22
Политика безопасности ООО «Дело» направлена на выполнение
требований к защите данных, которые должны выполняться специалистами
предприятия при использовании возможностей технической и программной
архитектуры информационной системы предприятия.
Для обеспечения защиты информации в ООО «Дело» в настоящее время
установлена система предотвращения вторжений StoneGate IPS, которая
позволяет обеспечить защиту от несанкционированного доступа к технической и
программной архитектуре ИС. Пример политики анализа трафика в системе
предотвращения вторжений StoneGate IPS приведен на рис. 1.8.
Рис. 1.8. Пример политики анализа трафика в системе предотвращения
вторжений StoneGate IPS
Система StoneGate IPS включает в свой состав инструменты для
отслеживания аномальных действий в инфраструктуре предприятия, которые
могут привести к угрозам и атакам.
В состав системы StoneGate IPS входят подсистемы обработки событий,
интеллектуального анализа, хранения результатов анализа в специальном
хранилище, а также центр управления.
Центр управления позволяет специалистам IT-отдела ООО «Дело»
осуществлять конфигурирование системы предотвращения вторжений,
производить мониторинг инфраструктуры в режиме онлайн, а также блокировать
подозрительные действия со стороны пользователей.
23
В состав системы StoneGate IPS входят инструменты для анализа работы
протоколов, документирования возникающих атак и угроз, контроля качества
администрирования, а также восстановления информации.
Среди отличительных характеристик системы StoneGate IPS следует
отметить возможность анализа через входящий в состав системы сенсор GPS,
который производит не только мониторинг событий, но и их корректировку в
зависимости от уровня воздействия [19].
Среди достоинств использования системы StoneGate IPS ООО «Дело»
следует отметить:
- возможность предотвращения попыток несанкционированного доступа в
режиме онлайн;
- поддержку технологии для использования динамических технологий
обхода данных;
- ведение контроля различных участков сети;
- возможность блокировки нежелательных сетевых соединений, а также
использования собственной сигнатуры атак для контроля событий.
Кроме системы StoneGate IPS в деятельности ООО «Дело» применяется
программа для диагностики компьютерной сети Process Explorer. С помощью
программы Process Explorer производятся анализ работы персональных
компьютеров, оценка каталогов и библиотек памяти. Это позволяет специалистам
IT-отдела ООО «Дело» контролировать текущие системные ресурсы и
запущенные пользователями процессы.
Среди достоинств использования программы Process Explorer следует
отметить анализ текущих процессов с отделением графических индикаторов.
Для осуществления операций по резервному копированию IT-
специалистами отдела используется программа ABC Backup Pro.
Программа ABC Backup Pro поддерживает различные алгоритмы
криптозащиты при создании копий и их сохранения на сервере. Дополнительные
возможности создает введение архивов журналов, возможность использования
планировщика для создания резервных копий.
24
1.3. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ РАЗРАБОТОК И ВЫБОР
СТРАТЕГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В настоящее время на рынке программного обеспечения существует
достаточно много систем электронного документооборота, наиболее
популярными среди которых являются системы электронного документооборота
Documentum, 1С: Документооборот и Docsvision.
Система управления электронным документооборотом Documentum
позволяет организовать комплексную работу с входящими, исходящими и
внутренними документами, снизить трудоемкость решаемых задач и отслеживать
контроль статуса выполнения документов.
Архитектура системы управления электронным документооборотом
Documentum приведена на рис. 1.9.
Рис. 1.9. Архитектура системы управления электронным документооборотом
Documentum
СУБД
Серверы
обработки
очередей
Контент-
серверы
СУБД
Серверы
обработки
очередей
Контент-
серверы
СУБД
Серверы
обработки
очередей
Контент-
серверы
СУБД
Серверы
обработки
очередей
Контент-
серверы
СУБД
Серверы
обработки
очередей
Контент-
серверы
СУБД
Серверы
обработки
очередей
Контент-
серверы
СУБД
Серверы
обработки
очередей
Контент-
серверы
Файловое
хранилище
СУБД
Серверы
обработки
очередей
Контент-
серверы
Solr
Справочники
Данные пользователя Архив
Документы
Серверы
балансировки
нагрузки
Серверы приложений
СУБД
Сервер
обработки
очередей
Контент-
серверы
Solr
Отчёты
Потоковый
сканер
Сервер
распознавания
Администраторы
Мобильные
рабочие
места
Пользователи
МФУ
Аудит
Аудит
25
К достоинствам использования СЭД Documentum относятся:
- возможность организации совместной работы с электронными
документами различных структурных подразделений;
- наличие единой точки доступа для работы с документами;
- ускорение процессов поиска электронных документов за счет наличия
единого файлового хранилища;
- информационная техническая поддержка производителем в любой
момент времени;
- исключение рисков потери документов за счет наличия механизмов
резервирования и восстановления данных.
Система электронного документооборота Documentum позволяет
осуществлять оперативный поиск необходимых документов, упрощает
процедуры их создания отслеживания во время согласования. В ней
поддерживается режим обсуждения электронных документов в режиме реального
времени и обеспечения их защиты электронной подписью.
В состав системы электронного документооборота Documentum входят
модули для регистрации документов, фильтрации и сортировки в разрезе
сотрудников подразделений, а также отслеживания статуса (на утверждение,
рассмотрение, отклонен).
В состав системы электронного документооборота Documentum входят
следующие модули:
- модуль управления процессом создания документов с поддержкой
технологий их распознавания и перевода в текстовый формат, экспорта в
текстовый редактор MS Office;
- модуль рассылки документов, позволяющий определять маршрутизацию
для прохождения документов;
- модуль утверждения документов для реализации многоуровневой
процедуры нанесения резолюции на документы во время согласования;
- модуль для архивирования электронных документов в разрезе времени;
- модуль для обеспечения защиты системы электронного
документооборота;
- модуль для генерации отчетов и принятия управленческих решений;
26
- модуль для ускорения процессов поиска необходимых документов.
Дополнительную защиту в системе электронного документооборота
Documentum для автоматической проверки содержания документов на
правильность.
Среди систем электронного документооборота следует отметить систему
1С: Документооборот, которая обеспечивает автоматизацию процессов
управления документами и их распределение в организации. Среди характерных
отличий системы электронного документооборота 1С: Документооборот следует
отметить, что кроме основных модулей в ее состав входят модули совместного
обсуждения документов, управления рабочим временем, преобразования
электронных документов из текстового формата в PDF-формат [21].
Функциональные возможности системы электронного документооборота
1С: Документооборот приведены на рис.1.10.
Рис. 1.10. Функциональные возможности системы электронного
документооборота 1С: Документооборот
К основным функциональным возможностям системы электронного
документооборота 1С: Документооборот относятся:
- организация корреспонденции документов внутри предприятия;
- обеспечение хранения документов и файлов в единой системе;
27
- обновление версий системы 1С: Документооборот в режиме реального
времени;
- ведение учета делопроизводства и бизнес-процессов предприятия;
- ведение учета и контроля исполнения документов;
- ускоренный полнотекстовый поиск по документам, размещенным в
архиве;
- учет рабочего времени.
Кроме перечисленных систем на рынке программного обеспечения свое
распространение получила система электронного документооборота Docsvision, в
которой поддерживается контроль перемещения электронных документов между
структурными подразделениями [22].
Функциональные возможности системы электронного документооборота
Docsvision приведены на рис.1.11.
Рис. 1.11. Функциональные возможности системы электронного
документооборота Docsvision
Как видно из рис. 1.11 в состав системы электронного документооборота
Docsvision входит модуль делопроизводства, который выступает журналом,
позволяющим классифицировать документы по различным признакам, в разрезе
времени и статусу выполнения.
28
Выполним сравнительный анализ рассмотренных систем электронного
документооборота по различным характеристикам, используя данные таблицы
1.3.
Таблица 1.3
Сравнительный анализ систем электронного документооборота по различным
характеристикам
Функции
Система
электронного
документооборота
Documentum
Система электронного
документооборота 1С:
Документооборот
Система
электронного
документооборота
Docsvision
Регистрация документов
Да
Да
Да
Создание шаблонов
документов
Да
Да
Да
Возможность
распознавания
документов
Нет
Нет
Да
Возможность работы с
документами через web-
интерфейс
Нет
Нет
Нет
Возможность получения
удаленного доступа к
документам
Нет
Нет
Нет
Осуществление поиска
документов по
реквизитам с учетам
монографии
Да
Да
Да
Поддержка механизма
маршрутизации и
отслеживание текущего
состояния документа
Да
Да
Да
Стоимость, руб.
300000
250000
450000
Система шифрования
данных и поддержка
механизма электронной
подписи
Да
Да
Да
На основании сравнительного анализа можно сделать выводы, что
достоинством внедрения приобретенного программного продукта является то,
что он позволяет организовать совместную работу с документами в безопасном
режиме и поддерживать механизмы электронной подписи. Недостатком
внедрения приобретенной системы электронного документооборота является
высокая стоимость и невозможность организации работы с документами на
удаленном расстоянии.
29
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В качестве стратегии автоматизации системы управления
документооборотом могут применяться стратегии хаотичной автоматизации,
автоматизации по направлениям, автоматизации по участкам и полной
автоматизации.
Стратегия хаотичной автоматизации для автоматизации системы
управления документооборотом ООО «Дело» является неэффективной,
поскольку в данном случае при разработке программного обеспечения не
применяется стратегический план. Как правило, при такой стратегии разработки
программного обеспечения выделяются локальные задачи и не учитываются
реальные потребности бизнеса и реализуемые бизнес-процессы.
Стратегия автоматизации по участкам представляет процесс разработки в
виде отдельных функций, выполняемых основными подразделениями
предприятия и аппаратом управления. Ее применяют для автоматизации
определенного бизнес-процесса или функции, который влияет на
производительность труда работников предприятия [1].
В основе стратегии автоматизации по направлениям находится выделение
основных бизнес-процессов предприятия, а также обеспечивающих бизнес-
процессов. Такая стратегия наиболее часто применяется для внедрения
интегрированных ERP, MRP, SAP-систем, позволяющих обеспечить
комплексную автоматизацию предприятия. При полной автоматизации
производится внедрение автоматизированной системы, которая включает в свой
состав несколько уровней, представленных программными и аппаратными
средствами, инструментами, позволяющими регистрировать в динамике
технологические процессы.
На основании выполненного анализа в качестве стратегии автоматизации
для системы управления документооборотом ООО «Дело» выбираем стратегию
автоматизации по участкам, которая позволит снизить трудоемкость задач,
решаемых специалистами ООО «Дело» и повысить качество управленческих
решений за счет автоматизации системы управления документооборотом.
30
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
В настоящее время существует несколько вариантов приобретения ИС для
автоматизации системы управления документооборотом:
- покупка программного продукта, представленного на рынке
программного обеспечения, который позволит автоматизировать систему
управления документооборотом;
- аренда облачного решения и подключение его к IT-инфраструктуре;
- заказ программного продукта с реализацией IT-проекта
специализированной компанией;
- самостоятельная разработка системы электронного документооборота.
Покупка программного обеспечения на рынке имеет достоинства,
связанные с тем, что в данном случае исключается необходимость планирования
этапов разработки, снижаются риски не квалифицированности IT-службы,
гарантируется получение лицензионного программного обеспечения.
Недостатком является то, что производитель может прекратить поддержку
программного продукта с течением времени, а также сложность расширения его
функций.
Аренда облачной системы электронного документооборота позволит
снизить затраты на ее содержание в IT-инфраструктуре предприятия, но в то же
время облачные провайдеры получают доступ к конфиденциальной информации,
что может привести к потере персональных и конфиденциальных документов [4].
Привлечение к реализации IT-проекта по внедрению системы электронного
документооборота специализированной компании позволит повысить
вероятность успешной реализации IT-проекта и снизить трудоемкость решаемых
задач собственной IT-службой. Недостатком являются высокие капитальные
вложения и зависимость от специализированной компании в процессах
дальнейшего сопровождения программного продукта.
Самостоятельная разработка является наиболее бюджетным способом,
поскольку в данном случае работы выполняются IT-специалистами предприятия,
которые учитывают текущие бизнес-процессы и имеют опыт обработки
31
электронных документов. Также в этом случае снижаются риски потери
конфиденциальной информации, которая достаточно важна для
консультационной компании в правовой сфере. Собственная разработка
позволяет в дальнейшем масштабировать программный продукт, использовать
современные методы обеспечения безопасности.
На основании выполненных способов приобретения ИС выбираем способ
самостоятельной разработки системы электронного документооборота, в которой
будет храниться конфиденциальная информация, важная для осуществления
деятельности ООО «Дело».
1.4. ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Основными информационными потоками в системе электронного
документооборота являются регистрация входящих, исходящих документов, их
распределение внутри предприятия, а также ведение правовой базы.
В системе электронного документооборота должна быть предусмотрена
возможность хранения документов в единой базе, к которой сотрудники могут
получить доступ, как находясь на территории предприятия, так и в удаленном
режиме.
Для регистрации документов необходима форма, в которой будут
приводиться реквизиты документов, дата их регистрации. Для регистрации
документов сотрудник отдела делопроизводства должен иметь возможность
ведения названия документа, указания его объема в страницах, выбора адресата
документа, а также прикрепления типов файлов по данному документу [6].
Для организации работы с документами необходимо предусмотреть
журналы для ведения учета входящих, исходящих и внутренних документов.
Сформируем список первичных показателей для разрабатываемой системы
электронного документооборота и приведем его в табл.1.4.