22
Рисунок 7. Декомпозиция бизнес-процесса «Проведение аттестаций
сотрудников»
Как видно из рисунка 7, в результате декомпозиции бизнес-процесса
«Проведение аттестаций сотрудников» были выделены следующие подзадачи:
- подготовка издания приказов о проведении аттестации с получением
приказа о проведении аттестации;
- ознакомление сотрудников с новыми изменениями в работе
предприятия;
- проведение аттестации с получением итогов;
- учет результатов аттестации посредством внесения изменения в
трудовые книжки и формирования документов с результатами аттестации.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
23
Обоснуем экономическую целесообразность и сформулируем общие цели
использования вычислительной техники для автоматизации работы службы
управления персоналом ООО «Норма». Схема документооборота по приему
персонала приведена на рисунке 8.
Рисунок 8. Схема документооборота по приему персонала
Как видно из рисунка 8, на первоначальном этапе производится
заключение трудового договора с работником и его утверждение генеральным
директором.
На следующем этапе инспектор службы управления персоналом ООО
«Норма» подготавливает приказ на прием работника в соответствии с
утвержденным трудовым договором и производит утверждение приказа на
прием работника у генерального директора. Сформированные приказы за
определенный период времени передаются в архив.
Схема документооборота по кадровому учету ООО «Норма» приведена
на рисунке 9.
Приказ на прием
работника
Генеральный директор
1. Заключение
трудового
договора с
работником
2. Подготовка
приказа на прием
работника
Трудовой договор
Подписанные
приказы на прием
работников
(оригинал)
Приказ на прием
работников
Инспектор службы
управления
персоналом
3. Утверждение
приказа на
прием работника
Трудовой договор
Архив
24
Рисунок 9. Схема документооборота по кадровому учету
Как видно из рисунка 9, на первоначальном этапе инспектор по
управлению персоналом ООО «Норма» заполняет личную карточку работника,
а затем передаёт ее главному бухгалтеру. На основании заполненной личной
карточки работника инспектором службы управления персоналом и главным
бухгалтером формируется приказ о предоставлении отпуска работнику с
утверждением его у генерального директора.
Приказ о
предоставлении
отпуска работнику
Главный бухгалтер
1. Заполнение
личной карточки
работника
2. Подготовка
приказа
предоставлении
отпуска работнику
Личная карточка
работника
Подписанные
приказы о
предоставлении
отпуска
Инспектор службы
управления
персоналом
3. Утверждение
приказа о
предоставлении
отпуска
работнику
Личная карточка
работника
Генеральный
директор
Приказ о
предоставлении
отпуска работнику
Архив
4. Внесение
изменений в
личную карточку
работника
Личная карточка
работника
5. Подготовка
Приказа об
отправке
работника в
коммандировку
Приказ об отправке
работника в
коммандировку
6. Утверждение
приказа об
отправке
работника в
коммандировку
Приказ об отправке
работника в
коммандировку
Подписанные
приказы об отправки
работника в
коммандировку
7. Внесение
изменений в
личную карточку
работника
Личная карточка
работника
8. Подготовка
Приказа об
увольнении
работника
9. Утверждение
Приказа об
увольнении
работника
10. Внесение
изменений в
личную карточку
работника
Приказ об
увольнении
работника
Приказ об
увольнении
работника
Подписанные
приказы об
увольнении
персонала
Личная карточка
работника
25
Сформированные приказы о предоставлении отпуска работникам за
определённый период передаются в архив. Также изменения вносятся в личную
карточку инспектором по управлению персоналом.
В случае отправления работника в командировку инспектором по
управлению персоналом подготавливается приказ об отправке работника в
командировку с последующим его утверждением у генерального директора и
внесением изменений в личную карточку работника. Подписанные приказы об
отправке работников в командировку за определенный период времени
передаются в архив.
В случае увольнения работника инспектор по управлению персоналом
подготавливает приказ об увольнении работника с последующим его
подписанием у генерального директора и внесением изменений в личную
карточку работника. Подписанные приказы об увольнении персонала за
определённый период передаются в архив.
Схема документооборота по формированию штатного расписания
приведена на рисунке 10.
Рисунок 10. Схема документооборота по формированию штатного расписания
Как видно из рисунка 10, на первоначальном этапе инспектором службы
управления персоналом подготавливаются штатное расписание и приказ на
утверждение штатного расписания. Затем генеральный директор утверждает
Приказ на
утверждение
Штатного расписания
Действие
Генеральный директор
1. Подготовка
Штатного
расписания
2. Подготовка
Приказа на
утверждение
штатного
расписания
Штатное расписание
Подписанные
приказы на
утверждение
штатного расписания
Приказ на
утверждение
Штатного расписания
Инспектор службы
управления
персоналом
3. Утверждение
приказа и
штатного
расписания
Архив
Штатное расписание
26
приказ на штатное расписание и штатное расписание. Сформированные
штатные расписания за определенный период времени передаются в архив.
Схема документооборота по табельному учету ООО «Норма» приведена
на рисунке 11.
Рисунок 11. Схема документооборота по табельному учету
Как видно из рисунка 11, инспектором службы управления персоналом
ООО «Норма» на первоначальном этапе подготавливается табель рабочего
времени с внесением изменений в личную карточку работника. Далее
подготовленный табель рабочего времени передаётся руководителю
структурного подразделения, который его заполняет.
Заполненный табель рабочего времени передается инспектору
управления персоналом, затем утверждается руководителем структурного
подразделения, подписывается работником. Заполненные табели за
определенный период времени хранятся в архиве.
Личная карточка
работника
Действие
Руководитель
структурного
подразделения
1. Подготовка
Табеля рабочего
времени
2. Выбор
работника и
структурное
подразделение
Табель рабочего
времени
Табель рабочего
времени
Табель рабочего
времени
Инспектор службы
управления
персоналом
3. Заполнение
табеля рабочего
времени
Работник
4. Утверждение
табеля рабочего
времени
Табель рабочего
времени
Табель рабочего
времени
Архив
Заполненные табели
рабочего времени
27
На следующем этапе выполним расчёты для оценки потоков информации.
Оценка потоков информации по управлению персоналом в ООО «Норма»
приведена в таблице 2.
Таблица 2
Оценка потоков информации по управлению персоналом в ООО «Норма»
Документ
Объем в
документе,
кбайт
Трудовые
затраты на
обработку
документа за
год, мин
Частота
возникновения
Трудовой договор
10
30
Каждый
квартал
Приказ на прием
работника
12
45
Каждый
квартал
Личная карточка
работника
22
1200
Каждый год
Приказ о предоставлении
отпуска работнику
15
35
Каждый год
Приказ об отправке
работника в командировку
12
40
Ежемесячно
Приказ об увольнении
работника
13
45
Каждый
квартал
Штатное расписание
20
500
Каждый год
Приказ на утверждение
Штатного расписания
10
300
Каждый год
Табель рабочего времени
22
200
Каждый месяц
На основании выполненной оценки потоков информации по управлению
персоналом в ООО «Норма» можно сделать выводы, что наибольшую
трудоемкость создает заполнение личной карточки работника, штатного
расписания и табеля рабочего времени.
Поскольку процесс управления персоналом в ООО «Норма» в настоящее
время не автоматизирован, то это приводит к следующим недостаткам:
- наблюдаются ошибки при составлении документов;
- высокая трудоемкость заполнения личной карточки работника и не
систематизация информации;
28
- низкая оперативность принятия решений по обновлению фонда оплаты
труда из-за недостатка времени на выполнение повторных расчетов и выборе
различных сценариев;
- несовершенство процессов совместной работы с документами по
управлению персоналом.
В случае разработки автоматизированной системы управления
персоналом для ООО «Норма» планируется снизить трудовые затраты на
обработку документов.
Оценка потоков информации по управлению персоналом в ООО «Норма»
в случае разработки автоматизированной системы по управлению персоналом
приведена в таблице 3.
Таблица 3
Оценка потоков при автоматизации системы управления персоналом
в ООО «Норма»
Документ
Объем в
документе, кбайт
Трудовые
затраты на
обработку
документа за
год, мин
Частота
возникновения
Трудовой договор
10
1
Каждый квартал
Приказ на прием
работника
12
2
Каждый квартал
Личная карточка
работника
22
40
Каждый год
Приказ о
предоставлении отпуска
работнику
15
3
Каждый год
Приказ об отправке
работника в
командировку
12
2
Ежемесячно
Приказ об увольнении
работника
13
4
Каждый квартал
Штатное расписание
20
50
Каждый год
Приказ на утверждение
Штатного расписания
10
2
Каждый год
Табель рабочего
времени
22
20
Каждый месяц
29
Таким образом, разработка автоматизированной системы управления
персоналом для ООО «Норма» целесообразна, поскольку она позволит снизить
трудовые затраты на обработку документов по управлению персоналом.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Политика информационной безопасности ООО «Норма» определяет цели
в области защиты персональных данных и информационной безопасности и
включает в свой состав: правила, требования, руководящие принципы в области
защиты данных.
Основной целью политики информационной безопасности ООО «Норма»
является обеспечение эффективной работы аппаратного и программного
обеспечения. Общее руководство и обеспечение информационной безопасности
и защиты данных осуществляет генеральный директор ООО «Норма». Он
отвечает за реализацию мероприятий по защите данных и контролирует
соблюдение требований информационной безопасности работниками.
Руководители структурных разделение ООО «Норма» несут
персональную ответственность за выполнение требований Политики
безопасности. В свою очередь, сотрудники предприятия должны соблюдать
порядок при работе с конфиденциальной информацией, носителями ключевой
информации и другой конфиденциальной информации.
Политика информационной безопасности
16
:
- содержит правила по защите информационных активов от
противоправных действий злоумышленников;
- позволяет снизить информационные риски безопасности и ошибочные
действия персонала при работе с персональными компьютерами.
Риск аварий и технологические сбои зависят от текущего состояния
программного и аппаратного обеспечения, надежности системы
16
Бабаш А. В. Информационная безопасность. История защиты информации в России: учеб. пособие / А. В.
Бабаш. – М.: КДУ, 2016. – С.94
30
энергообеспечения, квалификации персонала и его реакции в случае
возникновения нештатной ситуации
17
.
В состав Политики информационной безопасности входит стратегия
защиты данных ООО «Норма», которая основана на реализации мероприятий,
позволяющих нейтрализовать существующие атаки и угрозы для технического
и программного обеспечения и свести к минимуму возможные потери в случае
возникновения ошибочных действий персонала.
К основным задачам Политики безопасности относятся:
- характеристика существующей системы информационной безопасности
ООО «Норма»;
- детализация политики антивирусной защиты;
- ведение учетных записей;
- предоставление доступа к информационным ресурсам;
- защита автоматизированных рабочих мест;
- использование паролей;
- определение порядка сопровождения информационной системы
предприятия.
Политика безопасности применяется всеми структурными
подразделениями ООО «Норма» и обязательна к восполнению. Политика
безопасности утверждена генеральным директором ООО «Норма».
Предприятие ежегодно ведёт обновление политики безопасности. В
процессе внесения изменений в политику безопасности участвуют генеральный
директор и начальник отдела информационных технологий
18
.
К основным принципам обеспечения безопасности в ООО «Норма»,
отражённым в Политике безопасности относятся:
- ведение постоянного анализа информационной системы предприятия с
целью выявления угроз, атак и уязвимостей;
17
Петренко В.И. Защита персональных данных в информационных системах: учеб. пособие/ В.И. Петренко. –
Ставрополь: Северо-Кавказский федеральный университет, 2016. – С.77
18
Баранова Е.К. Информационная безопасность и защита информации: учеб. пособие / Е. К. Баранова. – М.:
РИОР, 2016. – С.108
31
- разработка и внедрение защитных мероприятий и средств, позволяющих
своевременно нейтрализовать существующие уязвимости, угрозы и атаки;
- контроль выполнения принимаемых защитных мер;
- использование средств безопасности.
Правовой основой Политики информационной безопасности ООО
«Норма» являются законодательные акты, в которых определены права и
ответственность граждан в области безопасности, а также - нормативные
стандарты и правила.
К защищаемым информационным ресурсам ООО «Норма» относятся:
- конфиденциальная информация в соответствии с Федеральным законом
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- публичная информация, которая получается из средств массовой
информации, сети Интернет и предназначена для размещения на внешних
ресурсах;
- открытая информация, полученная от поставщиков, подрядчиков,
партнеров организации;
- локальные документы, имеющие конфиденциальный характер;
- информация с ограниченным доступом, к которой имеют доступ только
генеральный директор и главный бухгалтер.
В состав конфиденциальной информации входят персональные данные
работников предприятия, печать предприятия, лицензия на осуществление
деятельности, заключенные договоры с поставщиками, подрядчиками и
деловыми партнерами
19
.
Для обеспечения защиты конфиденциальной информации в ООО
«Норма» реализуются следующие мероприятия:
- определяется порядок работы с документами, в которых содержится
конфиденциальная информация;
- издается приказ, в котором приводится круг лиц, имеющих доступ к
конфиденциальной информации;
19
Белов С.В. Безопасность: учеб. пособие / С. В. Белов. – М.: Издательство Юрайт, 2016. –С.93