42
Как видно из рис.2.1 в начале включается сторожевой таймер. После этого
пользователи могут пройти идентификацию и аутентификацию. Среди
преимуществ ПАК «Соболь» следует отметить: широкий выбор форматов
исполнителя, наличие механизма усиленной двухфакторной авторизации с
помощью электронных идентификаторов, наличие сертифицированного
аппаратного датчика случайных чисел.
Для обеспечения защиты системы электронного документооборота
необходимо разграничить доступ к модулям, как это показано в табл.2.1.
Таблица 2.1
Разграничение прав доступа к информации системы календарного планирования
Название модулей
Специалист отдела
делопроизводства
Эксперты
Руководитель
Специалист
ИТ-отдела
Модуль
«Регистрация
документа»
Да
Да
Да
Да
Модуль
«Карточка
документа»
Да
Чтение
Чтение
Да
Модуль «Журнал
входящих
документов»
Да
Чтение/Коп
ирование
Да
Да
Модуль «Журнал
исходящих
документов»
Да
Чтение/Коп
ирование
Да
Да
Модуль «Журнал
внутренних
документов»
Да
Чтение/Коп
ирование
Да
Да
Модуль «Поиск»
Да
Да
Да
Да
Модуль «Отчеты»
Да
Да
Да
Да
Модуль «Архив»
Да
Чтение
Да
Да
Модуль
«Пользователи»
Нет
Нет
Нет
Да
Как видно из табл. 2.1 полный доступ ко всем модулям системы
электронного документооборота будет иметь специалист ИТ-отдела ООО «Дело».
Специалист отдела делопроизводства не будет иметь доступа только к модулю
«Пользователи». Для экспертов будут созданы ограничения в получении полного
доступа к журналам входящих, исходящих и внутренних документов, а для
руководителя к карточке документа.
43
2.2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ
2.2.1. Информационная модель и ее описание
Выполним разработку информационной модели разрабатываемой системы
электронного документооборота, в которой будут определены входные,
нормативно-справочные и выходные документы.
Внешний вид информационной модели разрабатываемой системы
управления документооборотом для ООО «Дело» приведен на рис. 2.2.
Регистрация
документа
Спр Типы док.*
Спр Типы док.
ИС
Т Документы*
Т Документы
Т
Администраторы*
Т Сотрудники
Спр Отделы*
Спр Отделы
Список сотрудников
Список документов
по типам
Список документов с
резолюцией, по
типам
Список документов в
архиве, по типам
Список документов
на контроле
Список
документов по
типам
Список
документов с
резолюцией, по
типам
Список
документов в
архиве, по
типам
Список
документов на
контроле
Сотрудник
Авторизация
Т История
Список
сотрудников
Спр Должности*
Спр Должности
Сотрудник
Администратор
Руководитель
Рис. 2.2 Внешний вид информационной модели разрабатываемой системы
управления документооборотом для ООО «Дело»
44
Как видно из рис.2.2 в системе документооборота ООО «Дело» будет
предусмотрен модуль авторизации, регистрации документов с получением
списков документов по типам, статусу рассмотрения, сотрудникам. Учет
пользователей в системе будет вести администратор.
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Приведем характеристику нормативно-справочной, входной, оперативной
информации. В системе электронного документооборота ООО «Дело» будет
использоваться форма для создания входящих и исходящих документов.
Внешний вид формы для создания входящего документа приведен на рис.2.3.
Рис. 2.3. Внешний вид формы для создания входящего документа
Как видно из рис.2.3, в форме существует возможность выбора даты
регистрации документа, вида входящего документа, адресата, указания
содержания документа, отображения статуса документа и даты его выполнения.
Также к документу существует возможность добавления комментария.
45
Аналогичный вид имеет форма создания внутреннего и исходящего
документа, приведенная на рис. 2.4. В этой форме необходимо указать дату
создания и регистрации документа, выбрать вид исходящего документа, указать
адресата и содержание документа, выбрать статус и прикрепить файл к документу
и добавления комментария.
Рис. 2.4. Внешний вид формы для создания исходящего документа
В случае необходимости в системе электронного документооборота
существует возможность поиска по номеру документа, как это показано на рис.
2.5.
Рис. 2.5. Внешний вид формы для поиска по документу
Как видно из рис. 2.5. для поиска документа необходимо ввести его номер.
Если номер документа введен не правильно, то в системе электронного
документооборота предусмотрено формирование уведомления, а если правильно,
то будут отображены параметры зарегистрированного документа.
46
Для формирования отчетов по исполненным, неисполненным документам,
в разрезе отделов или типов документов в системе электронного
документооборота ООО «Дело» предусмотрена форма «Создать отчет», вид
которой приведен на рис.2.6.
Рис. 2.6. Внешний вид формы для создания отчета
Характеристика структуры, объема источников и частоты получения
нормативно-справочной, входной и оперативной информации приведена в табл.
2.2.
Таблица 2.2
Характеристика структуры, объема источников и частоты получения
нормативно-справочной, входной и оперативной информации
Название
Тип
информации
Структура
Объем
источника,
кбайт
Частота
получения
1
2
3
4
5
Входящий
документ
Форма для
ввода
Дата регистрации
документа, Вид
документа, Адресат,
Содержание, Дата
выполнения, Статус
документа,
Комментарий,
Прикрепить файл
45 кбайт
Ежедневно
47
Продолжение таблицы 2.2
1
2
3
4
5
Внутренний
документ
Форма для
ввода
Дата регистрации
документа, Вид
документа, Адресат,
Содержание, Дата
выполнения, Статус
документа, Комментарий,
Прикрепить файл
45 кбайт
Ежедневно
Исходящий
документ
Форма для
ввода
Дата регистрации
документа, Вид
документа, Адресат,
Содержание, Дата
выполнения, Статус
документа, Комментарий,
Прикрепить файл
45 кбайт
Ежедневно
Поиск
Форма для
ввода
Номер документа
10 кбайт
Ежедневно
Создание
отчета
Форма для
ввода
Период, тип отчета,
создать отчет
10 кбайт
Ежедневно
На следующем этапе приведем характеристику результатной информации
в системе электронного документооборота ООО «Дело».
2.2.3. Характеристика результатной информации
Результатной информацией в системе управлении документооборотом
ООО «Дело» выступают журналы внутренних входящих документов, внутренних
исходящих документов, отчеты с сортировкой по всем исполненным и
неисполненным документам в разрезе отделов и по типу документов, карточка
документа.
Формы результатных документов системы управления электронным
документооборотом ООО «Дело» приведены на рис.2.7-2.10.
Рис. 2.7. Внешний вид журнала внутренних входящих документов
48
Рис. 2.8. Внешний вид журнала внутренних исходящих документов
Рис. 2.9. Внешний вид карточки документа
Рис. 2.10. Внешний вид отчета по документам за определенный период
Характеристика структуры, объема источников и частоты получения
результатной информации приведена в табл. 2.3.
49
Таблица 2.3
Характеристика структуры, объема источников и частоты получения
результатной информации
Название
Тип информации
Структура
Объем
источник
а, кбайт
Частота
получения
Внутренние
входящие
документы
Журнал
ID, Дата
регистрации,
Регистрационный
номер, Адресат,
Содержание, Статус
50 кбайт
Ежедневно
Внутренние
входящие
документы
Журнал
ID, Дата
регистрации,
Регистрационный
номер, Адресат,
Содержание, Статус
50 кбайт
Ежедневно
Карточка
документа
Информационная
форма
Тип документа, рег.
Номер, Содержание,
Дата регистрации,
Адресат, Статус,
Комментарии,
Пользователь
30 кбайт
Ежедневно
Отчет за
период
Отчет
№, Дата
регистрации, Номер
регистрации,
Название, Адресат,
Статус
35 кбайт
Ежедневно
На следующем этапе приведем характеристику программного обеспечения
системы электронного документооборота ООО «Дело».
2.3. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Система электронного документооборота ООО «Дело» размещена на
удаленном хостинге по адресу: http://j5076574.beget.tech/addoutorg.php?tipdoc=2.
Доступ к панели управления: https://cp.beget.com (логин: j5076574, пароль:
OgMbYP55). В системе электронного документооборота ООО «Дело» будут
предусмотрены основные и вспомогательные функции. К основным функциям
будут относиться «Создать», «Сохранить», «Очистить», «Печать», «Поиск».
50
К вспомогательным функциям в системе электронного документооборота
ООО «Дело» будут относиться «В архив», «Назад», «Закрыть», «Выход»,
«Сортировать».
Дерево функций в системе электронного документооборота ООО «Дело»
приведено на рис.2.11.
Рис. 2.11. Дерево функций в системе электронного документооборота ООО
«Дело»
В системе электронного документооборота ООО «Дело» будут
предусмотрены модули для регистрации документов, ведения карточки
документа, ведения учета входящих, исходящих и внутренних документов,
осуществления поиска, формирования отчетов, ведения архива и учета
пользователей.
Сценарий диалога с системой электронного документооборота ООО
«Дело» приведен на рис. 2.12.
Функции системы электронного
документооборота ООО "Дело"
Основные
функции
Создать
Сохранить
Очистить
Печать
Поиск
Вспомогательные
функции
Назад
Закрыть
Выход
Сортировать
В архив
51
Рис.2.12. Сценарий диалога с системой электронного документооборота ООО
«Дело»
2.3.2. Характеристика базы данных
Для хранения данных в системе электронного документооборота ООО
«Дело» предусмотрена база данных, характеристика таблиц которой приведена в
табл. 2.4-2.10.
Таблица 2.4
Описание структуры записей таблицы «Документы» (dellin.dokument)
Наименование
поля
Идентификатор
поля
Тип поля
Длина поля
Прочее
Код документа
idd
int
11
Ключевое
поле
Код сотрудника
ids
int
5
-
Наименование
named
varchar
45
Код типа
idkd
int
5
Дата подготовки
datepod
varchar
45
Дата и время
регистрации
datez
timestamp
Количество
страниц
kolvostr
varchar
45
Примечание
prim
varchar
45
Система электронного
документооборота ООО
"Дело"
Модуль
"Регистрация
документа"
Очистить
Сохранить
Создать
Модуль
"Карточка
документа"
В архив
Печать
Закрыть
Модуль
"Поиск"
Поиск по
номеру
Модуль
"Отчеты"
Печать
Назад
Модуль
"Архив"
Печать
Закрыть
Модуль
"Пользователи"
Создать
Очистить
Выход