22
проектными менеджерами, что требует последующего согласования
руководителем для каждого из проектов.
Необходимо также отметить, что после подсчета материалов
специалисту необходимо соотнести полученный список с перечнем
контрагентов ООО «СОНЕТДОМ» для того, чтобы отметить подходящих
поставщиков. Свод такой информации в ООО «СОНЕТДОМ» также лежит на
инженерах-проектировщиках и требует больших трудозатрат, снижение
которых позволит повысить прибыль и конкурентоспособность организации.
Таким образом, учитывая проведенный анализ документооборота ООО
«СОНЕТДОМ» и построенные функциональные модели движения
документов по методологии IDEF0 можно сделать вывод о необходимости
оптимизации проектно-сбытовой деятельности ООО «СОНЕТДОМ» в части
обработки документации, связанной с товарно-материальным обеспечением.
Одним из выходов в сложившейся ситуации является внедрение
специального программного обеспечения, позволяющего полностью
автоматизировать документооборот в части материально-технического
снабжения на уровне недостающих материалов и оборудования для
проектной деятельности. Внедрение такого решения ООО «СОНЕТДОМ»
позволит увеличить скорость выполнения бизнес-процессов, а также снизить
вероятность возникновения ошибок в рамках обеспечения проектов к
минимуму. Другими словами, необходимо внедрить информационную
систему автоматизации документооборота проектно-сбытовой деятельности
ООО «СОНЕТДОМ», которая сможет реализовывать следующий
ориентировочный функционал:
1. Предоставлять информацию о проектах, материалах и
оборудовании, требуемых для обеспечения проектно-сбытовой деятельности
ООО «СОНЕТДОМ», и контрагентах ООО «СОНЕТДОМ», способных
поставить ту или иную позицию.
2. Рассчитывать и сводить информацию по требуемым материалам и
23
оборудовании на основании проектной документации, заранее введенной в
информационную систему для каждого проекта.
3. Позволять формировать договоры и акты по взаимодействию с
поставщиками, а также отчеты по требуемым материалам и оборудованию.
Такое решение позволит обеспечить выполнение следующих
положительных эффектов ООО «СОНЕТДОМ»:
1. Произойдёт повышение оперативности и снижение сроков
формирования документов проектно-сбытовой деятельности.
2. Снизится доля возникающих ошибок в рамках работы с
документами проектно-сбытовой деятельности ООО «СОНЕТДОМ».
3. Представится возможность удобного поиска документов
проектно-сбытовой деятельности ООО «СОНЕТДОМ».
4. Произойдет оптимизация деятельности проектно-монтажной
организации ООО «СОНЕТДОМ» в целом, повысится качество самих бизнес-
процессов.
Согласование расхода материалов и оборудования в рамках
обеспечения типовых проектов также потеряет актуальность в силу того, что
для каждого проекта информация по расходу будет вводиться единожды
ответственным сотрудником и не будет подлежать оперативной
корректировке другими сотрудниками.
Что касается обеспечения информационной безопасности проектно-
монтажной организации ООО «СОНЕТДОМ», система функционирует
согласно всех существующих требований законов и руководящих
документов, в том числе федерального закона 152-ФЗ «О персональных
данных» [2,3].
На сегодняшний день в организации организовано проведение
обучений сотрудников в части организации безопасности информации и
защиты данных на периодической основе. Среди организационных мер по
24
защите информации проектно-монтажной организации ООО «СОНЕТДОМ»
необходимо более подробно проработать следующие направления:
1. Организационные меры по размещению технических средств.
2. Организационные меры по работе со съёмными носителями
информации.
3. Организация работ по защите информации от НСД.
4. Организацию работы администратора безопасности.
5. Организационные меры по противодействию утечки
информации.
Что касается технической и физической защиты проектно-монтажной
организации ООО «СОНЕТДОМ» передвижение посторонних лиц
контролируется внутренним и наружным видеонаблюдением. Установлена
охранная и пожарная сигнализация, двери закрываются на замок.
В сети проектно-монтажной организации ООО «СОНЕТДОМ»
используется защита данных от несанкционированного доступа, каждый
пользователь имеет свое имя и пароль, им также присвоены индивидуальные
права на доступ к персональным сетевым каталогам, а группам – права на все
остальные разделяемые ресурсы сети.
Существующие в проектно-монтажной организации ООО
«СОНЕТДОМ» программно-аппаратные меры защиты информации
представлены в виде указанного ниже списка:
1. Сеть с доменной структурой.
2. Dr.Web Enterprise Security Suite.
3. Межсетевой экран (МЭ «Ideco UTM 7»)
4. Система защиты информации (СЗИ) от несанкционированного
доступа «Страж NT 4.0».
25
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
В первую очередь проведем выбор стратегии автоматизации.
Существует четыре варианта стратегии автоматизации, представленные на
рисунке 1.9.
Рисунок 1.9 – Существующие стратегии автоматизации
• Предусматривает автоматизацию на уровне целого
предприятия
Комплексная
автоматизация
• Подразумевает под собой автоматизацию отдельных
направлений деятельности компании. В этом случае
компания получает полную автоматизацию работы,
например, кадровой службы, производства, бухгалтерии или
логистики. Такой подход к автоматизации вполне нормален
и в дальнейшем интеграция уже автоматизированных
направлений в рамках всего предприятия не будет связана с
серьезными препятствиями.
Автоматизаци
я по
направлениям
• Предусматривает автоматизацию отдельных
производственных участков, объединенных по набору
выполняемых функций. Этот способ автоматизации
выбирается при условии, если существуют участки, где
применение информационных систем дает значительный
экономический эффект.
Автоматизаци
я по участкам
• Предполагает приобретение предприятием без конкретного
стратегического плана отдельных фрагментов
информационной системы, которые не способны оказать
реальной пользы предприятию в целом. Дальнейшее
развитие информационной системы предприятия связано с
новыми, значительными затратами.
Кусочная
(хаотичная)
автоматизация
26
В рамках данной работы выбрана автоматизации по участкам, так как
мы автоматизируем документооборот на уровне взаимодействия сотрудников
одного отдела в отношении оптимизации процессов оценки и пополнения
требуемых товарно-материальных ценностей, необходимых для обеспечения
проектно-сбытовой деятельности.
Автоматизация документооборота на базе 1С невозможна по причине
отсутствия необходимости внедрения централизованной системы
документооборота, а также высокой стоимости приобретения программного
обеспечения и обучения сотрудников. Для автоматизации документооборота
в рамках обеспечения проектной деятельности ООО «СОНЕТДОМ»
существует большое количество программных продуктов. Проведем анализ
наиболее востребованных решений и оценим возможность использования
существующих программных средств в рамках нашего исследования.
FORECAST&SUPPLY – специализированный программный продукт
для оценки необходимости товарно-материальных ценностей и подготовки
документов для заказа поставщикам. На рисунке 1.10 представлена рабочая
область программного продукта «FORECAST&SUPPLY».
Рисунок 1.10 – Рабочая область «FORECAST&SUPPLY»
27
Использование программного продукта «FORECAST&SUPPLY»
предоставляет возможность получения преимуществ, представленных на
рисунке 1.11.
Рисунок 1.11 – Перечень преимуществ «FORECAST&SUPPLY»
Стоимость лицензии программного продукта «FORECAST&SUPPLY»
составляет 43000 в год с учетом базового пакета набора услуг.
Еще одним востребованным программным продуктом является
«GoodsForecast». Перечень преимуществ от внедрения программного
продукта представлен «GoodsForecast» на рисунке 1.12. Стоимость лицензии
составляет 78000 в год с учетом базового пакета набора услуг.
Перечень преимуществ программного продукта «FORECAST&SUPPLY»
Рассчитать заказ и подготовить документы с учетом
существующих заказов поставщикам, страховых
запасов, периодичности поставок, текущего остатка и
потребности в товарно-материальных ценностях
Рассчитать заказ и подготовить документы с учетом
логистических и финансовых ограничений
Рассчитать заказ и подготовить документы по товарно-
материальным ценностям поставщиков с оптимальным
распределением по существующим способам доставки
28
Рисунок 1.12 – Перечень преимуществ «GoodsForecast»
Рабочая область еще одного программного продукта «Дельфин»
представлена на рисунке 1.13. Перечень особенностей программного
продукта «Дельфин» представлен на рисунке 1.14.
Перечень преимуществ программного продукта «GoodsForecast»
Снизить вероятность отсутствия товарно-материальных
ценностей на складе
Значительно сократить объем ручного труда
Минимизировать вероятность человеческих ошибок
Сократить излишки запасов товарно-материальных
ценностей предприятия
Увеличить точность расчета объема заказа
Формирование документов по требуемым ТМЦ
29
Рисунок 1.13 – Рабочая область программного продукта «Дельфин»
Рисунок 1.14 – Перечень особенностей программного продукта «Дельфин»
Перечень особенностей программного продукта «Дельфин»
Высокий уровень автоматизации, позволяющий
сформировать документы по заказу с оптимальным
требуемым набором позиций
Система позволяет работать как с конкретными
позициями номенклатуры и их характеристик, так и
с абстрактными группами.
Система предоставляет максимально гибкий
механизм работы системы.
В процессе работы, учитываются индивидуальные
ограничения по товарам и транспортные лимиты.
Возможность «догрузить» поставку до
транспортных лимитов или «урезать» до лимитов
поставки, с учетом индивидуальных характеристик
каждой из позиций.
Возможность работать в разрезе различных валют.
Экспорт рассчитанных данных в Excel
30
Стоимость лицензии составляет от 32000 рублей в год и включает
техническую поддержку. Представим в таблице 1.2 сравнительный анализ
имеющихся решений в области автоматизации документооборота в части
товарно-материального обеспечения.
Таблица 1.2 - Сравнительный анализ имеющихся решений в области
автоматизации документооборота в части товарно-материального
обеспечения
Критерий сравнения
Наименование программного продукта
«FORECAST&S
UPPLY»
«GoodsForecast»
«Дельфин»
Учет данных о товарах
+
+
+
Учет данных о клиентах
+
+
+
Учет заказов
+
+
+
Аудит работы ответственных
сотрудников
+
+
-
Управление взаиморасчётом с
клиентами
-
+
-
Автоматизированный контроль
остатков ТМЦ
+
+
+
Учет заказов “в пути”
+
+
-
Автоматизированное оформление
заказов
-
+
-
Первичный документооборот
+
+
+
Разграничение доступа
+
+
+
Защита паролем
+
+
+
Интеграция с 1С
+
+
+
Возможность экспорта в Excel
+
+
+
Стоимость лицензии в год
43000 руб.
78000 руб.
32000 руб. на
одно рабочее
место
Вместе с тем, следует рассмотреть возможность разработки
собственного программного продукта для реализации автоматизации
документооборота проектно-сбытовой деятельности в части товарно-
материального обеспечения - в таком программном продукте можно
31
предусмотреть любой необходимый функционал, что безусловно скажется на
повышении эффективности работы ООО «СОНЕТДОМ».
Для наглядного представления сравним варианты решения проблемы
автоматизации документооборота ООО «СОНЕТДОМ» в таблице 1.3.
Варианты оценивали по следующим важным критериям: полноценность
системы, денежные и временные затраты, поддержка системы и удобность
системы.
Таблица 1.3 – Сравнение рассмотренных вариантов решения проблемы
Полноце
нность
системы
Денежны
е затраты
Временн
ые
затраты
Поддержка
системы
Удобность
системы
Приобретение
программного продукта,
формирующего единое
информационное
пространство
Полная
Высокие
Маленьк
ие
Есть, от
консалтингов
ой фирмы
Неудобная,
требует
доработки
покупки
дополнитель
ных модулей
и обучения
сотрудников
Покупка отдельных
программных продуктов
Неполна
я
Средние
Средние
Есть, от
консалтингов
ой фирмы
Неудобная
Разработка собственного
программного продукта
Полная
Низкие
Высокие
Есть, от
консалтингов
ой фирмы и
от работника
своей
организации
Удобная
Таким образом, современный рынок предлагает различные
программные продукты, позволяющие решить вопрос автоматизации
документооборота проектно-сбытовой деятельности в части товарно-
материального обеспечения. Но действительно эффективной на практике
станет система, в которой успешно реализованы принципы управления и
специфика управления процессами непосредственно исследуемой