48
– взаимодействие с удаленными филиалами;
– управление нормативно-справочной документацией и т.д.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В связи с тем, что автоматизация документооборота в отделе городского
архива в составе Управления делами Администрации города Реутов фактически
не велась, то имеет смысл пересмотреть существующие процессы – отойти от
бумажного сопровождения и представить процессы, которые должны быть
автоматизированы в рамках разработки системы.
Функционал и стратегия будет следующая.
Система автоматизации документооборота отдела городского архива в
составе Управления делами Администрации города Реутов должна быть хорошо
масштабируемой и иметь высокую надежность хранения данных. Так же система
должна быть легко адаптируемой под программную среду объекта внедрения.
После внедрения данная система должна иметь возможность гибко
дорабатываться, так как доработка силами является вполне реальной
перспективой – в отделе городского архива планируется открытие должности
ИТ специалиста, также возможно привлечение ИТ специалистов Управления
делами Администрации. Система не должна загромождаться ненужными
функциями.
Выбор стратегии автоматизации:
Существует четыре варианта стратегии автоматизации [19]:
– кусочная (хаотичная) автоматизация,
– автоматизация по участкам,
– автоматизация по направлениям
– полная автоматизация.
Кусочная автоматизация предполагает, что предприятие приобретает
информационную систему, заранее не продумав стратегию ее использования, без
всякого плана и использует мощности ИС не в полной мере, что приводит к
тому, что предприятие не извлекает почти никакой выгоды от внедрения ИС.
49
Перспектива дальнейшего использования и развития ИС предприятия связано со
значительными большими затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает, что предприятие
автоматизируется отдельными участками, которые объединяются по
определенному перечню выполняемых функций. Необходимость использования
такого способа автоматизации обуславливается, тем, что участки, которые
автоматизируются, будут давать значительный экономический эффект,
например, за счет сокращения персонала или выпуска более дешевой, но
качественной продукции.
Автоматизация по направлениям представляет под собой автоматизацию
некоторых направлений деятельности предприятия. В таком случае предприятие
осуществляет автоматизацию работы какой-то службы, например, кадровой
службы, участка – производства, подразделения – бухгалтерии или логистики.
Автоматизация в таком случае дает позитивный результат, дальнейшая
интеграция автоматизированных направлений будет обходиться значительно
дешевле, и не будет встречать серьезных препятствий [11,19].
Автоматизация по участкам лучше всего подходит в данной работе,
потому что в нет необходимости автоматизировать отдел бухгалтерии и отдела
кадров, которые уже работают с использованием программного решения 1С
Бухгалтерия. Автоматизировав основные процессы, можно будет сократить
время обработки информации и работы с клиентом, не понижая продуктивность
работы.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Для автоматизации документооборота отдела городского архива в составе
Управления делами Администрации города Реутов рассматриваются следующие
способы приобретения программного обеспечения:
– покупка готовой специализированной ИС;
– разработка системы самостоятельно;
– разработка системы аутсортинговой организацией;
50
– покупка+доработка системы [11].
В таблице 1.4 приведены особенности каждого из подходов.
Таблица 1.4
Способы приобретения ИС для автоматизации
Способы
приобретения
\ методы
Покупка
готовой ИС
Разработка
ИС своими
силами
Разработка ИС
аутсортинговой
организацией
Покупка +
доработка
системы
Соответствие
поставленной
задаче
Несоответст
вие
поставленно
й задаче, так
как
невозможна
автоматизац
ия бизнес-
процессов
Полное
соответствие
поставленным
целям
Частичное
соответствие
Полное
соответствие
требований к
системе
Адаптивность
Невозможно
сть
изменения
Полная
переработка
изменения
силами
сторонней
организации
Переработка
разрабатываем
ых процессов
Надежность
Гарантия от
фирмы
производите
ля
Слабая
надежность
Гарантия
разработчика
Возможность
переработки
разрабатываем
ых процессов
Расценка
До 95000
До 150000
До 300000
До 150000
Покупка: Коробочная версия в рамках работы не рассматривается, так как
данный вариант является наиболее дорогостоящим и не будет учитываться
особенность работы предприятия – городского архива.
Покупка + доработка: покупается уже готовое решение. Данное решение
является также дорогостоящим, однако рассматривается как один из
приемлемых вариантов.
Разработка системы аутсорсинговой компанией: данный случай
предполагает привлечение внешних разработчиков. Не рассматривается как
вариант по причине дороговизны, риска работы с недобросовестными
исполнителями и большого времени разработки.
Разработка своими силами: предполагает разработку системы с нуля,
является весьма трудозатратным проектом, сроки внедрения которых могут
превышать 3 месяца, однако будет учитываться специфика работы предприятия.
51
Кроме этого, открывающаяся вакансия ИТ специалиста в отделе городского
архива в составе Управления делами Администрации города Реутов позволит
подобрать квалифицированного специалиста.
Для разработки системы автоматизации документооборота лучше всего
использовать «Разработку системы своими силами» [11,14].
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
осуществляется, базируясь на внемашинном (классификаторах, справочниках,
документах) и внутримашинном (входных, промежуточных, выходных массивов
информационных баз) обеспечениях.
В информационное обеспечение входят следующие компоненты:
– система классификации и кодирования;
– система унифицированной документации, которая используемой в
информационной системе;
– информационная база данных.
Классификатор представляет собой систематизированный свод
наименований групп объектов, их признаков кодированных обозначений. С
помощью классификаторов описывают данные, которые классифицируют и
кодируют информацию. Основное назначение таких данных – обеспечить
машинную обработку и выдачу данных в удобной для пользователей форме [5].
По типу применения классификаторы делят на три группы:
– классификаторы общегосударственного назначения,
– отраслевые классификаторы, которые используются в рамках
отдельной отрасли;
– классификаторы локального назначения, которые используются
только в конкретных организациях или группах организаций.
52
Данная работа предполагает использование только локального
классификатора, поскольку никакие другие классификаторы РФ система не
использует. Классификатор будет применяться для группирования документов
по типу, периоду. Группировка заявок будет выполняться по услугам,
исполнителям, клиентам.
В составе системы выделены следующие классификаторы:
– классификатор документов;
– классификатор сотрудника;
– классификатор клиентов;
– классификатор заявок.
Сводные характеристики классификаторов представлены в таблице 1.5.
Таблица 1.5
Сводные характеристики классификаторов
Наименование
классификатора
Значность
кода
Система
кодирования
Система
классификации
Вид
классификатора
Документ
8
разрядная
Иерархическая
Локальный
Сотрудника
3
разрядная
Иерархическая
Локальный
Заявок
8
порядковая
Иерархическая
Локальный
Клиент
8
порядковая
Иерархическая
Общесистемный
1) Для классификатора документ используется разрядная система
кодирования. Классификатор является локальным и состоит из восьми знаков.
Структурная формула классификатора:
Ф1 = [ХХХХХХХХ];
2) Для классификатора сотрудник используется разрядная система
кодирования. Классификатор является локальным и состоит из трех знаков.
Структурная формула классификатора:
Ф2 = [ХХХ];
3) Для классификатора заявок используется порядковая система
кодирования. Классификатор является локальным и состоит из восьми знаков.
Структурная формула классификатора:
Ф3 = [ХХХХХХХХ];
53
4) Для классификатора клиент используется порядковая система
кодирования. Классификатор является общесистемным и состоит из восьми
знаков. Структурная формула классификатора:
Ф4 = [ХХХХХХХХ];
Документация представляет собой значительный объем внемашинного
информационного обеспечения. Условия автоматизации придают важное
значение унифицированности документации, а также унифицируют требования
к структуре и контенту документов.
В настоящее время разработано множество видов унифицированной
документации для всех предприятий РФ. Примерами такой документации могут
выступать формы бухгалтерской и управленческой отчетности.
Приведение документа к унифицированному виду предполагает
тщательный отбор и четкое определение требуемой номенклатуры документов.
При этом важно определить сферу назначения и использования документов,
выявить их специфику, которая характерна соответствующим видам
документации. Документы могут подразделяться на унифицированные и
локальные [2].
Документы должны отвечать следующим требованиям:
– предоставлять достаточную полноту информации, необходимую в
решении задачи;
– исключать избыточную информацию;
– предоставлять достоверную и своевременную информацию;
– быть согласованными с формами первичных документов;
– иметь логичное построение документа.
Чтобы организовать информационную базу (ИБ), применяют три способа
– файловую организацию ИБ;
– интегрированную ИБ;
– смешанную организацию ИБ [22].
При файловой организации база размещается локально на компьютере.
Другие пользователи осуществляют доступ к этому компьютеру посредством
стандартных методов ОС для сетевого обмена данными.
54
Смешанная организация подразумевает распределённую базу данных,
которая хранится на нескольких серверах и реплицирует свои изменения
согласно определенному расписанию. Такую структуру ИБ использует в
системах класса ERP, чтобы работать в одной информационной базе нескольким
удалённым офисам одновременно.
При интегрированном способе организации информационная база
представляется в виде совокупности взаимосвязанных совместно хранящихся
данных. При этом обеспечивается такая минимальная избыточность, при
которой допустимо их оптимальное использование в любых приложениях. Такая
организация обеспечивает независимость данных от программы, а чтобы
актуализировать данные достаточно общего способа управления [21].
Для данной работы наиболее целесообразным является использование
интегрированной организации информационной БД. Так, это обусловлено в
первую очередь значительных ежедневных ростом базы – так, ежедневно в базу
будут добавляться 50-150 новых записей. Также оптимальным решением будет
применение СУБД вместо файловой организации базы данных.
Существует три модели логической структуры базы данных (по способу
установления связей между данными): иерархическая, сетевая и реляционная.
Реляционная база данных – это база данных, в которой все данные,
доступные пользователю, организованы в виде таблиц, а все операции над
данными сводятся к операциям над этими таблицами. Для представления
реляционных баз данных разработана формальная теория баз данных,
теоретическую основу которой составляет алгебра и математическая логика.
Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде
двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный
массив. Реляционная модель базы данных (relational database model) для
хранения и организации информации использует атрибуты (столбцы) и записи
(строки). Реляционная модель базы данных в настоящее время является наиболее
широко используемой моделью [21].
Реляционная база данных состоит из двумерных таблиц, каждая таблица
содержит уникальные строки, столбцы и ячейки. Каждая ячейка содержит
55
только одно значение данных, представляющее собой конкретное значение
атрибута соответствующей записи [22].
Иерархическая модель базы данных (hierarchial data model) объединяет
связанные записи и поля в логическую древовидную структуру. Эта структура и
взаимосвязи между элементами данных, отличаются от тех, которые
используются в реляционной базе данных. В иерархической базе данных
родительские элементы могут иметь дочерние элементы (один, несколько или ни
одного). Древовидная структура имеет ветви, каждая из имеет множество писем
- полей данных. В таких базах данных хорошо известны, заранее определены
пути доступа к данным, но они не настолько гибки при создании отношений
между элементами данных, по сравнению с реляционными базами данных.
Иерархические базы данных целесообразно использовать для хранения данных,
имеющих отношение «один-ко-многим» [22].
Объектно-ориентированная база данных (object-oriented database)
предназначена для работы с различными типами данных (изображения, аудио,
документы, видео). Система управления объектно-ориентированными базами
данных (ODBMS - object-oriented database management system) более динамична
по своей природе, чем реляционная СУБД, поскольку она создает объекты при
необходимости, а данные и процедуры (названные методами) при запросе
объекта предоставляются вместе с ним. При работе с реляционной базой данных,
программа имеет использовать свои собственные процедуры для получения
данных из базы данных и их обработки. Реляционная база данных не
предоставляет процедур, как это делает объектно-ориентированная база данных.
Объектно-ориентированная база данных использует классы для определения
атрибутов и процедур ее объектов [22].
В качестве модели логической структуры базы данных была выбрана
именно реляционная. Такая модель предоставляет возможность быстрого
сформирования межтабличных связей, правильно строить запросов к базе
данных. Также такая архитектура является более простой и минимизирует время
выполнения запроса [11].
Сведения для решения обозначенной задачи будут получены из таких
документов:
56
– опись документа;
– заявка на услугу архива.
Результаты решения задачи отображаются в таких отчетах как:
– отчет по архивному фонду;
– данные по определенному параметру документа;
– отчет о занятости сотрудников.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Чтобы обосновать проектные решения по программному обеспечению,
необходимо сформировать требования к системному и специальному
прикладному ПО, а также выбрать на основе этих требований соответствующие
компоненты ПО.
Обоснование выбора общего программного обеспечения предполагает
такие действия:
– классифицировать операционные системы с указанием факторов,
которые влияют на выбор конкретного приложения и его версии;
– обоснование выбора операционной системы;
– классификация и обоснование выбора используемой СУБД.
Разработка системы автоматизации документооборота отдела городского
архива в составе Управления делами Администрации города Реутов будет
выполняться с использованием системы 1С Предприятие. Данная система
отличается возможностью создания различных приложений, имеет встроенный
язык программирования, отличает невысокой требовательностью к ресурсам
пользовательских компьютеров, взаимодействует с сервером, посредством
запросов. СУБД для организации клиент-серверного приложения является
Microsoft SQL Server 2010, это обусловлено тем, что данное программное
обеспечение легко устанавливается на рабочие компьютеры, имеется
возможность интеграции с платформой 1С, обработка данных осуществляется
быстрее, возможно работа с большим массивом данных [6].
57
«1С Предприятие» является предметно-ориентированной средой
разработки и имеет определенные преимущества. Платформа «1С Предприятие»
содержит такие инструменты для выполнения поставленных задач, как
визуальное описание структур данных, собственный встроенный язык
программирования, визуальное описание запросов, визуальное описание
интерфейса, описание отчетов, отладка программного кода, профилирование [7].
При построении программных решений на базе системы «1С:
Предприятие» используются различные компоненты. Этими компонентами
являются [1]:
– клиентское приложение - это специальная программа, которая
напрямую или опосредованно взаимодействует с базой данных с целью
получения необходимых данных. Существует несколько видов клиентских
приложений и технологий доступа;
– сервер «1С: Предприятия» (в качестве полностью аналогичного
термина может использоваться «кластер серверов») - программа, образующая
промежуточный слой между клиентским приложением «1С: Предприятия» и
собственно базой данных;
– система управления базой данных (СУБД) - это программный
комплекс, который обеспечивает управление физическими таблицами с
данными, гарантирует их целостность и согласованность, а также
предоставляющая доступ к этим данным с помощью специального языка работы
с данными;
– веб-сервер - программный продукт, принимающий HTTP-запросы от
клиентов и передающий эти запросы для исполнения соответствующим
обработчикам. Если запросы поступают от клиентского приложения «1С:
Предприятия», то в процессе обработки запросов происходит взаимодействие с
информационной базой «1С:Предприятия».
«1С: Предприятие» поддерживает два варианта работы:
– файловый вариант;
– клиент-серверный вариант.
На рисунке 1.20 изображены виды подключения клиентских приложений
в случае файлового варианта работы.