49
Нельзя самовольно отключать имеющиеся средства антивирусной защиты
и применять внешние носители данных без проведения полной проверки
антивирусными средствами.
Админы ИС обязаны всегда быть готовы к опасности попадания
нелегального ПО в системы и в случае угрозы принимать ряд мер по
минимизации и предотвращению последствий.
Важно соблюдать ряд рекомендаций:
• Применять только лицензионное ПО и полный запрет на пиратский
софт.
50
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В настоящее время на рынке программной продукции предлагается
много вариантов систем электронного документооборота, написанных для
малых и крупных предприятий. Некоторые из них ориентированы на
предприятия, работающие в определенном секторе рынка товаров или
услуг, например образовательных учреждений или предприятий торговли,
туристического бизнеса. Для реализации проекта выбор проводится между
системами электронного документооборота. Данный класс ИС выбран в
связи с большим объемом документации в организации и нехваткой
времени и трудовых резервов на ее обработку [1]. Вопрос о внедрение
подобной системы встал перед руководством, когда за неустойки в
подготовке документов, заказчики начали принимать штрафные меры.
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная
система документооборота должна отвечать следующим требованиям:
Создание документов по собственным шаблонам и формам;
Дополнение системы собственными шаблонами документов;
Возможность работы с системой через Интернет;
Обновление справочников;
Создание гибких маршрутов согласования с возможностями
корректировки текста в режиме online;
Сканирование и распознавание текста;
Наличие API (Application Programming Interface) интерфейса
для интеграции с другими ИС на предприятии;
Высокий уровень безопасности;
51
Система должна так же иметь СУБД, которую специалисты
компании могли бы модернизировать собственными силами.
Соответственно, если она является собственной разработкой компании, то
на обучение специалистов уйдет немало времени и средств.
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той
или иной степени отвечают требованиям:
Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот»
Система «ЛЕТОГРАФ»
Результаты сравнения функциональных возможностей систем
приведены в таблицах. При этом используются следующие обозначения:
2 -возможность реализована
1 -реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
0 -возможность не реализована
Таблица 1.7
Сравнительный анализ существующих систем электронного
документооборота
Возможность
«Дело»
«Евфрат-
документооборот»
Система
«летограф»
Регистрация и подготовка документации
Использование
шаблонов для
подготовки
документов
2
1
2
Создание и
изменение
дополнительных
шаблонов
1
1
1
Создание графиков
и графических
1
2
1
52
документов
Сканирование
документов и
совместимость с
ПО
обеспечивающим
распознавания
образов текста
1
1
1
Проверка на
дублирование
2
2
0
Использование,
редактирование и
добавление новых
справочников и
словарей
1
2
2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание
маршрутизации
(параллельной /
последовательной)
2
2
2
Возможность
изменения
маршрутов
отправленного
документа
1
2
2
Визуальный
редактор процесса
обработки
документа
1
2
0
Автоматическая
блокировка
документа, взятого
на редактирование
2
2
0
Уведомление
сотрудников о
входящих
поступивших
задачах
2
2
2
Автоматизация
процесса приема /
отказ от поручений
к исполнению
2
1
0
53
Настройка
напоминаний и
уведомлений о
приближающихся
сроках исполнения
задачи.
1
2
2
Оперативный
контроль за
сроками
исполнения
2
2
2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность
поиска документов
2
2
2
Возможность
логического поиска
2
2
0
Наличие
генераторов
подготовки отчета
1
2
2
Получение отчетов
и справок по
исполнительской
дисциплине
2
2
2
Возможность
создания
собственных
шаблонов отчетов
в визуальном
редакторе
0
2
2
Архив электронных документов
Списание в архив
2
2
2
Поиск по архиву
2
2
2
Ведение архивов
электронных
документов
1
1
1
Ведение архивных
хранилищ
электронных
образов
документов
2
1
2
Ведение отдельной
базы документов
2
2
0
54
Обеспечение учета,
контроля движения
и сроков хранения
дел и документов в
архиве
2
2
0
Обеспечение
оптимизации
хранения данных
2
1
1
Информационная безопасность
Гибкое
разграничение прав
доступа
2
2
2
Наличие
программных
средств контроля
целостности
документа
2
1
1
Резервное
копирование баз
данных
2
2
2
Использование
средств
шифрования
1
2
2
Применение
средств
криптозащита
2
2
2
Применение
Электронно-
цифровой подписи
(ЭЦП)
1
1
2
ИТОГО:
52
55
44
Проанализировав приведенные системы можно сделать вывод:
1. Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»
Система представлена в двух вариантах:
С СУБД Microsoft SQL Server
С СУБД ORACLE
55
В зависимости от варианта очень сильно колеблется и цена
лицензии. «Дело» обладает полнофункциональными толстым клиентом. За
значимым минусом данной системы можно отметить, отсутствие
встроенных средств шифрования данных, полнофункционального
генератора отчетов, а как следствие создание своих отчетных шаблонов
невозможно без доработки системы.
2. Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот»
Система представлена с СУБД своей собственной разработки (СУБД
«НИКА»). Как и «Дело» имеет в своем составе полнофункциональные
толстый и тонкий клиенты. За минусом – не в полной мере реализована
система сканирования (необходимо устанавливать дополнительное ПО).
Помимо этого для работы с шаблонами документов так же необходимо
дополнительное ПО.В отличие от своих конкурентов «ЕФРАТ» разработал
свою СУБД, которая поставляется с системой.
3. Система «ЛЕТОГРАФ»
Данной система используется СУБД Cache. Представлена эта
система с полнофункциональным толстым и WEB-клиентом. Из значимых
минусов можно отметить то, что данная система разрабатывается в
индивидуальном порядке под заказчика, сроки такой разработки не
регламентированы и зачастую могут занимать крайне много времени.
Помимо этого фирма - разработчик не предоставляет демо-версии своей
программы для ознакомления. Клиент может ознакомиться лишь с теми
функциональными возможностями будущей системы, которые
представлены на официальном сайте, но при этом фирма – разработчик
останавливается на индивидуальном подходе к каждому клиенту, в этот
подход входит и ценовые показатели, которые, к слову сказать, достаточно
высоки (таблица 1.5.).
56
Таблица 1.8
Стоимость лицензий систем электронного документооборота
Кол-во
лицензий
«Дело»
(microsoft sql
server –
oracle)
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
5
47500-67000
34500
45000
20
180000-
258000
110000
180000
50
435000-
625000
225000
450000
100
800000-
1190000
375000
900000
Стоимость однопользовательской лицензии на используемый СУБД:
Cache (разработчик InterSystems)– 125-1100$
Oracle Database (разработчик Oracle)– 150-520$
Microsoft SQL Server 2005 (разработчик Microsoft) - 500$
Исходя как из функциональных показателей так и из цены продуктов
можно сделать вывод. Система «ЕФРАТ-Документооборот» удовлетворяет
практически всем требованиям, но имея СУБД своей собственной
разработки, не может быть подвергнута доработке и изменениям. В связи,
с чем данные продукт не подходит. Проведенный анализ показывает, что
ни одна из них в полной мере не отражает потребности предприятия, не
учитывает правила ведения внутреннего документооборота ООО МК
«НАКФФ», установленного стандартами предприятия, и, как следствие,
нуждается в доработке. Доработка рассматренных систем может быть
связана со значительными финансовыми затратами, в связи с чем покупка
или доработка готовой системы должна быть признана нецелесообразной.
57
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Выбор стратегии автоматизации, один из важнейших этапов всей
предпроектной подготовки. Из-за неверного выбора внедряемая система
может не только не приносить достаточной прибыли, но и наоборот,
замедлить производство.
Понятие стратегии автоматизации включает в себя следующие
базовые принципы [2]:
цели: области деятельности предприятия и
последовательность, в которой они будут автоматизированы;
способ автоматизации: по участкам, направлениям,
комплексная автоматизация;
долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии;
ограничения: финансовые, временные и т.д.
процедура управления изменениями плана.
К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при
выборе стратегии автоматизации задачи документооборота ООО МК
«НАКФФ», относятся следующие:
финансовые,
временные,
ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора,
технические.
Обычно к ограничениям, связанным с человеческим фактором и его
влиянием относят следующие:
Особенности трудового законодательства и рынка труда,
Отношение самого персонала к процессам автоматизации.
Сегодня можно выделить две главные стратегии оптимизации: это
подгонка уже созданного программного продукта под определенный
бизнес-процесс или полная реорганизация бизнес-процесса и
58
автоматизация уже упрощенной структуры. Сам выбор стратегии
оптимизации чаще всего зависит от перспектив развития организации-
заказчика, а также экономических возможностей компании.
Помимо этого, существует несколько стратегий оптимизации, а
именно:
1) Кусочная (хаотичная) автоматизация, которая представляет из
себя один из самых неэффективных методов инвестирования средств для
подъема компании. Под самой автоматизацией обычно понимают
отсутствие плана дальнейшего развития и создания. И такой подход
обычно характеризуют сиюминутные внедрения информационных
технологий, которые очень часто не соответствуют реальным
потребностям бизнеса. И в таком случае само предприятие получит
прикладную систему, но ее стоимость будет сопоставима в качественным
комплексным решением. Выбирать данную стратегию можно лишь в том
случае, если нужно сэкономить средства и время на внедрение системы.
Но все дальнейшие шаги к модернизации будут стоить значительно
дороже и станут нерациональными и экономически невыгодными.
2) Другой вид автоматизации – по участкам. Она предполагает
обновление отдельных производственных или управленческих линий,
которые сопоставимы по функциональным особенностям. Данный метод
применяется в том случае, если у компании нет лишних средств на
автоматизацию в полном объеме, а выбранные участки дают хороший
экономический рост, поэтому применяется она часто на производственных
участках.
3) Третий вид – автоматизация по направлениям, которая
предполагает полную автоматизацию отдельных видов деятельности
компании. Основной отличительной особенностью от автоматизации по
участкам является тот факт, что вся деятельность предполагает охват
абсолютно всех подразделений и служб, задействованных в