37
Программа предназначена для решения задач бизнеса. Является решением
под ключ, не требующим внедрения. Конкурентными преимуществами
являются:
- Наличие удобного планировщика для планирования работ по ремонтам
техники.
- Помощник быстрого создания и планирования Заказа-наряда диспетчером
сервисного центра.
- Рабочие места диспетчера и мастера.
- Возможность формирования форм КС-2 и КС-3 и отчётности
производителям.
- Наличие удобного функционала расчёта зарплаты сотрудникам.
- Модуль обмена с сайтом, позволяющий выгружать на сайт все свойства
сервисного центра, аналоги запчастей, сопутствующие товары.
Наряду с этим, поддерживаются все возможности типовой конфигурации
1С, выбранной в качестве основы [19].
WinService Pro
Программа для учета в сервисном центре. Помогает оформлять заказ на
приём оборудования в ремонт от клиента, печатать первичные документы,
формировать необходимые отчёты. Автоматическое заполнение печатных форм
документов: квитанции на приём, акта выполненных работ [30].
1С: Управление сервисным центром
Отраслевое решение для автоматизации деятельности компаний,
оказывающих профессиональные сервисные услуги и ориентированные на
ремонт и поддержку широкой линейки изделий, продажи которых
осуществлялись другими компаниями. Позволяет автоматизировать основные
контуры учета и управления сервисной компании.
WorkPan
CRM и ERP система для автоматизации работы сервис-центров и
ремонтных мастерских: учёт клиентов, бухгалтерский учёт, склад,
автоматизация процессов и прочие возможности. Тарифные планы, пробный
период [31].
ServiceSpeedUP
38
Простая система для управления сервисным бизнесом (компьютерные
сервисы, автомастерские, сервисные центры, любые ремонтные работы на
выезде и другие службы, где требуется строгий учёт всех заказов) [28].
ServiceCenter
Программа для организаций, занимающихся ремонтом телефонов,
компьютеров, фото и видео техники, бытовой техники. Автоматическая
рассылка SMS-уведомлений о выполнении заказа. Автоматизация работы с
клиентами за счёт нанесения на квитанции штрих кодов, с последующим их
чтением при помощи сканера штрих-кодов и автоматическим выполнением
действий оператора. Программа включает веб-сервис, который позволяет
клиентам через интернет узнавать состояние своего заказа [27].
TEO-REM
Облачное решение для сервисного центра. Фиксированная стоимость без
ежемесячных платежей. Возможно хранение информации на собственном
сервере [29].
S-Center
Программа для сервисного центра, предназначенная для учёта принятой в
ремонт техники, запасных частей на складе и выполненных работ, а также
выдачи необходимых документов: акты приёма, акты выполненных работ,
гарантийные талоны, копии чеков и отчёты по статусам [25].
ServiceMY
Универсальная программа для автоматизации сервисного центра
(мастерской) и/или магазина. Подходит для сервисных центров,
специализирующихся на любом виде техники от мобильных телефонов до
ноутбуков. Позволяет управлять работой нескольких точек через интернет.
YuKoSoft Сервисный центр
Программа для автоматизации небольших и средних сервисных центров и
центров гарантийного ремонта. Поддержка работы как с локальной offline базой
так и с online базой через интернет. Быстрый поиск клиентов и оборудования.
Учет клиентов физических и юридических лиц. Многопользовательская работа с
программой. Редактор печатных форм. Создание своих печатных форм [32].
Serv4
39
Специализированное программное обеспечение для ведения учёта в
сервисных центрах. Позволяет контролировать как один, так и сеть сервисных
центров. Полная интеграция с VoIP телефонией на базе Asterisk. Множество
отчётов, лучший личный кабинет для клиентов, автоматическая адаптация
программы под текущее оборудование, есть элементы самообучения [26].
Телемастер
Бесплатная программа для мастерских по ремонту теле, видео,
радиоаппаратуры: хотя при небольшой перестройке может использоваться
мастерами по ремонту любой техники. Представляет собой удобное средство для
ведения своих дел [38].
Учёт в ремонтной мастерской
Программа предназначена для автоматизации работы сервисных центров
и других компаний, занимающихся ремонтом аппаратуры [40].
MasterTool
Программа предназначена для учёта выполненных работ, затраченных
материалов, принятых на ремонт аппаратов и оборудования в сервисном центре
или мастерской [22].
1С: Управление нашей фирмой (УНФ)
Комплексное готовое решение для управления и учёта на предприятиях
малого бизнеса. В программе реализовано всё необходимое для оперативного
учёта, контроля, анализа и планирования. Решение помогает повысить
эффективность работы компании, предоставляя владельцам и руководителям
широкий спектр инструментов для управления, а сотрудникам – новые
возможности для продуктивной работы. Решение не перегружено излишним
функционалом, его можно легко настроить на особенности организации
управления и учёта в компании, что обеспечивает возможность «быстрого
старта» и удобство ежедневной работы [41].
Все указанные программные продукты могут применяться для
автоматизации учёта в сервисном центре. Программы имеют схожий набор
возможностей. Но они не подходят для решения проектируемой задачи по
следующим причинам: требуют значительно больших затрат на внедрение,
40
обладают функциональной избыточностью, не все обеспечены надёжной и
стабильной поддержкой разработчиков.
Предпочтение отдано программе 1С: Управление нашей фирмой. Выбор
оправдан с экономической, эргономической и функциональной точек зрения.
Данный программный продукт приобретён компанией ранее для решения других
производственных задач. Функциональные возможности, позволяющие
использовать это решение для автоматизации документооборота сервисного
центра, добавлены разработчиком позднее. Логично, что компании нет
необходимости делать затраты на приобретение другого программного продукта
при условии бесплатного доступа к усовершенствованной версии программы 1С:
Управление нашей фирмой. Возможностей программы достаточно для решения
поставленной задачи.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Процесс разработки стратегии реализации проекта представляется
последовательностью обозначенных ниже этапов, на каждом из которых
решается определённая задача.
1 этап. Анализ бизнес и стратегия его развития
Компания ведёт торговлю вычислительной и оргтехникой, осуществляет
ремонт и сервисное обслуживание вычислительной и оргтехники. Развитие
компании осуществляется в направлении расширения сферы оказываемых услуг,
что требует автоматизации обработки документов, объём которых возрастает.
2 этап. Определение функциональности информационной системы
В соответствии с вышесказанным к автоматизированной ИС
предъявляются требования по наличию следующих свойств:
- учёт и перемещения поступившей в ремонт техники с выдачей
необходимой документации на каждом этапе;
- обеспечение оперативного доступа к информации о состоянии ремонтных
работ по каждой единице оборудования;
- соблюдение требований законодательства.
3 этап. Выбор стратегии автоматизации
41
Существуют стратегии с различной степенью автоматизации: комплексная
(полная), по направлениям, по участкам и хаотичная.
Комплексная автоматизация предполагает создание интегрированной
корпоративной информационной системы, выполняющей функции управления и
контроля деятельности предприятия. Осуществляется путём автоматизации
ключевых бизнес-процессов. Подобный вид автоматизации требует
значительных затрат и тщательного планирования.
Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию
отдельных направлений деятельности предприятия. Охватывает подразделения,
организационно и функционально связанные с автоматизируемым
направлением.
Автоматизация по участкам осуществляется в отдельных
производственных или управленческих подразделениях предприятия,
объединенных по функциональному признаку.
Хаотичная автоматизация – автоматизация отдельных, не связанных
между собой операций, выполняемых сотрудниками.
В рассматриваемом проекте выбирается стратегия автоматизации –
автоматизация по участкам, т.к. автоматизации подлежит деятельность
отдельного подразделения компании.
4 этап. Внедрение
Настройка программы под определённые условия использования,
настройка доступа к ИС на рабочих местах и проверка работоспособности,
обучение персонала, занятого в работе сервисного центра компании.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач
Как указывалось выше, программа 1С: Управление нашей фирмой уже
приобретена компанией.
42
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение – это информационные ресурсы в виде
сообщений, сведений какого-либо исполнения (бумажного, электронного),
целенаправленно предназначенные для применения в проектных,
производственно-технологических целях [16].
Информационное обеспечение автоматизированной системы –
совокупность форм документов, классификаторов, нормативной базы и
реализованных решений по объемам, размещению и формам существования
информации, применяемой в автоматизированной системе при ее
функционировании [14].
Информационное обеспечение – это совокупность [8]:
- единой системы классификации и кодирования предметной информации;
- унифицированной системы документации;
- схем информационных потоков, циркулирующих в компании;
- баз данных ИС;
- документов, содержащих описания указанных ранее составляющих
информационного обеспечения.
Структура информационного обеспечения компании представлена на
рисунке 1.9.
Рис. 1.9. Структура информационного обеспечения
Информационное обеспение
Внемашинное
Классификаторы
Система
документации
Входные
документы
Выходные
документы
Внутримашинное
Информационные базы
Справочники
Экранные формы
ввода
вывода
43
Система классификации (упорядочения) и кодирования (формализации)
предметной информации необходима для эффективной обработки информации.
Классификатор – это сгруппированный по ряду признаков перечень
наименованных объектов, каждому из них присвоен уникальный код.
Классификаторы используются для упрощения работы по сбору информации и
систематизации данных, а также для указания кодов в различных
унифицированных документах.
По сфере действия различают международные, общегосударственные,
отраслевые и локальные классификаторы.
Локальные классификаторы разрабатываются для конкретного
предприятия. В компании «5 звёзд» используются локальные классификаторы.
Справочники содержат условно-постоянную информацию.
Перечень справочников: Сотрудники, Контрагенты, Договоры, Склады,
Номенклатура.
Экранные формы для ввода: «Приём и передача в ремонт»
Экранные формы для вывода: «Приём и передача в ремонт».
В составе внемашинного информационного обеспечения можно выделить
систему документации, применяемую в процессе управления компанией.
Система документации представляет собой совокупность взаимосвязанных форм
документов, которые регулярно используются в процессе управления
компанией. В свою очередь, документ представляет собой определённую
совокупность сведений, расположенных на материальном носителе в
соответствии с установленной формой.
Унифицированные системы документации разрабатываются на
государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях.
Назначение унифицированных систем документации заключается в обеспечении
сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.
Требования к унифицированным системам документации,
унифицированным формам документов, составу и оформление реквизитов
документов, порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм
документов излагаются в стандартах [8].
44
Существование унифицированной системы документации не исключает
типичных недостатков в процессе деятельности компании: большого объема
документов для ручной обработки, дублирования информации в различных
документах, отвлечение специалистов от решения непосредственных задач для
работы с документами. Устранение указанных недостатков является одной из
задач, которую призвано решить создание информационного обеспечения [8].
Состав и содержание входных документов приведены в таблице 1.8.
Таблица 1.8
№
п/п
Наименование входного документа
Содержание документа
1
Приём и передача в ремонт
- Данные клиента
- Информация о неисправности
2
Задание на работу
- Номер заказа
- Данные о принятом в ремонт
оборудовании
- Сроки готовности
3
События
- Перечень произведённых
операций по ремонту
Состав и содержание выходных документов приведены в таблице 1.9.
Таблица 1.9
№
п/п
Наименование выходного документа
Содержание документа
1
Талон приёмки
- Номер заказа
- Данные клиента
- Наименование изделия
- Серийный номер изделия
- Неисправность
- Комплектация
- Механические повреждения
2
Счёт
Унифицированная форма
3
Акт выполненных работ
Унифицированная форма
4
Накладная
Унифицированная форма
5
Счёт-фактура
Унифицированная форма
45
№
п/п
Наименование выходного документа
Содержание документа
6
Универсальный передаточный
документ
Унифицированная форма
7
Фискальный кассовый чек
Унифицированная форма
Информационная база 1С представляет собой описание всех объектов,
используемых в некотором приложении, их поведения и связей между ними.
В информационной базе хранится вся информация о конфигурации.
Физическое представление информационных баз определяется форматом
файлов, используемых в текущей версии 1С и СУБД. База может размещаться на
локальном компьютере (однопользовательская версия) или на сервере БД
(многопользовательская сетевая версия).
В каталоге информационной базы размещаются:
- Файл конфигурации (1CV7.MD) – метаданные, интерфейсы и права.
- Файл словаря данных (1СV7.DD, если файл таблиц БД DBF/CDX, и
1CV7.DDS, если таблицы БД размещаются в среде MS SQL Server).
- Файл списка пользователей (USRDEF\USERS.USR).
- Файлы таблиц и индексов базы данных.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Для функционирования любой информационной системы необходимо
определённое программное обеспечение.
Программное обеспечение представляет собой совокупность программ
для ЭВМ, обеспечивающих функционирование аппаратного обеспечения и
решение задач информационных систем, а также документация на эти
программы [8].
В соответствии с общепринятой классификацией программное
обеспечение бывает:
- Системное (операционная система, утилиты) – совокупность программ,
предназначенных для обеспечения работоспособности ЭВМ.
46
- Прикладное (текстовый процессор, электронные таблицы, графический
редактор) – программы, предназначенные для решения задач конкретной
предметной области.
- Инструментальное (системы программирования, среда разработки) –
комплекс языковых и программных средств, предназначенных для
автоматизации процесса составления, отладки программы и подготовки ее
к выполнению.
При проектировании информационной системы требуется обоснование и
выбор системного и инструментального программного обеспечения.
Выбор соответствующего программного обеспечения в случае
проектирования решения задачи путём внедрения готового решения
осуществляется на основе системных требований к установке, предъявляемых
разработчиком.
Проектное решение 1С: Управление нашей фирмой работает на базе
платформы 1С: Предприятие. К установке программы 1С: Предприятие 8.3,
используемой в компании, предъявляются системные требования,
представленные в Приложении 1.
Как видно, требования предъявляются только к операционной системе.
Компьютеры компании удовлетворяет указанным требованиям. Это исключает
необходимость приобретения операционной системы. Инструментальное ПО в
рассматриваемом варианте реализации проекта не требуется.
К числу требований, предъявляемых к проектному решению – программе
1С: Управление нашей фирмой, относятся:
- Функциональность – совокупность свойств программного средства,
определяемая наличием и конкретными особенностями набора функций,
способных удовлетворять заданные или подразумеваемые потребности.
- Надежность – совокупность свойств, характеризующая способность
программного средства сохранять заданный уровень пригодности в
заданных условиях в течение заданного интервала времени.
- Эффективность – совокупность свойств программного средства,
характеризующая аспекты его уровня пригодности, связанные с