от различных источников. В результате обработки
документов ООО «СОНЕТДОМ» получаем отчеты и информационные
запросы (требования) к различным поставщикам. Все процессы происходят
на основе законов РФ и других организационно-правовых документов.
Механизмами на диаграмме являются сотрудники и аппаратно-програмные
средства. Для более детального моделирования процессов, связанных с
внутренним документооборотом, построим декомпозицию функциональной
модели документооборота ООО «СОНЕТДОМ» (рисунок 1.7).
Рисунок 1.7 – Декомпозиция функциональной модели проектно-
монтажной организации ООО «СОНЕТДОМ»
В декомпозиции функциональной модели проектно-монтажной
организации ООО «СОНЕТДОМ» можно выделить следующие
функциональные блоки:
19
1. Руководство и администрирование организации
(делопроизводство, руководство, общая организация и синхронизация
работы структурных подразделений).
2. Проектировочно-сбытовая деятельность (основная деятельность
организации, направленная на реализацию услуг и товаров).
3. Работа с поставщиками и контрагентами (анализ контрагентов и
реализация закупок материалов и комплектующих, требуемых для
осуществления оптово-розничной и проектировочной деятельности).
4. Складская, логистическая и монтажная деятельности.
С целью повышения эффективности работы проектно-монтажной
организации ООО «СОНЕТДОМ» в части организации документооборота с
сотрудниками была проведена оценка критических факторов успеха по
пятибалльной шкале [10,27]. Оценка получена экспертным путем при
помощи опроса всех сотрудников организации, результаты представлены в
таблице 1.1 [26].
Таблица 1.1 - Оценка критических факторов успеха бизнес-процессов в
контексте изучения эффективности документооборота
Бизнес-процессы
Производите
льность
Удобство
Потери и
ошибки
Средний
балл
Организация документооборота в
процессе взаимодействия с
клиентами
4,7
4,6
4,6
4,6
Организация документооборота в
процессе взаимодействия с
внешними организациями
4,5
4,7
4,9
4,7
Организация документооборота в
процессе обеспечения проектов и
услуг материалами и
комплектующими
4,2
3,9
4,4
4,2
Организация документооборота в
процессе в части систематизации
данных для внутреннего учета
4,3
4,1
4,5
4,3
20
Из приведенных в таблице 1.1 данных можно сделать выводы о
недостатках в организации документооборота ООО «СОНЕТДОМ»,
связанного с обеспечением проектной деятельности своевременными и
полными товарно-материальным поступлениями для реализации
эффективной работы компании. В дальнейшей работе проведем анализ
эффективности текущей организации деятельности ООО «СОНЕТДОМ»,
связанной с подачей заявлений на приобретение и организацией поставок
товарно-материальных ценностей для выполнения проектов.
Построим на рисунке 1.8 декомпозицию блока работы с поставщиками
и контрагентами в части приобретения товарно-материальных ценностей.
Рисунок 1.8 – Работа с поставщиками и контрагентами в части приобретения
и организации поставок товарно-материальных ценностей
Такую работу с поставщиками и контрагентами можно разделить на
следующие блоки:
1. Анализ предложений
21
2. Подбор материалов и оборудования, который заключается в
поиске поставщиков и контрагентов, способных поставить материалы и
оборудование в соответствии с ТЗ.
3. Заказ оборудования и материалов.
4. Передача в оплату (счет на оплату передается на оплату в
финансовый отдел, договор и акт).
Представленные выше бизнес-процессы приобретения и организации
поставок товарно-материальных ценностей особенно значительно влияют на
эффективность проектировочно-сбытовой деятельности ООО «СОНЕТДОМ»
в следующих частях:
1. Расчет и оценка требуемых для реализации проекта материалов и
оборудования.
2. Заказ позиции, не хранящихся на складе на постоянной основе.
В силу того, что реализация некоторой части проектов
характеризуются плавающим спросом в отношении необходимости
пополнения товарно-материальных ценностей (т.е. производятся по запросу),
такие поставки товарно-материальных ценностей как правило не полны или
не доставляются в срок. Данный факт связан с низким уровнем
эффективности организации документооборота на уровне взаимодействия
подразделений и компаний-партнеров.
Дело в том, что в подобных случаях расчет и организация закупок
материалов и оборудования производится вручную, т.е. существует
множество потерь и ошибок при оценке необходимых материалов и
оборудования. Описанная выше работа проводится при помощи MS Office,
что не отличается высокой производительностью и точностью в расчетах.
Кроме того, ответственные за материальную поддержку сотрудники
проектно-монтажной организации ООО «СОНЕТДОМ» оформляют заказ
оборудования и материалов для обеспечения проектов в виде служебных
записок. При этом расчет расхода для подобных услуг или заявок проводится