25
моделирования процессов компании, их реализации в соответствие
с требованиями и совершенствования под изменяющиеся условия.
7. MySQL. Является наиболее популярной базой данных для
работы с большим количеством данных. Это многофункциональная база
данных, которая используется для большинства онлайн сайтов и онлайн
приложений. Она является относительно простой в использовании, и
разработчики имеют возможность получить практически любую
информацию, связанную с MySQL через интернет. Так же существует
множество разнообразных бесплатных утилит для работы с интерфейсом,
расширяющими функционал.
К недостаткам можно отнести несоответствие базы стандартам SQL,
что может усложнить, например, перенос базы на другую систему в
следствии апгрейда. Так же в MySQL нет полной поддержки
многопоточности при работе с базой данных.
8. SQLite
Является файловой базой данных. Позволяет применять широкий
набор инструментов к файлам с данными, так как обращения происходят
напрямую к файлам, а не к сокетам, как в большинстве других СУБД. Базу
данных можно легко переносить с одного компьютера на другой посредством
копирования файла с данными. Так же стоит отметить, что SQLite
поддерживает стандарты SQL и предоставляет все, за редким исключением,
функциональные возможности.
К недостаткам можно отнести отсутствие системы пользователей для
распределения уровней доступа, а также ограниченные возможности
оптимизации.
9. PostgreSQL
Отличается высокой производительностью поддержкой объектное
ориентированного подхода к базам данных. Так же имеет огромное
количество встроенных функций и доступных дополнений. Поддерживает
объекты и методы объектно-ориентированного программирования. Так же
26
позволяет использовать большое количество типов данных, таких как
многомерные массивы или пользовательские типы.
Недостатками являются сравнительно низкая скорость чтения, меньшая
популярность, что усложняет использование интернет справок, и отсутствие
функции репликации.
10. MS Access.
Данный пакет является наиболее популярным для решения задач
организационного управления из вышеупомянутых. СУБД MS Access
хорошо известен практически каждому работнику организации, он имеет
удобный интерфейс, а процесс создания базы данных в СУБД MS Access
относительно несложен, так как практически для любых работ с базами
данных в приложении имеется свой мастер, который помогает их выполнять.
СУБД MS Access позволяет создавать приложения, работающие не
только с его реляционной базой данных, но и с другими наиболее
распространенными базами данных. Созданное приложение может работать
непосредственно с файлами dBase, с базами данных Paradox и любой базой
данных, поддерживающей ODBC. Можно также легко импортировать
данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и
электронных таблиц (и экспортировать данные в них).
Программа даёт возможность создать базу данных практически в
соответствии с любыми целями, задачами и организационной структурой
предприятия.
Для окончательного выбора программы проанализируем выделенные
разработки по ряду критериев, которые наглядно представлены в следующем
параграфе работы.
1.4. Обоснование проектных решений
Для анализа наиболее перспективных систем решения определённой
задачи организационного управления и выбора наиболее подходящей,
27
сформулируем комплекс факторов, которые больше всего могут повлиять на
выбор системы.
1. Стоимость лицензии. Безусловно, ценовой критерий является одним
из наиболее важных. Как правило, представители среднего и малого бизнеса
не имеют возможности направлять большие средства на развитие компании,
поэтому стоимость лицензии будет для многих определяющим критерием.
2. Поддержка полного жизненного цикла бюджетирования на всех
уровнях. Основное функциональное требование к любой системе
бюджетирования. Для эффективной работы системы бюджетирования все
документы должны быть структурированы, каждый документ должен
регистрироваться, должна поддерживаться версионность и перенос
документов в архив. Система должна позволять не только создавать, но и
контролировать исполнение краткосрочных и долгосрочных бюджетов на
всех этапах их реализации.
3. Возможность формирования текущих планов исходя из
долгосрочных стратегий. Является серьезным плюсом, позволяет
руководителям избежать несоответствия между краткосрочными и
долгосрочными программами финансового развития, что снижает
трудозатраты на постоянную переработку краткосрочных планов и повышает
эффективность реализации долгосрочных бюджетов.
4. Гибкость настройки. Позволяет оптимизировать систему под
процессы компании без привлечения ИТ-специалистов.
5. Простота интерфейса. Определяет скорость внедрения и в целом
эффективность системы для работы компании. Если система окажется
слишком сложной для сотрудников, польза от автоматизации будет нулевой.
6. Консолидированность бюджетов между собой. Возможность
консолидации бюджетов снижает трудозатраты пользователей программы на
общие процессы планирования и прогнозироания, позволяя подтягивать
необходимые данные в новые бюджеты из составленных ранее.
28
7. Наличие web-клиента и удаленного доступа. Имеет особое значение
для территориально распределенных компаний, так как локальный сервер
исключает возможность подключения удаленных сотрудников.
8. Возможность создания и сравнительного анализа различных
бюджетных сценариев. Мобильный интерфейс очень полезен как для работы
руководителей, так и для сотрудников. Позволяет осуществлять работу в
поездках и командировках.
9. Разграничение прав доступа. Является важным требованием к любой
системе или базе данных из соображений безопасности информации.
Исследуем описанные СЭД по заданным критериям с помощью данных
таблицы 7 данной работы.
Таблица 7 – Сравнительный анализ СЭД для внедрения на ЧОУ
«Глобус»
Название
СЭД
Стоимость лицензии
Поддержка полного
жизненного цикла
документа
Возможность управления
задачами
Возможность
модернизации без
программирования
Интерфейс (10
– простой,
0 – сложный)
Масштаби
руемость
Наличие
web
-клиента и
удалённого доступа
Наличие мобильного
приложения
Разграничение прав
доступа
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
MySQL
300 000 руб. лицензий)
Да
Да
Да
8
Да
Нет
Да
Да
SQLite
240 000 руб.
Да
Да
Да
8
Да
Да
Да
Да
ELMA
ECM+
100 000 руб. или 79
000 руб/год при
выборе SaaS подписки
Да
Да
Да
9
Да
Да
Да
Да
Дело
182 500 руб.
Да
Да
Да
7
Да
Да
Да
Да
Е1 Евфрат
136 000 руб. или 10
000 руб/мес при
выборе SaaS подписки
Да
Да
Да
8
Да
Да
Нет
Да
Verdox
120 000 руб. или 10
000 руб/мес при
выборе SaaS подписки
Да
Да
Нет
9
Да
Да
Нет
Да
29
ТЕЗИС
110 000 руб.
Да
Да
Да
9
Да
Да
Да
Да
МОТИВ
130 000 руб.
Да
Да
Нет
7
Да
Да
Нет
Да
PostgreSQL
278 800 руб.
Да
Да
Нет
6
Да
Да
Да
Да
MS Access
40 000 руб.
Да
Да
Да
9
Да
Да
Да
Да
Проведя анализ деятельности и потребностей ЧОУ «Глобус» в аспекте
материально-ресурсного организационного управления, согласно
сформулированным критериям, для организации наиболее подойдёт такая
система автоматизации электронного документооборота, как «MS Access».
Благодаря внедрению профессионального решения «MS Access» для
автоматизации документооборота по материально-ресурсному
организационному управлению предприятие получит в свое распоряжение:
- полностью автоматизированную систему для управления
материально-ресурсным аспектом предприятия;
- возможность моментально формировать необходимую отчетности по
сфере материально-ресурсного управления;
- полностью автоматизированную систему контроля над каждым
платежным документом, исключающую возможность нецелевого
расходования средств;
- автоматизированный платежный календарь;
- возможность многопользовательской работы;
- отказ от необходимости вести документооборот в ручную.
30
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1. Разработка проекта автоматизации документооборота предприятия
Основные бизнес-процессы должностных лиц сотрудников отдела
АХО по материально-ресурсному обеспечению школы:
создание внутренней заявки на приобретение товара или услуги;
проведение тендера и добавление поставщиков в список
авторизированных поставщиков
выдача заказа исполнителю на товар или услугу;
составление договора;
утверждение договора начальством;
оплата товара или услуги;
составление бухгалтерских проводок.
Постановка задачи проектирования АИС
Входная информация
- Договор на поставку товара
- Договор на предоставление услуг
Выходная информация
- Квартальная таблица
- Отчёт по исполнению договоров
Рассмотрим частоту исполнения функций и работы с документами.
Таблица 8 – Анализ частоты исполнения функций и работы с
документами
Должностное
лицо
Функция
Частота
выполнения
функции
Уровень
автоматизации
1
2
3
4
31
Менеджер по
закупкам
Оформление
договоров покупки
товаров\услуг
По мере
необходимости
Частично
автоматизирован
(MS Word/MS
Excel)
Главный
бухгалтер
Контроль ресурсов
предприятия.
Организация
ведения бух. учёта.
Постоянно
Не
автоматизирована
Бухгалтер
Ведение бух. учёта.
Составление
отчетов.
Постоянно
Не
автоматизирована
Инженер-
технолог
Инициация создания
заявок на закупки
товаров\услуг
Постоянно
Частично
автоматизирована
(MS Word/MS
Excel)
Информационная безопасность в ЧОУ «Глобус» осуществляется на
основании Приказа руководителя организации № 15-ОД от 9 января 2015
года «О политике информационной безопасности».
В соответствии с данным приказом политика информационной
безопасности реализуется посредством системы управления
информационной безопасностью (СУИБ). В рамах обеспечения
информационной безопасности СУИБ реализует следующие процессы:
- анализ и оценку рисков ИБ, варианты обработки рисков ИБ для
наиболее критичных информационных активов;
- выбор и уточнение целей ИБ и защитных мер и их обоснование для
минимизации рисков ИБ;
- принятие руководством организации остаточных рисков и решения о
реализации и эксплуатации/совершенствовании СУИБ.
Остаточные риски ИБ соотносятся, согласно действующей политике
безопасности с рисками деятельности ЧОУ «Глобус» и оценено их влияние
на достижение целей деятельности.
В системе управления ИБ реализуются следующие процессы:
- разработка плана обработки рисков ИБ;
32
- реализация плана обработки рисков ИБ и реализация защитных мер,
управление работами и ресурсами, связанными с реализацией СУИБ;
- реализация программ по обучению и осведомленности ИБ;
- обнаружение и реагирование на инциденты безопасности;
- обеспечение непрерывности деятельности и восстановления после
прерываний.
Оценка информационных рисков ЧОУ «Глобус» выполняется по
следующим основным этапам:
- идентификация и количественная оценка информационных ресурсов,
значимых для работы Учреждения;
- оценивание возможных угроз;
- оценивание существующих уязвимостей;
- оценивание эффективности средств обеспечения информационной
безопасности.
Предполагается, что значимые уязвимые информационные ресурсы
Учреждения подвергаются риску, если по отношению к ним существуют
какие-либо угрозы. При этом информационные риски зависят от:
- показателей ценности информационных ресурсов;
- вероятности реализации угроз для ресурсов;
- эффективности существующих или планируемых средств
обеспечения информационной безопасности.
Цель оценивания рисков состоит в определении характеристик рисков
информационной системы и ее ресурсов. В результате оценки рисков
становится возможным выбрать средства, обеспечивающие желаемый
уровень информационной безопасности организации.
При оценивании рисков учитываются: ценность ресурсов, значимость
угроз и уязвимостей, эффективность существующих и планируемых средств
защиты. Сами показатели ресурсов, значимости угроз и уязвимостей,
эффективность средств защиты могут быть определены как
количественными методами, например, при определении стоимостных
33
характеристик, так и качественными, например учитывающими штатные или
чрезвычайно опасные нештатные воздействия внешней среды. Возможность
реализации угрозы оценивается вероятностью ее реализации в течение
заданного отрезка времени для некоторого ресурса Учреждения.
При этом вероятность того, что угроза реализуется, определяется
следующими основными показателями:
- привлекательностью ресурса, используется при рассмотрении угрозы
от умышленного воздействия со стороны человека;
- возможностью использования ресурса для получения дохода, также
используется при рассмотрении угрозы от умышленного воздействия со
стороны человека;
- техническими возможностями реализации угрозы, используется при
умышленном воздействии со стороны человека;
- степенью легкости, с которой уязвимость может быть использована.
К работе с информационным ресурсом допускаются пользователи,
ознакомленные с правилами работы с информационным ресурсом и
ответственностью за их нарушение, а также настоящей политикой. Каждому
сотруднику ЧОУ «Глобус», допущенному к работе с конкретным
информационным ресурсом, сопоставляется персональное уникальное имя
(учетная запись пользователя), под которым он регистрироваться и работает
в ИС. В случае необходимости некоторым сотрудникам сопоставляются
несколько уникальных имен (учетных записей). Использование несколькими
сотрудниками при работе в ЧОУ «Глобус» одного и того же имени
пользователя («группового имени») строго запрещено.
Во время работы с конфиденциальной информацией согласно
действующей политике должен предотвращаться ее просмотр не
допущенными к ней лицами. При любом оставлении рабочего места, рабочий
компьютер должна быть заблокирован, съемные машинные носители,
содержащие конфиденциальную информацию, заперты в помещении, шкафу
или ящике стола или в сейфе. Доступ к информации предоставляется только
34
лицам, имеющим обоснованную необходимость в работе с этими данными
для выполнения своих должностных обязанностей. Пользователям
запрещается устанавливать неавторизованные программы на компьютеры.
Конфигурация программ на компьютерах проверяется ежемесячно на
предмет выявления установки неавторизованных программ.
Техническое обслуживание осуществляться только на основании
обращения пользователя. Локальное техническое обслуживание
осуществляется только в личном присутствии пользователя.
Дистанционное техническое обслуживание осуществляется только со
специально выделенных автоматизированных рабочих мест, конфигурация и
состав которых стандартизованы, а процесс эксплуатации регламентирован и
контролироваться.
При проведении технического обслуживания выполняется
минимальный набор действий, необходимых для устранения проблемы,
явившейся причиной обращения, и используются любые возможности,
позволяющие впоследствии установить авторство внесенных изменений.
Каждый из вышеупомянутых пользователей системой будет иметь
свою долю доступа к ней в соответствии с имеющимися правами и
выполняемыми обязанностями. Схематически, разграничение прав
пользователей системой автоматизации электронного документооборота в
аспекте материально-ресурсного организационного управления ЧОУ
«Глобус», представлено с помощью таблицы 9.
Таблица 9 – Характеристика разграничения прав пользования системой
автоматизированного электронного документооборота в аспекте
материально-ресурсного организационного управления ЧОУ «Глобус»
Группы
пользова-
телей
Папка
«Справоч
ники»
Папка
«Приход»
Квартал
ьная
таблица
Отчёт по
договорам
Доступ в
Internet
1
2
3
4
5
6