12
коммуникации и обратная связь применяется для обработки форм обратной связи,
автоматической рассылки. Модуль сервисной службы применяется для оценки
статистики посещения официального сайта в сети Интернет, а также подключения
различных web-сервисов для защиты данных.
На сервере установлен конфигуратор с базой данных поддерживает работу
с системой 1С: Предприятие 8.3. В состав системы 1С: Предприятие 8.3 входит
модуль для автоматизации работы бухгалтерии. Специалисты бухгалтерии в нем
ведут бухгалтерский и налоговый учет, осуществляемый в деятельности операций
[17].
С помощью модуля 1С: Бухгалтерия 8.3 специалисты предприятия
подводят итоги предприятия и формируют бухгалтерскую отчетность с
последующим ее предоставлением в органы государственного контроля.
Для обеспечения защиты от вредоносного программного обеспечения и
атак со стороны сети интернет в программной архитектуре применяется
антивирусная система Kaspersky Lab Internet Security 2018. Антивирусная система
выступает комплексной системой защиты от атак, спама, фишинга, вредоносного
программного обеспечения [18].
Отличительными характеристиками антивирусной системы является
поддержка современных проактивных технологий, которые подтверждаются
различными сертификатами тестирования лаборатории анализа MRG Effitas, AV-
TEST и AV-Comparatives.
В состав антивирусной системы Kaspersky Lab Internet Security 2018 входят
инструменты для проведения мониторинга активности вредоносного
программного обеспечения и атак, блокировки угроз и атак со стороны сети
Интернет, механизмы автоматической отправки уведомлений в случае
возникновения угроз.
Техническая архитектура ИС ООО «Дело» приведена на рис. 1.3.
13
Сервер
Dell PowerEdge T30
ПК
ACER Veriton ES2710G
ПК
ACER Veriton ES2710G
ПК
ACER Veriton ES2710G
ПК
ACER Veriton ES2710G
ПК
ACER Veriton ES2710G
Коммутатор
TP-LINK TL-SG108
Маршрутизатор
HP Flex Network MSR1003-8S AC
CAT5e
Интернет
VPN
Ноутбук
DELL Vostro 3578
Ноутбук
DELL Vostro 3578
Ноутбук
DELL Vostro 3578
МФУ
WorkCentre® 3225
МФУ
WorkCentre® 3225
Рис.1.3. Техническая инфраструктура ИС ООО «Дело»
В технической инфраструктуре ООО «Дело» установлен сервер Dell Power
Edge T30, производительность которого обеспечивается процессором Intel Xeon
E3-1225v5 с частотой 3,3 ГГц. В состав сервера входит оперативная память DDR4
2133МГц ECC объемом 8 Гб. Для хранения данных в состав сервера входит
жесткий диск SSD SATA III объемом 500 Гб, а для передачи данных по
компьютерной сети применяется сетевая карта Gigabit Ethernet.
На рабочих местах специалистов ООО «Дело» установлены персональные
компьютеры ACER Veriton ES2710G, оперативность которых обеспечивается
процессором Intel Core i5 7400 с частотой 3 ГГц. В состав персонального
компьютера входит оперативная память DDR4 объемом DDR4, видеокарта Intel
HD Graphics 630.
Для передачи данных по компьютерной сети применяется коммутатор TP-
LINK TL-SG108, включающий 8 портов со скоростью передачи данных 1000
Мбит/с. Коммутатором поддерживаются стандарты IEEE 802.1p (Priority tags),
Jumbo Frame и Auto MDI/MDIX.
Сервер и коммутатор подключены к маршрутизатору HP Flex Network
MSR1003-8S AC, в состав которого входит 8 портов, поддерживающих скорость
14
передачи данных 1000 Мбит/с. Маршрутизатором поддерживается динамическая
и статическая маршрутизация по протоколам IGMP v1, IGMP v2, IGMP v3.
В беспроводном сегменте сети используются ноутбуки DELL Vostro 3578,
производительность которых обеспечивается процессором Intel Core i5 8250U.
Для печати документов используется принтер Work Centre 3225, работающий в
режиме монохромной лазерной печати документов формата А4.
Для передачи данных по компьютерной сети используется кабель «витая
пара» категории REXANT 01-0143 FTP 4PR 24AWG CAT5e, позволяющий
обеспечить передачу данных со скоростью 1000 Мбит/с.
1.2. ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ, ЗАДАЧИ И
ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Текущие бизнес-процессы ООО «Дело» соответствуют специфике
деятельности и решаемым задачам. На основании выполненного анализа было
установлено, что к основным бизнес-процессам предприятия относится оказание
консультативной поддержки юридическим и физическим лицам.
Оказание консультативной поддержки зависит от бизнес-процессов
планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа.
В деятельности ООО «Дело» бизнес-процесс планирования связан с
планированием услуг правовой поддержки юридических лиц и частных клиентов.
Данный бизнес-процесс является основополагающим, поскольку от него зависит
нагрузка экспертов ведущих поддержку клиентов.
Кроме основных бизнес-процессов в деятельности ООО «Дело»
реализуются бизнес-процессы развития системы знаний, информирования
клиентов, управления документооборотом [7].
Бизнес-процесс развития системы знаний направлен на постоянное
повышение уровня профессионализма экспертов при оказании консультационной
поддержки юридическим и физическим лицам.
15
Для этого специалисты ООО «Дело» изучают нормы законов, адаптируют
свои знания к текущим требованиям рынка и ведут постоянное пополнение в
информационной базе, представленной в виде картотеки документов, кодексов и
других правовых документов.
При реализации данного бизнес-процесса достаточно важно правильное
управление документооборотом, поскольку от скорости нахождения
необходимого документа зависит удовлетворенность клиента.
Бизнес-процесс взаимодействия с клиентом направлен на подбор
необходимой информации для рассмотрения дела. В данном случае сотрудниками
консультативной поддержки подготавливаются презентации для клиентов,
ведется процесс подготовки документов для защиты интересов в органах
государственной власти или рассмотрения вопросов по гражданскому делу.
Успешность работы ООО «Дело» во многом зависит от профессионализма
сотрудников и их квалификации.
Бизнес-процесс управления документооборотом непосредственно связан с
бизнес-процессом оказания консультативной поддержки юридическим и
физическим лицам и от него зависит снижение рисков потери клиента за счет не
успешности совершения сделки.
На основании рассмотренной характеристики существующих бизнес-
процессов для автоматизации выбираем бизнес-процесс управления
документооборотом, который взаимосвязан с основными и вспомогательными
бизнес-процессами ООО «Дело».
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Выполним детализацию задачи управления документооборотом ООО
«Дело» в нотации IDEF0.
Контекстная диаграмма модели «AS-IS» в нотации IDEF0 приведена на рис.
1.4.
16
Рис. 1.4. Контекстная диаграмма модели «AS-IS» в нотации IDEF0
Как видно из рис. 1.4, в системе управления документооборотом ООО
«Дело» в качестве исходных данных выступает входящий поток документов,
представленный заявками, локальными документами, правовой базой.
В результате обработки документооборота в деятельности ООО «Дело»
формируются отчетные документы, издаются приказы и распоряжения,
формируются ответы на заявки, подбираются документы по рассмотрению дел
юридических и физических лиц, ведется архив исполненных и не исполненных
дел.
В данном процессе участвует отдел делопроизводства ООО «Дело»,
руководство предприятия и эксперты по поддержке юридических и физических
лиц, которые в своей работе используют программу MS Word, а также
руководствуются правилами работы с документами, правовой базой и
инструкциями по контролю документов.
Декомпозиция модели «AS-IS» управления документооборотом ООО
«Дело» приведена на рис. 1.5.
17
Рис. 1.5. Диаграмма декомпозиции модели «AS-IS» в нотации IDEF0
Как видно из рис. 1.5, в результате декомпозиции выделены следующие
подзадачи:
- регистрация входящих документов с формированием журнала входящих
документов;
- распределение документов внутри организации с получением приказов и
распоряжений, списка распределенных документов;
- ведение журналов документов с созданием архивов дел и отчетных
документов;
- подготовка и отправка исходящих документов представленных ответами
на заявки.
На основании выполненного анализа бизнес-процессов можно сделать
выводы, что система управления документооборотом занимает одно из
центральных задач в деятельности ООО «Дело» и в настоящее время не
автоматизирована.
18
1.2.3. Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Анализ показал, что в ООО «Дело» для ведения документооборота в
настоящее время не применяются системы автоматизации. Большая часть
документов создается и обрабатывается с помощью программы Microsoft Word, а
для хранения используется файловое хранилище в пределах каждого рабочего
места.
Основные функции отдела делопроизводства ООО «Дело» приведены на
рис. 1.6.
Рис.1.6. Основные функции отдела делопроизводства ООО «Дело»
Как видно из рис. 1.6, к основным функциям отдела делопроизводства ООО
«Дело» относятся:
- обработка поступающих документов на оказание консультативных услуг;
- регистрация документов в журналах с последующим распределением по
специалистам;
- ведение архивов документов по юридической поддержке бизнеса и
частных клиентов;
Основные
функции отдела
делопрозводства
ООО "Дело"
Обработка
поступающих
документов
Регистрация
документов в
журналах
Ведение архивов
документов
Поиск
документов
для защиты
интересов
клиентов
19
- поиск документов для защиты интересов клиентов в судах и органах
власти.
В настоящее время сотрудники ООО «Дело» сталкиваются с проблемами
быстрого поиска необходимых документов для работы с клиентами. Многие
проекты по поддержке бизнеса проводятся несколькими сотрудниками, однако
отсутствие единой среды для хранения документов приводит к сбоям, потерям
важной информации и задержкам времени обслуживания клиентов.
Схема документооборота ООО «Дело» приведена на рис. 1.7.
Сотрудник отдела
делопроизводства
Эксперты-консультанты
1. Прием входящего
документа
2. Регистрация документа
в журнале входящих
документов
3. Передача документа
эксперту
4. Регистрация исходящего
документа в журнале
исходящих документов
5. Отправка документа
клиенту
3. Получение исходящего
документа от эксперта
Входящий документ
Журнал входящих
документов
Входящий документ
Исходящий
документ
Журнал исходящих
документов
Исходящий
документ
Клиенты
Рис. 1.7. Схема документооборота ООО «Дело»
Как видно из рис. 1.7, при поступлении документа в организацию, отделом
делопроизводства ООО «Дело» производится регистрация входящего документа
в журнале и отправка его специалисту в зависимости от содержимого.
20
После рассмотрения документа экспертом для отправки ответа клиенту
специалистом подготавливается исходящий документ, который также
регистрируется сотрудником отдела делопроизводства в журнале исходящих
документов и отправляется клиенту.
Как видно из схемы документооборота, процесс работы с документами в
организации не автоматизирован, что увеличивает нагрузку на отдел
делопроизводства ООО «Дело» и приводит к задержкам времени в работе
экспертов.
Сравнительный анализ временных показателей по обработке электронных
документов ООО «Дело» с помощью табл. 1.2.
Таблица 1.2
Сравнительный анализ временных показателей по обработке электронных
документов ООО «Дело»
Функция
Затраты
времени, мин.
Частота
появления за
полгода, заявок
Количество
привлеченных
специалистов
Регистрация заявок на
оказание
консультационных услуг
от 30 до 40
500-1000
3
Регистрация входящих
документов
35
3000
от 1 до 3
Регистрация в журнале
исходящих документов
30
3000
2
Регистрация и
распределение внутренних
локальных документов в
организации
30
5000
2
Ведение архива и
осуществление поиска
документов в архиве
30
700
1
Ведение журнала
документов
20
1000
3
Визирование документов у
руководящего персонала
30
от 500 до 1000
1
Как видно из табл. 1.2, работа с документами занимает достаточно много
времени и в данном процессе в настоящее время участвуют три специалиста
отдела делопроизводства. Поскольку все документы создаются в программе
21
Microsoft Word, то их целостность и безопасность при передаче данных не
обеспечивается.
Поэтому в деятельности ООО «Дело» существует необходимость
внедрения системы электронного документооборота, которая позволит сократить
время на поиск и оформление документов и повысить безопасность работы с
документами в целом.
Внедрение системы электронного документооборота в ООО «Дело»
позволит повысить контроль корреспонденции документов внутри организации,
увеличить скорость обработки электронных документов в процессе их
рассмотрения, согласования и утверждения, улучшить поиск документов за счет
хранения всех документов в единой среде, снизить риски информационной
безопасности, поскольку в системе электронного документооборота
поддерживаются механизмы защиты данных.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Для обеспечения защиты в деятельности ООО «Дело» применяется
Политика безопасности, в которой определены основные направления
информационной защиты, правила использования технической и программной
инфраструктуры предприятия.
К основным целям Политики информационной безопасности ООО «Дело»
относятся:
- разработка мероприятий по усилению информационной защиты данных;
- регламентирование порядка защиты конфиденциальной информации и
персональных данных клиентов;
- определение методов и инструментов для обеспечения защиты
информации.
В Политике безопасности ООО «Дело» отражены основные понятия
системы защиты данных, используемые методы для проведения аудита, средства
идентификации и защиты данных.