62
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА
3.1 ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ МЕТОДИКИ РАСЧЕТА
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
Проекты внедрения информационных систем имеют различные виды. В
зависимости от функций выделяют информационные, информационно-
аналитические и инфокоммуникационные проекты, в состав которых входят
информационно-управленческие и информационно-организационные проекты.
Любой проект внедрения в эксплуатацию информационной системы,
которая в дальнейшем становится частью IT-инфраструктуры предприятия,
предусматривает выполнение организационных изменений в структуре
управления, а также создает необходимость обучения персонала.
Внедрение в деятельность предприятия информационной системы
позволяет совершенствовать бизнес-процессы. Поэтому при оценке
эффективности IT-проектов, связанных с разработкой и внедрением
автоматизированных информационных систем, необходимо учитывать трудовые
ресурсы и организационную составляющую.
Посредством автоматизации бизнес-процессов снижается трудоемкость
выполняемых специалистами предприятия задач, улучшается хозяйственная
деятельность предприятия, сфера организации коммуникативного обмена с
деловым окружением. Эффективность информационной системы
непосредственно зависит от масштабов и специфики деятельности предприятия,
а ее внедрение позволяет повысить не только качество управления, но и увеличить
доходы предприятия.
За счет внедрения автоматизированных информационных систем
ускоряются процессы сбора и обработки информации, повышается скорость и
эффективность принятия управленческих решений.
При оценке эффективности информационных систем применяются
различные подходы.
63
В настоящее время для оценки эффективности затрат на разработку и
внедрение информационных систем применяются традиционные подходы,
предусматривающие оценку экономической эффективности проекта и
нетрадиционные подходы, основанные на сбалансированной системе
показателей, ретроспективном анализе результатов, формировании оценочной
ведомости.
Наиболее часто для оценки эффективности разработки и внедрения
автоматизированных систем применяют методы TCO (Total Cost of Ownership) и
оценки совокупной или полной стоимости владения (СВВ). В данном случае
выделяются косвенные и прямые затраты.
К прямым затратам относятся затраты на покупку, модернизацию
программного и аппаратного обеспечения, проектирование и разработку
пользовательского интерфейса. В состав косвенных затрат входят затраты,
которые позволяют улучшить управленческую деятельность.
Также при оценке эффективности выделяют эксплуатационные затраты,
связанные с командировочными расходами, расходами на управление проектами,
настройку систем, управления контактами.
При внедрении информационной системы также могут возникнуть
незапланированные расходы, связанные со сложностью реализации проекта и
решением вопросов, направленных на обслуживание информационной системы.
Эффект от внедрения системы зависит от управленческих решений, повышения
уровня прозрачности и управляемости бизнес-процессов, роста качества. Кроме
этого необходимо учитывать эффект от согласованности работы отдельных
структурных подразделений, возможность повышения информативности системы
управления предприятием.
За счет внедрения информационной системы производится
упорядочивание договорных отношений, сокращаются затраты на расходные
материалы, повышается платежная дисциплина, улучшается обратная связь.
Внедрение информационной системы позволяет сократить риски потерь
финансовых и материальных ресурсов, повысить качество учетных операций.
Оценка эффективности создает необходимость применения
64
Среди основных показателей эффективности IT-проектов следует отметить
инвестиционные показатели такие, как чистый дисконтированный доход,
внутренняя норма доходности, индекс доходности, срок окупаемости. Наиболее
часто инвестиционные показатели применяют, когда проект автоматизации
является долгосрочным.
Для небольших проектов наиболее часто применяют методы
сравнительного анализа, в основе которых находится сравнение трудоемкости
решаемых менеджерами задач до внедрения автоматизированной системы и после
внедрения, а также расчет снижения стоимостных затрат.
Поскольку в данном случае проект не является масштабным, то наиболее
целесообразным является метод, предусматривающий сравнение трудоемкости и
стоимостных затрат до внедрения системы электронного оборота и после ее
внедрения.
3.2 РАСЧЕТ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА
Выполним сравнительный анализ трудовых и стоимостных затрат до
внедрения системы электронного оборота и после ее внедрения. По данным ООО
«Дело» заработная плата менеджера отдела делопроизводства составляет 25000
руб. в месяц, что в час равно 148 руб.
При работе с документооборотом в ООО «Дело» наиболее часто
выполняются такие операции, как:
- учет входящих, исходящих и внутренних документов;
- формирование карточки документа;
- анализ журналов входящих, исходящих и внутренних документов;
- формирование отчетов по входящим, исходящим и внутренним
документам;
- поиск по документам и передача документов в архив.
На основании данных по документам и их объему, полученному
экспериментальным путем определим экономические показатели проекта
65
разработки системы электронного документа. Расчет показателей для базового
варианта приведен в таблице 3.1, а для проектного варианта - в таблице 3.2.
Таблица 3.1
Расчет трудоемкости и стоимостных затрат до внедрения системы электронного
документооборота в ООО «Дело»
Наименование
операции
Единица
измерени
я
Объем
работ в
год
Норма
выработки,
операций в
час
Трудоем
кость
Среднечас
овая
оплата
труда, руб.
Стоимостн
ые
затраты,
руб.
Учет входящих
сообщений
Докумен-
тострока
6600
25
264,00
198,86
52500,00
Учет исходящих
сообщений
Докумен-
тострока
6600
25
264,00
198,86
52500,00
Учет внутренних
документов
Докумен-
тострока
9240
76
121,57
198,86
24177,63
Формирование
журнала
входящих
сообщений
Докумен-
тострока
9240
125
73,92
198,86
14700
Формирование
журнала
исходящих
сообщений
Докумен-
тострока
11880
345
34,43
198,86
6847,83
Формирование
журнала
внутренних
документов
Докумен-
тострока
14520
345
42,9
198,86
8369,57
Формирование
отчетов по
исходящим
документам
Докумен-
тострока
17160
190
90,32
198,86
17960,53
Поиск по
документам
Докумен-
тострока
19800
200
99,00
198,86
19687,50
Передача
документов в
архив
Докумен-
тострока
22440
360
62,33
198,86
12395,83
Передача
документов на
резолюцию и
согласование
Докумен-
тострока
26400
360
73,33
198,86
14583,33
Распределение
документов по
специалистам
Докумен-
тострока
26400
360
73,33
198,86
14 583,33
Итого
119834,0
2330555,0
Таким образом, до внедрения системы электронного документооборота в
ООО «Дело» трудоемкость составляла 119834 операций, а стоимостные затраты
составили 2330555 руб.
66
На следующем этапе выполним анализ трудоемкости стоимостных затрат
по проектному варианту.
Таблица 3.2
Расчет трудоемкости и стоимостных затрат после внедрения системы
электронного документооборота в ООО «Дело»
Наименование
операции
Единица
измерени
я
Объем
работ в
год
Норма
выработки,
операций в
час
Трудоем
кость
Среднечас
овая
оплата
труда, руб.
Стоимостн
ые
затраты,
руб.
Учет входящих
сообщений
Докумен-
тострока
6600
45
146,67
198,86
29 166,67
Учет исходящих
сообщений
Докумен-
тострока
6600
45
146,67
198,86
29 166,67
Учет внутренних
документов
Докумен-
тострока
9240
90
102,67
198,86
20 416,67
Формирование
журнала
входящих
сообщений
Докумен-
тострока
9240
155
59,61
198,86
1185484,0
Формирование
журнала
исходящих
сообщений
Докумен-
тострока
11880
400
29,70
198,86
5906,25
Формирование
журнала
внутренних
документов
Докумен-
тострока
14520
400
36,30
198,86
7218,75
Формирование
отчетов по
исходящим
документам
Докумен-
тострока
17160
250
68,64
198,86
13650,00
Поиск по
документам
Докумен-
тострока
19800
300
66,00
198,86
13125,00
Передача
документов в
архив
Докумен-
тострока
22440
350
64,11
198,86
12750,00
Передача
документов на
резолюцию и
согласование
Докумен-
тострока
26400
450
58,67
198,86
11666,67
Распределение
документов по
специалистам
Докумен-
тострока
26400
450
58,67
198,86
11666,67
Итого
837,70
1665817
Таким образом, после внедрения системы электронного документооборота
в ООО «Дело» трудоемкость составит 837,70 операций, а стоимостные затраты
будут равны 1665817 руб.
67
За счет внедрения системы электронного документооборота в ООО «Дело»
наблюдается снижение трудоемкости выполняемых специалистами задач и
стоимостных затрат.
На следующем этапе определим показатели эффективности внедрения
системы электронного документооборота в ООО «Дело».
На первоначальном этапе определим абсолютное снижения трудовых
затрат от внедрения системы электронного документооборота в ООО «Дело» по
формуле:
,
10
ТТТ
(3.1)
где
0
Т
- сумма трудовых затрат до системы электронного
документооборота в ООО «Дело»;
1
Т
- это сумма трудовых затрат после внедрения системы электронного
документооборота в ООО «Дело».
.3,11899670,837119834 операцийТ
Далее определим коэффициент относительного снижения трудовых затрат
от внедрения системы электронного документооборота в ООО «Дело» по
формуле:
%,100
0
Т
Т
К
Т
(3.2)
%.3,99%100
119834
3,118996
Т
К
На следующем этапе определим индекс снижения трудовых затрат от
внедрения системы электронного документооборота в ООО «Дело» по формуле:
68
.
1
0
Т
Т
Y
Т
(3.3)
.05,143
70,837
119834
Т
Y
Абсолютное снижения стоимостных затрат от внедрения системы
электронного документооборота в ООО «Дело» определим по формуле:
,
10
ССС
(3.4)
где
0
С
- стоимостные затраты до системы электронного документооборота
в ООО «Дело»;
1
С
- стоимостные затраты после внедрения системы электронного
документооборота в ООО «Дело».
.66473816658172330555 рубС
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат от внедрения
системы электронного документооборота в ООО «Дело» определим по формуле:
%,100
0
С
С
К
С
(3.5)
%.52,28%100
2330555
664738
С
К
Индекс снижения стоимостных затрат от внедрения системы электронного
документооборота в ООО «Дело» определим по формуле:
.
1
0
С
С
Y
С
(3.6)
.40,1
1665817
2330555
С
Y
69
Для оценки эффективности от внедрения системы электронного
документооборота в ООО «Дело» определим срок окупаемости затрат по
формуле:
.
С
К
Т
п
ок
(3.7)
где
п
К
- это сумма понесенных затрат на реализацию проекта.
По данным IT-отдела ООО «Дело» стоимость разработки составит 350000
руб. Тогда срок окупаемости внедрения системы электронного документооборота
в ООО «Дело» составит:
.52,0
664738
350000
годаТ
ок
Расчет годового экономического эффекта от внедрения системы
электронного документооборота в ООО «Дело» производится по формуле:
.
п
КСЭ
(3.8)
.314738350000664738 рубЭ
Расчётный коэффициент экономической эффективности капитальных
затрат определяется по формуле:
.
п
р
К
С
Э
(3.9)
.9,1
350000
664738
р
Э
Выполненные расчеты показали, что разработка и внедрение системы
электронного документооборота в деятельность ООО «Дело» позволит снизить
70
трудовые и стоимостные затраты, срок окупаемости составил 0,52 года, а
расчетный коэффициент эффективности равен 1,9.
71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе выполнения выпускной квалификационной работы была
выполнена разработка системы электронного документооборота для ООО
«Дело».
В аналитической части работы была приведена технико-экономическая
характеристика предметной области и установлено, что ООО «Дело»
специализируется в области предоставления консультационных услуг по
юридическим вопросам.
Анализ показал, что ООО «Дело» ведет эффективную деятельность,
поскольку количество клиентов, которым необходимо абонентское обслуживание
с каждым годом увеличивается. Это приводит к увеличению выручки от
реализации, а также позволяет наращивать чистые доходы. Недостатком ООО
«Дело» является снижение производительности труда, что связано с большой
обработкой документов по юридической поддержке предприятий и частных
клиентов.
Было установлено, что в программной архитектуре ИС ООО «Дело»
используется серверная операционная система Windows Server 2016, а на рабочих
станциях установлена операционная система Windows 10.
На сервере установлен конфигуратор с базой данных поддерживает работу
с системой 1С: Предприятие 8.3. со стороны сети интернет в программной
архитектуре применяется антивирусная система Kaspersky Lab Internet Security
2018.
В технической инфраструктуре ООО «Дело» установлен сервер Dell Power
Edge T30, персональные компьютеры ACER Veriton ES2710G, ноутбуки DELL
Vostro 3578, коммутатор TP-LINK TL-SG108, маршрутизатор HP Flex Network
MSR1003-8S AC.
На основании выполненного анализа бизнес-процессов можно сделать
выводы, что система управления документооборотом занимает одно из
центральных задач в деятельности ООО «Дело» и в настоящее время не
автоматизирована.