36
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Формирование отчетов занимает 5-7 напряженных рабочих дней семи
специалистов. Размер некоторых отчетов (выписка) составляет несколько
тысяч страниц. Любая задержка, связанная с недоступностью
информационных ресурсов, неисправностью персонального компьютера
АРМ, или многофункциональной множительной техники сказывается на
сроках сдачи отчетности. А это штрафы. И по цепочке будут простаивать
другие задачи.
Во всех перечисленных процессах все что возможно ускорить – уже
оптимизировано и автоматизировано.
Также много времени уходит на оказание технической поддержки
пользователям, задействованным в основном бизнес-процессе.
Чтобы быстро, без пропусков и искажений оцифровывать большие
объемы бумажных носителей и отправлять их в документооборот,
необходимо чтобы множительная техника МФУ была в исправном
состоянии. И отчет, который распечатывается в течение 2 часов, не
остановился из-за того, что закончился картридж, заполнился бункер
отработанного тонера, или произошло замятие в податчике бумаги
вследствие износа прижимных роликов.
Следить за этим непросто. Ресурсы техподдержки ограничены.
Невозможно иметь в резерве абсолютно всего. Задача балансирует между:
экономически не эффективно поскольку дорого или при нарушении
технологии (в случае аварии) срок устранения может растягиваться до 3-4
дней с сопутствующим срывом сроков граничащих задач.
Выход состоит в том, чтобы вести учет средств, набирать статистику,
следить за износом, прогнозировать отказы, производить мониторинг
состояния и анализировать ключевые показатели.
Оптимизация в этой сфере положительно отразится на эффективности
всей организации и в итоге (если систематически не нарушать) на прибыли
компании.