62
так однозначно. Приложения, встроенные в системы к ней привязаны,
поэтому, что бы перенести их нужно переписывать или полностью заменять.
Стоимость данных манипуляций будет превышать доход от новой
платформы, поэтому компании сохраняют не самую оптимальную среду.
6. Нормативная конфигурация
Организации могут использовать самые разные технические средства от
разных производителей. В таких моделях задана стандартная конфигурация
которая не учитывает спецификацию пользователей. Так же они могут
отличаться компонентами а так же по возрасту и цене.
7. Совместимость приложений
Совместимость приложений инфраструктуры объединяет не только
пользователей, но и основных партнёров и заказчиков. Крупные компании
уже поняли весь потенциал данных в масштабе нескольких предприятий. Те
компании которые использовали данный метод получили высокие доходы за
все вклады в информационные технологии
8. Диагностика
Наличие диагностики на наличие вирусов на всех серверах. На
компании часто совершают вирусные атаки да ты ухватить данные с
серверов, если не будет диагностики то любая хакерская атака способна
навредить системе так что ее восстановление будет стоить половины всего
бюджета или даже весь бюджет.
9. Восстановление
Система восстановления является не отъемлемой частью любой системы
в критических ситуациях. Так как если система выйдет из строя ее будет не
возможно восстановить без данных комплексных решений.
63
При создании автоматизированных систем должны быть начаты
следующие процессы работы:
1. Процесс обучения который будет направлен на максимальный эффект
усвоения базовых знаний управления системой. Наиболее эффективный
метод это использование мультимедиа. При обычном обучении запомнится
всего по 10 процентов, а при использовании мультимедиа 60-80 всего
объема.
2. Пользователи должны получить доступ только к тем функция и
программам которые будут необходимы во время выполнения их
должностных обязанностей
3. Регулярное обучение будет способствовать лучшему запоминанию
работы с системой и приложениями. Большая часть стоимости владения
автоматизированной системы связанная с трудовыми затратами. Большое
количество проблем требует прямого участия администратора который
настраивать компьютер и это увеличит затраты. Примером таким может
быть удаление системных файлов, изменение системы, установка программ
которая приводит к конфликтам с использованием программного
обеспечения, непроизводительные действия пользователя. В связи с этим
регулярное обучение пользователей может снизить издержки.
4. Обучение должно обладать преемственностью версий. Это позволит
минимизировать потребности в переквалификации пользователей при
переходе на новую систему.
5. Регулярное обучение административного персонала новым
технологиям, используемым в сети.
6. Должна быть мотивация для предоставления высокого уровня сервиса.
2.2 Внедрение автоматизированной системы
Внедрение автоматизированной системы будет состоять из множества
этапов. Их количество конкретно составляет шестнадцать этапов, которые
были проверены многолетним опытом:
64
Представлены следующие этапы:
1.Этап предварительный
Данный этап представляет собой, в каком состоянии находится
компания, в которую внедряют систему. Так же во время этого этапа
приглашают внешних консультантов. Результатом этапа будет составление
плана действий, а так же определение рекомендаций по процессу внедрения
2.Предварительная переподготовка
Целью данного этапа будет предоставления менеджерам представление
о том, что будет включать себя весь процесс внедрения и как он будет
протекать. Между различными категориями сотрудников возникает
различное понимание процесса. Не которые подразумевает что это просто
компьютерная система, другие же считают что это система управления
складским производством и запасами. Третьи понимают как систему, которая
служит в роли объединяющей структуры. Для руководства главное прийти к
единому мнению в отношение будет эффекта и всех не обходимых ресурсов
для процесса внедрения автоматизированной системы.
Затем все решения передаются на более детальную переподготовку, все
эти решения будут играть большую роль во всей деятельности, поэтому
каждый должен будет понимать полное понимание о внедряемой системе.
3.Техническое задание
Этап технического задания будет состоять из анализа проблем, планов, а
так же походов к решению проблем построения системы. Процесс
технического задания будет предоставлять уверенность в долгосрочных
планах
4.Техническое обоснование
65
Этап технического обоснования представляет собой анализ затрат-
эффект, который позволят принимать решения, которые были обоснованы и
приняты, а так же подтверждает необходимость в этих изменениях. Этот этап
показывает объекты анализа: затраты на внедрение автоматизированных
систем а так же подсистем, поддержку математического обеспечения и
образования и т.д.
5.Организация проекта
Бывает 3 уровня, по которым проектируется организация проекта. Все
эти уровни используются на крупных предприятиях. Представим, что в
компании работают более 20 тысяч человек.
Управляющий комитет – в него входят все руководители, и заместители
они так же проводят частный совещания по 2-3 совещания. Управляющий
комитет утверждает стратегию, принимает все решения и принимает все
основные решения. Если возникнут, какие либо проблемы то рабочая группа
будет дополнять комитет своими решения для исправления ситуаций.
Рабочий комитет – в него входят управляющие высокого уровня,
которые встречаются не чаще одного раза в неделю для принятия решений по
наиболее важным проблемам и отслеживанию всех результатов. В то же
время рабочий комитет представляет собой в роли координатора и решает
вопросы согласования позиций групп. Необходимость такого комитета
отпадает в маленьких компаниях.
Команда по внедрению – занимается основной работой по внедрению и
разделяется на подразделениям, направлениям и программам внутри
компании. Она несет ответственность за управление проекта и осуществляет
контроль на уровне всех отделов. В данную группу входят люди из
различных областей. Группа работает по отдельным задачам оптимальное
количество для такой группы примерно 8-9 человек, но не более 10.
66
Руководитель проекта – по сути, тот, кто занимает эту должность
занимается только исключительно проектом. А так же по совместительству
является членом управляющего комитета и служит амортизатором между
управляющими и рабочим комитетом.
Исполнительный директор – представляет в своем лице группы высших
управленцев и несет личную ответственность за успехи по внедрению.
Группа улучшения – не большие группы, которые созданы для решения
задач. Такими задачами могут быть обследование перед внедрением и многие
другие задачи. В итоге распределения работы распределяется
ответственность. Одной из целей внедрения является вовлечение
сотрудников в принятие всей ответственности за все решения и способ
ведения дел. Работа групп координируется да бы избежать всех конфликтов и
противоречий.
6. Цели
Этот пункт отвечает за качество и количество ожидаемых
результатов, а так же важно их описание. Цели указывают чего мы ждем и то,
что мы ожидаем в обслуживании заказчиков. И будем ожидать снижения
количества запасов и уменьшения затрат на материалы необходимые для
системы автоматизации.
7. Управление процессами
Это следующий этап в детализации он содержит в себе описание
планируемых способов развития, а так же развернутый вид управления
процессами и все это будет выгладить как структурированная схема или план
новой системы.
8. Начальный этап переподготовки
67
Этап предназначен для обучения персонала которые будут
заниматься внедрением новой автоматизированный системы. Примером
может выступать любая система, например, крупная компания в ней были
организованны специализированные курсы для высшего руководства. Для
технического отдела были предоставлены подробные курсы. На данном этапе
проводится обучение, использовали обучения высшего руководства для
обучения персонала в модели передачи знаний от управляющих к
сотрудникам.
Необходимо помнить, что руководство должно понимать предмет
который они будут требовать и в компании должны быть выделены
предметные эксперты который будут знать компанию, и смогут стать
хорошими учителями.
9. Планирование высшего уровня
Этот шаг в ERP используется в качестве самого начального уровня
при вводе создании системы. Процесс будет давать большой эффект и при
этом затраты будут минимальными. Если такой этап не провести то будет
неустойчивость планов и все это приведет к утрате доверия к информации,
которую им предоставляют и вернутся в старую систему.
10. Управление данными
Управление информацией разделяется на две группы это
первостепенной важности и второстепенной важности.
Информация первостепенной важности включает в себя данный о
запасах, о составе и применяемости, а так же аналогий и маршрутных
технологиях.
Если данные не полностью достоверны, то и планирование будет
полностью не верным. Из за ошибок допущенным в информации может
появиться большая куча проблемных позиций. Так можно привести пример
68
для осуществление деятельности склада необходимы сканеры, а по сути,
привезли не те, что привело к ошибкам и этим самым дата доставки будет
сорвана из за внутренних ошибках склада. При ошибках в маршрутных
технологиях будет означать, что порядок выполнения операций проходит не
верно, а значит, что нормы времени уже не выполняются. Все это будет
кардинальным образом влиять на имидж склада.
Уровень точности - который необходим в современных
автоматизированных системах составляет 95-98 процентов. Главная задача и
самый трудоемкий процесс во время внедрения является обеспечить
точность данных, если типовой набор позволяет достичь требуемой
точности.
Переподготовка - так же обязательный шаг, нужно четко осознавать, что
без точной информации не будет устойчивой и правдивой системы.
Ответственность за недостоверность системы должен нести не только
каждый и все без исключения.
Обеспечение средствами - автоматизированная система должна быть
простая, что бы доступ к системе был легким, а так же было разделение
доступа к ней.
Контроль точности – например, для контроля о запасах часто проводят
инвентаризацию. Поэтому для проверки точности используется множество
методов это может быть аудит, внеплановая проверка всех ресурсов. Анализ
очень удобен для контроля. Позиции, которая которые остались не
загруженными после отправки со склада будут указывать на то, что это
производственная неточность. Так же метод аудита хорошо подходит для
проверки информации о маршруте поставки.
Главная цель проверок это исключение многих причин ошибок. В
данном случаи стратегия точности информации почти такая же, как в
стратегии повышения качества. Информация представляет собой такую же
69
продукцию и на каждую информация есть спрос, а так же свой потребитель и
поставщик. Стратегия будет заключаться в выявлении причин проблем и ее
устранение.
Информация второстепенной важности – в нее входят все параметры,
наличие груза на складе. Если параметры эти будут не верны это навредит,
но не так сильно как в первом случаи. Для такого типа можно принять
тактику изменений в ходе управления, что может требовать и логика
управления.
11.Внедрение различных технологий
Обычно при начале внедрения автоматизированной системы внедряются
и другие технологии, например общий контроль и т.д.
12.Программное обеспечение
Большинство считают, что хорошее программное обеспечение является
основой информационной системы, но оно не гарантирует, что эта система
добьется колоссальных результатов. К хорошим результатам может привести
только эффективный менеджмент. Проверенный многими годами практикой
программное обеспечения для ERP является очень востребованным в нашем
современном мире. Выбор программного обеспечения для больших систем
сложный процесс, а особенно он усложняется тем, что когда идет выбор
предусматривает внедрение зарубежной системы в отечественную
компанию.
13. Приведу пример
Для использования автоматизированной системы можно использовать
три способа:
1. Стратегия параллельности это когда необходимо заменить старую
систему на новую, но при этом они работают две одновременно. Старая
70
работает в ручном режиме вся информация между ними сравнивается. Если
оно долго между собой передают информации, то это означает что можно
переходить на новую систему. Но бывает и такая проблема, когда заменят
программным обеспечением неавтоматизированный вариант.
2. Скачок стратегия привлекательная но ее редко рекомендуют из за того
что ее использование предполагает что сегодня вы работаете на старой
системе а завтра уже на новой. Говорят, что использование такой стратегии
поможет подняться на верх, но на самом деле такая стратегия может
погубить все. Если не кто не обучен использовать новую систему то, как бы
не старались улучшить с помощью автоматизированной системы все пойдет
на дно, сорвутся поставки, будет, потери прибыли, подорвется имидж.
3. Пилотный проект - тактика скачка она применятся довольно часто, так
как область ее применения это малый участок использования. Подход
снижает риски, и большое количество компаний используют именно ее.
4. Узкое место – это маленькая, но очень критичная часть процесса. При
ее внедрении план внедрения будет выполняться только для тех, кто работает
в ней. И точность данных повышается только для этой части, уменьшает
объем работ и очень даже значительно это приводит к быстрым срокам
сдачи, чем внедрением во всем складе. Главное свойство такой стратегии
будет заключаться в упрощении внедрения. Например, группе из 15 человек
будет проще внедрять автоматизированную систему в одном сегменте, чем
на всем складе сразу. Узкое место служит в роли испытательным местом для
всех работ. На основе работы этого метода будет легко проходить внедрения
автоматизированной системы. Опыт показывает, что использование методы в
течение полугода позволит достичь всех планов.
14.Анализ состояния
На начальном этапе анализ определял улучшения, которые могли
произойти, если посмотреть план по внедрению, то анализ показывает какие
71
задания выполнены, а какие еще не выполнены или выполнены, но плохо. За
счет этого можно обратить свое внимание на все проблемы и постараться
оперативно их решить.
Получается, что анализ состоянии становиться точкой отправки
следующих шагов по совершенствованию автоматизированной системы
15. Переподготовка
Многие считают, что как только первоначальная переподготовка
завершена то все начнет работать по новому и необходимость в дальнейшим
переподготовках уже нет, но это не так. Кадры постоянно обновляются, кто
то уходит кто, то приходит, если все оставить как есть после этого не к чему
хорошему это не приведет. Поэтому необходимо постоянно проводить
переподготовку для совершенствования и обучению новых кадров.
Тем более что изменения со временем устаревают и решения, которые
работали много лет назад могут сегодня уже не работать. Не будем забывать
и о том что из профессиональных соображений люди стремятся повысить
уровень специализации и переподготовка позволит дать широкой взгляд на
разные проблемы а так же позволит эффективно работать в группа.
Рекомендации к выбору системы
Во время выбора систем автоматизации всегда возникает проблема,
когда ощущается потребность в инструменте управления, но в то же время не
могут четко изложить какие требования должны быть к системе. Как следует
правилам руководство знает о текущем состоянии дел, поэтому к такой
информации относятся такие проблемные места как: потеря достаточного
реагирования на изменения ситуации
Развитие идей, а так же методов управления системой привело к
появлению систем нового поколения, которые стали называться
продвинутыми системами нового поколения. Их нельзя было рассматривать