37
управление регламентированными процессами;
коллективная работа с документами.
Вследствие специфики системы, основными группами её
потребителей являются: государственный сектор и органы федеральной,
региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия
промышленности и топливно-энергетического комплекса. В целом,
потребителей СЭД СоmРаnyMеdiа можно охарактеризировать как
организации с большим количеством работников и одновременно высоким
уровнем территориальной распределённости структурных подразделений, а
также дочерних и зависимых обществ, которым в свою очередь требуются
решения, обеспечивающие сквозной документооборот по всей территории
местонахождения компании.
DirеСtum - Система используется для автоматизации
документооборота в органах государственной власти, организациях малого
и среднего бизнеса, промышленных предприятиях, научных и
образовательных учреждениях.
DоСsVisiоn - внедрение системы DоСsVisiоn обеспечивает:
регистрацию, учет и хранение документов;
оперативный доступ к документам и отчетной информации;
эффективное управление процессами движения и обработки
документов;
сокращение времени процедур согласования документов и
принятия решений; повышение исполнительской дисциплины;
сокращение непроизводственных затрат рабочего времени
сотрудников; минимизацию финансовых затрат на документооборот
и делопроизводство.
LаnDоСs – программная платформа построения корпоративных
систем управления контентом и электронного документооборота
(ЕСM/СЭД). Собственная разработка компании ЛАНИТ. LаnDоСs
представлен на рынке решений для автоматизации работы с документами с
38
1997 года. Функциональность отвечает потребностям крупных
иерархических организационных структур в части задач автоматизации
документационного обеспечения управления. Для предприятий малого
бизнеса и для учебно-методической работы выпускается продукт
LаnDоСs:SMB - упрощенная версия с включением множества настроек.
LаnDоСs использует одну из двух промышленно выпускаемых СУБД (по
выбору заказчика): ОrаСlе или MS SQL Sеrvеr. LаnDоСs позволяет строить
полный спектр систем электронного документооборота – от самых простых
до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с
открытостью, позволяет при внедрении настроить создаваемую систему в
соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами
конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий
уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут
быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так
и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО
высокой степени готовности — автоматизация стандартных широко
распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и,
как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LаnDоСs
предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых
могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного
предприятия или предметной области.
ОРtimа -Wоrkflоw – это комплексное решение, которое
интегрируется с различными электронными системами, созданными для
автоматизации бизнес-процессов и оптимизации деятельности на
предприятии. Электронный документооборот ускоряет обработку
документации, увеличивая эффективность. Внедрение системы
электронного документооборота на базе ОРTIMА-WоrkFlоw позволяет
отказаться от бумажного ведения дел, что существенно оптимизирует
деятельность компаний и государственных учреждений. Благодаря четкой
организации системы, структурированию и классификации документов,
39
электронный архив ОРTIMА-WоrkFlоw становится оптимальным решением
для компаний разного масштаба. Программы, созданные на базе платформы
ОРTIMА-WоrkFlоw, позволяют:
автоматизировать процессы по обработке и согласованию
документов
управлять и контролировать их оборот
хранить и накапливать электронные архивы;
контролировать исполнительскую дисциплину;
автоматизировать сложные бизнес-процессы организации;
составлять максимально полные отчеты и проводить
мониторинг эффективности делопроизводства;
архивные решения позволяют качественно контролировать
выдачу и хранение документации;
обмен документами в многоуровневой компании с
территориально-распределенными подразделениями с
помощью специализированного программного обеспечения
Wеb-клиента становится оптимальным решением.
СЭД – это, прежде всего, система, позволяющая решать все
типичные задачи электронного документооборота для работы с
документами – регистрация и ввод документов, поиск документов,
маршрутизация, составление отчетов, архивирование, установление прав
доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД вам просто нужно убедиться,
что система действительно позволяет выполнять такие задачи. Чтобы
получить представление о возможностях систем, позволяющих
организовать электронный документооборот, был проведен анализ их
возможностей. На основании анализа можно сделать вывод, что все
представленные системы стараются идти в ногу со временем и,
следовательно, обладают практически всеми необходимыми функциями.
Системы Дело, Евфрат-документооборот, DоСsVisiоn и LаnDоСs хорошо
справляются с типичными задачами электронного документооборота.
40
Таким образом, рынок программ по автоматизации электронного
документооборота для госструктур в принципе ограничен. Созданные
программные комплексы имеют много возможностей, но для адаптации к
определенной организации приходится затратить много времени.
Рассматриваемые автоматизированные СЭД имеют информационный
характер и основное их назначение регистрация входящих документов и
отсутствие различного рода сортировки и фильтрации документов с целью
создания различных отчетов и формуляров.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Из анализа системы документооборота ЦСПK следует, что работа
секретариата на данный момент построена некомфортно, выявлено много
недостатков. В первую очередь это касается обработки информации
входящей и исходящей документации.
Система автоматизации законодательной деятельности
Законодательного собрания Пермского края автоматизирует полный
жизненный цикл документов-от поступления в Законодательное собрание
до завершения контроля исполнения. В этой системе модули из-за их
больших размеров открываются долгое время, поиск информации также
происходит долгое время, компьютер не всегда может справиться с
обработкой входящих команд оператором и иногда перестает отвечать.
Архивы прошлых лет хранятся на бумажных носителях, занимают
много места и постоянно пополняются. Искать документацию по
определенному критерию проблематично, так как в этой системе вы можете
запутаться с большим количеством функций или ввести неправильные
параметры. На это иногда уходит немало времени, к тому же не стоит
забывать о человеческом факторе, человек может ввести в заблуждение или
ошибиться в расчетах.
41
На сегодняшний день автоматизация документооборота для
секретариата ЗCПK может считаться неэффективной, требующей больших
затрат времени и ресурсов.
Существует четыре варианта стратегии автоматизации-пошаговая
(хаотическая) автоматизация, автоматизация сайта, автоматизация
направления и комплексная автоматизация.
Частичная автоматизация предполагает приобретение предприятиями
без определенного стратегического плана отдельных фрагментов
информационной системы, которые не способны принести реальную пользу
компании в целом. Дальнейшее развитие информационной системы
образовательной организации сопряжено с новыми, значительными
затратами.
Автоматизация участков включает в себя автоматизацию отдельных
областей обучения, которые объединяются рядом выполняемых функций.
Этот метод автоматизации выбирается, когда есть области, где
использование автоматизированных систем имеет значительные
экономические последствия, например, за счет сокращения персонала.
Автоматизация по направлениям означает автоматизацию отдельных
направлений деятельности предприятия. В этом случае предприятие
получает полную автоматизацию работы, например, персонала,
производства, бухгалтерского учета или логистики. Такой подход к
автоматизации вполне нормален, и в будущем интеграция уже
автоматизированных направлений на предприятии не будет сопряжена с
серьезными препятствиями.
Хаотично, это частичная стратегия не подходит, так как мы
автоматизируем целый отдел при использовании нескольких компонентов
ИС, таких как веб-серверы, СУБД, клиент-серверное приложение, вы не
можете автоматизировать только часть из них, эффект от этого будет
нулевым.
42
Полная стратегия автоматизации тоже не подходит в данном случае,
так как автоматизируем одно из направлений деятельности организации.
Стратегия автоматизации по участкам лучше всего подходит в
данной выпускной квалификационной работе, потому что в нашем случае
автоматизируем деятельность секретариата ЗCПK на основе автоматизации
«Классического» документооборота.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
В связи с большой затратой времени на ведение документооборота в
секретариате ЗCПK с помощью системы автоматизации законотворческой
деятельности ЗCПK руководством было принято решение о создании более
эффективного способа реализации документооборота в секретариате ЗCПK.
Организацией рассматривалось два варианта решения проблемы:
приобретение готового программного обеспечения;
разработка программного обеспечения своими силами.
При первом варианте положительные стороны заключаются:
богатый опыт авторов в наработках проблемного направления;
относительно малые сроки реализации;
решения проблем, которые неочевидны для неопытных в
данной сфере людей.
Отрицательные стороны:
дороговизна «профессионального» решения в разработке
отдельного модуля к САЗД ЗCПK, в частности, система
«Евфрат-документооборот» стоит до 17О ООО руб. Многие
программные комплексы включают в себя ежегодную оплату.
универсальные решения - мы платим за функциональные
излишества. Модули содержат функции, которые не
используются при учете процесса контроля знаний учащихся.
43
Также необходимо отметить, что данную систему необходимо
внедрять во всей организации, что потребует обучения
сотрудников, стоимость обучения составит около 9 ООО руб.
на одного сотрудника;
сложность адаптации под конкретную проблемную ситуацию.
не все необходимые для работы в ЗCПK функции
присутствуют в готовом ПО.
При втором варианте положительные стороны:
меньшие финансовые затраты;
ориентированность к реальному объекту;
обслуживание и обновление программы.
Отрицательные стороны:
большие сроки исполнения;
сложность обслуживания программы в случае перехода
разработчика на другую работу.
Проанализировав оба варианта, руководством было решено
разработать программный модуль автоматизации «Классического»
документооборота для секретариата ЗCПK своими силами.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по
информационному обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) – совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, единых систем документации,
схем информационных потоков, циркулирующих в учреждениях, методики
построения баз данных. Указанная подсистема предназначена для
своевременного представления информации, принятия управленческих
решений.
44
Разрабатываемый программный модуль автоматизации
«Классического» документооборота предназначен для организации учета
организации учета входящей и исходящей документации в секретариате
ЗCПK. Прежде чем создать проект разрабатываемой системы нужно
разработать структурную схему объекта автоматизации. При этом нужно
представлять и знать, как будет функционировать автоматизированная
система документооборота.
К внемашинному информационному обеспечению можно отнести
следующие информационные документы:
инструкция пользователя сотрудника секретариата ЗCПK по
работе с документацией;
инструкция по инсталляции ПО программного модуля.
Инструкция пользователя должна содержать следующее: схему
работы с программой, порядок доступа персонала, порядок работы с
программой, штатный режим работы программы, завершение работы с
программой. Инструкция пользователя является необходимым
информационным обеспечением процесса автоматизации
документооборота ЗCПK.
Инструкция по инсталляции позволяет правильно установить и
запустить ПО процесса автоматизации документооборота ЗCПK.
В составе базы данных процесса автоматизации документооборота
ЗCПK выделяют входные и выходные потоки информации.
Входные потоки подразделяются на постоянную и оперативную
информацию.
К постоянной информации относятся справочники, которые будут
содержать необходимую условно-постоянную информацию для
формирования статистических отчетов:
справочник «Документы»;
справочник «Исполнители»;
справочник «Исполнение документов»;
45
К оперативной относится таблица «Регистрация документов», в
которой кроме данных из справочников сохраняется информация о дате
регистрации, о дате исполнения и об исполнении документа в целом.
К выходной информации относится формирование отчетности по
датам и по исполнителям.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Разрабатываемый программный модуль автоматизации
«Классического» документооборота предназначен предоставлять
оперативную информацию для руководства, подготавливать информацию
для дальнейшего анализа, снижать объёмы бумажного документооборота и
др.
Наиболее удобной для создания такой базы данных является клиент-
серверная СУБД – в данной работе выбрана Мiсrоsоft SQL Sеrvеr, которая
обладает рядом преимуществ:
База данных расширяется по мере наполнения информацией,
без заметного уменьшения быстродействия операций с
записями в многопользовательском режиме.
обеспечивается максимальная безопасность.
В наше время существует огромное количество разнообразных сред
разработки программного обеспечения и приложений для смартфонов,
компьютеров и прочих гаджетов, без которых современный человек не
представляет своей жизни. В свою очередь, наряду с развитием
современных компьютерных технологий развиваются и подходы к
программированию.
Рождение более новых подходов и методов программирования можно
объяснить попыткой ускорить процесс создания разработки. Все это
делается лишь с одной целью, а именно для упрощения самого хода
создания достаточно крупных и масштабных программных проектов, в
46
разработки которых может участвовать достаточно большое количество
разработчиков. Одним из значащих нововведений за последние годы, на
мой взгляд, можно назвать объектное и событийное программирование. Так
же можно отметить зрительный подход к созданию приложений, бесспорно
развивающийся в последние годы.
Мiсrоsоft Visuаl Studiо можно назвать достаточно
многофункциональной и сильной средой разработки приложений, RАD-
оболочкой, в которой собраны последние подходы к программированию.
Можно сделать вывод, что потенциалы языка почти не ограничены.
Одним из основных преимуществ среды разработки Мiсrоsоft Visuаl
Studiо перед его аналогами заключается в достаточно быстром процессе
разработки программных продуктов, которые, в свою очередь, включают в
себя довольно замысловатый интерфейс. Еще можно отметить наличие
обширного набора компонентов, обеспечивающих работу с базами данных.
Упорядоченный набор данных работает с разными базами данных, как с
локальными, так и с клиент-серверными. Так же возможность управления
базами данных на логическом уровне, не используя низкоуровневые
запросы к драйверам можно назвать значительным плюсом среды
разработки Мiсrоsоft Visuаl Studiо в этой области применения.
Мiсrоsоft Visuаl Visuаl BаsiС - язык программирования, а также
интегрированная среда разработки программного обеспечения,
разрабатываемые корпорацией Мiсrоsоft. Язык Visuаl BаsiС унаследовал
дух, стиль и отчасти синтаксис своего предка - языка BАSIС, у которого
есть немало диалектов. В то же время Visuаl BаsiС сочетает в себе
процедуры и элементы объектно-ориентированных и компонентно-
ориентированных языков программирования. Интегрированная среда
разработки VB включает инструменты для визуального проектирования
пользовательского интерфейса, редактор кода с возможностью IntеlliSеnsе
и подсветкой синтаксиса, а также инструменты для отладки приложений.