31
В организации повсеместно используется антивирусная защита Kaspersky
Endpoint Security 10 на каждом рабочем компьютере сотрудников и в учебных
классах.
В компании также имеются нормативно-правовые и организационно-
распорядительные документы такие как:
1. положение о порядке обработке и защите персональных данных с
использованием ИС и без применения ИС.
2. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения,
сконфигурированного персонального для МТКП МГТУ имени Н.Э. Баумана».
доступ к персональным данным сотрудников МТКП МГТУ имени
Н.Э. Баумана».
3. Регламент работы с вычислительными и информационными
ресурсами на территории техникума.
4. Регламенты использования сети Internet, электронной почты МТКП
МГТУ имени Н.Э. Баумана» [25].
Используемое оборудование защиты и программного обеспечения
обеспечивающего защиту данных обязательно проходит сертификацию ФТЭК.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Большое количество студентов, а также большое количество данных,
которые подлежат учету и описание движения студентов техникума приводит к
усложнению выполняемых задач при подготовке отчетности. Как правило,
подготовка отчетности занимает много рабочего времени методистов. Для
решения задач автоматизации управления студентами и подготовки отчетности
можно использовать множество программ, и у каждой есть свои плюсы и минусы.
Каждая программа использует определенный тип базы данных, для хранения
информации, технологическую платформу, и каждая внедряется в
32
информационное пространство учебного заведения по определенной схеме и по
собственным правилам.
Каждое программное решение рассматривается сточки зрения ее
применимости для решения задачи предметной области, а также ее
функциональными возможностями и минимальными требованиями к
размещению в образовательном учреждении.
Система управления учебным процессом «Магеллан» включает в себе
различные возможности гибкой и простой настройки в соответствии с
установленными требованиями конкретного учебного заведения и
происходящего в нем учебного процесса. Система может быть внедрена в рамках
конкретного образовательного учреждения, для этого используется
унифицированная архитектура и комплексный подход к автоматизации.
Система состоит из нескольких контуров (функциональных блоков) для
решения задач конкретных подразделений:
1. Контур управления учебным процессом.
2. Контур управления административной деятельности.
3. Контур управления хозяйственной частью.
4. Сервисные модули настройки.
Каждый контур подразумевает автоматизацию деятельности отдельных
подразделений и направлений деятельности.
В контур управления учебным процессом входит решение следующих
задач:
управление студентами;
формирование расписания;
управление учебными программами и планами;
электронные журналы успеваемости;
расчеты по оплате со студентами.
отдел кадров.
Контур управления административной деятельности включает в себя
решение задач по управлению:
операционной деятельностью образовательного учреждения;
ведению документооборота;
33
ведение договорной работы и пр.
Контур управления хозяйственной частью предназначен для решения задач
управления библиотекой, управления имуществом организации, учета фондов
организации.
Комплексная информационная система «Университет» - это открытое
модульное решение для автоматизации деятельности высших учебных заведений.
Система имеет модульную структуру, что позволяет использовать ее как
целиком, так и отдельно только необходимые ее модули. Так как в большинстве
образовательных учреждений уже реализована автоматизация тех или иных
функций управления образовательным или учебным процессом, система
позволяет выполнять процедуру интеграции. Интеграционные возможности
системы позволяют реализовать эффективный и управляемый обмен данными
между существующими информационными системами и модулями КИС
«Университет» через сервисную шину.
Описание модулей системы:
научная деятельность;
аспирантура;
учебный процесс образовательной организации;
абитуриенты учреждения;
портал ВУЗа;
документооборот ВУЗа;
кадры;
интеграционный модуль.
Система за счет модульности может быт внедрена для решения
узконаправленных задач.
Решение «Галактика Управление Вузом» разработано на базе платформы
корпоративной системы Галактика ERP. Данная система представляет собой
современное комплексное ИТ-решение для осуществления информационной
поддержки эффективного управления учебным процессом и всей финансово-
хозяйственной деятельностью вуза.
Решение «Галактика Управление Вузом» учитывает требования
законодательства Российской Федерации к отраслевой информационной системе
34
в сфере образования и соответствует концепции создания интегрированной
автоматизированной информационной системы Министерства образования РФ.
Система позволяет решать следующим функции управления
образовательным учреждением:
осуществлять эффективное планирование учебного процесса
объединить основные подразделения вуза в единую
информационную среду;
уменьшить объем бумажного документооборота, снизить
трудоемкость процессов обработки и получения данных;
обеспечить контроль и управление финансовыми и кадровыми
ресурсами;
обеспечить ввод, хранение и обработку информации об
образовательном процессе, и подготовку отчетности;
обеспечить своевременное оперативное формирование
управленческой отчетности для руководства вуза в необходимой степени
детализации.
На основании информации о готовых решениях необходимо рассмотреть и
сравнить все имеющиеся характеристики существующих программных средств, и
сделать выбор в пользу какого-либо решения, или обосновать невозможность
применения существующих решений.
Сравнение готовых аналогов программ управления деятельностью
образовательного учреждения производится по технологическим возможностям,
системным требованиям, пользовательским и ценовым критериям. В результате
необходимо определить программный продукт, которым может быть применен в
техникуме для автоматизации деятельности по подготовке отчетности по
движению студентов.
Сравнение готовых решений представлено в таблице 1.5.
Таблица 1.5
Сравнительная характеристика готовых решений автоматизации продаж
Характеристика
Система
«Магеллан»
КИС
«Университет»
Галактика
Управление Вузом
Лицензия
Платная
Платная
Платная
35
Исходный код
Закрытый
Закрытый
Открытый
Модульность
Нет
Да
Нет
Интерфейс
администрирования
Web
Модуль ПО
Модуль ПО
База данных
SQL Server
SQL Server
SQL Server, Oracle
Операционная
система
Windows 7 и
выше, Linux
Windows 7 и выше
Windows 7 и выше
Требует установки на
сервере
Да
Да
Да
Языки
программирования
С#
Объектно-
ориентированный
язык
Объектно-
ориентированный
язык
Фиксация действий
пользователей
Да
Да
Да
Разграничение прав
доступа
Да
Да
Да
Архитектура
Клиент-сервер
Клиент-сервер
Клиент-сервер
Интеграция с другим
ПО
Нет
Да
Да
Стоимость ПО (без
учета СУБД)
170000 р.
190000 р.
360000 р.
Из представленных систем практически все платные, имеют значительную
стоимость. Все рассмотренные программные продукты требуют интеграции и
настройки в организации под выполняемые бизнес-процессы. Для работы
программного обеспечения потребуется установленное СУБД.
На основании рассмотрения существующих программ аналогов, по
техническим характеристикам и возможностям подходит программный продукт
КИС «Университет», который поддерживает модульное внедрение и работает на
уже имеющейся в организации СУБД MS SQL Server. При этом затраты на его
внедрение обойдутся техникуму в 190000 р.
36
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная
(хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и комплексная автоматизация.
Кусочная автоматизация предполагает под собой приобретение
предприятием без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов
информационной системы. Которые позволят автоматизировать какую либо
деятельность или функцию выполняемую отдельным специалистом или отделом,
но которые не способны оказать реальной пользы предприятию в целом.
Дальнейшее развитие информационной системы предприятия связано с новыми,
значительными затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
бизнес процессов, объединенных по набору выполняемых функций. Этот способ
автоматизации выбирается при условии, если существуют участки, где
применение автоматизированных систем дает значительный экономический
эффект, например за счет сокращения персонала [12].
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. В этом случае компания
получает полную автоматизацию работы. Такой подход к автоматизации вполне
нормален и в дальнейшем интеграция уже автоматизированных направлений в
рамках всего предприятия не будет связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация подразумевает автоматизацию всей
деятельности организации, связанной с определенной деятельностью. Данная
автоматизация выполняется на основании стратегии развития организации ии
формального описания всех бизнес-процессов и используемых программных и
аппаратных средств, а также требует значительных затрат [14].
В случае автоматизации деятельности по подготовке отчетности по
движению студентов целесообразным будет применение варианта автоматизации
– автоматизация по участкам.
Автоматизация деятельности по подготовке отчетов по движению
студентов будет проходить при реализации следующих этапов:
37
1. Анализ предметной области. На этом этапе разработчик, совместно с
заказчиком, проводит исследование, определяет цели и задачи проекта,
выполняемые функции пользователями.
2. Постановка задачи и определение функциональности ИС.
3. Выбор решения по реализации с точки зрения программного,
информационного и технического обеспечения.
4. Разработка хранилища данных и информационной модели
проектируемого решения. Выполнение работ по проектированию интерфейса и
созданию дизайна программного решения. При разработке дизайна необходимо
учесть целый ряд важных факторов. Это предпочтения пользователей, удобство
интерфейса и его эргономичность.
5. Программная реализация. Созданная модель данных и хранилище
данных интегрируется с программной реализацией интерфейса.
6. Тестирование проекта. Проверка работоспособности разработанной ИС.
Все выявленные в ходе тестирования ошибки и недочёты немедленно
устраняются в рамках технического задания.
7. Сдача проекта. Сдача готового проекта, демонстрация всех
возможностей, ранее описанных в техническом задании на разработку ИС [14].
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
При выборе способов собственной автоматизации у каждой компании
существуют следующие альтернативы:
1. Приобрести готовое решение.
В данной ситуации организация покупает настроенную модель ведения
бизнес-процессами, интегрирует готовую модель в свое информационное
пространство и перестраивает свою деятельность под нее. Плюсами такого
решения можно считать: низкую стоимость системы, универсальный набор
связанных бизнес процессов, высокую надежность. В качестве минусов следует
отметить: необходимость перестройки собственной деятельности под
приобретенную модель, отсутствие специфичной управленческой отчетности.
2. Приобрести адаптируемое решение и услуги по настройке.
38
При таком подходе организация получит универсальное программное
обеспечение, адаптированное под его специфику. На основании
сформулированных требований меняет (настраивает и адаптирует) готовое
решение под собственные бизнес-процессы Качество адаптации очень сильно
зависит от стоимости дополнительной настройки. Такое решение будет учитывать
специфику данной организации, как в плане процессов, так и отчетности.
Надежность данного решения будет меньше, так как в ходе настройки неизбежно
будет внесено какое-то количество ошибок. Стоимость владения будет
существенно выше, чем в первом случае [16].
Покупка готового решения приведёт к желаемому результату, но платить
за подобное решение, придется и за само решение, и за операции по внедрению и
настройке. Доработка готового решения не возможна, так как подобные системы
относятся к разряду систем с закрытым исходным кодом.
3. Разработка собственного программного решения информационной
системы позволит решить сразу большой спектр задач на этапе проектирования,
что позволит разработать систему под уже имеющиеся бизнес-процессы, а также
получить возможность переделать бизнес-процессы с целью оптимизации работы.
Единственным отрицательным моментом при разработке собственного ПО
служит значительное время на проектирование и разработку и также затраты на
разработку.
В связи с тем, что все рассмотренные аналоги имеют высокую стоимость, а
рассматриваемая деятельность охватывает множество показателей деятельности
уже имеющихся в работе образовательной организации, то принято решение
разработки собственного решения.
Дальнейшие действия по автоматизации деятельности по подготовке
отчетов по движению студентов связаны с выбором средств проектирования и
разработки, реализации полученной информационной модели и базы данных и
выполнение программной реализации программного решения.
39
II Проектная часть
2.1 Обоснование проектных решений
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
На основании рассмотрения предметной области и проведенного
исследования существующих программных аналогов и стратегии автоматизации
было принято решение о проведении собственной разработки средства
автоматизации деятельности по подготовке документов по движению студентов
для МТКП МГТУ имени Н.Э. Баумана».
Для дальнейшего выполнения проектирования и разработки средства
автоматизации необходимо определиться со средствами информационного
программного и технического обеспечения.
Обоснование выбора обеспечивающих технологий включает в себя
определение подсистем технического, технологического, программного,
информационного, обеспечения, необходимых для создания ИС [16].
Информационное обеспечение – это создание информационных условий
функционирования системы, обеспечение необходимой информацией, включение
в систему средств поиска, получения, хранения, накопления, передачи, обработки
информации.
При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных
документов с оперативной информацией целесообразно использовать
комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была
использована для построения исходных документов.
Для деятельности по подготовке документов оп движению студентов
исподними первичными документами являются приказы о зачислении, переводе,
выпуске, отчисления, сумма начисления платы за обучение и оплаты за обучение,
подготовки отчетов по материально-технической базы осуществляемую
методистами МТКП МГТУ имени Н.Э. Баумана».
Для создания электронных форм документов, на основании которых
производится учет движения студентов необходимо выполнить их разработку и
проектирование, поскольку готовых карточек учета не существует.
40
Расположение полей электронных форм должно быть в
последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов
с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки
информации в информационную базу.
В работе используются различные классификаторы, как
общегосударственные классификаторы, так и локальные, применительно к
организации.
Общегосударственные используются для кодирования данных по
специальностям, которые внесены в образовательный стандарт, для всех
остальных множеств будет применяться локальный классификатор [4].
В информационной системе «Подготовка документов по движению
студентов» для МТКП МГТУ имени Н.Э. Баумана» будут использоваться формы
документов выполненные оригинальным проектированием непосредственно для
работы сотрудников методического отдела. В работе будет использоваться
диалоговый режим при работе с программой, т.е. по мере выполнения команд и
запуску определенных форм программа будет ожидать от пользователя
определенных действий. По мере их выполнения будет происходить обработка
информации, запись в БД, преобразование, вывод на печать, фильтрация и поиск.
Результат обработки будет представляться в виде отчетов, либо
измененных наборов данных для отображения на экране.
В проектируемой информационной системе «Подготовка документов по
движению студентов» для МТКП МГТУ имени Н.Э. Баумана» для каждого из
входных документов будут создаваться экранные формы ввода первичной
информации. При этом необходимо обеспечить соответствие макета экранной
формы форме входного документа.
Результатная информация должна отображаться на экранных формах в
соответствии с формой выходного документа, отчетах по документу или журналу
документов. Для удобного доступа к данным результатных форм предполагается
разработка журналов документов, списка документов отсортированного по
различным признакам.
Проектируемые журналы для группировки документов, с целью их поиска
и обеспечения быстрого доступа: