21
Автоматизация бизнес процессов методического отдела Московского
техникума космического приборостроения проводится с целью:
минимизации затрат на подготовку отчетов по движению студентов;
обеспечения доступности отчетов с исключением временного
фактора трудозатрат специалиста на его составление;
исключения рутинных операций, отвлекающих ресурс специалиста,
таких как: заполнение форм документов, контроль над комплектностью
документов, поиск нужных форм на бумажном носителе, ксерокопирование, пр.;
повышения оперативности принятия решения по студентам;
минимизации времени на проверку отчетов по показателям качества
образования и выполнения требований государственных образовательных
стандартов;
оптимизации всех процессов в методическом отделе;
сокращение издержек на непроизводственные операции.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Для описания бизнес модели по деятельности техникума по подготовке
отчетов о движении студентов использовалась графическая нотация IDEF0
(методология функционального моделирования), предназначенная для
формализации и описания бизнес-процессов. В IDEF0 рассматриваются
логические отношения между работами.
Для того, что бы провести моделирование деятельности, необходимо
рассмотреть характеристику и порядок движения информационных потоков
техникума по работе с информацией о движении студентов.
Информация об абитуриенте попадает в базу данных по абитуриентам, это
в первую очередь входная анкетная информация (фамилия, имя, отчество, адрес,
условия поступления, специальность и т.д.), после успешной сдачи
вступительных экзаменов (или наличия различных льгот), информация о
поступивших студентах передаётся в базу данных по студентам. В ней отражается
состояние успеваемости студента, академические долги. Информация о ко-
личестве студентов в группах, количестве групп, попадает в учебно-методический
сервер, для составления учебного расписания. Готовая информация попадает на
22
кафедры в виде составленных расписаний, как для студентов, так и для
преподавателей.
База данных по студентам. Это программный продукт выполненный на
основе СУБД SQL Server. Входящей информацией для неё, является информация
о поступлении студентов, передаваемая из базы данных по абитуриентам. В базе
по студентам ведётся медицинский учёт, осуществляемый медиком; воинский
учёт, осуществляемый отделом по работе с персоналом; методический отдел
вносит данные о студентах, группах, дисциплинах, успеваемости, академических
задолженностях. Выходной информацией считается: списки групп, задолжников,
приказы об отчислении, переводе на другой курс, специальность.
Учебно-методический сервер, используя информацию из базы по
студентам, используя данные об учебных планах, рабочих программах,
составляет учебное расписание, графики учебных процессов.
Отдельно в методическом отделе производится подготовка отчетности по
движению студентов и мониторинг образовательных услуг на соответствие
качеству и стандартам.
Работа методического отдела по подготовке отчетов по движению
студентов заключается в формировании отчетов по следующим параметрам:
характеристика групп студентов;
итоги учебной деятельности каждого студента;
итоги учебной деятельности студентов в целом по специальностям и
группам;
состав групп по специальностям;
список обучающихся, готовящихся к отчислению, отчисленных
студентах;
список выпускников и допущенных студентов к государственной
аттестации;
список студентов по категориям обучения;
списки должников по оплате;
формирование списков по дополнительному образованию.
Оценка качества образовательных услуг и подготовке отчетов по
деятельности техникума заключаются в формировании отчетов:
23
итоги образовательной деятельности в разрезе специальности, групп,
направлений дополнительного образования.
анализ результатов образовательной деятельности студентов за
каждый отчетный период, а также текущая деятельность.
Руководитель образовательного учреждения оценивает достижения через
всю совокупность деятельности образовательного учреждения для улучшения
качества образования. Руководство и наблюдательные органы (наблюдательные
советы) оценивают деятельность управления ресурсами, персоналом с точки
зрения их оптимального использования. Оценка деятельности преподавателей
предполагает создание дальнейших советов и рекомендаций по результатам
отчетов.
Моделирование бизнес-процессов необходимо для выявления текущих
проблем на предприятии и предвидения будущих. Моделирование деловых
процессов, как правило, выполняется с помощью CASE-средств [1].
Моделирование предметной области будет выполнено при помощи CASE-
средства AllFusion ERwin Data Modeler. Данная программа поддерживает три
методологии моделирования:
функциональное моделирование (IDEF0);
описание бизнес-процессов (IDEF3);
диаграммы потоков данных (DFD).
IDEF0 (Function Modeling) – методология функционального моделирования
и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-
процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на
соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения
между работами, а не их временная последовательность [29].
Для моделирования бизнес-процессов производится построение модели
IDEF0 деятельности по подготовке отчетов по движению студентов.
Далее проводится ее декомпозиция на процессы, которые подразумевают
выполнение отдельных работ.
И на 2 уровне декомпозиции производится описание деятельности по
процессам и информационным потокам.
24
Рассмотрена деятельность всех подразделений техникума, которые
работают с данными по студентам на разных этапах подготовки студентов, а
также их оформления и взаимодействия с администрацией техникума. Вся
информация о жизни студента, как учащегося в техникуме обязательно
учитывается.
Диаграмма IDEF0 деятельности техникума по подготовке отчетов по
движению студентов представлена на рисунке 1.5.
Рис. 1.5 IDEF0 диаграмма деятельности техникума по подготовке документов по
движению студентов
На основании выполненной модели строится декомпозиция первого уровня
– рисунок 1.6.
Данная модель содержит информацию о процессах, выполняемых в рамках
учета данных о движении студентов. Деятельность техникума по подготовке
отчетов по движению студентов состоит из следующих этапов:
А1 Составление планов обучения;
А2 Прием абитуриентов;
А3 Зачисление студентов;
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятельность по подготовке
документов по движению студент ов в МТКП
МГТУ им ени Н.Э. Баумана"
21.01.2018
01.02.2018
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность по подготовке документов по
движению студентов в МТКП МГТУ имени Н.Э.
Баумана"
A-0
Данные по абитуриентам
Данные по студентам
Данные по преподавателям
Данные по группам и потокам
И нформация о поступлении денежных средств
Счета на оплат у и данные по расходам
Директор
Методист
Заместитель по учебной работе
Списки групп
Учебный план
Расписание
Отчет по студентам
Списки абитуриентов
Норм ативные
акты РФ
Стандарты и ГОСТ
РФ в образовнаии
Должностные
инструкции
сотрудников
Устав техникума и
локальные
нормат ив ные акты
Главный
бухгалтер
Даныне по выплат ам и заработной плате
Данные по стандартам
Данные по дисциплинам
Отчет по успеваемости
Финансово-экономические документы
Отчет по качеству образов ания
И С "Подготов ки
отчетов по
движ ению
ст удентов"
00р.
Деятельность по подготовке докум ентов
по движению студентов в МТКП МГТУ имени Н.Э. Баумана"
Цель: Проектирование И С
Точка зрения: Проектировщик ИС
25
А4 Финансовая деятельность;
А5 Проведение обучения;
А6 Подготовка отчетов по движению студентов.
Результатом работы методического отдела являются документы о статусе
студента, а также отчетность по всем студентам и группам.
Рис. 1.6 Декомпозиция диаграммы IDEF0 деятельности по подготовке
документов по движению студентов
На каждом этапе учета данных об учебном процессе студента формируются
приказы, распоряжения по студентам. Переводы на следующий курс, приказы о
проведении аттестации, приказы об отчислении и прочее. Обучение студента в
техникуме регулируется документами, на основании которых в дальнейшем
формируются отчеты.
Также одним из главных критериев обучения студента является его
академическая успеваемость, которая является одним из критериев отчета по
мониторингу качества образования.
Результатом каждого функционального процесса является отчет о
движении студентов по тем или иным критериям.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятельность по подготовке
документов по движению студент ов в МТКП
МГТУ им ени Н.Э. Баумана"
21.01.2018
01.02.2018
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность по подготовке документов по
движению студентов в МТКП МГТУ имени Н.Э.
Баумана"
A0
Директор
Норм ативные акты РФ Стандарты и ГОСТ РФ в образовнаии
Методист
Главный бухгалт ер
Должностные
инструкции
сотрудников
Устав техникума и
локальные
нормат ив ные акты
Заместитель
по учебной
работе
Данные по
ст андартам
Отчет по
успеваемости
Данные по абитуриентам
Отчет по студентам
Данные по студентам
Расписание
Данные по
преподавателям
Учебный план
Данные по группам и потокам
Списки абитуриентов
Списки групп
И нформация о поступлении
денежных средств
Счета на оплат у и данные по расходам
Отчет по качеству
образования
Даныне по выплат ам и заработной плате
Данные по дисциплинам
Финансово-экономические документы
И С "Подготов ки отчетов
по движению студентов "
10р.
Состав ление планов
обучения
20р.
Прием
абитуриентов
30р.
Зачисление
ст удентов
40р.
Финансовая
деятельность
50р.
Проведение
обучения
60р.
Подготов ка отчетов
по движению студентов
26
Итоговая подготовка отчетов, подразумевает формирование отчетов по
движению студентов в целом за указанный период, а также формирование отчетов
по качеству образования.
Для этого более подробно рассматривается этап А6 «Подготовка отчетов по
движению студентов» подразделяется на под этапы:
А6.1 Рассмотрение показателей оснащенности;
А6.2 Рассмотрение общих показателей;
А6.3 График отчетов;
А6.4 Дополнительное образование, рисунок 1.7.
Рис. 1.7 Декомпозиция 2-го уровня диаграммы IDEF0 подготовки до по
движению студентов
Исходя из рассмотрения модели по подготовке отчетов о движении
студентов необходимо разработать и внедрении программного обеспечения
автоматизирующее подготовку документов по движению студентов в МТКП
МГТУ имени Н.Э. Баумана». Для этого необходимо реализовать
информационную систему, которая будет выполнять подготовку документов и
отчетов по движению студентов.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятельность по подготовке
документов по движению студент ов в МТКП
МГТУ им ени Н.Э. Баумана"
21.01.2018
01.02.2018
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Подготовка отчетов по движению студентов
A6
Список отчетов и
показателей
Стандарты и ГОСТ РФ в образовнаии
Заместитель по учебной работе
Данные по дисциплинам
Учебный план
Отчет по качеству
образования
Данные по
преподавателям
Отчет по
успеваемости
Методист И С "Подготов ки отчетов по
движ ению ст удентов"
Отчет по студентам
10р.
Рассмотрение
показателей
оснащенности
20р.
Рассмотрение общих
показателей
30р.
График отчетов
40р.
Дополнительное
образование
27
Необходимо разработать программное обеспечение позволяющее
автоматизировать деятельность методического отдела, а именно вести учет
операций по изменению статуса студентов, движению студентов, информацию по
качеству образования, обеспеченности обучения для формирования отчетности.
Программное обеспечение должно вести учет всех операций и располагать
необходимой информацией - то есть вести собственную базу данных (БД) [4].
Автоматизация подготовки документов по движению студентов в МТКП
МГТУ имени Н.Э. Баумана» с применением базы данных для хранения
информации значительно упростит и облегчит работу сотрудникам
методического отдела, позволит уменьшить количество бумажных документов и
время на их подготовку [25].
Основные виды операций, которые должны выполняться в ИС «Подготовка
документов по движению студентов»:
1. Поступление студентов.
2. Переводы студентов.
3. Отчисления студентов.
4. Выпуск студентов.
5. Оплата обучения.
6. Оценка качества образовательных услуг предоставленных
техникумом.
7. Формирование отчетов по движению студентов.
8. Формирование отчетности по установленной форме по качеству
образования.
В программном обеспечении ИС «Подготовка документов по движению
студентов» должны быть реализованы функции:
– ввод справочной информации о специальностях, группах,
направлениях образования;
– ввод оперативной информации о поступлении, отчислении,
переводах, выпуске студентов;
– формирование данных по показателям деятельности;
– печать документов и отчетов;
– получение списков студентов [7].
28
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
При выполнении операций по подготовке отчетов по движению студентов
необходимо выполнять ряд операций по учету различных документов связанных
с возникновением или прекращением права студента обучаться в техникуме.
Основными документами, регулирующими данную деятельность являются
приказы. При использовании средств автоматизации данной деятельности, по
учету параметров движения студентов для подготовки отчетов будет тратиться
меньше времени [7].
Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду
использования ИС «Подготовка документов по движению студентов» и
правильность использования вычислительных систем. В таблице 1.5 приведены
показатели объёма информационных потоков.
Таблица 1.5
Характеристики объёма информационных потоков
Наименование документа
Частота
возникновения,
раз/год
Трудовые затраты
на обработку
одного документа,
чел.-час/док.
Трудовые затраты
на обработку
документа в год,
чел.-час/год
Поступление студентов
12
6
72
Отчисление студентов
12
6
72
Отчет по студентам
300
0,5
150
Перевод студентов
300
0,2
60
Выпуск студентов
300
0,2
60
Итог
15
414
В среднем оплата сотрудника методического отдела составляет 170 руб./ч.
Следовательно, стоимость составление отчета остаткам за день составит 170
руб./ч. * 60 ч. = 10200 руб.
При использовании ИС «Подготовка документов по движению студентов»,
время, потраченное на формирование отчета по остаткам, составит 0,1 часа. В год,
данная операция будет занимать 30 ч. Следовательно, стоимость в год составит:
170 руб./ч. * 30 ч. = 5100 руб.
29
Использование информационной системы «Подготовка документов по
движению студентов» при оформлении документов дает положительный
экономический эффект по оплате труда и увеличивает производительность труда.
Для представления последовательности выполнения операций по подготовке
документов по движению студентов необходимо рассмотреть схему
документооборота. Схема документооборота представлена на рисунке 1.8.
Подготовка дкументов по движению студентов
Методист
Начальник
методического
отдела
Зам. директора по
учебной работе
Директор
Поступление студентовПеревод студентов
Отчисление
студентов
Выпуск студентов
Приказ о
зачислении
Отчет о переводах
Подготовка
приказа на
отчисление
Подготовка
приказа на
зачисение
Отчет по качеству
образования
Подготовка
приказа о
переводе
Список на перевод
Приказ о выпуске
студентов
Приказ на
отчисление
Отчет по
зачисленным
студентам
Приказ о переводе
Списки на
отчисление
Отчет по выпуску и
результатам
деятельности
Рис. 1.8 Схема документооборота по подготовке документов по движению
студентов
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Специалисты ИТ отдела непосредственно осуществляют деятельность по
защите информации. В их обязанности входит утверждение документов по
защите информации, разработка и утверждение стратегии управления рисками,
контроль выполнения процедур системы защиты информации, оценка
эффективности функционирования системы управления информационной
30
безопасностью. Процесс защиты информации инициируется руководством
техника и возлагается на структурных руководителей.
Руководитель инициирует ревизию информационных активов в
организации, основные направления проверки: обработка персональных данных,
защита конфиденциальной информации и локально-вычислительной сети,
использование программного обеспечения.
Требования наиболее актуальных на данный момент стандартов
информационной безопасности указывают на необходимость решения вопросов
инвентаризации информационных активов, а также идентификации и
оптимизации потоков передачи информации и мест и способов ее хранения и
обработки [6].
МТКП МГТУ имени Н.Э. Баумана» использует информацию, которую
необходимо защищать по требованию законодательства (персональные данные),
технические данные функционирования непосредственно МТКП МГТУ имени
Н.Э. Баумана», информация, относящаяся к коммерческой тайне.
Физическая защита предприятия включает:
контроль доступа к объекту учебным и административным
помещениям;
система видеонаблюдения и датчиков движения;
пропускная система доступа;
защита технических помещений.
Физические средства защиты применяются для решения следующих задач:
охрана территории техникума и наблюдение за ней;
охрана зданий, внутренних помещений и контроль за ними;
охрана оборудования в компьютерных классах;
осуществление контролируемого доступа к информационной
системе.
Для защиты информации от внешних угроз в МТКП МГТУ имени Н.Э.
Баумана» используется межсетевой экран – программный и аппаратный
маршрутизатор, совмещённый с firewall. Эта система позволяет осуществлять
фильтрацию пакетов данных.