2
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................... 4
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ..................................................................................... 6
1.1. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ
ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ «КАК ЕСТЬ» ...... 6
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ........................................ 6
1.1.2. Организационная структура управления предприятием ............................. 8
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия ...................... 10
1.2. ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ, ЗАДАЧИ И
ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ........................... 14
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов ...................................................................................................... 14
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание .................................................................................................................... 15
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи .................................................................................................. 18
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации .............................................................................................................. 21
1.3. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ РАЗРАБОТОК И ВЫБОР СТРАТЕГИИ
АВТОМАТИЗАЦИИ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» .................................................... 24
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ................ 24
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ............................ 29
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи ........................................................................................................................ 30
1.4. ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ................................................ 31
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению . 31
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ........ 32
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению .......... 36
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ .............................................................................................. 38
2.1. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ........................................... 38
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ..................................... 38
3
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ................ 39
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ................ 40
2.2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ ..................................... 43
2.2.1. Информационная модель и ее описание ...................................................... 43
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации .............................................................................................................. 44
2.2.3. Характеристика результатной информации ................................................ 47
2.3. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ ............................................... 49
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ........................ 49
2.3.2. Характеристика базы данных ....................................................................... 51
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) ......... 54
2.3.4. Описание программных модулей ................................................................. 55
2.4. КОНТРОЛЬНЫЙ ПРИМЕР РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА И ЕГО
ОПИСАНИЕ ............................................................................................................. 56
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА ...... 62
3.1 ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ МЕТОДИКИ РАСЧЕТА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ................................................................................................ 62
3.2 РАСЧЕТ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА ................................................................................................................. 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................................ 71
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................... 75
ПРИЛОЖЕНИЯ ........................................................................................................... 77
4
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность выбранной темы исследования заключается в том, что в
настоящее время автоматизация позволяет ускорить процессы обработки
различных видов документов в процессе их совместного использования и
применения в деловой деятельности.
Среди существующего программного обеспечения свое распространение
получили системы электронного документооборота, которые ускоряют процесс
обработки электронных документов, их распределения внутри предприятия для
принятия управленческих решений.
Современные системы документооборота поддерживают стандарты
документоведения, унифицированные шаблоны, соответствующие требованиям
действующего законодательства, а также высокие технологии обеспечения
безопасности.
Внедрение в деятельность системы электронного документооборота
позволяет создать единую среду для накопления, обработки и архивирования
различных видов документов. В ней учитываются новые технологии для
улучшения бизнес-процессов при работе с документами, обеспечения их высокой
защиты при передаче по сети Интернет.
Применение автоматизированных систем электронного документооборота
ускоряет процесс принятия управленческих движений, улучшает деловое
общение с поставщиками, клиентами, деловыми партнерами и уменьшает
трудоемкость обработки документов, выступающих неотъемлемой составляющей
деятельности предприятия.
Предметом исследования является разработка автоматизация электронного
документооборота для решения задач организационного управления. Объектом
исследования является общество с ограниченной ответственностью «Дело».
Целью работы является разработка системы электронного
документооборота для ООО «Дело».
Для достижения поставленной цели в работе были решены следующие
задачи:
5
- рассмотреть технико-экономическую характеристику предметной области
и предприятия и выполнить анализ «КАК ЕСТЬ»;
- привести характеристику комплекса задач и обосновать необходимость
автоматизации;
- выполнить анализ существующих разработок и выбрать стратегию
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» и обосновать проектные решения;
- разработать систему электронного документооборота;
- выполнить оценку эффективности предложенных мероприятий.
Методология исследования основана на методах логического наблюдения
и сбора фактов, анализа и сравнения, обобщения, аналогии, постановки, методы
решения проблем, систематизации и классификации.
Практической значимостью работы является то, что разработка системы
электронного документооборота позволит снизить трудоемкость решаемых задач
специалистами ООО «Дело» и ускорить процесс принятия решений.
Вопросы разработки программного обеспечения для автоматизации
электронного документооборота для решения задач организационного
управления постоянно обсуждаются многими отечественными и зарубежными
специалистами, среди которых следует отметить работы Балдина К. В.,
Баженовой И. Ю., Волкова Д. А., Иноземцевой С. А., Карповой Т. С. и других.
6
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ. АНАЛИЗ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Общество с ограниченной ответственностью «Дело» было
зарегистрировано Федеральной налоговой службой по городу Москва № 5 3 марта
2016 г и в настоящее время специализируется в области предоставления
консультационных услуг по юридическим вопросам.
Юридический адрес ООО «Дело»: 115054, г. Москва, Стремянный
переулок, д. 38 [14].
К основным направлениям деятельности ООО «Дело» относятся:
- осуществление абонентского обслуживания юридических лиц с решением
правовых проблем, возникших в процессе осуществления деятельности;
- представительство в Арбитражном суде г. Москва с поддержкой полного
комплекса правовых услуг;
- защита в суде по гражданским вопросам с оказанием консультаций
специалистами-экспертами;
- сопровождение иностранных компаний, осуществляющих работу на
территории России;
- сопровождение сделок с недвижимостью и защита интересов перед
арендаторами недвижимости;
- оказание услуг по консультационной поддержке инвестиций в
недвижимость на территории г. Москва;
- консультационная поддержка по регистрации обществ с ограниченной
ответственностью с поддержкой оптимального варианта;
- подготовка правового заключения Legal Opinion, представленного в виде
юридической письменной консультации по отдельным вопросам;
- проведение процедур ликвидации и банкротства предприятия;
7
- предоставление юридической консультации по судебным вопросам в
режиме онлайн.
Также специалисты ООО «Дело» имеют опыт организации и проведения
государственных тендеров и аукционов. Консультативная поддержка участия
предприятий крупного и малого бизнеса предусматривает подготовку программы,
полного комплекса тендерной документации для участия в аукционах и торгах.
На основании выполненного анализа было установлено, что ООО «Дело»
относится к компаниям, предоставляющим консультационные услуги
юридическим и физическим лиц по различным вопросам.
Выполним анализ основных экономических показателей деятельности
ООО Дело» за 2016-2018 гг. с помощью таблицы 1.1.
Таблица 1.1
Анализ основных экономических показателей деятельности ООО «Дело» за
2016-2018 гг.
Показатель
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Количество оказанных услуг по
юридической поддержке бизнеса, тыс.
единиц
207
222
243
Количество клиентов, находящихся на
абонентском обслуживании, тыс. ед.
194
195
236
Выручка от оказания услуг
консультационной поддержки клиентов,
тыс. руб.
1025
1499
1614
Чистая прибыль предприятия, тыс. руб.
738
636
721
Производительность труда, тыс.
руб./чел.
64,1
64,7
62,8
На основании выполненного анализа можно сделать выводы, что ООО
«Дело» ведет эффективную деятельность, поскольку количество клиентов,
которым необходимо абонентское обслуживание с каждым годом увеличивается.
Это приводит к увеличению выручки от реализации, а также позволяет
наращивать чистые доходы. Недостатком ООО «Дело» является снижение
производительности труда, что связано с большой обработкой документов по
юридической поддержке предприятий и частных клиентов.
8
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Организационная структура управления ООО «Дело» приведена на рис.1.1.
Рис. 1.1. Организационная структура управления ООО «Дело»
Как видно из рис.1.1, контроль и управление деятельностью ООО «Дело»
ведет генеральный директор, в подчинении у которого находятся начальник
отдела по работе с юридическими лицами, начальник отдела по работе с
физическими лицами, главный бухгалтер, начальник IT-отдела, инспектор по
кадрам и начальник отдела делопроизводства.
К основным задачам начальников по работе с юридическими и
физическими лицами относится контроль работы юристов, производящих
консультирование клиентов на всех этапах осуществления сделок и заключения
договоров. Также начальники отделов по работе с юридическими и физическими
лицами контролируют подготовку проектов договоров купли-продажи
недвижимости, проведение государственной регистрации на соответствие
требованиям действующего законодательства.
К основным задачам главного бухгалтера ООО «Дело» относится
подготовка финансовой отчетности и предоставление ее в органы
государственного контроля. В подчинении у главного бухгалтера находится
бухгалтер по начислению и выплатам заработной платы. В своей работе
бухгалтерия использует автоматизированную систему 1С: Бухгалтерия, в которой
Генеральный
директор
Начальник отдела
по работе с
юридическими
лицами
Менеджер
консультант по
недвижимости
Менеджер
консультант по
защите интересов
в судах
Менеджер
консультант по
другим вопросам
Начальник отдела
по работе с
физическими
лицами
Менеджер
консультант по
гражданским
делам
Менеджер
консультант по
защите интересов
в судах
Менеджер
консультант по
другим вопросам
Главный
бухгалтер
Бухгалтер
Экономист
Начальник ИТ-
отдела
Администратор
компьютерной
сети
Программист
Инспектор по
кадрам
Начальник отдела
делопроизводства
9
предусмотрены инструменты для регистрации хозяйственных операций,
формирования первичных документов по бухгалтерскому и налоговому учету и
получения различных видов отчетности.
Начальник IT-отдела ведет постоянную работу по автоматизации
процессов предоставления консультационных услуг. В подчинении у начальника
IT-отдела находятся администратор компьютерной сети и программист.
Администратор компьютерной сети осуществляет обслуживание серверов,
рабочих станций, сетевого оборудования, каналов передачи данных, а также
организовывает безопасный доступ в сеть Интернет.
К основным задачам администратора компьютерной сети ООО «Дело»
относятся:
- подготовка планов обновления сетевого оборудования серверов, рабочих
станций и программного обеспечения;
- организация мероприятий по повышению защиты компьютерной сети и
программного обеспечения;
- регулярное обновление программного обеспечения, установленного в
компьютерной сети;
- подготовка предложений по внедрению современных средств
автоматизации в деятельность ООО «Дело»;
- разработка инструкций и положений по использованию ресурсов
компьютерной сети и программного обеспечения;
- активное участие в разработке IT-стратегии предприятия и ее реализации.
К основным задачам программиста IT-отдела ООО «Дело» относятся:
- разработка алгоритмов и моделей, позволяющих выявить «узкие места» в
основных бизнес-процессах предприятия;
- обновление программного обеспечения в соответствии с планом;
- проведение работ по резервированию информационных ресурсов в
компьютерной сети и в случае возникновения ошибок восстановление;
- разработка мероприятий по предотвращению попыток получения
несанкционированного доступа к программному обеспечению, установленному в
компьютерной сети;
10
- активное участие в подготовке технических заданий на внедрение нового
программного обеспечения в деятельность предприятия.
К основным задачам начальника отдела кадров относится ведение
кадрового учета, разработка мероприятий по повышению производительности
труда и мотивации персонала.
Инспектор кадров ООО «Дело» постоянно контролирует прохождение
специалистами предприятия курсов повышения квалификации в соответствии с
графиком, а также тренингов с известными юристами и правоведами.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Программная архитектура ИС ООО «Дело» приведена на рис. 1.2.
Интернет
Сервер
Сервер
Apache
Windows Server 2016
Прокси-
сервер
HTTP
Конфигуратор 1С:
Битрикс
Конфигуратор 1С:
Бухгалтерия 8
Opera
1C:
Бухгалтерия 8
1С: Битрикс
Windows 10
Kaspersky Lab
Internet Security
2018
Рабочая станция
Kaspersky Lab
Internet
Security 2018
Рис. 1.2. Программная архитектура ИС ООО «Дело»
В программной архитектуре ИС ООО «Дело» используется серверная
операционная система Windows Server 2016, а на рабочих станциях установлена
операционная система Windows 10. В состав операционной системы Windows
11
Server 2016 входят вычислительный кластер Hyper-v и виртуальный сервер Nano
Server [15].
Операционной системой поддерживаются облачные технологии для
хранения документов и организации работы виртуальной сети. К основным
возможностям серверной операционной системы Windows Server 2016 относится:
- поддержка технологии экранированных виртуальных машин Shielded
Virtual Machines для обеспечения защиты при работе в облачной среде;
- поддержка технологии Cluster OS Rolling Upgrade для управления
рабочими нагрузками без остановки виртуального сервера;
- поддержка технологии Power Shell Direct для организации удаленного
режима при работе с виртуальными машинами.
Удобство создает служба Storage Spaces Direct, позволяющая развертывать
и управлять конфигурируемой сетью, а также технология репликации томов
Storage Replica для синхронной репликации данных.
В настоящее время в деятельности ООО «Дело» используется система
управления контентом CMS 1С: Битрикс, которая относится к профессиональным
средам, позволяющим сопровождать официальный сайт в сети Интернет и
осуществлять его администрирование. К основным функциям CMS 1С: Битрикс
относятся [16]:
- управление контентом с поддержкой информационных банков,
документооборота;
- организация коммуникационного обмена через форумы, блоги, веб-
формы, опросы, почту;
- обеспечение web-безопасности на высоком уровне за счет поддержки
технологии проактивной защиты;
- организация проведения web-аналитики, рекламы, мониторинга
производительности сайтов в сети.
В своей работе специалисты ООО «Дело» в большей степени используют
модули, сервисы и службы, управление контентом, web-безопасность,
коммуникации и обратная связь.
Модуль управления контентом позволяет с помощью визуального
редактора размещать на официальном сайте статьи, новости, договоры. Модуль